Panduan instalasi akses pintu solution x302s

Menyambung posting pada tahun 2012, tentang mesin absensi fingerprint, masalah dan solusinya. Kali ini kita sambung lagi tentang masalah umum mesin absensi sidik jari. Tapi sebelumnya saya ringkaskan masalah yang terjadi di posting sebelumnya, yaitu :
1. Identifikasi Sensor Lambat
2. Hang Macet
3. Tidak Menerima Scan
4. Jam dan Tanggal Tidak Sesuai
5. Tidak Bisa Terkoneksi dengan Komputer
Silahkan yang mau baca lengkapnya di link berikut :
http://sidik-jari.com/mesin-absensi-fingerprint-masalah-dan-solusinya.html/

Sekarang kita lanjut pada masalah umum mesin absensi sidik jari yang lain, tapi yang saya ingat saja…

1. Tidak tahu cara menggunakan mesin absensinya
Ya, mesin absensi fingerprint bukan termasuk alat yang sehari-hari digunakan oleh masyarakat. Tidak sama dengan televisi atau smartphone yang bisa digunakan tanpa harus membaca panduannya. Butuh pengetahuan dan panduan untuk mengoperasikan alat ini sehingga dapat berfungsi dengan baik.

Saat ini masih banyak yang sudah membeli alat ini tapi tidak tahu cara menggunakannya. Jangankan hal yang rumit, kadang hanya cara absen saja tidak tahu caranya. Misalnya Bagaimana cara absen menggunakan password (kode) jika sidik jari sedang bermasalah?.
Pun ada yang tahu tapi tidak bisa maksimal. Sehingga kadang-kadang akhirnya tidak dipakai sama sekali. Sayang sekali.

Untuk itu pada saat membeli mesin sidik jari, jangan dilihat hanya harga murahnya saja. Harga yang murah kadang tidak disertai dengan panduan yang memadai, sehingga yang terjadi adalah seperti gambaran di atas.

Pilihlah mesin yang minimal mempunyai buku panduan (user guide). Syukur-syukur jika dilengkapi panduan singkat, video penggunaan, fasilitas training gratis maupun konsultasi baik dalam dunia nyata maupun dunia maya (online)

2. Karyawan sudah scan, tapi tidak muncul di laporan
Hal ini sering terjadi.
Karyawan Anda sudah merasa scan, tapi di laporan absensinya dianggap tidak masuk alias alpha. Apa penyebabnya :

a. Memang karyawannya tidak scan atau sebenarnya scannya gagal tapi tidak sadar
Cara mengetahuinya dengan cek langsung di mesin. Mesin absensi fingerprint mempunyai menu untuk memeriksa scan di mesin. Cek data scan di mesin ini bisa dilakukan oleh administrator mesin dan juga dapat dilakukan oleh karyawan itu sendiri. Untuk Langkah pengecekannya bisa berbeda tiap tipe mesin. Biasanya ada dalam menu “Log” atau “Record”. Silahkan dicari menu tersebut. Di dalam menu ini Anda bisa melihat data scan per karyawan atau semua karyawan. Anda juga bisa melihat data pada tanggal-tanggal tertentu saja.

b. Data belum ditarik / terkirim ke software
Bagi penggunakan koneksi konvensional, maka data scan “wajib” didownload ke software, tidak bisa langsung terkirim ke software dengan sendirinya. Data belum terdownload bisa terjadi karena faktor lupa. Atau bisa juga karena gagal download. Untuk itu jadwalkan untuk download secara rutin. Atau pilih software yang ada fasilitas download terjadwal.
Tapi bagi yang sudah menggunakan teknologi cloud, Anda bisa lebih tenang karena data otomatis akan terkirim ke server lewat internet. Jika internet Anda mati, maka data scan atau dikirim saat internet aktif.

c. Data scan sudah didownload tapi karyawan belum diberi jadwal kerja
Laporan absensi karyawan dihitung berdasarkan jam kerjanya serta mengikuti aturan umum absensi. Jika karyawan belum diberi jam kerja, maka scannya tidak bisa dihitung oleh software dan akhirnya dianggap tidak masuk dan tidak ditampilkan. Solusinya buat jam kerja terlebih dahulu kemudian jadwalkan ke karyawan bersangkutan.

d. Data di mesin rusak sebagian
Kasus ini jarang terjadi, tapi bisa terjadi ada data yang rusak akibat kejutan, misalnya listrik mati mendadak. Untuk kasus yang seperti sebaiknya diikhlashkan saja. Untuk menghindari kejadian semacam ini, Gunakan backup baterai. Beberapa mesin absensi sudah dilengkapi backup baterai.

3. Tidak bisa akses mesin karena Administrator mesin resign
Mesin absensi karyawan sidik jari dilengkapi dengan hak akses. Hanya administrator yang diizinkan untuk mengakses menu mesin. Nah, masalah terjadi jika administrator mesin Anda resign dan lupa tidak serah terima mesin absensi fingerprint Anda. Jadinya tidak bisa mengakses mesin. Solusinya :

a. Hapus administrator mesin Anda lewat software.
Software absensi dilengkapi dengan fitur ini. Koneksikan mesin Anda dengan kabel LAN atau kabel USB. Kemudian cari menu pengaturan mesin dan hapus Administrator mesin. Fitur ini hanya menghapus hak akses administrator tanpa menghapus data karyawannya.

b. Bawa ke service center
Teknisi service center dilengkapi dengan tool khusus untuk bisa membuka mesin yang terkunci. Serahkan pada mereka. Tidak perlu mencari cara mengakali untuk membobol mesin absensi sidik jari ini.

4. Data di aplikasi hilang karena Install ulang windows
Hal ini terjadi jika terjadi problem dengan sistem Windows di computer. Apakah kena virus atau sebab yang lain dan butuh diinstall ulang. Namun kadang kita lupa tidak membuat backup data absensi kita yang biasanya diinstall di drive C. Setelah diinstall ulang baru sadar datanya hilang. Solusinya bagaimana ?

a. Bagi pengguna mesin absensi berbasis PC seperti U.are.U, maka berdoalah agar data Anda bisa direcovery. Karena absensi jenis ini hanya menyimpan data di PC.

b. Bagi pengguna mesin absensi sidik jari standalone, maka bisa melakukan download ulang dari mesin. Asalkan belum dihapus di mesin.

c. Bagi pengguna teknologi cloud, Anda bisa lebih tenang, karena data Anda aman di server.

d. Disarankan untuk memilih software dengan fasilitas auto backup agar hal ini tidak terjadi.

5. Data scan dari mesin dimanipulasi oleh karyawan
Sebagian mesin absensi tidak mengenkripsi data yang didownload lewat flashdisk. Bagi karyawan yang nakal, maka mereka bisa membuka datanya, diedit baru diserahkan ke HRD. Hal ini tidak menguntungkan. Untuk itu pilihlah mesin yang ada fasilitas enkripsinya.

Masih ada problem lain yang terjadi di lapangan dan banyak variasinya. Pada tahap tertentu, tetap dibutuhkan teknisi dari service center untuk mengatasinya. Untuk itu adanya tim support yang memadai patut dipertimbangkan. Satu lagi… jika kita menganggap data kita lebih berharga daripada hanya sebuah mesin, maka teknologi cloud (absensi online) bisa menjadi pilihannya…..

Jika ada yang ingin ditanyakan seputar masalah umum mesin absensi sidik jari, silahkan menulisnya di kolom komentar di bawah ini….

Iklan