Sistem terminal digit yang menjadi dasar pengkodean diambil dari

Tuliskan perbedaan antara sistem nomor dewey sistem nomor urut dan sistem terminal digit

INI JAWABAN TERBAIK 👇

Perbedaan antara sistem bilangan Dewey, sistem nomor urut, dan sistem digit terminal akan dijelaskan di bawah ini.

Diskusi

Sistem bilangan Dewey

1. Pemahaman

Sistem bilangan desimal dewey adalah sistem penyimpanan dan pengambilan file berdasarkan klasifikasi bilangan desimal dewey atau sering disingkat DDC. Klasifikasi kelembaban desimal dibuat oleh Melvil Dewey menggunakan metode kesepuluh. Klasifikasi ini dibuat sebagai kode untuk menyimpan buku di perpustakaan, tetapi dapat digunakan untuk penyimpanan file.

2. Karakteristik klasifikasi desimal Dewey

Semua masalah yang ada di lembaga atau organisasi tersebut dikelompokkan menjadi 10 masalah utama, dan dikodekan dengan angka ratusan 000, 100, 200 hingga 900.

Setiap masalah utama dibagi menjadi 10 submasalah yang dikodekan dengan puluhan digit dari 00, 10, 20 hingga 90.

Setiap submasalah dibagi menjadi 10 submasalah, dikodekan dengan angka satuan 0, 1, 2, 3 sampai 9.

3. Fungsi DDC

– Sebagai panduan untuk menentukan kode penyimpanan surat

– Sebagai dasar untuk menentukan dimana dan bagaimana menyimpan surat.

– Sebagai bantuan untuk menemukan surat kembali.

4. Jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan di DDC

– Lemari arsip

– Memandu

– Folder

– Kartu indeks

– Rak penyortiran

5. Penyimpanan dengan sistem ini:

– Memeriksa file

– Pengindeksan

– pengkodean

– klasifikasi

– menempatkan

Sistem nomor urut

Sistem ini dilakukan jika jumlah file yang disimpan antara 1.000 hingga 10.000 file. Penomoran dimulai dengan angka 1, 2, 3, dst. Dalam sistem ini, setiap koresponden diberi nomor kode sesuai urutan di Buku Nomor.

Buku Angka adalah buku yang berisi angka-angka yang telah digunakan sebagai angka (nama) yang sesuai dalam file sistem angka. Nama koresponden yang dapat dikodekan dengan nomor adalah jika huruf dari nama tersebut lebih dari 5 huruf. Namun jika belum mencapai 5 huruf, maka belum ditulis di buku nomor, huruf tersebut diberi kode sementara dengan huruf C yang merupakan singkatan dari Mixed File.

Daftar klasifikasi nomor urut adalah sebagai berikut.

1 – 100 (kode laci)

1-10 (kode panduan

11 – 20

11 (kode folder gantung)

12

13

14

limabelas

enambelas

17

18

19

dua puluh

101-200

Jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut.

Sebuah lemari arsip

b) Panduan

c) Menggantung folder

d) Tab

e) Buku nomor

Sistem terminal digit

Sistem nomor terminal digit adalah sistem penyimpanan dan pengambilan file berdasarkan nomor seri dalam buku file.

Arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan disimpan.

Tata cara penyimpanan surat sesuai dengan digit nomor terminal:

1. Periksa melalui surat

2. Membaca surat

3. Pencatatan surat-surat dalam buku arsip.

4. Dengan memberikan nomor kode penyimpanan yang diambil dari nomor di buku arsip, jika surat di buku arsip dicatat berurutan nomor 0321, maka surat tersebut menerima kode penyimpanan 0321

5. Pembuatan tab

6. Klasifikasi

7. Penyimpanan

Belajarlah lagi

Oleh karena itu, pembahasan tentang perbedaan antara sistem bilangan dewey, sistem nomor seri, dan sistem digit terminal. Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat membacanya secara keseluruhan di tautan Brainly di bawah ini:

1. Materi tentang contoh sistem bilangan dewey

2. Materi tentang cara mengindeks huruf pada sistem bilangan

3. Materi pada sistem penyimpanan file

————————————————– ————————————————– ———- Detail tanggapan

Kelas : XII (sekolah menengah)

Kursus : Ekonomi

Bab : Akuntansi sebagai sistem informasi

Kode : 12.12.1

Kata kunci : sistem bilangan dewey, sistem nomor urut, sistem terminal digit

Perbedaan antara Sistem Nomor Dewey, Sistem Nomor Urut dan Sistem Terminal Digit akan dijelaskan di bawah ini.

Pembahasan

Sistem Nomor Dewey

1. Pengertian

Sistem nomor decimal dewey adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor klasifikasi decimal dewey atau sering disingkat DDC. Klasifikaasi decimal dewet diciptakan oleh Melvil Dewey dengan metode persepuluhan. Klasifikasi ini diciptakan sebagai kode penyimpanan buku di perpustakaan, namun dapat dipergunakan untuk penyimpanan arsip.

2. Ciri-Ciri Klasifikasi Decimal Dewey

Semua permaslahan yang ada dalam lembaga atau organisasi dikelompokkan menjadi 10 masalah utama, dan diberi kode dengan angka ratusan dari 000, 100, 200 sampai 900.

Tiap-tiap masalah utama dijabarkan menjadi 10 submasalah diberi kode dengan angka puluhan dari 00, 10, 20, sampai 90

Tiap-tiap sub masalah dib=jabarkan menjadi 10 sub-sub masalah, diberi kode dengan angka satuan dari 0, 1, 2, 3 sampai 9.

3. Fungsi DDC

- Sebagai pedoman dalam menentukan kode penyimpanan surat

- Sebagai dasar menentukan tempat dan alat penyimpanan surat

- Sebagai bantuan untuk menemukan kembali surat

4. Jenis Perlengkapan dan Peralatan yang Dibutuhkan dalam DDC

- Filing Cabinet

- Guide

- Folder

- Kartu indeks

- Rak Sortir

5. Penyimpanan Dengan Menggunakan Sistem Ini :

- Memeriksa berkas

- Mengindeks

- Mengode

- Menyortir

- Menempatkan

Sistem Nomor Urut

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut.

1 - 100 (kode laci)

     1 - 10 (kode guide

     11 - 20

            11 (kode hanging folder)

            12

            13

            14

            15

            16

            17

            18

            19

         20

101 - 200

Untuk jenis-jenis peraelatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut.

a) Filing cabinet

b) Guide

c) Hanging Folder

d) Kartu Indeks

e) Buku Nomor

Sistem Terminal Digit

Sistem nomor terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor urut pada buku arsip.

Buku arsip adalah buku  yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan.

Prosedur penyimpanan surat menurut nomor terminal digit :

1. Pemeriksaan surat

2. Pembacaan surat

3. Pencatatan surat pada buku arsip

4. Pemberian nomor kode penyimpanan diambil dari nomor pada buku arsip, jika surat dalam buku arsip dicatat urut nomor 0321 maka surat tersebut diberi kode penyimpanan 0321

5. Pembuatan kartu indeks

6. Penyortiran

7. Penyimpanan

Pelajari lebih lanjut  

Demikian pembahasan mengenai perbedaan antara sistem nomor dewey, sistem nomor urut dan sistem terminal digit. Untuk mempelajari lebih lanjut dapat dibaca secara lengkap pada link brainly di bawah ini :

1. Materi tentang contoh sistem nomor dewey brainly.co.id/tugas/10284013

2. Materi tentang cara mengindeks surat dalam sistem nomor brainly.co.id/tugas/15434584

3. Materi tentang sistem penyimpanan arsip brainly.co.id/tugas/13274729

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Detil Jawaban    

Kelas : XII (SMA)    

Mapel : Ekonomi  

Bab : Akuntansi Sebagai Sistem Informasi

Kode : 12.12.1

Kata kunci : sistem nomor dewey, sistem nomor urut, sistem terminal digit

Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut.

Masalah utama                      Sub Masalah          Sub-sub Masalah

Sedangkan untuk prosedur penemuan kembali menggunakan sistem nomor dewey ini adalah sebagai berikut

• Jika kode surat yang akan dicari sudah di ketahui, maka langsung cari saja pada tempat penyimpanannya.
• Contoh: Arman akan mencari surat berkode 245.1. Maka ia akan mencari pada laci berkode 200, dibelakang guide berkode 240, dalam hanging folder 345, urutan surat ke 2 (2+1).
• Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
• Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
• Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.
• Sedangkan jika tidak mengetahui surat yang akan dicari, maka pergilah ke cardex untuk melihat kartu indeks. kemudian lihatlah kodenya dan carilah seperti cara yang diatas.

Baca juga Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut.

Untuk jenis-jenis peraelatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut. Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat. Namun untuk mempermudah menyimpan dan mengambil arsip sebagiknya diisi dengan 3.500-4000 arsip. Berarti untuk menyimpan 10.000 surat diperlukan 3 laci filing cabinet (satu filing cabinet berlaci 3). Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan beberapa folder, kurang lebih sepuluh folder. Satu folder berisi 25 lembar surat, berarti satu laci memuat 150 folder. Sehingga diperlukan 10 guide setiap laci. Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450 hanging folder untuk menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar. Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang disimpan. Jika jumlah surat dari satu koresponden sudah lebih dari 5, maka kode surat pada kartu indeks ditulis dengan kode nomor, tetapi jika belum diberi kode C. Perhatikan buku nomor berikut

      Tanggal                    Nama                                         Nomor File

a) Memeriksa Berkas

1. Jika kartu indeksnya belum ada berarti arsip tersebut adalah koresponden baru, sehingga perlu dibuat kartu indeksnya dan diberi kode C.
2. Jika indeksnya ada dan berkode C, berarti nama tersebut jumlah arsipnya masih kurang dari 5 dan disimpan pada map campuran. Tidak perlu dibuatkan kartu indeks. Bila jumlahnya lebih dari 5 surat, maka arsip tersebut dikeluarkan dari map campuran dan ditempatkan pada map individu dan diberi kode nomor, kode C pada karu indeks dicoret dan diganti dengan kode nomor.
3. Jika karu indeksnya ada dan bernomor, berarti arsip tersebut sudah lebih dari 5 surat dan berada pada map individu. Tidak perlu dibuatkan kartu indeksnya lagi.

c) Mengkode

Beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C, jika jumlahnya belum mencapai 5.

d) Mensortir

Kegiatan ini dilakukan jika surat dalam jumlah yang banyak.

e) Menempatkan

Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode. Jika arsip berkode C, maka ditempatkan pada laci berkode C (Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat.

Contoh:

Arsip atas nama Ari Junaedi akan disimpan dengan sistem nomor seri. Maka herlina sebagai petugas arsip melakukan langkah-langkah berikut.

• Mengindeks nama Ari Junaedi menjadi Junaedi, Ari.
• Mengkode nama tersebut menjadi Ju.
• Mencari pada karut indeks pada laci kode J, dibelakang guide Ju.
• Lihat kode pada kartu indeks (kode 208).
• Beri kode pada surat dengan kode 208.
• Tempatkan arsip pada laci berkode 151-300, dibelakang guide 201-210, didalam hanging folder berkode 208, dan ditempatkan paling depan.

Untuk menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem ini, maka dapat dilakukan langkah sebagai berikut.

• Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui. Jika belum, dapat dilihat pada kartu indeks berapa nomor yang dimaksud.
• cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.
• Ambil arisp dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
• Berikan pada peminjam arsip berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
• Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.

Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami 

jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai berikut.

Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode

Laci 1 kodenya  00 - 09

Laci 2 kodenya  10 - 19

Laci 3 kodenya  20 - 29

Laci 4 kodenya  30 - 39

Laci 5 kodenya  40 - 49

Laci 6 kodenya  50 - 59

Laci 7 kodenya  60 - 69

Laci 8 kodenya  70 - 79

Laci 9 kodenya  80 - 89

Laci 10 kodenya  90 - 99

Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang berkode 00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai berikut.

Guide 1 kodenya  00

Guide 2 kodenya  01

Guide 3 kodenya  02

Guide 4 kodenya  03

Guide 5 kodenya  04

Guide 6 kodenya  05

Guide 7 kodenya  06

Guide 8 kodenya  07

Guide 9 kodenya  08

Guide 10 kodenya  09

Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder.

Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut.

Hanging folder 1    kodenya   00/0

Hanging folder 2    kodenya   00/1

Hanging folder 3    kodenya   00/2

Hanging folder 4    kodenya   00/3

Hanging folder 5    kodenya   00/4

Hanging folder 6    kodenya   00/5

Hanging folder 7    kodenya   00/6

Hanging folder 8    kodenya   00/7

Hanging folder 9    kodenya   00/8

Hanging folder 10  kodenya   00/9

e) Buku Arsip

NO.         Tanggal Simpan         Caption/Judul         No. Surat         Hal. Surat              Ket.

a) Memeriksa Berkas

b) Mengindeks

Unit  I

Unit II

Unit III

c) Mengkode

d) Mensortir

e) Menempatkan

• Tentukan kode surat yang ingin dicari
• jika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika kode surat tidak diketahui maka merujuklah pada kartu indeks.
• cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian kode.
• ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
• berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)
• simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.

-----------------------

Daftar Pustaka

Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga

Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico