Strategi penggunaan teknologi info dan komunikasi

Strategi penggunaan teknologi informasi dan komunikasi business menuju keunggulan yang kompetitif :

·         Strategi Biaya, yaitu menjadikan produsen dengan biaya yang rendah, memberikan harga yang lebih murah terhadap pelanggan, menurunkan biaya dari pemasok, atau meningkatkan biaya pesaing untuk tetap bertahan di industri

·         Strategi diferensiasi, yaitu mengembangkan cara-cara untuk membedakan produk/jasa yang dihasilkan perusahaan terhadap pesaing sehingga pelanggan menggunakan produk/jasa karena adanya manfaat atau fitur yang unik

·         Strategi inovasi, yaitu memperkanalkan produk/jasa yang unik, atau membuat perubahan yang radikal dalam proses bisnis yang menyebabkan perubahan-erubahan yang mendasar dalam pengelolaan bisnis.

·         Strategi pertumbuhan, yaitu dengan mengembangkan kapasitas produksi secara signifikan, melakukan ekspansi ke dalam pemasaran global, melakukan diversifikasi produk/jasa baru, atau mengintegrasikan ke dalam produk/jasa yang terkait.

·         Strategi aliansi, yaitu membentuk hubungan dan aliansi bisnis yang baru dengan pelanggan, pemasok, pesaing dan lain.

Page 2

Strategi TI (Information Technology Strategy atau Technology Strategy atau ICT Strategy atau IS Strategy) adalah suatu pendekatan untuk menciptakan kapabilitas teknologi informasi secara maksimal dan berkelanjutan bagi suatu organisasi. Strategi TI diimplementasikan menggunakan Rencana Strategis TI yang mendokumentasikan langkah-langkah, hasil, dan garis waktu tertentu.

Strategi TI membantu menciptakan nilai pemegang saham. Dengan kata lain, ini membantu memaksimalkan laba atas investasi TI.

a. Strategi TI menciptakan Kemampuan TI

• Produk dari Strategi IT adalah IT Capability. Strategi TI menciptakan – memodifikasi, menyelaraskan, mengubah Kemampuan TI bukan hanya “teknologi” atau “sistem” seperti yang disiratkan beberapa orang
• Namun, Kemampuan TI ini adalah sarana untuk mencapai tujuan: nilai

b. Tujuan Strategi TI adalah nilai

• Akhir atau tujuan dari Strategi TI adalah untuk menciptakan nilai – pemegang saham, atau pemangku kepentingan atau nilai bisnis
• Tujuan ini tidak akan tercapai kecuali kita “memaksimalkan” nilai, yaitu menggunakan sumber daya paling sedikit, dan risiko untuk menghasilkan pengembalian paling banyak.
• Tujuan ini juga mensyaratkan bahwa nilai ini “berkelanjutan” – nilai jangka pendek atau “sementara” bukanlah tujuan dari suatu strategi. Sebaliknya, itu melambangkan kegagalan strategi
• Seringkali, istilah keunggulan kompetitif digunakan sebagai pengganti nilai. Keunggulan kompetitif memang menciptakan nilai tetapi tidak mencakup semua cara nilai bisnis – entri pasar baru, efisiensi proses, dll. Memberikan nilai tanpa keunggulan kompetitif

c. Strategi TI ada menurut definisi yaitu mungkin tidak didokumentasikan dalam tindakan organisasi

• Strategi TI menggunakan proses berulang untuk membuat dan menyelaraskan kemampuan TI dengan kebutuhan bisnis:
• Ini merupakan proses bukan peristiwa titik waktu

d. Kuncinya adalah penyelarasan bisnis dan kemampuan TI daripada merancang TI untuk memenuhi kebutuhan bisnis

• Yang pertama mengasumsikan bahwa kedua kemampuan saling mendorong
• Yang terakhir mengasumsikan bahwa bisnis mendorong TI dan bukan sebaliknya

e. Strategi TI menetapkan arah untuk fungsi TI dalam suatu organisasi

• Memastikan bahwa dolar TI maksimum dihabiskan untuk aktivitas penciptaan nilai untuk bisnis
• Memastikan bahwa dolar ini menciptakan nilai maksimum

Strategi TI adalah proses berulang untuk menyelaraskan kemampuan TI dengan kebutuhan bisnis.

• merupakan proses bukan peristiwa titik waktu
• berulang – kesuksesan datang setelah beberapa – lakukan dan pelajari – siklus
• Kuncinya adalah penyelarasan bisnis dan kemampuan TI daripada merancang TI untuk memenuhi kebutuhan bisnis
• Yang pertama mengasumsikan bahwa kedua kemampuan saling mendorong
• Yang terakhir mengasumsikan bahwa bisnis mendorong TI dan bukan sebaliknya
• Strategi TI menetapkan arah untuk fungsi TI dalam suatu organisasi
• Memastikan bahwa dolar TI maksimum dihabiskan untuk aktivitas penciptaan nilai untuk bisnis
• Memastikan bahwa dolar ini menciptakan nilai maksimum

Contoh Strategi Teknologi Informasi

Chief Information Officer (CIO) dapat belajar dari rencana strategis teknologi informasi yang dikembangkan oleh rekan-rekan mereka sering bekerja sama dengan perusahaan konsultan. Contoh Strategi TI ini juga dapat digunakan sebagai template untuk mengembangkan rencana Strategis TI untuk organisasi Anda. Untuk daftar lengkap Contoh Strategi TI, silakan merujuk ke CIO Desk Reference.

Pentingnya Strategi TI

Organisasi yang tidak memiliki strategi TI sama dengan organisasi yang tidak tahu apa-apa yang terombang-ambing di lautan pasar abad ke-21, tanpa kemudi, dan tanpa arah. Selain itu, dengan teknologi menjadi norma daripada pengecualian, organisasi tidak dapat hanya memiliki strategi TI dasar dan sebaliknya, harus mengaktualisasikan strategi TI komprehensif yang selaras dengan strategi bisnis dan perusahaan mereka. Dengan pesatnya penyebaran TI (Teknologi Informasi) dan meningkatnya interkoneksi dan konektivitas di dunia kontemporer, memiliki strategi TI bukan lagi barang mewah bagi organisasi dan memang sudah menjadi kebutuhan yang sangat penting untuk kelangsungan hidup. Ini berarti bahwa bagi organisasi untuk memanfaatkan kekuatan TI, memanfaatkan sinergi antara proses bisnis mereka, dan memanfaatkan efisiensi skala ekonomi, mereka memerlukan strategi TI yang kuat, koheren, dan proaktif. Selanjutnya, dengan TI menjadi di mana-mana, strategi bisnis tidak lagi cukup dan penyelarasan strategi bisnis dengan strategi TI menjadi yang terpenting. Strategi TI yang khas seperti strategi perusahaan pertama-tama harus melakukan analisis internal dan eksternal, yang akan memberikan pedoman tentang keselarasan antara kekuatan dan peluang serta kelemahan dan ancamannya. Alasan utama mengapa organisasi masuk untuk strategi TI adalah untuk mengurangi kemacetan operasional, mengaktualisasikan skala ekonomi, dan memperoleh nilai dari teknologi. Strategi TI yang baik dapat memastikan hasil yang sukses untuk semua tujuan ini. Dengan demikian, akan mampu memenuhi tantangan eksternal seperti meningkatnya persaingan di pasar ini dengan sukses. Strategi TI yang dipikirkan dengan matang juga dapat menjadi sumber keuntungan yang berkelanjutan.

Strategi TI vs. Strategi Perusahaan atau Bisnis

Strategi TI biasanya merupakan rencana tindakan jangka panjang untuk mencapai tujuan, yang ditetapkan dalam konteks lingkungan teknologi yang berubah dengan cepat. Agar strategi TI apa pun efektif, ia harus memiliki tautan terukur ke strategi bisnis – dan di sinilah banyak strategi TI gagal. Strategi TI yang paling efektif adalah strategi yang tidak hanya terkait dengan strategi bisnis, tetapi juga menggabungkan taktik dan logistik. Strategi TI dianalogikan dengan strategi bisnis atau strategi perusahaan – dari tujuan hingga proses, keduanya memiliki kerangka kerja logis yang sama dengan perbedaan yang memanifestasikan dirinya dalam spesifikasi implementasi. Business IT Alignment, sebagian menyelaraskan strategi bisnis dengan strategi IT atau sebaliknya. Seperti yang telah dibahas, penyelarasan teknologi bisnis lebih dari itu karena merupakan penyelarasan kemampuan bisnis dengan Kemampuan TI. Strategi TI sering dimasukkan sebagai bagian dari strategi bisnis. Sebelum strategi TI dikembangkan sebagai suatu disiplin, proses strategi bisnis diperluas untuk memasukkan implikasi teknologi dan dokumen strategi bisnis menjadi rumah de-facto dari rencana strategis TI juga. Namun hari ini, CIO lebih memilih untuk membuat tim strategi TI mereka sendiri, mengikuti proses strategi TI mereka sendiri, dan mengomunikasikan rencana strategis untuk organisasi mereka melalui dokumen rencana strategis TI yang terpisah. Mengingat kompleksitas bisnis, teknologi, dan organisasi TI modern, pengaturan ini memang memberikan nilai optimal bagi bisnis dan TI. Namun, strategi TI tidak dapat dikembangkan secara terpisah sehingga tim pengembangan strategi TI harus terdiri dari orang-orang bisnis dan TI. Inisiatif tersebut harus memiliki sponsor bisnis dan TI. Rekomendasi harus diterima oleh kedua sisi lorong. Strategi bisnis dan proses strategi TI harus dikoordinasikan secara erat. Secara umum, ada satu proses logis, organisasi, dan dokumen komunikasi untuk bisnis dan strategi TI. Batasan adalah cara membagi pekerjaan bukan tanggung jawab. Penggambaran hanya dilakukan untuk memfasilitasi pengiriman dan tidak ada yang lain.

Strategi TI vs. Penyelarasan TI Bisnis

Strategi IT menyelaraskan IT Capability dengan Business Capability atau sebaliknya. Juga dikenal sebagai Business IT Alignment atau menyelaraskan bisnis dengan TI (teknologi informasi) atau penyelarasan teknologi bisnis, proses ini sering disalahartikan sebagai: “menyelaraskan strategi bisnis dengan strategi TI.” Strategi adalah komponen dari kapabilitas bisnis dan kapabilitas TI. Namun, ada komponen lain yang sama pentingnya seperti organisasi dan proses. Fokus pada strategi saja kehilangan dampak penting dari komponen lain pada nilai bisnis. Akibatnya, kita harus mempertimbangkan SEMUA komponen bisnis dan kemampuan TI bukan hanya strategi. Urutan kata-kata ini juga menyebabkan kebingungan. Bisnis mendorong TI – jadi penyelarasan TI bisnis masuk akal. Namun, semakin, teknologi mendorong bisnis dan makna itu hilang dengan urutan kata-kata ini.

Proses Strategi TI

Strategi TI tidak harus mengikuti serangkaian langkah tertentu dan seringkali tidak. Situasi yang berbeda menuntut titik awal dan akhir yang berbeda dan langkah-langkah di antaranya. Namun, proses yang terdefinisi dengan baik dan dapat membantu Anda membuat rencana strategis TI yang efektif. Elemen penting dari proses Strategi TI adalah:

• Penggerak Bisnis: apa yang mendorong perubahan dalam kemampuan bisnis dan/atau TI? (dan, menurut definisi, Driver TI)
• Imperatif Bisnis: apa yang harus dilakukan untuk mengatasi atau menanggapi pendorong bisnis ini? (dan, menurut definisi, Imperatif TI)
• Implikasi Kemampuan Bisnis: apa yang dilakukan implementasi imperatif ini terhadap kemampuan bisnis (dan, menurut definisi, Kemampuan TI)

Tentu saja, rencana strategis TI tidak akan statis. Perubahan tujuan dan sasaran perusahaan akan berdampak pada implementasi TI strategis. Faktor lain, seperti perubahan ekonomi dan teknologi baru juga memerlukan penyesuaian strategi Anda. Rencana Anda harus cair untuk mengakomodasi perubahan kondisi.

Kerangka Strategi TI

Pembuatan Strategi TI difasilitasi menggunakan kerangka kerja atau metodologi. ‘Kerangka Strategi TI (Information Technology Strategy Framework) adalah definisi formal dari elemen atau komponen penting dari Strategi TI, dan keterkaitannya. Kerangka Strategi TI dapat mendefinisikan konsep TI strategis secara umum atau berhubungan dengan solusi Strategi TI tertentu. Tercantum di bawah ini adalah beberapa kerangka kerja Strategi TI yang dikenal:

• Pemetaan Nilai TI: Ini adalah Kerangka Strategi TI yang berfokus pada bisnis.
• Model Keunggulan EFQM
• Ekonomi Informasi Terapan (AIE)
• Analisis Titik Fungsi (FPA)
• Kerangka Proses Hirarki Analitik (AHP)
• Model Nilai Bisnis Gartner

Penggerak yang Mempengaruhi Strategi TI

• Perubahan Cepat: Teknologi terus berubah dan berubah dengan cepat. Tanggapan Anda terhadap perubahan ini harus mendekati waktu nyata agar efektif. Anda tidak dapat mengabaikan perubahan, Anda harus terus-menerus merespons perubahan teknologi, diam berarti kehilangan arah.
• Lanskap Kompetitif: Ekonomi dan persaingan memaksa Anda untuk melihat lebih dekat cara Anda menjalankan operasi TI Anda. Anda harus seefisien mungkin agar tetap kompetitif. Semua teknologi baru memberikan keunggulan kompetitif pada awalnya. Akhirnya, itu menjadi kebutuhan kompetitif dan akhirnya kerugian kompetitif seiring bertambahnya usia dan perlu diganti. Apakah Anda masih menggunakan teknologi lama yang tidak lagi memberikan keunggulan kompetitif? Pertimbangkan untuk menggantinya.
• Media Sosial dan Jaringan: Media Sosial dan jaringan telah muncul sebagai cara untuk menyediakan koneksi orang ke orang dan berbagi informasi. Keduanya sangat penting, pelanggan mengubah cara mereka meneliti dan menemukan solusi untuk masalah bisnis mereka. Jangan menulis Media Sosial sebagai “sesuatu yang dilakukan anak-anak”, itu lebih dari itu. Luangkan waktu untuk mempelajari dan mengintegrasikan Media Sosial ke dalam proses Anda.
• Smart spending / Pengendalian biaya: Anda harus pintar tentang pengeluaran teknologi. Beberapa perusahaan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak open source untuk memangkas biaya. Tetapi tidak cukup hanya dengan memotong biaya, uang yang dihemat harus ditargetkan untuk inisiatif yang menghasilkan pendapatan lainnya. Ada cara cerdas untuk membelanjakan uang TI Anda, pastikan Anda mendapatkan hasil maksimal untuk pengeluaran TI Anda. Berhentilah berpikir bahwa TI hanyalah pengeluaran atau komoditas, perangkat keras dan perangkat lunak mungkin menjadi komoditas TAPI BAGAIMANA ANDA MENGGUNAKANNYA menentukan keunggulan strategis Anda. IT lebih dari sekedar membeli barang.
• Green IT: Green IT, menggunakan lebih sedikit energi mengarah pada penghematan biaya langsung. Menjadi hijau menggunakan lebih sedikit sumber daya, memungkinkan Anda menghasilkan lebih banyak dengan sumber daya lebih sedikit, dan menghemat uang. Selain itu, ini menunjukkan kepada klien Anda bahwa Anda berkomitmen untuk menjalankan bisnis Anda dengan cara yang bertanggung jawab. Selain itu, pastikan vendor Anda berpartisipasi dan menjadi bagian dari Tim Hijau TI Anda.
• Virtualisasi: Virtualisasi server menurunkan biaya bisnis. Ini menurunkan total biaya kepemilikan, mengurangi biaya dukungan, meningkatkan pemanfaatan perangkat keras dan meregangkan dolar TI Anda. Banyak perusahaan telah memanfaatkan virtualisasi server. Langkah logis berikutnya adalah memvirtualisasikan desktop Anda (VDI), Anda dapat menyadari manfaat yang sama untuk desktop Anda seperti yang Anda lakukan untuk server Anda.
• Mobilitas: Saat pengguna menjadi lebih paham teknologi, mereka meminta (menuntut) kemampuan untuk bekerja di mana saja kapan saja. Banyak karyawan secara pribadi memiliki teknologi yang lebih baru dan lebih baik daripada yang Anda miliki di kantor Anda. Strategi teknologi Anda harus mendukung karyawan untuk menjadi seproduktif dan seefisien mungkin. Selain peningkatan mobilitas, karyawan juga bekerja dengan jam kerja yang fleksibel dan juga bekerja dari rumah. Sebagai pemberi kerja, Anda perlu memberikan fleksibilitas maksimal tanpa kehilangan kendali. Fleksibilitas ini juga akan membantu perekrutan dan retensi staf.
• Cloud: Solusi cloud dan aplikasi yang dihosting di web memudahkan untuk berkolaborasi dan bekerja sama secara virtual. Meskipun ada beberapa masalah keamanan, jika dikelola dengan baik, risikonya minimal dan manfaatnya sangat baik. Cloud juga jauh lebih terukur. Cloud tidak hanya scalable up tetapi juga scalable down. Bisnis Anda tidak selalu dalam mode pertumbuhan. Saat Anda perlu mengurangi, cloud juga membuatnya lebih mudah.
• Manajemen Pengetahuan / Data: Manajemen Pengetahuan sangat penting dalam ekonomi global saat ini. Manajemen pengetahuan memanfaatkan aset terpenting Anda – orang-orang dan informasi Anda. Orang-orang Anda mengambil informasi, menambah pengetahuan, dan menciptakan nilai bagi bisnis Anda. Anda dapat mendukung mereka dengan menerapkan sistem dan kebijakan untuk memungkinkan penciptaan pengetahuan dan mendorong inovasi. Juga, rencanakan bagaimana Anda akan menangkap, menyimpan, dan berbagi pengetahuan institusional setelah dibuat. Pastikan Manajemen Pengetahuan terintegrasi ke dalam proses kerja Anda.
• Keamanan: Anda dapat menghabiskan uang dalam jumlah tak terbatas untuk keamanan. Ancaman baru terhadap perusahaan Anda muncul setiap hari. Anda perlu memutuskan mana yang harus diwaspadai dan berapa banyak yang harus dibelanjakan agar tetap aman. Seringkali ancaman keamanan terbesar adalah karyawan yang kurang informasi. Didik orang-orang Anda untuk mengenali cara-cara dasar untuk menjaga keamanan bisnis Anda dan menjaga kekayaan intelektual Anda. Ini akan menjadi investasi terbaik yang dapat Anda lakukan dalam bisnis Anda. Ransomware adalah ancaman keamanan terbaru.
• Menyatukan semuanya: Strategi TI Anda harus mencerminkan pemahaman tentang praktik Anda dan mendukung tujuan dan nilai organisasi Anda. Ini tidak bisa menjadi upaya individu. Anda harus TERLIBAT dan MENDORONG partisipasi oleh seluruh staf Anda. Komunikasikan dengan jelas komitmen dan harapan Anda, kelola perubahan dengan hati-hati dan berikan penghargaan atas keunggulan serta atasi kegagalan. Luangkan waktu ekstra untuk mendapatkan dukungan untuk ide-ide Anda dan bekerja dengan para pemimpin perusahaan Anda untuk memastikan bahwa Anda telah memenuhi kebutuhan sebanyak mungkin.

Sebagai pemimpin TI, Anda harus memahami bisnis Anda, membangun konsensus dan sinergi antar faksi, memecah silo informasi, dan memprioritaskan inisiatif TI untuk memberi manfaat bagi seluruh organisasi. Anda harus menyelaraskan Strategi TI dengan nilai inti, prinsip, dan tujuan bisnis Anda. Untuk berhasil dengan teknologi, Anda harus mendapat dukungan dan komitmen dari pimpinan perusahaan dan sumber daya keuangan untuk membuat perubahan ini. Ada biaya yang pasti untuk menerapkan Strategi TI yang sukses. Tetapi pertanyaan sebenarnya yang perlu Anda tanyakan adalah “Berapa biaya untuk perusahaan Anda jika Anda tidak melakukannya?” Anda harus mempertimbangkan dan menyeimbangkan banyak faktor yang mendorong keputusan TI Anda. Penilaian TI adalah cara terbaik untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan inisiatif teknologi.

Komponen dan Pemberdaya Strategi Teknologi Informasi

Komponen Strategi

• Strategi Layanan: memberikan layanan yang lebih baik dan hemat biaya kepada bisnis dan pelanggan
• Strategi Informasi/Data: menjaga integritas, ketersediaan, dan akurasi data bisnis di seluruh proses bisnis
• Strategi Platform/Aplikasi: berikan fungsionalitas bisnis yang diperlukan dengan TCO yang lebih rendah, perawatan yang mudah, dan waktu pengiriman yang lebih singkat
• Strategi Infrastruktur: menyediakan lingkungan yang berkinerja tinggi, andal, energi, dan hemat biaya untuk menjalankan layanan TI
• Strategi Keamanan: lindungi kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan informasi dengan menetapkan kontrol fisik dan logis
• Strategi Sumber: pengadaan layanan dengan kualitas yang tepat, dengan harga yang tepat dan dengan kontrol yang tepat

Pemberdaya Strategi

• Tata Kelola: proses, struktur dan mekanisme untuk mengontrol dan mengelola strategi dan memastikan realisasi tujuan strategis TI
• Model Operasi: penyelarasan fungsional struktur bisnis dan TI dan grup pemasok TI
• Arsitektur: proses bisnis dan peta teknologi untuk memungkinkan penyampaian perubahan yang efektif, kelangsungan bisnis, dan pengambilan keputusan strategis
• Proses: Kerangka kerja dan model industri (misalnya ITIL untuk penyampaian layanan) untuk memastikan penyampaian yang konsisten, pengurangan pengerjaan ulang, dan produktivitas yang lebih besar
• Keterampilan dan Kemampuan: Keahlian dan kemahiran dalam menyelaraskan TI dengan bisnis, mengelola hubungan bisnis, memahami strategi dan rencana bisnis, memberikan solusi dan layanan, dan memungkinkan peningkatan berkelanjutan

Menerapkan Strategi Teknologi Informasi

• Sebagai bagian dari Pra-Implementasi fase pertama, analisis strategi TI (sebagai hasil dari semua aktivitas terkait pengembangan strategi TI) dan lingkungan implementasi (misalnya struktur organisasi) menggambarkan seberapa besar perubahan yang diinginkan. Kompleksitas implementasi, kualitas strategi TI serta studi kelayakan akan mengarah pada objek implementasi yang disepakati. Langkah ini memungkinkan identifikasi pembawa implementasi penting dan tanggung jawab di seluruh organisasi. Tujuannya adalah untuk memasang jangkar pertama dalam hal konten dan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan strategi TI.
• Tujuan dari tahap kedua Perencanaan implementasi adalah untuk mendapatkan dan menyepakati tujuan dan inisiatif implementasi tertentu dengan mempertimbangkan semua pemangku kepentingan. IT Balanced Scorecard (IT-BSC) dapat digunakan sebagai teknik dalam kegiatan ini. Untuk memenuhi tujuan yang diberikan dalam jangka waktu yang ditentukan, perlu untuk menentukan dan mengevaluasi rencana implementasi. Rencana ini terdiri dari sejumlah proyek yang berbeda untuk dirinci dan digabungkan ke dalam program. Persyaratan sumber daya dan kasus bisnis perlu didefinisikan untuk setiap proyek. Oleh karena itu, perbandingan dan prioritas menciptakan dasar untuk rencana implementasi yang terperinci. Menurut rencana, perlu ditentukan struktur koordinasi yang memadai serta taktik implementasi yang memadai. Akhirnya, tim proyek perlu disatukan. Sangat penting untuk memulihkan konflik yang ada dan mencegah konflik baru.
• Berdasarkan hasil dari tahapan-tahapan sebelumnya, pada tahapan Pelaksanaan pelaksanaan lebih menekankan pada pelaksanaan rencana pelaksanaan. Awalnya, fokusnya adalah pada fakta-fakta lunak, yang pada dasarnya bergantung pada keberhasilan implementasi. Untuk menghindari ketakutan akan perubahan, potensi resistensi perilaku, dan perbedaan tujuan, semua personel yang terkena dampak perlu diperlakukan sesuai dengan situasi dan minat mereka. Oleh karena itu, audiens harus diidentifikasi dan dibagi menjadi kelompok sasaran. Sebuah rencana komunikasi yang komprehensif yang terdiri dari kelompok sasaran rincian informasi yang tepat harus dikembangkan dan dipelihara secara terpusat. Komunikasi yang terstruktur dan dilakukan secara sistematis dapat membantu menghindari masalah implementasi yang menyangkut sumber daya manusia.
• Fase Penyelesaian implementasi terdiri dari semua tindakan yang diperlukan untuk menetapkan hasil dalam organisasi. Pertama, ada kebutuhan untuk menyepakati dimensi implementasi strategi TI: dimensi waktu dan dimensi detail. Dimensi waktu membedakan antara terpasang, selesai dan manfaat, sedangkan terpasang menandai instalasi sederhana (misalnya tanpa pelatihan pengguna) dan manfaat dapat dianggap sebagai efek dari perubahan (perbedaan cara kerja saat ini dan yang diusulkan dilakukan). Dimensi detail mengacu pada konten implementasi, yang mungkin berupa keseluruhan rencana, satu atau lebih proyek atau bahkan satu atau lebih sistem dalam satu proyek. Dalam definisi kami, seluruh rencana perlu diselesaikan. Oleh karena itu, pelatihan untuk pengguna masa depan perlu disiapkan dan dilaksanakan; pelajaran yang dipelajari perlu didokumentasikan. Selain itu, menurut proyek perlu dibubarkan untuk memungkinkan alokasi sumber daya baru.
• Fase terakhir Kontrol implementasi adalah tentang menyiapkan langkah-langkah kontrol kualitatif dan kuantitatif yang tepat untuk memungkinkan kontrol dan navigasi implementasi yang berkelanjutan. Pengukuran status implementasi aktual setiap saat selama implementasi memungkinkan identifikasi awal perbedaan. Oleh karena itu, kemungkinan penyebab dapat diidentifikasi dan tindakan korektif dapat diambil. Kontrol implementasi bertindak sebagai komponen utama dalam model proses kami dan oleh karena itu dapat memengaruhi aktivitas dalam fase sebelumnya dan berikutnya.

Pendekatan Tradisional vs. Pendekatan Agile untuk Strategi TI

• Di bawah pendekatan tradisional, tim strategi TI—baik tim internal atau konsultan eksternal—menghabiskan 12 hingga 24 minggu untuk mewawancarai para pemimpin bisnis dan memperoleh pemahaman tentang bisnis, organisasi, dan kemampuannya. Selanjutnya, bekerja dengan kepemimpinan TI, tim mengembangkan visi lingkungan TI tiga atau kadang-kadang lima tahun ke depan. Kelompok kerja kemudian menentukan daftar proyek terpisah yang akan memungkinkan perusahaan mencapai visi tersebut. Akhirnya, inisiatif ditetapkan dalam “peta jalan” dan disampaikan ke CIO – dan tim dibubarkan. Pendekatan tradisional menghasilkan visi baru setiap tiga tahun – mungkin disampaikan oleh tim yang berbeda ke CIO yang berbeda – dengan daftar tujuan dan inisiatif baru.
• Dengan Pendekatan Agile (Agile Strategy Program (ASP)), tim juga menentukan baseline dan mengembangkan strategi tiga tahun dan peta jalan; namun, setelah pekerjaan awal selesai, tim berkumpul kembali selama dua minggu setiap kuartal atau mungkin setengah tahunan untuk meninjau tidak hanya kemajuan terhadap peta jalan, tetapi untuk membahas perubahan teknologi dan tren industri, dan menyesuaikan peta jalan yang sesuai. Akibatnya, status akhir program kurang tepat ditentukan di depan; strategi memberikan arah umum tetapi bukan tujuan akhir. Metode ini memberikan koreksi kursus baru setiap tiga hingga enam bulan, bersama dengan “kartu laporan” yang dapat ditindaklanjuti, yang disampaikan oleh tim yang konsisten yang akrab dengan bisnis tersebut. Selain itu, penggunaan tim yang konsisten meningkatkan potensi kolaborasi berkelanjutan dalam tren teknologi. Dan jika keuntungan itu tidak cukup, biaya pemeliharaan model tangkas untuk strategi TI sebenarnya dapat dibandingkan dengan pendekatan tradisional dalam jangka panjang.

Gambar di bawah ini menunjukkan bagaimana pendekatan dibandingkan di seluruh atribut utama:

Praktik Terbaik Strategi Teknologi Informasi

Pesatnya kemajuan teknologi menempatkan TI di garis depan pemimpin industri. Eksekutif dan pemangku kepentingan semakin beralih ke TI untuk solusi inovatif yang tidak hanya menurunkan biaya, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan menambah nilai kompetitif. Mengingat berbagai harapan bisnis, berhasil menerapkan strategi TI dapat menjadi tantangan. Tetapi mengikuti lima praktik ini dapat memposisikan departemen TI untuk lebih memahami dan mencapai tujuan strategis.

• Sejajarkan dengan Ekspektasi Eksekutif: Semakin banyak eksekutif menganggap keselarasan bisnis menjadi perhatian utama bagi para pemimpin TI. Oleh karena itu, memahami dan melampaui harapan eksekutif harus menjadi prioritas utama bagi setiap tim TI. Sebagai pengambil keputusan utama, eksekutif bertanggung jawab untuk menetapkan dan mengarahkan inisiatif di seluruh organisasi yang memperkuat tujuan bisnis. Tanggung jawab ada pada para pemimpin TI untuk mengembangkan strategi yang disesuaikan yang selaras dengan arahan eksekutif, menjalin hubungan yang mendukung antara perusahaan dan TI. Memiliki dukungan eksekutif sangat membantu karena berbagai alasan. Kemitraan timbal balik antara TI dan manajemen dapat bermanfaat untuk mengamankan sumber daya penting. Ketika TI dan tim eksekutif disatukan, pemangku kepentingan lebih mungkin menerima transisi ke sistem dan proses baru yang dapat mengganggu status quo. Akhirnya, bekerja dengan pengambil keputusan organisasi memastikan bahwa semua proyek TI melayani tujuan bisnis dan mendukung tujuan menyeluruh, misalnya meningkatkan pangsa pasar atau mengungguli pesaing.
• Dengarkan Kebutuhan Perusahaan: Semua departemen fungsional perusahaan mengandalkan TI untuk mengaktifkan dan mendorong operasi sehari-hari. Jadi, mendorong strategi TI yang sukses sangat bergantung pada dialog terbuka antara pimpinan departemen dan TI. Ketika diminta untuk mengevaluasi laju perubahan teknologi di tempat kerja, 63 persen manajer menemukan kemajuan yang lambat, terutama karena komunikasi yang buruk mengenai manfaat strategis dari alat-alat baru. Oleh karena itu, penting bagi para pemimpin TI untuk memperhatikan bagaimana mereka mengkomunikasikan konsep teknis dengan kepala departemen dengan menggunakan bahasa yang menekankan manfaat potensial – peningkatan layanan pelanggan atau operasi bisnis yang lebih lancar, misalnya. Sebagai pakar teknologi, pemimpin TI harus membahas dan menentukan tujuan operasional dengan kepala departemen dan kemudian merancang solusi untuk mencapai tujuan tersebut dengan departemen TI lainnya. Di sisi lain, ketika TI didelegasikan tugas dari departemen lain tanpa mempertimbangkan pendekatan alternatif, bisnis berisiko kehilangan peluang untuk perbaikan. Salah satu cara untuk memastikan bahwa inisiatif TI selaras dengan harapan pemangku kepentingan adalah dengan membuat kerangka kerja untuk menentukan strategi di seluruh perusahaan. Di beberapa bisnis, ini bisa berupa analisis SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) atau metode OGTM (tujuan, sasaran, taktik, dan pengukuran). Kerangka kerja seperti ini juga memungkinkan departemen TI untuk membandingkan rencana departemen untuk menemukan tujuan bersama dan menyarankan solusi gabungan.
• Periksa Berbagai Solusi: Solusi TI sangat penting untuk mendorong inovasi, nilai, dan operasi bisnis lintas fungsi. Setelah bermitra dengan manajemen atas dan departemen dalam menentukan inisiatif strategis, departemen TI harus mempertimbangkan teknologi dan proses mana yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Misalnya, jika bisnis mengalami tantangan perangkat pelacak, bagaimana TI dapat memfasilitasi manajemen aset yang efektif? Organisasi kecil mungkin hanya memerlukan penandaan dasar dan dokumentasi inventaris. Namun, untuk memperluas organisasi, menerapkan Database Manajemen Konfigurasi (CMDB) yang komprehensif memberikan visibilitas siklus hidup perangkat dan peringatan inventaris otomatis, memungkinkan skalabilitas dan umur panjang untuk ekspansi di masa mendatang. Demikian pula, jika seorang karyawan membutuhkan bantuan TI, apa cara terbaik baginya untuk terhubung dengan seorang teknisi? Untuk organisasi yang lebih kecil dengan frekuensi insiden yang lebih rendah, mungkin masuk akal bagi karyawan untuk melaporkan masalah melalui platform perangkat lunak tiket. Untuk tenaga kerja yang membutuhkan lebih banyak dukungan langsung, bantuan di sisi meja atau meja bantuan berjalan mungkin merupakan solusi terbaik. Jika teknisi melihat insiden berulang, maka mungkin menarik untuk menggunakan komponen meja layanan untuk dukungan yang lebih strategis. Ketiga solusi tersebut menawarkan keunggulan unik, jadi penting untuk mempertimbangkan banyak faktor sebelum memulai implementasi formal.
• Merancang Kerangka Instruksional: Periode perubahan dapat membuat karyawan stres, terutama ketika diminta oleh teknologi. Mempertahankan moral dan produktivitas adalah kunci untuk transisi yang sukses, sehingga kepemimpinan TI dan Sumber Daya Manusia (SDM) harus bekerja sama untuk merancang kerangka kerja instruksional untuk melatih karyawan dan mengatasi masalah. Kerangka kerja instruksional bervariasi menurut budaya perusahaan. Jika tempat kerja sebagian besar terdiri dari pengadopsi teknologi awal, maka kerangka kerja minimal untuk mendukung dan menegakkan praktik terbaik, seperti basis pengetahuan online, mungkin lebih disukai daripada program pelatihan yang kuat. Namun, demografi karyawan yang berbeda mungkin mendapat manfaat dari kombinasi metodologi visual, auditori, atau pengalaman.[iv] Salah satu pendekatan efektif untuk memastikan bahwa karyawan berhasil mengadopsi alat baru adalah dengan melibatkan mereka dalam proses instalasi dan penyiapan. Ketika pemangku kepentingan berperan aktif dalam menerapkan teknologi, mereka lebih siap untuk menggunakannya dengan benar dan mengenali kelainan. Terakhir, penting untuk mempertimbangkan metode konsumsi untuk program pelatihan. Apakah karyawan perlu memiliki akses ke sumber daya instruksional di desktop, laptop, smartphone, atau ketiganya? Siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran arus informasi di seluruh departemen? Untuk menghindari kekacauan dan meningkatkan kepercayaan diri, departemen TI dan SDM harus membuat rencana komunikasi terperinci untuk menjawab semua pertanyaan ini dengan jelas sebelum memperkenalkan teknologi baru ke tempat kerja.
• Analisis dan Revisi: Tidak ada strategi TI yang sempurna. Namun untuk berkembang, departemen TI harus rajin memanfaatkan analitik untuk memfasilitasi perbaikan dan revisi berbasis data. Hasil dari program TI utama harus dievaluasi terhadap tolok ukur yang ditentukan oleh pemangku kepentingan bisnis sejak awal, seperti jumlah karyawan yang dialihkan ke teknologi baru atau jumlah pengurangan gangguan di seluruh sistem. Jika ada perbedaan antara hasil dan harapan, lalu apakah ada fungsi utama yang diabaikan TI?[v] Pusat Operasi Jaringan atau alat Manajemen Layanan TI adalah mekanisme yang efektif untuk mendapatkan wawasan tentang fluktuasi kinerja bisnis. Bahkan dengan mengikuti praktik dasar seperti melacak kontrak TI atau menggunakan terminologi standar untuk komponen, departemen TI memiliki kesempatan untuk mengkonsolidasikan peralatan, mengurangi pengeluaran, dan mencapai pengetahuan teknologi yang lebih dalam.

Tantangan Strategi Teknologi Informasi

Proyek strategi TI tampaknya memiliki peluang kegagalan yang lebih tinggi daripada hampir semua pengejaran bisnis lainnya. Memang, ini adalah organisasi langka yang telah mengembangkan strategi TI, mengikutinya selama beberapa tahun, dan memujinya sebagai sukses, semuanya di bawah kepemimpinan CIO yang sama. Tantangan dalam menyusun dan melaksanakan strategi TI pada dasarnya bermuara pada ini: TI masih merupakan bidang yang relatif baru yang berkembang pesat dan membutuhkan proyek yang semakin besar dan kompleks untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Ketiga tantangan ini tidak beroperasi secara independen: mereka saling melengkapi dan bekerja melawan keberhasilan strategi TI.

Komputer Baru. Komputer adalah penemuan yang relatif baru. Banyak dari kita telah melihat mainframe, mini, PC, laptop, dan sekarang perangkat seluler masing-masing mengambil gilirannya sebagai komputer penting dekade ini. Setelah hanya 50 atau 60 tahun, sulit membayangkan hidup tanpa komputer. Namun disiplin strategi TI belum matang secepat teknologi itu sendiri. (Apakah komputasi awan dan bisnis sosial ada dalam agenda Anda tiga tahun lalu?)

Teknologi Terus Berubah dan Berubah dengan Cepat. Ini adalah tantangan mendasar. Daya dan kapasitas penyimpanan perangkat tampaknya meningkat secara eksponensial. Beberapa dari kita ingat berpikir, “Siapa yang mungkin membutuhkan hard drive 10 MB”? Saat ini, ponsel Anda mungkin memiliki penyimpanan hampir 1000 kali lipat. Tidak hanya teknologi berubah lebih cepat, tetapi tingkat adopsi massal semakin cepat. Pertimbangkan ini: Apple butuh satu tahun untuk menjual satu juta iPod pertama—dan satu bulan untuk menjual satu juta iPad pertama, hanya 10 tahun kemudian.

Proyek Teknologi Semakin Besar. Ada saat ketika aplikasi “utama” yang dikembangkan untuk klien Fortune 100 hanya membutuhkan waktu sekitar satu bulan untuk bangun dan berjalan. Pertimbangkan sebuah contoh, sekitar tahun 1982, dari sebuah aplikasi, yang ditulis dalam Basic, yang memperkirakan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk membersihkan dan memeriksa rig minyak lepas pantai. Butuh waktu dua minggu untuk mengembangkan algoritme (berdasarkan 50 atau lebih inspeksi sebelumnya); satu minggu untuk mendesain layar dan laporan; satu minggu untuk memprogram dan menguji; dan dua hari untuk menulis manual—dan kemudian ditayangkan. Bandingkan dengan proyek yang kita lihat sekarang. Satu perusahaan menerapkan sistem ERP di seluruh dunia di 25 lokasi proses-manufakturnya. Proyek ini memiliki anggaran jutaan dolar dan rencana delapan tahun. Diakui, kliennya sangat metodis dan konservatif, tetapi kontrasnya mencolok.

Strategi TI dan Koneksi Tata Kelola Teknologi Informasi

Strategi TI membuat janji sementara Tata Kelola TI memastikan pengiriman terhadapnya.

Strategi TI dan Perencanaan Arsitektur Perusahaan Perencanaan Arsitektur Perusahaan mengubah Strategi TI menjadi Implementasi TI. Dengan kata lain, Enterprise Architecture mengubah logika (visi, strategi, tujuan, sasaran) menjadi manifestasi fisiknya (aplikasi bisnis, jaringan, database, dll).