Apa yang dimaksud dengan perencanaan rapat

Rapat yang diselenggarakan tanpa agenda yang jelas biasanya hanya akan membuang waktu dan menghasilkan solusi yang tidak efektif. 

Agar hal ini tidak terjadi saat kamu melakukan rapat dengan tim, ada baiknya kamu mengetahui cara menyusun agenda rapat yang efektif.

Mengenal agenda rapat 

Agenda rapat adalah daftar topik atau aktivitas yang akan dilakukan oleh kamu dan tim selama rapat berlangsung. 

Tujuan dari adanya agenda rapat ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas kepada peserta tentang berapa lama pembahasan yang dilakukan di tiap sesi rapat, siapa yang akan memimpin rapat dan apa yang akan dibicarakan dalam rapat.  

Sebaiknya agenda rapat ini sudah diketahui oleh peserta sebelum rapat dimulai, atau ketika peserta menerima undangan rapat. Dengan begitu, peserta bisa mendapat gambaran seperti apa rapat akan berlangsung serta bisa memperkirakan waktunya. 

Tanpa adanya agenda rapat ini, maka apa yang akan dibahas dalam rapat tidak akan fokus dan membuang waktu dari para peserta. Tak hanya itu, adanya agenda rapat juga bisa memiliki beberapa manfaat penting seperti: 

• Menentukan karyawan inti yang diajak untuk berpartisipasi dalam rapat tersebut 
• Mengajak karyawan introvert untuk lebih terlibat aktif dengan memberikan gambaran agenda rapat yang jelas agar mereka bisa memikirkan ide sebelum rapat dimulai. 
• Memberi kesempatan bagi karyawan untuk tidak hadir, setelah membaca agenda rapat karena merasa tidak berkepentingan untuk hadir dalam rapat tersebut. 

Baca juga: 10 Tips menciptakan rapat yang efektif

Cara menyusun agenda rapat yang efektif

Agar rapat berjalan secara efisien, berikut ini cara menyusun agenda rapat yang efektif dan bisa kamu tiru. 

1. Identifikasi tujuan rapat 

Langkah pertama dalam cara menyusun agenda rapat yakni kamu harus menentukan terlebih dahulu tujuan diadakannya rapat tersebut. 

Kenapa rapat itu diperlukan dan apa kira-kira solusi yang ingin dicapai dalam rapat tersebut. 

Contoh penulisan tujuan rapat seperti: “Untuk menyetujui anggaran iklan bulanan perusahaan dan hasilnya diharapkan dapat menekan pengeluaran secara keseluruhan”. 

2. Meminta saran dari anggota tim 

Supaya semua anggota bisa terlibat ketika rapat berlangsung, maka agenda yang ada dalam meeting harus bisa mencerminkan kebutuhan peserta. 

Oleh karena itu, tidak ada salahnya bila sebelum merumuskan agenda rapat sebaiknya peserta dilibatkan dalam pembuatan item agenda rapat tersebut disertai dengan alasannya.

Kalaupun item yang dibuat oleh peserta tidak relevan, kamu bisa menjelaskan alasan penolakan itu. 

3. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan dalam tiap sesi rapat

Dalam cara menyusun agenda rapat yang efektif, kamu juga perlu memperkirakan waktu pembahasan dari setiap topik ketika rapat berjalan. 

Bagian ini berfungsi untuk memastikan kecukupan waktu dalam membahas semua topik yang telah direncanakan dalam agenda rapat. 

Selain itu, adanya durasi juga akan mempermudah untuk mengatur berapa banyak pertanyaan yang diperbolehkan dan diskusi yang diperlukan agar segera menemukan solusi yang tepat.

4. Mengidentifikasi pemimpin di tiap topik rapat

Selain adanya pemimpin rapat yang formal, terkadang juga diperlukan sosok lain yang akan memimpin pembahasan tiap topik dalam rapat. 

Biasanya orang ini yang akan menjelaskan tentang konteks topik tersebut, menjelaskan data-data yang diperlukan atau mungkin tanggung jawab organisasi dari topik tersebut.

Dengan adanya pemimpin di tiap topik ini, membuat semua peserta merasa memiliki tanggung jawabnya masing-masing dan menguatkan keterlibatan. 

5. Akhiri pertemuan dengan ulasan 

Jangan lupa juga untuk mencantumkan ulasan atau kesimpulan dalam cara menyusun agenda rapat ini di bagian yang terakhir. 

Pasalnya dengan memberikan tinjauan ulasan tersebut bisa memberikan peserta pemahaman tentang keputusan yang mereka buat, dan informasi apa yang didapatkan setelah rapat, agar setelah itu peserta bisa mengambil langkah yang diperlukan.

Selain itu, dalam sesi agenda terakhir ini juga diharapkan peserta bisa memberikan saran berupa kekurangan dari rapat tersebut agar bisa diperbaiki di kemudian hari. 

Baca juga: 10 Cara membuat notulen rapat terlengkap dan terstruktur

Untuk memberikan gambaran tentang cara menyusun agenda rapat ini, berikut contohnya: 

Agenda rapat  Nama rapat: Peninjauan kampanye pemasaran tahun 2020 Hari, tanggal dan tahun: Jumat, 6 November 2020  Waktu: 15.00 WIB Durasi: 1 jam 20 menit

Lokasi : Meeting room 1 

Tujuan Rapat: 
Untuk meninjau agenda kampanye pemasaran tahun lalu, mengidentifikasi kemerosotan dalam permintaan produk di tiap kuartal, mencari solusi tentang cara meningkatkan kemerosotan tersebut dan untuk memastikan kesiapan kampanye di tahun depan.

Kini kamu sudah mengerti bagaimana cara menyusun agenda rapat bukan? Dengan membuat skema seperti di atas, maka diharapkan rapat yang kamu selenggarakan dapat berjalan dengan efektif. 

 Last update 9 November 2020

Sumber: 

buatlah 10 contoh soal beserta jawabannya.Senbud=seni budaya plisss jawab TvT

apa yang dilakukan dalam mempertanggung jawabkan kinerja secara transparan dan kewajaran​

buat cerita yang judulnya "perangai yang baik"​

bantu ini plisssmau saya kumpulkan​

berikut ini yang termasuk perilaku orang mukmin adalaha.jika memperoleh kesenangan langsung mengajak temanny bersenang-senangb.jika ditimpa kesusahan … dia bersabar c.jika ditimpa musibah dia mengeluh kepada bnyk orngd.jika mendapat kan keuntungan yg banyak dia masih kurang​

Pikeun neuleman eusi sajak "tanah sunda" ,pek jawab patanya di handap

plis jawabSaha nu ngarang sajak "Lihureun Teluk Jakarta" teh? 2. Naon jejerna sajak "Luhureun Teluk Jakarta" di luhur teh? 3. Naon anu diteuteup ku pa … nyajak téh? 4 Naon anu manjang dina ingetan panyajak téh? 5. Naon amanatna tina éta sajak teh? Méméh ngeusian nomer 6-10, baca deui sajak "Bandung" di luhur 6. Naon judulna sajak karangan Eddy D. Iskandar téh? Z Naon waé ngaran jalan di Bandung anu ngagunakeun ngaran- ngaran karuhun Sunda teh? 8. Ku naon cenah pangna ayeuna mah alun-alun nu lich? 9. Ku naon pangna pribumi milih ka sisi? 10. Kumaha kaayaan tanah Sunda jaman ayeuna téh?​

Urip nong dunyo iku kang apik bisa nguweni manpaat nong wong liyo iku salah siji maknane isine peras kang disimbulaken ambi .... a.lawe wenang … c.kelapa b.gula jawa. pitik lanang lan wadon

berikan dua contoh perlakuan tidak jujur yang berlaku dalam kehidupan seharian kita

Kelambi sinden kedeleng bagus pisan bebasan kang leres leres nggih niku