Alat untuk menghimpun warkat dengan cara memasukkan warkat tersebut disebut

You're Reading a Free Preview
Pages 6 to 11 are not shown in this preview.

Penggunaan Peralatan Kantor

Pada pelaksanaan pekerjaan kantor, diperlukan perlatan pendukung bagi kelancaran kerja, tidak hanya memerlukan mesin kantor saja. Peralatan pendukung inipun sangat besar peranannya untuk hasil kerja yang efektif dasn efisien.

Peralatan pendukung yang dimaksud meliputi barang habis pakai dan barang tidak habis pakai yang sering digunakan sehari-hari dikantor. Yang harus dipahami ialah bagaimana penggunaan peralatan pendukung tersebut sehingg pekerjaan kantor dapat diselesaikan dengan lebih efektif dan efisien.

A. Penggunaan Peralatan Kantor

1. Stopmap

Yaitu alat yang berukuran standar (folio) yang di pergunakan untuk menyimpan surat-surat, naskahkk-naskah atau catatan yang biasanya sedang dalam proses atau hanya untuk sementara.

2. Snelhecter ( map surat memakai jepitan)

Yaitu suatu lipatan kantor dengan kawat penjepit ditengahnya yang dipergunakan untuk menyimpan surat-surat atau warkat-warkat yang telah diiproses. Snelhecter ini hampir sama dengan stopmap perbedaanya ditengah lipatan tersebut agar lebih dokumen atau surat yang dimasukkan tidak lepas atau bersersakan, surat yang akan disimpan dilubangi dengan perforator (pelubang kertas).

3. Ordner

Yaitu alat yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen atau surat yang telah diproses, dan umumnya menyimpan surat penting yang pada suatu saat akan dibutuhukan lagi. Alat ini sama dengan snelhecter, hanya daya tampungnya leblih banyak.

4. Letter opener

Yaitu suatu alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat-surat yang dibuka dalam keadaan baik dan tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor atau perusahaan, yang setiap harinya menerima surat 1000 buah.

Dilihat dari tenaga yang digunakan, ada dua macam pembuka surat sebagai berikut :

a. Hand envelope opener

Mesin pembuka surat yang menggunakan tangan (manual) dengan cara mendorong mesin pemotong (cutter) ke arah mail opener.

b. Automatic mail opener

Mesin pembuka surat yang digerakkan dengan listrik.

5. Mesin pemberi nomor (numerator/numbering machine)

Mesin pemberi nomor adalah sebuah mesin yang memberi nomor secara berurut, baik memberi nomor pada surat yang belum ditik secara langsung maupun pemberi nomor pada buku agenda surat keluar secara berturut-turut dengan nomor yang sama.

6. Timbangan surat

Timbangan surat adalah alat yang dipergunakan untuk menimbang surat dengan maksud untuk menentukan besar biaya pengiriman. Biasanya surat ditimbang terlebih dahulu apabila dikirimkan secara tercatat, terdaftar, dan surat yang akan dikirimkan keluar negeri.

7. Jepitan kertas (paper clip)

Jepitan kertas adalah suatu alat yang terbuat dari logam dan di pergunkan untuk menyatukan (menghimppun,mengumpulkan,mengelompokkan) surat-surat dan lampiran-lampirannya, agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang.

8. Pengungkit kawat jepret (stapler remover)

Suatu alat yang dipergunakan untuk melepas/mencabut kawat jepret yang terdapat pada bundelan warkat sehingga terlepas menjadi lembaran-lembaran . dengan menggunakan alat ini, staples dapat dengan mudah dan cepat terlepas.

9. Kawat jepret (nietjes) staples

Suatu alat yang berupa kawat yang dipergunakan untuk dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukkan pada stapler. Jadi, staples ini merupakan isi dari hect machine atau stapler.

10. Tancap warkat (spindle file)

Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat-warkat dengan cara memasukkan warkat tersebut. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai alat, sehingga dapat berdiri dan diletakkan di atas meja.

berikut sedikit alat kantor :

Page 2

1. TAG GUN

Tag Gun dan Tag pin adalah alat yang digunakan untuk memberi label atau identitas untuk menyimpan suatu barang dalam kantor.

Penggunaannya dengan cara menembakan tali (tag pin) dengan menggunakan alat tag gun maka merk yg berbentuk hang tag akan terpasang dengan baik di produk anda.

2. MESIN PAPER SCHREDER

Kegunaan untuk menghancurkan dokumen yang sudah tidak digunakan kembali.

Cara-cara mengoperasikan mesin pemotong kertas -siapkan kertas yang akan dipotong -carilah ukuran kertas pada alat sesuai dengan yang diperlukan -letakkan kertas pada ukuran tersebut -letakkan penekan kertas agar kedudukan kertas tidak bergeser saat dipotong -tekan tuas pisau pemotong

3. perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:

Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain.

Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner.

Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner.

cara menggunakan perforator -kertas yang akan dilubangi dilipat dua ,untuk memberi tanda tengah kertas -masukkan kertas ke dalam perforator -letakkan kertas yang sudah diberi tanda lipatan -tekan alat perforator

4. stapler remover

cara menggunakan stapler remover -pegang kertas dengan tangan kiri -pegang stapler remover dengan tangan kanan,letakkan dan kaitkan pada kawat stapler -tekan ujung stapler remover dengan ujung jari otomatis kawat stapler akan terkait dan terbuka

5. mesin penjilid

cara mengoperasikan mesin penjilid -siappkan dokumen yang akan dijlid berikut covernya -pastikan ukuran kertas sudah sama -lubangi kertas dengan menggunakan alat mesin penjilid -ambil rol plastik atau plastik spiral -memasukkan kertaas pada rollatau plastik spiral -kembalikan ring binder pada posisi semula

-angkat dokumen yang telah dijilid

6. Tickler file

Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

7. MESIN PEMOTONG KERTAS

Ada dua jenis pemotong kertas yang masing-masing dibedakan berdasarkan ketebalannya.

Guillotine, ukurannya lebih besar dibandingkan paper cutter dan berfungsi untuk memotong rata pinggir dari diktat, buku atau laporan dengan tebal maksimal 6 cm.

Paper cutter, ukuranya lebih kecil dibandingkan guillotine dan berfungsi untuk memotong kertas maksimum 15 lembar, plastic sheet, aluminium foil, kulit dan offset plate.

8. MESIN PENGHANCUR DOKUMEN

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu:

Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen berupa kertas, seperti urat, arsip, laporan dan lain-lain.

Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm

9. MESIN PENGHANCUR DOKUMEN

Masukkan kabel power ke stop kontak,

Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON-OFF,,

Kertas yang akan dihancurkan/dimusnahkan didorong perlahan-lahan ke arah pemotong kertas,

Ukuran leher pemotong kertas antara 220 mm – 450 mm (sesuai dengan yang dikehendaki),

10. MESIN PENOMOR (NUMBERING MACHINE)
Digunakan untuk memberi nomor urut dan nomor rangkap pada kartu, faktur, formulir, dan kupon obligasi. Berdasarkan bentuk dan ukuran angkanya dapat dibedakan menjadi dua:

Mesin penomor kecil, bentuk dan ukurannya kecil dan hanya terdiri dari empat sampai enam digit.

Mesin penomor besar, bentuk dan ukurannya besar dan terdiri dari tujuh digit.

11. MESIN TIK (TYPE WRITER)
Mesin ketik atau mesin tik adalah sebuah mesin atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang apabila ditekan dapat mencetak huruf atau karakter tertentu pada sebuah medium, biasanya berupa kertas.

12. MESIN HITUNG
Menurut komponen dan cara kerjanya mesin hitung dapat dibagi menjadi tiga yaitu:

mesin hitung manual (manual calculating machine), digerakkan dengan tenaga tangan manusia. Kemampuan operasi hitungnya antara lain penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian.

mesin hitung listrik (electric calculating machine), melakukan operasi penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian

mesin hitung elektronik (electronic calculatiang machine), memiliki fungsi sama dengan mesin hitung manual dan elektrik.

13. KOMPUTER
Komputer merupakan suatu alat elektronis yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Bisa juga untuk melakukan perhitungan, mencatat data, menyimpan data, mengolahnya serta dapat dijadikan sebagai media komunikasi.

14. MESIN PENJILID

Masukkan kabel power ke stop kontak,

Hidupkan mesin (ON),

Mengatur skala ketebalan pasak pinggir dengan front paper stopper,

Mengatur skala lebar sempitnya pisau binding dengan paper edge guide,

Mengatur skala lebar sempitnya penjepit binding dengan slot,

Jika sudah pasti, langkah-langkah kerjanya adalah sebagai berikut

Binding Plastik:

Masukkan kertas yang akan dilubangi max 5 lembar ke parit pisau plastic,

Tekan tombol pelubang pancing,

Pasang plastic binding pada jeruji binding,

Tarik handle kearah badan kita secukupnya,

Pasanglah kertas yang sudah terlubangi pada binding sescara merata,

Dorong handle ke depan

15.FAXIMILE

Pengertian facsimile

Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.

Fungsi facsimile

a. Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan

b. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat

c. Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk:

1) Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar

2) Mencetak sampai beberapa lembar kopi

3) Menyimpan berbagai alamat

Keuntungan facsimile

a. Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas

b. Waktu yang lebih cepat

c. Data yang akurat

d. Hemat tenaga dan biaya

e. Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya

Cara pengoperasian facsimile

a. Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah

b. Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju

c. Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan

d. Tekan tombol YES

e. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board

f. Lalukan pengkopian

16. Binding Kawat

Masukkan kertas yang akan dilubangi max 5 lembar ke parit pisau kawat,

Tekan tombol pelubang dengan punching switch,

Pasang kawat binding pada penjepit dinding dengan press sheet,

Atur ketebalan balok pressing dengan adjuster,

Pasanglah kertas yang sudah terlubangi pada dinding secara merata,

Tahan kertas tegak lurus pada lubang pressing,

Handle pelan-pelan kearah badan kita.

17.Letter Opener

Merupakan alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam keadaan baik atau tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor yang menerima surat ± 1000 buah setiap harinya.

Paper clip (jepitan kertas)

Merupakan alat yang terbuat dari logam dan dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun, mengelompokan, mengumpulkan) surat-surat dan lampirannya agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang.

18. Staples remover (pengungkit staples)

Alat yang digunakan untuk melepa/mencabut kawat staples yang terdapat pada bendelan warkat sehingga terlepas lagi menjadi lembaran.

19. Stapler (Hect machine)

adalah alat yang digunakan untuk membendel kertas menjadi satu dengan menjepretnya agar rapid an tidak berceceran pada waktu mengirimkan surat yang lebih dari satu lembar.

20. Spindle file (tancapan warkat)

Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat dengan cara memasukan/menancapkan warkat tersebut. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai alas sehingga dapat berdiri dan diletakan di atas meja.