Mengapa keberadaan dari mesin dan perlengkapan sangat penting dalam menunjang pekerjaan kantor

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More

Pengaruh alat alat kantor terhadap produktivitas kerja

By: Rizki Fajar Pratama

165311026

Jurusan Bahasa Inggris

Program Studi D3 Bahasa Inggris

Politeknik Negeri Bandung

Abstract

One of the important things that can increase the productivity of employees is office equipment. There are several types of office equipment such as office machine, office fixture, and office ornament. Those things can help the employees do their works become better.

Office equipments are very useful in a company or organitation. Useful and modern office equipment are needed nowadays. If the company give their employees right equipment the productivity of their work is going to increase.

Keywords: Office, Office equipment, Office productivity

Pendahuluan

Kantor adalah tempat yang sangat berperan penting untuk keberlangsungan kegiatan suatu perusahaan ataupun organisasi. Kantor juga berfungsi sebagai sarana untuk bertukar komunikasi antar pegawai agar terciptanya suatu kesepakatan dalam bekerja dan juga kantor dapat berperan sebagai pusat dari segala sesuatu kegiatan yang yang berhubungan dengan kantor atau organisasi, baik dalam cakupan internal maupun eksternal. Maka dari itu peralatan kantor yang mumpuni serta modern sangat berperan penting dalam dalam menunjang produktivitas kantor. Peralatan yang baik dan terawat  sangat diperlukan karena hal tersebut dapat memperlancar dan mempermudah segala hal.

Pembahasan tentang perkantoran  pastilah tidak akan luput dari adanya keberadaan peralatan atau alat-alat kantor yang akan digunakan dalam sebuah organisasi atau sebuah perusahaan. Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia, untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat tergantung pada sarana prasarana dan sistem pengelolaan yang efektif.

Tinjauan Pustaka

Menurut Prajudi Atmosudirjo (1982), kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. Sedangan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Dengan kata lain perlengkapan kantor merupakan suatu media yang membantu seseorang dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan secara maksimal.

Ada juga pendapat lain yang mengatakan tentang pengertian peralatan kantor yaitu menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern: 1988)

“penggambaran tentang alat tulis kantor adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan dalam pekerjaan sehari-hari dari pegawai-pegawai tata usaha.”

Penulis memilih topik ini dikarenakan peralatan kantor sangatlah penting untuk menunjang produktivitas para pegawainya. Peralatan kantor dapat membantu para karyawan kantor melakukan tugasnya secara maksmal. Metode yang penulis gunakan dalam paper tersebut adalah studi pustaka dengan membaca beberapa aspek seperti e-book, website, materi perkuliahan, dan hal lainnya.

Macam-macam alat kantor

Biasanya peralatan kantor digolongkan dalam 4 kategori yaitu berupa hiasan kantor, perbekalan kantor, perabot kantor, dan mesin kantor. Secara umum peralatan kantor dapat dibedakkan dalam dua golongan yang pertama adalah peralatan kantor yang habis pakai dan peralatan kantor yang tidak habis pakai, maksudnya peralatan kantor yang habis pakai adalah peralatan kantor yang hanya bisa sekali pakai dan tidak akan bertahan lama untuk pemakaiannya. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip, penjepit kertas, dan lain sebagainya. Sebaliknya peralatan kantor yang tidak habis pakai adalah barang-barang kantor yang dapat dipakai berulang dan juga tahan lama. Contohnya penggaris, gunting, dan lain sebagainya.

Mesin kantor adalah segala macam jenis mesin yang dipergunakkan untuk menyelesaikan pekerjaan di kantor, bisa diaktakan juga mesin kantor sebagai segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara maknetik, elektronik dan mekanik. Misalnya mesin tik, kalkulator, computer, mesin fotokopi, mesin fax, mesin label, mesin penomor dan lain sebagainya.

Perabot kantor adalah barang-barang perabot yang digunakkan untuk mendukung berjalannya fungsi kantor, perabot kantor biasanya adalah barang-barang yang besar dan susah untuk dipindahkan srta sudah melekat atau menempel dengan dinding. Misalnya meja, kursi, lemari, rak, filing cabinet, dan lain sebagainya.

Perbekalan kantor adalah barang-barang habis pakai yang biasanya dipergunakkan untuk keperluan tulis-menulis, misalnya kertas, kop surat, buku tulis, omplop, pensil, pulpen, penggaris, penghapus, lem, dan lain sebagainya/

Hiasan kantor adalah barang-barang yang digunakkan untuk memperindah dan mempercantik ruangan kantor agar para karyawan semangat, senang, dan tidak merasa bosan saat mengerjakan tugasnya. Benda-benda kantor pada umumnya digunakkan untuk menambah suasana menyenangkan di kantor. Berfungsi untuk menambah suasana indah di dalam kantor sehingga semangat kerja pegawai dapat meningkat, dengan adanya hiasan di kantor diharapkan dapat mengurangi stress pegawai sehingga kinerja meningkat. Contoh hiasan kantor adalah bunga hidup atau pohon hidup, lukisan-lukisan, lampu hias, akuarium

Beberapa contoh peralatan kantor yang biasanya ada di suatu perusahaan

Kertas merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk menulis, mencetak maupun menggambar. Bagi banyak perusahaan, kertas memiliki banyak kegunaan sehingga kertas hampir menjadi kebutuhan pokok untuk menopang aktivitas kantor. Kertas yang umum digunakan untuk perlengkapan kantor ini biasanya jenis HVS (Houtvrij schrijfpapier) ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm) dan F4/folio (21.6 cm x 33 cm), dengan ketebalan mulai dari 70-100 gram.

Pensil merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dapat digunakkan sebagai sarana menulis maupun menggambar untuk mengungkapkan beberapa ide ataupun gagasan diatas kertas. Sifatnya yang fleksibel (mudah digunakan dan dihapus) pensil sering dipakai dalam perancangan yang belum final (sementara), berbagai pemikiran yang ada bisa diungkapkan diatas kertas dan dapat dihapus jika tidak diperlukan. Ada banyak jenis dan ukuran pensil yang bisa digunakan, secara umum pensil yang sering dipakai adalah yang berukuran HB dan 2B. Perbedaan ukuran ini terletak pada pekat-tidaknya goresan yang dihasilkan. Untuk beberapa kebutuhan tertentu (misalnya desain dan arsitek), beberapa perusahaan ada yang menggunakan pensil jenis mekanik yang memiliki ukuran ketebalan yang stabil.

Pulpen adalah peralatan yang sering digunakan untuk menulis di atas kertas. Alat ini hanya bisa dihapus menggunakkan tipe-x dan sesudahnya akan meninggalkan bekas, jadi berhati-hatilah saat menggunakkan pulpen. Alat ini berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Dalam perkembangannya, alat tulis ini tersedia dengan berbagai macam varian seperti Pulpen fountain, Pulpen Ballpoint, pulpengel, Pulpen Rollerball dan Pulpen Hi-Tecpoint. Masing-masing varian pulpen memiliki tingkaan harga dan kualitas yang berbeda, beberapa kalangan pebisnis pulpen bisa menjadi salah satu hal yang dapat meningkatkan citra personal.

Tipe-X merupakan sebuah alat yang biasanya digunakan untuk menghapus tulisan di atas kertas yang ditulis menggunakan pulpen ataupun hasil print-out dari mesin print. Tipe-X ini berbentuk cairan putih yang biasanya dikemas dalam botol kecil dengan ujung botol meruncing yang juga berfungsi sebaga landasan untuk menghapus. Ada juga Tipe-X yang berbentuk lain, dan cara memakainya dengan cara menggeser alatnya ke huruf yang ingin dibenarkan.

Penjepit kertas atau yang sering disebut paper-clip adalah perlengkapan kantor yang berguna untuk menyatukan lembaran kertas menjadi satu dan alat ini hanya bisa dipakai untuk jangka waktu sementara. Paperclip memiliki bentuk kecil dengan beragam warna yang bisa mudah dilepas. Selain Paper-clip yang terbuat dari kawat yang dibengkokkan, ada juga jenis penjepit kertas lain yang digunakan untuk menyatukan kertas dengan jumlah yang lebih banyak.  Penjepit kertas jenis ini biasa disebut Binder-clip, memiliki ukuran yang lebih besar dan daya jepit yang lebih kuat. Biasanya penjepit ini berwarna hitam.

Penggaris merupakan salah satu alat kantor yang berfungsi sebagai pengukur sekaligus alat bantu gambar yang mampu menghasilkan garis lurus. Ada banyak macam penggaris yang bisa digunakan dalam aktivitas kantor, dari mulai yang lurus sampai yang berbentuk segitiga (segitiga siku-siku sama kaki dan segitiga siku-siku 30°–60°. Penggaris dapat terbuat dari plastik, logam dan sebagainya. Penggaris juga memiliki berbagai ukuran dari yang ukurannya 15 cm sampai 100 cm.

Di dunia perkantoran gunting juga sangat diperlukan karena biasanya banyak sekali kegiatan kantor yang mengharuskan pegawainya memotong barang-barang yang tipis seperi kertas fotokopian, plastik, kain, tali, dan hal-hal lainnya.

Stempel merupakan perlengkapan kantor yang digunakan sebagai alat pengesahan dari berbagai transaksi dan korespondensi perusahaan. Stempel ini memiliki peran penting untuk menunjukkan serta mewakili identitas perusahaan, sebagai alat penguat keputusan pimpinan perusahaan dan juga sebagai bentuk pertanggungjawaban. Stempel tidak bisa dimiliki oleh semua pegawai karena takutnya disalahgunakkan. Ada berbagai macam bentuk stempel yang digunakan, mulai dari yang bentuk bulat, bentuk oval, bentuk kotak maupun bentuk bebas.

Amplop menjadi salah satu perlengkapan kantor yang sangat berguna untuk membungkus surat. Selain berfungsi sebagai pembungkus surat, amplop juga bisa digunakan sebagai media promosi dan meningkatkan citra perusahaan melalui surat. Amplop yang difungsikan sebagai simbol usaha biasanya akan dibuat dengan desain yang menarik agar mampu memunculkan kesan yang baik bagi penerimanya dan membuat mereka tertarik dengan perusahaan kita. Berbagai bahan dan bentuk bisa dieksplorasi agar mampu tampil beda dengan amplop yang dimiliki perusahaan lainnya.

Stapler adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi stapler, isi stepler biasanya memiliki bentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas apabila panjang kedua ujung isi stapler melebihi tebal kertas. Stapler memiliki banyak ukuran dan cara penggunaannya.

Para karyawan melakukan semua aktivitas kerjanya di atas meja. Oleh karena itu meja yang digunakkan oleh sebuah perusahaan harus mmenuhi suatu syarat tertentu, yaitu:

1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.
2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.
3. Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.

Fungsi alat kantor

Fungsi alat-alat kantor adalah sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pekerjaan di dalam kantor atau organisasi. Fungsi alat-alat kantor juga adalah sebagai alat tulis menulis, alat penyimpanan, dan alat komunikasi.

Mesin-mesin kantor yang dapat meningkatkan produktivitas kantor:

Mesin fotocopy adalah suatu alat penggandaan dokumen secara efisien serta praktis. Dokumen  yang terdiri dari lembaran-lembaran dengan mudah dapat digunakan menjadi jumlah yang diinginkan dalam waktu singkat, tanpa merusak dokumen aslinya. Setiap pegawai dapat menggunakan dengan mudah, cepat, dan tidak mengganggu ketenangan suasana kerja.

Komputer adalah rangkaian alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi atau program yang diberikan sehingga dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. Pengertian produktivitas.

Printer adalah alat untuk mencetak dokumen dari media elektronik ke media cetak. Agar memudahkan pengerjaan tugas para karyawannya.

Pengertian produktivitas

Menurut George J. Washin produktivitas adalah “Produktivitas mengandung dua konsep utama, yaitu efisiensi dan efektivitas. Efisiensi mengukur tingkat sumber daya, baik manusia, keuangan, maupun alam yang dibutuhkan untuk memenuhi tingkat pelayanan yang dikehendaki, efektivitas mengukur hasil mutu pelayanan yang dicapai.” Ada juga pendapat lain yang mengemukakan pengertian produktivitas yaitu menurut Riyanto (1986 ; 22) produktivitas adalah “Pengertian ”produktivitas secara tidak langsung menyatakan kemajuan dari proses transformasi sumber daya menjadi barang atau jasa, peningkatan berarti perbandingan yang naik antara sumber daya yang dipakai (input) dengan jumlah barang yang dihasilkan (output)”.

Menurut Sedarmayanti (1996;142) produktivitas adalah keinginan dan usaha dari manusia untuk meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupan dari segala bidang.

Dapat disimpulkan bahwa produktivitas adalah keinginan dari manusia untuk meningkatkan kualitas kehidupannya sehingga dapat menghasilkan produk dan jasa yang baik dan bermutu.

Jadi produktivitas yang baik dapat terlaksana apabila aspek sumber daya manusia dan sumber daya lainnya bersinabung dan berkaitan satu sama lain, sehingga menimbulkan produktivitas yang mumpuni.  Dalam hal ini peralatan kantor sangat dibutuhkan untuk menunjang hal tersebut  karena untuk mendapatkan kualitas produk yang baik, karena jika memberikan peralatan kantor yang tidak tepat dan tidak modern serta versi terbaru maka para karyawan dalam suatu perusahaan tidak akan baik dalam bekerja.

Hal-hal yang dapat meningkatkan produktivitas para pekerja

Hal yang dapat meningkatkan produktivitas salah satunya adalah rasa senang. Rasa senang dapat membuat para karyawan melakukan segala pekerjaan dengan cara yang terbaik. Kesenangan para pekerja dapat membawa karyawan kepada komitmen yang tinggi, inspirasi yang banyak, dan penghargaan-penghargaan yang didapatkan dalam jangka waktu kedepan.

1. Memberikan lingkungan kerja yang baik

Perusahaan harus memberikan Lingkungan Kerja yang baik untuk melakukan pekerjaan dapat meningkatkan produktivitas para pekerja. Beberapa ahli sumber daya manusia (SDM) mengatakan bahwa Lingkungan Kerja merupakan salah satu faktor yang penting dalam meningkatkan kinerja dan produktivitas Karyawan. Lingkungan kerja yang dimaksud disini dapat berupa fasilitas kerja, suasana kerja seperti kebisingan, suhu ruangan, sirkulasi udara, warna, bau serta keamanan dan keselamatan kerja.

1. Memberikan pelatihan yang cukup

Perusahaan harus memberikan pelatihan yang cukup kepada Karyawan. Pelatihan yang baik akan meningkatkan pengetahuan dan kemampuan karyawan dalam bekerja. Dengan demikian, karyawan kita juga dapat melakukan pekerjaan secara professional dan semangat dalam bekerja juga dapat ditingkatkan. Serta karyawan dapat menghasilkan kerja yang berkualitas.

1. Jangan menghemat pada mesin kerja

Perusahaan haru memberikan para karyawan mesin ataupun peralatan kerja yang tepat dalam melakukan pekerjaannya sehingga tugas yang dilakukan dapat dikerjakan secara efisien dan efektif serta menghasilkan kerja yang baik.

1. Meyakinkan karyawan bahwa mereka dapat mengerjakan pekerjaan dengan baik

Perusahaan harus mendorong mereka untuk mencari solusi sendiri terlebih dahulu. Jika benar-benar perlu bantuan, pengusaha baru memberikan bantuan kepada mereka dalam menyelesaikan masalah. Berikan mereka tantangan dan ruang gerak yang lebih besar dalam bekerja.

1. Tentukan tujuan dengan target yang jelas

Dengan menentukan tujuan dengan target yang jelas hal tersebut dapat membuat segala sesuatu hal lebih jelas dan tertuju dengan baik. Serta dapat membuat pekerjaan para karyawan lebih efisien dan mendapatkan hasil yag terbaik.

Alat-alat kantor yang berperan penting dalam produktivitas kerja

Menurut Fery Indayudha komputer adalah sekumpulan alat elektronik yang saling bekerja sama, dapat menerima data, mengolah data, dan memberikan informasi serta terkoordinasi dibawah control program yang tersimpan di memorinya. Di jaman modern seperti saat ini, Semua orang memakai komputer dari anak kecil sampai orangtua. Banyak sekali tujuan dari pemakaian komputer itu, ada yang menggunakkan komputer untuk sekedar hanya bermain game, menonton film, dan ada juga yang memakai komputer sebagai alat kerja sangat berperan penting untuk melakukan segala aktivitas kerja. Sangat sulit di jaman sekarang ini jika tidak melakukan pekerjaan dengan komputer. Maka dari itu suatu perusahaan harus memfasilitasi para karyawannya dengan komputer yang berkualitas baik agar dapat mempermudah dan meningkatkan kualtas kerja.

Disetiap kantor pastilah harus memiliki sebuah printer minimal. printer diperlukan untuk menunjang produktivitas karyawan. Printer digunakkan untuk mencetak file-file yang berada di komputer. Digunakkan untuk mencetak file-file penting. Seperti laporan, proposal, periklanan.

Kesimpulan

Peralatan kantor adalah aspek yang penting dalam dunia kerja. Peralatan kantor sangat diperlukan dalam ruang lingkup perkantoran. Pekerjaan di sebuah perusahaan atau suatu organisasi tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak diberikan peralatan yang mumpuni. Dengan demikian, sebuah perusahaan tidak bisa mengabaikan begitu saja hal-hal yang menyangkut peralatan kantor. Pihak perusahaan harus memberikan peralatan kantor yang terbaik kepada karyawannya agar para karyawan dapat bekerja dengan lebih baik dan optimal. Peralatan kantor yang terbaru dan terawat dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. Setelah itu pastilah mereka akan melakukan segalanya dengan rasa senang dan menghasilkan produk yang berkualitas. Maka dari itu peralatan kantor diperlukan untuk menunjang produktivitas suatu perusahaan.

Saran

Setelah melakukan penelitian, pembahasan, dan penarikan kesimpulan, maka penulis mengusulkan saran yang dapat berguna bagi perusahaan, yaitu: Sebuah perusahaan atau organisasi harus menggunakkan peralatan yang terawat, baik, serta modern agar para karyawan semangat dan senang dalam bekerja sehinga terjadilah produktivitas kerja yang baik.

Computers, N. E. (1972). A Report of the Industry Advisory Committee on Office Machines and Computers, Volume 3. Houghton: U.S. Department of Commerce.

Dra. Suparjati, d. (2000). Seri Administrasi Perkantoran:Tata Usaha & Kearsipan. In d. Dra. Suparjati, Seri Administrasi Perkantoran:Tata Usaha & Kearsipan (p. 37). Yogyakarta: Kanisius.

Edward E. Williams, J. R. (1998). Entrepreneurship and Productivity. In J. R. Edward E. Williams, Entrepreneurship and Productivity (p. 2). New York: University Press of America.

Indayudha, F. (2014). Jago Merakit dan Memperbaiki Komputer. In F. Indayudha, Jago Merakit dan Memperbaiki Komputer (p. 1). yogyakarta: Penerbit Mediakom.

Kho, B. (2016, july 8). produktivitas. Retrieved from 0 Cara untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan: https://ilmumanajemenindustri.com/10-cara-untuk-meningkatkan-produktivitas-kerja-karyawan/

Rumasari Hadi Sumarto, L. D. (2000). Sekretaris Profesional. In L. D. Rumasari Hadi Sumarto, Sekretaris Profesional (pp. 51-53). Yogyakarta: Kanisius.

Walters, J. H. (2010). Positive Management: Increasing Employee Productivity. In J. H. Walters, Positive Management: Increasing Employee Productivity. New York: Business Expert Press.

Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.