Apa saja yang harus dicatat dalam administrasi usaha?

Salah satu kelemahan wirausahawan kita banyak yang menghadapi masalah karena tidak tertibnya administrasi usaha. Administrasi yang tidak tertib dapat mengganggu kelancaran kegiatan wirausaha. Karena itu administrasi usaha tidak dapat diabaikan begitu saja dalam rangka pengembangan usaha. Komponen administrasi dalam pelaksanaannya tergantung pada keadaan unit usaha yang bersangkutan. Pada prinsipnya semua hal kegiatan dan kejadian yang penting dalam pengelolaan usaha harus ada administrasinya atau catatannya.

Banyak wirausaha yang mengurus perusahaan kecil tidak membiasakan diri membuat catatancatatan tentang kegiatan yang terjadi di dalam menjalankan usahanya. Misalnya: data transaksi dagang, keuangan, harta, persediaan barang dan lain sebagainya. Seperti kita ketahui di dalam prinsip pengelolaan usaha secara modern, masalah administrasi itu sangat diperlukan. Administrasi berasal dari Bahasa Belanda yaitu ad dan ministratie yang artinya melakukan kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, dan sebagainya. Sedangkan pengertian administrasi secara lebih luas berasal dari Bahasa Inggris yaitu administration yang pengertiannya dinyatakan oleh para ahli administrasi, salah satunya menurut Leonard D. White, administrasi adalah suatu proses yang umumnya terdapat pada semua usaha kelompok negara, swasta, sipil atau militer, serta berbagai bentuk perkumpulan.

Dapat dikatakan bahwa administrasi itu dapat dilaksanakan jika banyak orang yang berkepentingan terhadap administrasi itu sendiri. Hal ini disebabkan oleh perlunya seseorang untuk mengatur suatu organisasi dalam melaksanakan administrasi usaha sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan. Suatu administrasi usaha akan berhasil baik jika semua orang yang melakukan kerjasama di dalamnya dan masing-masing mempunyai tugas, wewenang, tanggungjawab, dan cara-cara kerja yang sesuai dengan tugasnya masing-masing

Untuk menggerakkan proses kegiatan usahanya, terlebih dahulu wirausaha harus memahami sistem administrasi dan organisasinya. Dengan memahami sistem administrasi dan organisasi badan usaha, maka wirausaha dapat mengembangkan usahanya.

Seperti diketahui bahwa di dalam pengelolaan usaha secara modern, prinsip administrasi sangat diperlukan dan penting sekali dalam rangka pengembangan perusahaan. Pencatatan semua kegiatan perusahaan sangat diperlukan bagi kelancaran pengelolaan usaha dan masalah ini merupakan tugas administrasi. Tugas para pelaksana administrasi di dalam perusahaan yaitu melaksanakan pencatatan data-data transaksi usaha, keuangan usaha, produksi, tenaga kerja, bahan baku, pemasaran, promosi, distribusi dan lain sebagainya.

Pada umumnya orang beranggapan bahwa administrasi itu pekerjaan catat-mencatat dan surat-menyurat saja. Anggapan yang demikian tidaklah benar, karena setiap kerjasama baik pada organisasi perusahaan maupun kelompok usaha tertentu tidak terlepas dari kegiatan administrasi. Seringkali terjadi bahwa janji dagang atau bisnis terlupakan karena tidak ada pengurusan administrasinya. Di sini, wirausaha sebagai pengelola usaha atau bisnis hanya dapat mengandalkan daya ingatannya saja dengan sedikit catatan untuk menunjang kebijaksanaan yang diambilnya.

Dengan demikian tanpa adanya administrasi yang baik, semua pekerjaan di dalam perusahaan tidak akan berjalan lancar. Coba saja kita perhatikan, bagaimana bila perjanjian kerjasama antara perusahaan dengan perusahaan lain tanpa disertai dengan proses administrasi. Bagaimana bila suatu saat perjanjian dilanggar, sedangkan bukti tertulisnya tidak ada karena tidak diadministrasikan. Adapun yang menjadi prinsip di dalam administrasi usaha itu timbul karena 3 (tiga) faktor yaitu:

1. Adanya sekelompok manusia yang terikat di dalam dunia usaha;

2. Adanya tujuan yang diharapkan di dalam dunia usaha;

3. Adanya kerjasama usaha dengan semua pihak.

Pada prinsipnya administrasi usaha di dalam semua hal transaksi dagang atau bisnis harus dikerjakan dengan sebaik-baiknya. Adapun bentuk dan model administrasi bermacam-macam, akan tetapi yang perlu diperhatikan ialah administrasi tersebut dibuat secara rapi, sistematis, tertib dan sederhana sehingga wirausaha dapat memeriksa dan mengendalikannya. Mengelola dan melengkapi serta memelihara buku-buku administrasi perusahaan sangat penting dalam rangka pengembangan usaha. Maka dari itu, pembinaan terhadap penyelenggaraan buku-buku administrasi perusahaan supaya lebih ditingkatkan dan dikerjakan secara continue. Mengapa administrasi usaha itu harus dikerjakan dan diatur sedemikian rupa? 

Administrasi itu memang harus dibuat dan diatur sebaik-baiknya dengan tujuan yang sudah ditentukan yaitu:

1. Membantu wirausaha dalam rangka pengembangan usaha

2. Memberikan kepuasaan kepada para pembeli atau pelanggan atau konsumen;

3. Memberikan pekerjaan kepada tata usaha di dalam perusahaan secara teratur;

4. Memberikan pelayanan yang baik kepada para pembeli atau pelanggan atau konsumen.

Sedangkan pengaturan dan pelaksanaan administrasi usaha diantaranya:

1. Pengaturan catatan dan dokumen transaksi usaha.

2. Pengaturan catatan dan dokumen pemasaran dan penjualan produk.

3. Pengaturan catatan dan dokumen para konsumen atau pelanggan atau pembeli.

4. Pengaturan catatan dan dokumen inventaris barang dagangan dan sebagainya.

5. Pengaturan catatan dan dokumen personalia kegiatan usaha.

6. Pengaturan catatan dan pengarsipan dokumen-dokumen kegiatan usaha.

Dari penjelasan tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa maksud dan tujuan administrasi usaha yaitu:

1. Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat memonitor kegiatan dan pengendalian usaha;
2. Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat mengamankan jalannya pelaksanaan kegiatan usaha;
3. Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat mengevaluasi kegiatan-kegiatan usaha;
4. Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat menyusun program pengembangan kegiatan usaha;
5. Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat menunjukkan adanya bukti-bukti kegiatan usaha;
6. Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat mengambil keputusan dalam

pengembangan dan pengendalian usaha.

Pada masa kini, administrasi telah menduduki posisi penting dalam organisasi perusahaan dan berperan mendukung tujuan usaha. Bentuk dan model administrasi pencatatannya bermacam macam

dan yang perlu diperhatikan ialah catatan tersebut harus rapi, sistematis, tertib dan mudah dikendalikan. Untuk mengetahui hal-hal yang perlu dicatat, terlebih dahulu harus ditelusuri semua kegiatan perusahaan, kemudian dikelompok-kelompokkan menurut jenis kegiatannya. Biasanya yang banyak digunakan wirausaha di dalam mengelola administrasi usahanya ialah bentuk daftar dan kolom-kolom dalam sistem kartu.

• pilih "APRESIASI" untuk mengisi absen daring
• apresiasi yang tidak sesuai perintah tidak dihitung sebagai absensi