PENGERTIAN PERALATAN KANTOR • Peralatan kantor yaitu segenap alata yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha. • Menurut The Liang Gie peralatan kantor adalah benda-benda yang dipakaihabis dalam pelaksanaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha. • Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR • Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor (office machines) dan alat-alat bukan kantor. Macam-macam peratalan yang termasuk mesin-mesin kantor
MEMILIH PERALATAN DAN MESIN KANTOR • Menurut Drs. Moekijat dalam bukunya Tata Laksana Kantor , khususnya memilih mesin-mesin kantor perlu diperhatikan hal-hal berikut :
FAKTOR-FAKTOR UNTUK MEMILIH PERALTAN KANTOR • Dalam melaksanakan pekerjaan perencanaan kantor, ke 7 faktor berikut hendaknya diperhatikan dengan seksama :
FAKTOR-FAKTOR UNTUK MEMILIH PERALTAN KANTOR • Dalam melaksanakan pekerjaan perencanaan kantor, ke 7 faktor berikut hendaknya diperhatikan dengan seksama :
Penggunaan mesin komunikasi Peralatan atau mesin-mesin kantor, lazim disebut dengan pesawat kantor., yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri (maupun) dengan lingkungan sekitar (ekstern). Adapun jenis atau macam-macam mesin komunikasi itu diantaranya intercom/ airphone, telephone, hand phone switch board dan telephone answering machine. 1. Pengertian intercom Intercom berasal dari bahasa inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan didalam, fungsi intercom di lingkungan kantor : a. sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya. b. memperluas (menambah) saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor. c. Menghindari mondar-mandirnya para pegawai. d. menghemat waktu dan tenaga. Pengertian telephone • Telephone berasal dari kata tele yang berarti jauh dan phone yang artinya suara berhubungan. Telephone yaitu penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. • Macam-macam pesawat telephone: - Pesawat tunggal : pesawat yang dipergunakan di rumah - PMBX : pesawat telephone yang menggunakan operator - PABX : pesawat telephone yang pengoprasiaannya tanpa menggunakan oprator Pengertian faksimile • Berasal dari bahasa latin yaitu fac artinya bikin dan simile artinya serupa. • Dalam istilah administrasi perkantoran faksimile diterjemahkan dengan istilah jiplakan yang berarti salinan yang sepenihnya sama dengan warkat aslinya. Fungsi-fungsinya v Untuk mengirim informasi atau dokumen ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan v Untuk menerima informasi dari berbagai tempat v Apabila mesin faksimile itu dilengkapi dengan sistem memori maka faksimile dapat difungsikan untuk : q Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar q Mencetak samapai beberapa lembar q Menyimpan berbagai alamat Langkah-langkah penggunaannya
Keselamatan dan kesehatan kerja Dalam buku “Pengawasan Norma Keselamatan dan Kesehatan Kerja” yang diterbitkan oleh Direktorat Jendral Pembinaan Hubungan Industri dan Pengawasan Ketenagakerjaan Departemen Tenaga Kerja RI, meberikan definisi tentang K3 sbb : Keselamatan dan kesehatan kerja adalah aturan-aturan yang berkaitan deangan keselamatan dan kesehatan kerja yang ditujukan utuk mencegah dan melindungi tenaga kerja dari resiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja. Faktor penyebab dan akibat kecelakaan kerja Kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi saat seseorang mengoprasikan alat kerja atau alat produksi antara lain: > Pekerja yang bersangkutan belum terampil atau belum mengetahui cara menggunakan alat-alat tersebut > Pekerja tidak hati-hati, lalai, dalam kondisi terlalu lelah, atau dalam keadaan sakit > Tidak tersedia alat-alat pengamanan > Alat kerja atau alat produksi yang digunakan dalam keadaan tidak baik atau tidak layak pakai. · Bencana kecelakaan kerja tersebut dapat menimbulkan korban dan kerugian dalam bentuk : ü Pekerja atau orang lain meninggal atau luka ü Alat produksi rusak ü Bahan baku dan bahan produksi lannya rusak ü Bangunan terbakar atau roboh ü Proses produksi terhenti atau terganggu Menjaga K3 alat kerja • Penggunaan alat-alat kerja haruslah selalu memperhatikan beberapa hal, antara lain : § Penggunaan harus sesuai dengan petunjuk penggunaannya § Alat-alat kerja dipakai sesuai dengan peruntukannya § Penggunaannya harus sesuai dengan kemampuan/ daya kerja alat tersebut § Setiap pegawai yang akan menggunakan alat tersebut harus memiliki keterampilan dan keahlian dalam menggunakannya § Setiap pegawai yang akan menggunakan harus mengetahui kelebihan dan kekurangan dan bahaya yang mungkin timbul dari pemakaian alat tersebut § Alat kerja harus selalu dalam kondisi baik dan saat dipakai bekerja dapat berfungsi dengan baik, maka perlu pemeliharaan dan perawatan secara rutin § Pada waktu tertentu alat-alat kerja perlu diservis, direparasi dan diganti komponennya Langkah-langkah perawatan umum mesin TIK/ALAT KANTOR
Pemeliharaan dan perawatan barang kantor Manfaat pemeliharaan dan perawatan barang adalah : Ø barang-barang akan terpelihara dengan baik, sehingga jarang terjadi kerusakan Ø Memperpanjang umur barang Ø Menghindari kehilangan Ø Menghindari penyimpanan yang tidak teratur Ø Dengan terpelihara, akan menghasilkan pekerjaan yang baik Macam-macam pemeliharaan dan perawatan barang : ü Menurut kurun waktu ü Menurut jenis barang
Untuk memelihara dan merawat barang kantor, hendaknya memperhatikan cara-cara berikut : v Selalu bersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah dipergunakan v Selalu memperbaiki barang yang rusak v Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenisnya v Selalu menyimpan kemabali barang yang telah dipergunakan pada tempat semula dan dalam keadaan baik dan benar v Selalu mengoprasikan atau menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaian
Pengurusan pemeliharaan daoat ditempuh dalam 3 cara sebagai berikut : q Kontrak pemeliharaan (maintenance contrascts) q Servis perorangan (individual service calls) q Servis kantor (company operated services) Pendapat lain menyatakan perawatan dan pemeliharaan dapat ditempuh dengan cara : Ø Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor Ø Penyusunan jadwal perawatan mesin-mesin kantor Ø Aktivitas perawatan dan perbaikan dilakakukan oleh petugas sendiri Ø Menentukan jangka waktu usia atau umur mesin kantor LANGKAH-LANGKAH MEREPLACE/ REFILL SPAREPART/ SUPPLIES BERDASARKAN MANUAL BOOK
Berikut ini langkah-langkahnya :
2. langkah-langkah mengganti suku cadang/ refill sparepart Untuk itu, sebaiknya perlu memperhatikan beberapa hal, antara lain : v Bagian suku cadang yang akan diganti harus memenuhi syarat-syarat teknis v Suku cadang yang baru harus sesuai dengan kondisi suku cadang yang akan diganti v Pada saat penggantian komponen suku cadang haruslah tepat v Pemasangan suku cadang dilakukan oleh ahlinya v Suku cadang harus memenuhi kualifiksi standar dari pabrik v Suku cadang harus diperoleh dari dealer/ agen resmi dari jenis merek barang yang akan dipakai |