Kenapa kita harus menggunakan sistem informasi akuntansi secara komputerisasi?

Mobilitas keuangan perusahaan yang tinggi, membuat pencatatan arus keuangan harus diperhatikan secara teliti. Sistem Informasi Akuntansi menjadi cara efektif mencatat arus keuangan perusahaan.

 Sistem adalah sekelompok variabel yang saling berhubungan satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem berfungsi untuk mempermudah pekerjaan yang dilakukan berulang kali secara rutin. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang didapatkan dari lapangan untuk diolah dan dijadikan sebagai pengambilan keputusan.

Oleh karena itu, secara sederhananya definisi dari Sistem Informasi Akuntansi atau SIA adalah sebuah sistem informasi yang dibuat khusus untuk mempermudah kegiatan dan segala sesuatu yang berkaitan dengan akuntansi.

Baca juga: Manfaat Sistem Informasi Manajemen Bagi Perusahaan

Bagi ahli akuntansi tentu SIA sudah sangat familiar, tetapi jika Anda merupakan seorang yang baru akan jelajar mengenai SIA, ada baiknya pahami informasi lengkap mengenai SIA di bawah ini.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Para Ahli

Di bawah ini terdapat 5 definisi dan pengertian dari SIA menurut para ahli manajemen, akuntansi, dan juga sistem informasi:

Mulyadi (2008)

SIA adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang didesain untuk menyediakan informasi keuangan bagi pengelola kegiatan usaha, memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada sebelumnya, memperbaiki pengendalian akuntansi serta pengecekan internal dan membantu memperbaiki biaya klerikal (biaya tulis menulis) dalam pemeliharaan catatan akuntansi. 

Bodnar dan Hopwood (2010)

SIA adalah kumpulan dari berbagai macam sumber daya yaitu manusia dan juga peralatan yang memang dibuat untuk mengubah data keuangan dan juga data lainnya menjadi sebuah informasi yang berguna bagi penggunanya.

Nugroho Widjajanto (2001)

SIA adalah susunan dari berbagai macam dokumen,peralatan termasuk komputer beserta alat kelengkapannya, catatan, alat komunikasi, tenaga pelaksana serta seluruh laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan oleh manajemen.

Romney dan Steinbart (2006)

SIA adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, menyimpan, mencatat, dan juga memproses data menjadi informasi yang berguna guna membantu proses pengambilan keputusan.

Jones dan Rama (2006)

SIA adalah sebuah subsitem dari sistem informasi manajemen. Dimana subsistem tersebut menyediakan atau menyajikan informasi akuntansi dan keuangan yang di dalamnya juga terdapat informasi lain dalam proses transaksi akuntansi yang rutin.

Jika dilihat dari ke-5 definisi SIA menurut para ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengertian SIA adalah sistem informasi berbasis komputerisasi yang mengolah data keuangan yang berhubungan dengan data transaksi pada siklus akuntansi kemudian menyajikannya dalam bentuk laporan keuangan kepada manajemen perusahaan.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi adalah

SIA tentunya memiliki fungsi mempermudah dalam akuntansi.  Beberapa fungsi dari SIA adalah:

• Mengumpulkan serta menyimpan data aktivitas atau transaksi keuangan perusahaan.
• Mengolah data keuangan menjadi informasi yang berharga atau penting dalam pengambilan keputusan manajemen tentang perencanaan dan pengendalian usaha.
• Melakukan kontrol yang efektif dan tepat terhadap aset-aset perusahaan
• Pengawasan terhadap semua aktivitas keuangan perusahaan.
• Efisiensi biaya dan waktu terhadap kinerja keuangan.
• Penyajian data keuangan yang terstruktur, metodis, sistematis dan akurat dalam periode akuntansi yang tepat.

Dilihat dari ke-6 fungsi di atas, terlihat bahwa SIA dapat sangat membantu perusahaan dalam mengelola keuangannya dengan baik dan tepat.

Tidak hanya dapat menghemat biaya dan waktu, SIA juga memberikan dampak untuk kinerja bisnis selanjutnya dengan pengambilan keputusan yang tepat dari hasil Sistem Informasi Akuntansi.

Manfaat Sistem Informasi Akuntansi

Dibuatnya SIA tentunya akan memberikan manfaat bagi penggunanya. Di bawah ini terdapat 5 manfaat dari SIA, di antaranya adalah:

• Menyediakan atau menyajikan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga perusahaan dapat melakukan aktivitas utama pada value chainsecara efektif dan efisien.
• Menambah tingkat kualitas dan mengurangi biaya produksi produk atau jasa yang dihasilkan.
• Menambah tingkat efisiensi kinerja bisnis, baik itu pada bagian keuangan dan bagian lainnya.
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan.
• Meningkatkan sharing knowledge (alih ilmu).

Dari ke-5 hal manfaat yang didapatkan, terlihat bahwa SIA memiliki peran penting dalam kesuksesan sebuah perusahaan. Melalui implementasi SIA yang baik, perusahaan dapat melakukan proses operasi maupun informasi dengan lebih efektif dan efisien. Hal tersebut disebabkan oleh adanya pengendalian keuangan sehingga dapat menghasilkan tujuan yang sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

Baca juga: Pahami Pentingnya Bisnis Plan dan Cara Membuatnya

Selain itu, informasi akuntansi yang dihasilkan pada sistem tersebut dapat dipertanggungjawabkan, yang nantinya dapat digunakan dalam mengambil sebuah keputusan mengenai keuangan perusahaan maupun digunakan oleh pihak eksternal perusahaan dalam kegiatan bisnis.

Elemen Dalam Sistem Informasi Akuntansi

Untuk menjalankan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) diperlukan beberapa elemen agar sistem dapat berjalan dengan baik dan benar. Elemen-elemen dalam SIA, di antaranya adalah:

• Sumber daya manusia (SDM) yang sudah terlatih, memahami bisnis proses akuntansi dan keuangan secara umum. Akan lebih baik jika dijalankan oleh seorang Akuntan.
• Menjalankan setiap prosedur keuangan dan akuntansi.
• Mencatat seluruh aktivitas keuangan seperti transaksi kas, persediaan, piutang, aktiva tetap, penjualan dan biaya dengan Formulir Data Keuangan  .
• Hardwareberupa seperangkat komputer yang sudah terhubung dengan jaringan dan berbagai pelengkap pendukung lainnya.
• Accounting Software contohnya MYOB dan Oracle Finance.

Dalam SIA terdapat subsistem yang mempunyai fungsi agar kinerjanya dapat efektif, optimal dan dapat berjalan lebih baik lagi. Secara umum terdapat 3 subsistem dalam sistem informasi ini yaitu:

• Sistem Pemrosesan Transaksi, mendukung proses operasian harian bisnis.
• Sistem Pembukuan atau Buku Besar, digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan seperti laporan rugi laba, neraca, cash flow, serta pengembalian pajak.
• Sistem Pelaporan Manajemen, berguna mengatur laporan-laporan perusahaan baik laporan keuangan atau yang lain misalnya anggaran, laporan pertanggung jawaban, laporan kinerja dan juga informasi-informasi data yang berguna untuk pengambilan keputusan.

Hambatan Umum Sistem Informasi Akuntansi

Dalam menjalankan sebuah sistem tentunya terdapat hambatan yang akan dilalui tidak terkecuali dengan SIA. Halangan dan hambatan yang umumnya  sering terjadi saat menjalankan sistem ini adalah:

• Penerapan sistem dan standarisasi keuangan yang baru sehingga membutuhkan waktu lebih dalam pelatihan dan memulai penerapannya, karena kurang siapnya SDM.
• Diperlukannya accountingsoftware dan piranti komputer yang mampu meningkatkan keamanan dan kerahasiaan data keuangan yang absolute.
• Data keuangan yang dimiliki kurang lengkap dan informasi yang dihasilkan masih harus dilakukan verifikasi, sehingga menghabiskan waktu yang lebih lama dari yang seharusnya.

Setelah lebih memahami apa itu sistem informasi akuntansi, Anda sudah lebih siap untuk mengimplementasikannya pada arus keuangan yang ada di perusahaan Anda. Memakai cara yang lebih efektif, dijamin membuat Anda merasa lebih terbantu.

Baca juga: YOY, Cara Efektif Ketahui Pertumbuhan Bisnis Anda

Oleh: Lusianah, S.E., M.Ak.

Sistem informasi merupakan aset perusahaan yang paling berharga. Sistem yang baik akan meningkatkan produktifitas, efisiensi, meningkatkan pelayanan pelanggan, dan mempermudah dalam pengambilan keputusan bagi manajemen. Hal ini juga didukung dengan semakin meningkatnya kesadaran atas pentingnya mengendalikan sistem informasi dalam manajemen perusahaan. Sedangkan yang dimaksud dengan keamanan komputer adalah keamanan informasi yang diaplikasikan pada komputer beserta jaringannya, dengan tujuan untuk mencegah adanya penipuan dalam sebuah sistem yang berbasis informasi. Keamanan komputer ini ditujukan untuk melindungi dari pencurian informasi dan memelihara ketersediaan.

Para pelaku usaha umumnya menerapkan sistem informasi akuntansi untuk mengelola akun mereka dengan lebih memadai, cepat, dan tepat. Pada dasarnya sistem informasi akuntansi menyediakan tools yang digunakan untuk melacak pencatatan keuangan. Sehingga status keuangan sebuah perusahaan dapat diketahui dengan akurat dan manajemen dapat segera mengambil keputusan yang tepat.

3 Prinsip dalam Menyusun Sistem Informasi Akuntansi

Keamanan sistem menetapkan berbagai langkah yang didesain untuk menghindari akses dari personel yang tidak berwenang, termasuk penyusup untuk mengakses informasi yang tersimpan. Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyusun sistem informasi akuntansi adalah harus memenuhi :

1. Prinsip cepat yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang memadai.
2. Prinsip aman, dimana dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.
3. Prinsip murah, yaitu biaya yang digunakan untuk menerapkan sistem informasi akuntansi harus dapat ditekan.

Yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem komputer ini adalah memperkecil celah penyusup untuk menganggu sistem yang digunakan, baik melalui personal computer, jaringan lokal, ataupun global. Untuk itu harus dipastikan bahwa sistem berjalan dengan memadai dan tidak ditemukan masalah dalam aplikasinya.

Pemicu Kejahatan Komputer

Beberapa hal yang dapat memicu terjadinya kejahatan komputer adalah:

• Pengguna komputer dan internet yang semakin meningkat
• Adanya penyalahgunaan software yang semula dilakukan untuk pengujian sebuah sistem dengan mencari celah yang pada akhirnya digunakan untuk melakukan scanning sistem lain.
• Maraknya perangkat lunak untuk penyusupan yang beredar di internet.
• Desentralisasi server dimana banyak sistem yang harus ditangani namun terjadi keterbatasan SDM
• Banyaknya perusahaan yang menghubungkan jaringan LAN ke internet
• Banyaknya bugs dalam software

Tindakan yang banyak dilakukan untuk meningkatkan keamanan komputer adalah dengan membatasi akses fisik terhadap komputer, menetapkan mekanisme pada piranti lunak dan sistem operasional, menentukan strategi pemrograman agar menghasilkan program komputer yang handal. Hal ini perlu dilakukan untuk mencegah adanya akses komputer dari orang yang tidak bertanggung jawab. Keamanan komputer sangat penting karena terkait dengan privacy, integrity, autentication, confidentiality, dan availability.

Keamanan Internet

Internet membuat sebuah jendela elektronik ke dunia luar yang menghilangkan sumber informasi perusahaan secara fisik, sehingga tidak mungkin sepenuhnya mengimplementasikan lapisan pemisahan fisik dari pendekatan akses keamanan yang berlapis. Contoh, perusahaan dapat meletakkan sebuah komputer dibalik pintu terkunci, namun komputer tidak benar-benar terisolasi bila terhubung dengan internet.

Kerapuhan terhubung internet dapat muncul dari kelemahan dalam lima bidang berikut:

1. Sistem operasional atau konfigurasinya.
2. Server web atau konfigurasinya.
3. Jaringan pribadi dan konfigurasinya.
4. Beragam program server.
5. Prosedur keamanan umum.

Keamanan Dalam Sistem Informasi Akuntansi

Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2001) terdapat enam metode yang dapat digunakan untuk melakukan penipuan sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. Manipulasi Masukkan
2. Pengubahan Program
3. Pengubahan Arsip Langsung
4. Pencurian Data
5. Sabotase
6. Penyalahgunaan atau Pencurian Sumber Informasi

SISTEM KEAMANAN INFORMASI

Sistem keamanan informasi merupakan suatu subsistem dalam suatu organisasi yang bertugas mengendalikan risiko terkait dengan sistem informasi berbasis-komputer.

• Efektifitas
• Efisiensi
• Kerahaasiaan
• Integritas
• Keberadaan (availability)
• Kepatuhan (compliance)
• Keandalan (reliability)

MACAM-MACAM VIRUS YANG MENYERANG KOMPUTER

Dari masalah utama sistem informasi tersebut kita dapat melakukan suatu pendekatan keamanan sistem informasi minimal menggunakan 3 pendekatan, yaitu :

1. Pendekatan preventif
2. Pendekatan detective
3. Pendekatan Correctivel

Referensi:

• Hall, A. J. 2008. Accounting Information System. Sixth Edition. South-Western Cengage Learning.
• Hall, A. J. 2011. Information Technology Auditing and Assurance, Third Edition. South-Western Cengage Learning.
• Google Image. 2020
• Sekar, R. S. 2017. Keamanan Dalam Sistem Informasi Akuntansi.
• Warni, S. 2016. Mengapa Keamanan Komputer Dan Sistem Informasi Akuntansi Sangat Penting?. ZahirAccounting.