You're Reading a Free Preview
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan. Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan bisnis. Jadi perjalanan bisnis/dinas pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan/tugas bisnis perusahaan. Setelah pimpinan memberi tahu tentang keberangkatannya, maka sekretaris harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Contohnya : antarkota, antardaerah, antar provinsi
Contohnya : antarnegara
Persiapan transportasi yang dipilih meliputi darat, laut dan udara. Setiap pilihan transportasi tersebut memerlukan persiapan yang berbeda. Transportasi darat meliputi : mobil dinas/perusahaan, travel, bis, kereta api. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
Transportasi laut menggunakan kapal laut. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
Transportasi udara menggunakan pesawat terbang. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan selama melakukan perjalanan bisnis/dinas. Akomodasi meliputi : hotel/tempat penginapan, sarana transportasi selama perjalanan dan daftar hotel/penginapan beserta fasilitas yang disediakan maupu harga yang ditentukan. Persiapan yang harus dilakukan adalah : Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon atau faximile minimal 1 hari sebelumnya. Penulisan nama yang didaftarkan harus benar karena identitas tersebut akan disusun pada rak informasi. Check in adalah pertama masuk hotel dilakukan di bagian resevation untuk mengetahui kamar yang diinginkan tersedia. Pemesanan dapat langsung mengisi fasilitas maupun sarana dari hotel tersebut. Pembayaran dilakukan pada saat check in berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan lama waktu menginap. Sedangkan biaya fasilitas yang lain dibayar pada saat check out ada juga pada saat selesai makan. Adalah saat meninggalkan hotel, pada umumnya dilakukan pada pukul 12.00 WIB pada hari terakhir dengan menyerahkan kuni kamar pada pengurusan check out. Resepsionist akan menghubungi semua bagian seperti bar, restoran untuk mengetahui fasilitas yang belum dibayar. Adalah menyusun secara rinci tentang jumlah biaya yang diperlukan perusahaan untuk kepentingan perjalanan bisnis/dinas. Ada beberapa biaya yang diperlukan yaitu :
Selain biaya masih harus menyiapkan alat pembayaran yang digunakan dalam perjalanan dinas yaitu : Adalah uang yang diterima secara umum sebagai alat pembayaran yang syah. Bila ke luar negeri sebaiknya menyiapkan uang asing dari negara yang dituju. Adalah kartu yang dikeluarkan oleh bank. Kartu kredit meminjamkan konsumen uang yang bukan mengambil rekening tabungan.
Adalah alat pembayaran semacam cek yang dibuat khusus untuk orang yang berpergian dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan. Adalah alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C di keluarkan atas nama seseorang yang meminta dan dengan tanda tangannya ia dapat menukar di bank yang dituju. Setiap pengambilan, bank akan menunjuk neraca dalam l/C. Adalah menyiapkan segala keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis/dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan. Kegunaan dokumen adalah :
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau terletak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan. Contohnya akte kelahiran, surat, ijazah dsb. Dokumen perjalanan bisnis adalah segala dokumen yang diperlukan dalam perjalanan bisnis sebagai kelengkapan sesuai dengan tujuan dan tugas yang akan dilakukan. Macam-macam dokumen perjalanan bisnis yaitu : -Surat tugas -Surat perintah perjalanan dinas (SPPD) -Jadwal perjalanan dan peta -Petunjuk akomodasi -Daftar nama dan telepon yang akan dihubungi. -Pasport (khusus untuk ke luar negeri) -Visa (khusus untuk ke luar negeri) -Kartu sehat/yellow card (khusus untuk ke luar negeri) -Asuransi -KTP dan surat-surat penting lainnya -Fiskal (khusus untuk ke luar negeri) -Exit Permit PENJELASAN Surat tugas : Adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan tugas kedinasan/bisnis. SPPD : Adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk mengadakan perjalanan dinas atau bisnis yang disertai tanda bukti pengeluaran yang dibiayai negara. Pasport Adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara yang diberi ijin untuk bepergian ke negara asing (luar negeri). Pasport merupakan pemberi perlindungan bagi pemegangnya dari negara sendiri maupun dari negara yang dikunjungi. Macam-macam Pasport yaitu : Pasport hijau, coklat, keluarga, kelompok/kolektif, orang asing, hitam dan biru. Visa : Adalah tanda masuk yang dicap pada lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara dan tinggal dalam waktu tertentu atau ijin tinggal di negara asing dalam waktu tertentu. Visa baru dapat diurus jika paspor sudah jadi, di kedutaan negara yang akan dikunjungi. Misalnya : kedutaan Amerika yang di Jakarta. Kartu Sehat/yellow card/health certifiate : Adalah kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk warga negara Indonesia yang akan pergi ke luar negeri dinyatakan bebas dari penyakit menular sesuai peraturan WHO dengan undang-undang kesehatan Internasional. Fiskal : Adalah sesuatu yang berhubungan dengan keuangan terutama menyangkut pendapatan dan pengeluaran pemerintah. Bagi mereka yang akan pergi ke luar negeri dikenakan pajak keberangkatan yang harus dibayarkan di bandara.
Setelah pasport jadi, mengurus visa ke kantor kedutaan yang dituju yang berada ditempat memproses pasport. Misalnya berkunjung ke Australia maka mengurus ke kantor kedutaan Australia yang ada dijakarta.
Kartu sehat merupakan kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk warga negara yang akan ke luar negeri. Fungsinya untuk menyatakan bahwa warga negara tersebut bebas dari penyakit menular. Cara mengurusnya datang sendiri ke dinas kesehatan pemerintah melakukan check up.
Membuat surat tugas harus lengkap bagian-bagiannya yaitu :
Membuat SPPD harus memuat :
Jadwal perjalanan bisnis sangat penting maka harus direncanakan sebaik mungkin dan dipersiapkan sebelumnya agar perjalanan lancar dan tujuannya tercapai. Jadwal perjalanan bisnis memuat :
BAB II MELAKSANAKAN PENANGANAN PERJALANAN BISNIS
Jadwal kerja adalah daftar urutan kerja dan jangka waktu pekerjaannya yang disesuaikan dengan pembagian waktu. Dalam suatu kantor jadwal kerja dikaitkan dengan kegiatan pimpinan, sehingga ada istilah kegiatan pimpinan atau agenda kerja pimpinan. Keuntungan jadwal kerja/kegiatan pimpinan yaitu :
Untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan pimpinan perlu langkah-langkah sebagai berikut :
Jadwal kerja/agenda kerja pimpinan dapat dibuat dengan kolom yang beraneka macam bentuknya tergantung selera perusahaan/kantor masing-masing. Namun pada dasar intinya sama bahwa kolom tersebut terdiri dari : Nomor, hari dan tanggal, waktu, uraian kegiatan dan keterangan. AGENDA KERJA/KEGIATAN PIMPINAN PT MUTIARA KASIH Jalan Mawar 421 SURAKARTA PERIODE……………………….S/D………………………….
Surakarta, …………………… Direktur Sekretaris ……………………….. ………………………. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seorang pejabat/pegawai untuk melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh kantor/perusahaan yang berkepentingan. Bagian-bagian surat tugas terdiri dari kepala surat, isi surat dan kaki surat. Cara menyusun surat tugas :
SPPB/SPPD adalah surat yang memuat penugasan ke wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor/perusahaan/negara. Bagian-bagian surat perintah perjalanan bisnis terdiri dari kepala surat, isi surat dan kaki surat. Adapun data yang harus dimuat dalam isi surat tersebut adalah :
Jadwal perjalanan bisnis/dinas adalah daftar perinian perjalanan yang akan dilalui dalam menjalankan tugasnya. Daftar perjalanan dibuat rangkap 4 (empat) untuk diberikan kepada pimpinan, teman sejawat dan sekretaris. Tujuannya untuk mengetahui bahwa pimpinan sedang melakukan perjalanan bisnis atau dinas. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur perjalanan bisnis/dinas adalah :
Cara membuat jadwal perjalanan bisnis berwujud kolom yang beraneka ragam bentuk/modelnya, namun pada dasarnya sama. Kolom tersebut terdiri dari :
TUGAS TERSTRUKTUR
JAWABAN
Contohnya : antarkota, antardaerah, antar provinsi
Contohnya : antarnegara -Ditinjau dari transportasi dibedakan menjadi :
-Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi :
Persiapan transportasi yang dipilih meliputi darat, laut dan udara. Setiap pilihan transportasi tersebut memerlukan persiapan yang berbeda. Transportasi darat meliputi : mobil dinas/perusahaan, travel, bis, kereta api. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
Transportasi laut menggunakan kapal laut. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
Transportasi udara menggunakan pesawat terbang. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
-Surat tugas -Surat perintah perjalanan dinas (SPPD) -Jadwal perjalanan dan peta -Petunjuk akomodasi -Daftar nama dan telepon yang akan dihubungi. -Pasport (khusus untuk ke luar negeri) -Visa (khusus untuk ke luar negeri) -Kartu sehat/yellow card (khusus untuk ke luar negeri) -Asuransi -KTP dan surat-surat penting lainnya -Fiskal (khusus untuk ke luar negeri) -Exit Permit
Jadwal perjalanan bisnis sangat penting maka harus direncanakan sebaik mungkin dan dipersiapkan sebelumnya agar perjalanan lancar dan tujuannya tercapai. Jadwal perjalanan bisnis memuat :
SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian) atau sering disebut surat kelakuan baik sangat banyak fungsinya, utamanya dalam hal untuk mendaftar CPNS atau mencari pekerjaan. surat ini digunakan oleh perusahaan/lembaga yang kita lamar sebagai acuan apakah kita memiliki catatan kriminal apa tidak. Nah buat teman-teman yang mau membuat SKCK Berikut prosedurnya:
Surat Keterangan Catatan Kepolisian (disingkat SKCK), sebelumnya dikenal sebagai Surat Keterangan Kelakuan Baik (disingkat SKKB) adalah surat keterangan yang diterbitkan oleh Polri yang berisikan catatan kejahatan seseorang. Dahulu, sewaktu bernama SKKB, surat ini hanya dapat diberikan yang tidak/belum pernah tercatat melakukan tindakan kejahatan hingga tanggal dikeluarkannya SKKB tersebut. SKKB berlaku selama 6 (enam) bulan.SKCK, salah satu contohnya, marak dibutuhkan oleh masyarakat ketika mendaftar CPNS Adapun tata cara untuk mendapatkan SKCK adalah:
Catatan : POLSEK tidak menerbitkan SKCK untuk keperluan :
Berdasarkan :
Jadwal kerja adalah susunan atau program yang telah dirancang dan diberlakukan bagi semua karyawan yang bekerja dan menjadi sebuah peraturan. Keuntungan dari jadwal ini:
|