Apa saja aktivitas yang dilakukan di kantor?

D. AKTIVITAS-AKTIVITAS MANAJEMEN PERKANTORAN Kegiatan administrasi perkantoran teraktualisasi dalam kegiatan tata

usaha. Kegiatan tata usaha itu bukan saja tampak seperti petela-petela (hierarki) tetapi juga sebagai suatu keseluruhan kegiatan yang nyata yang dilaksanakan pegawai tata usaha dalam sebuah kantor misalnya mengetik, melayani mesin hitung dan computer elektonis, menyetensil, memfoto copi, menulis alamat, menomori warkat, memisah-misahkan berbagai kartu membuat dan menyusun arsip membuat laporan dan sejumlah kegiatan tata usaha lainnya. Dalam penyelidikan yang telah dilakukan di Amerika Serikat di bawah National Office Management Assocation, sedikitnya tercatat 55 jenis kegiatan ketata usahaan yang hasil pekerjaannya dapat diukur.

Geoffrey Whitehead misalnya mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama yaitu:

1. Kegiatan komunikasi 2. Kegiatan kalkulasi 3. Pengelolaan warkat 4. Penyusunan laporan

5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

Kelima kegiatan utama di dalam kantor itu diuraikannya dengan ringkas sebagai berikut:

1. Kegiatan komunikasi.

Setiap kantor dari sudut tertentu merupakan pusat komunikasi. Kantor tersebut menerima perintah, informasi, dan laporan dari kantor-kantor lain, dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen, meneruskan intruksi, dan penjelasan kepada mereka yang menunggunya. Hal itu dapat merupakan memo-memo intern atau surat-surat kepada badan-badan luar

2. Kegiatan kalkulasi.

Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan angka. Berbagai alat untuk menolong kegiatan saat ini yang sangat banyak, mulai dari mesin hitung sederhana hingga komputer yang canggih.

3. Pengelolaan warkat.

Warkat dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dilakukan secara efisien, bahkan warkat tersebut seringkali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang sudah dibuat, atau janji-janji yang telah dipenuhi, kemampuan untuk menjawab pertanyaan dari pekerja, langganan dan lainnya dengan efisien dan cepat. Bukti-bukti tadi sangat vital bagi manajemen kantor. Warkat yang disusun dengan teliti mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah, dan dalam banyak hal mampu membandingkan pelaksanaan sekarang dengan pencapaian yang telah lalu serta meneliti masalah-masalah yang akan timbul jauh sebelum hal itu terjadi. Warkat sistematis demikian akan menghindari banyak organisasi dari kebangkrutan

4. Penyusunan laporan.

Dasar kegiatan pelaporan adalah laporan. Apabila seorang anggota staf mengetahui sesuatu yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Banyak laporan diperlukan sebagi prosedur-prosedur rutin dari bagian-bagian kepada kepala kantor. Di sanalah laporan dipertimbangkan dan

dianalisis untuk menyingkapi apakah peristiwa-peristiwa organisasi tersebut ditangani dengan baik.

5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.

Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat.

Pekerjaan kantor harus dinilai berdasarkan hasil-hasil yang dicapai. Pekerjaan kantor merupakan alat untuk mencapai sesuatu tujuan yang diinginkan, di mana pekerjaan bukanlah merupakan tujuan. Pekerjaan kantor dapat dianalisis dan dievaluasi, dapat dibagi-bagi dalam bagian-bagian atau komponen dan masing-masing bagian dapat dipelajari secara kritis untuk mengetahui bagaimana pentingnya dalam pencapaian tujuan yang diinginkan. Manajemen dapat diterapkan dalam bidang pekerjaan kantor. Ada bermacam-macam fungsi manajemen kantor, namun demikian aktivitas-aktivitas pokok dapat dinyatakan sebagai berikut:

1. Menyediakan suatu organisasi kantor yang efektif.

a. Aktivitas-aktivitas ditentukan dan personel yang tepat dipekerjakan. b. Saluran-saluran tertentu dan hubungan-hubungan organisatoris

digariskan.

c. Delegasi kekuasaan dan tanggung jawab. d. Tanggung jawab tetap ada di antara personil.

2. Mengusahakan adanya fasilitas-fasilitas fisik yang baik di kantor a. Layout perkantoran, pengaturan meubel-meubel, dan alat-alat kantor b. Penerangan yang cukup

c. Ditiadakan suara-suara yang tidak perlu d. Adanya ventilasi secukupnya

3. Membuat spesifikasi dan membeli alat-alat dan persediaan-persediaan a. Meubel-meubel dan alat-alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan

organisasi

b. Mesin-mesin kantor yang sesuai dengan kebutuhan organisasi c. Persedian-persedian kantor seperti alat tulis kantor

4. Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi a. Pekerjaan korespondensi, stenografi, dan mengetik

b. Penyimpanan arsip (filling) dan penyimpanan catatan-catatan c. Mengerjakan surat-surat masuk dan keluar

d. Service telepon dan telegraf

5. Mengusahakan adanya hubungan pimpinan dengan pegawai yang harmonis dan memuaskan

a. Supervisi yang cukup

b. Analisis pekerjaan dan pendidikan c. Administrasi gaji

d. Pemilihan pekerjaan e. Latihan dan promosi

f. Usaha untuk menjamin keselamatan di kantor g. Motivasi bagi pegawai yang ada di kantor

6. Menganalisis dan memperbaiki metode-metode kantor serta prosedur-prosedur

a. Penghematan gerakan dan simplifikasi pekerjaan b. Standar-standar waktu

c. Menetapkan metode-metode efisien dan prosedur-prosedur 7. Mengawasi aktivitas-aktivitas kantor

a. Kualitas pekerjaan

b. Perencanaan pekerjaan kantor

c. Menulis dan menerbitkan buku-buku petunjuk untuk kantor d. Data biaya

Perlu dinyatakan bahwa tidak semua aktivitas manajemen perkantoran seperti tersebut di atas dilaksanakan pada setiap perusahaan atau instansi pemerintah. Jumlah dan luas aktivitas-aktivitas demikian tergantung dari dua buah faktor yaitu:

1. Sikap anggota-anggota top manajemen 2. Luas perusahaan

1) Apabila Anda sudah bekerja, coba Anda perhatikan bagaimana fungsi manajemen perkantoran di kantor Anda. Apakah sudah diterapkan sesuai dengan fungsi-fungsi manajemen perkantoran?

2) Bagaimana proses berjalannya fungsi-fungsi manajemen perkantoran di sebuah kantor!

LAT IH A N

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!

Petunjuk Jawaban Latihan

Untuk dapat menjawab latihan di atas, coba Anda pelajari materi Kegiatan Belajar 2 dengan cermat. Jawaban semua pertanyaan dalam latihan tersebut ada dalam materi Kegiatan Belajar 2. Apabila Anda merasa kurang mantap, coba diskusikan dengan rekan atau kelompok Anda.

Administrasi Perkantoran merupakan segenap kegiatan yang dijalankan dalam rangka usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi. Kegiatan tersebut menjadi pangkal tolak aktivitas selanjutnya, yaitu mencakup semua langkah-langkah dan tindakan ketatausahaan yang dilakukan baik di dalam maupun di luar kantor karena berkaitan dengan tanggung jawab yang dibebankan pada pimpinan organisasi yang bersangkutan.

1) Tujuan proses manajemen perkantoran adalah terjadinya informasi yang siap pakai, ciri informasi yang siap pakai adalah berikut ini, kecuali .... A. lengkap

B. relevan dengan kegunaannya C. akurat

D. tidak dapat dipertanggung jawabkan dalam kebenarannya

2) Sumber daya dalam manajemen perkantoran yang akan dikelola terdiri dari berikut ini, kecuali .…

A. mesin kantor B. materil kantor C. perabot rumah D. pegawai kantor

3) Cara kerja dan prosedur dalam menangani informasi disebut sebagai …. A. metode kantor

B. informasi kantor RA NG KUM AN

TES F ORM AT IF 2

C. pegawai kantor D. biaya kantor

4) Materil kantor adalah berikut ini, kecuali .… A. alat tulis kantor

B. perabot kantor C. ruang kantor D. mesin kantor

5) Rangkaian tahapan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan mendayagunakan sumber-sumber yang ada seoptimal mungkin (efektif dan efisien), disebut sebagai .…

A. manajemen sebagai suatu fungsi B. manajemen sebagai proses C. manajemen sebagai suatu sistem D. manajemen sebagai suatu ilmu

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.

Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang

Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.

Apa itu aktivitas kantor?

Ciri ciri pekerjaan kantor apa saja?

Kantor memiliki 5 fungsi apakah fungsi dari kantor tersebut?

Apa fungsi dari kantor?