Susunlah menjadi sebuah kalimat/nama sesuatu dari kata kata AHKISY Exhaust valve terbuka, piston bergerak naik dan mendorong gas hasil pembakaran keluar dari cylinder. Pada posisi TMA, exhaust valve menutup, intake v … 1. Silahkan anda jelaskan perbedaan utama antara konsep produk, konsep penjualan, dan konsep pemasaran? 2. Menurut anda mana yang harus diutamakan per … Suatu perusahaan nasional yang rata-rata setiap bulannya menghasilkan laba bersih sekitar 10 juta rupiah, sedangkan perusahaan multinasional (internas … Pak Yadi ingin membuat budidaya ikan Gurame. Kemudian ia membeli bibit ikan Gurame sebanyak 50.000 ekor dengan harga Rp. 120 per ekor. Kemudian untuk … 1. Tunjukkan bagaimana cara membuat hubungan antara audience dengan media. 2. Bagaimanakah cara menerapkan teori public relations dalam organisasi 3. … Pada lahan dengan luas 1,5 ha akan ditanami jagung manis dengan jarak tanam 50 cm x 20 cm eesiensi lahan 80 %, berapa jumlah populasi tanaman jagung y … Bagaimana pendapat Anda terkait perubahan politik yang menjadi salah satu sumber peluang usaha? Jelaskan berdasrkan pandangan Anda sendiri. jelaskan struktur scm sederhana!apa saca keuntungan crm untuk kelangsungan suatu bisnis? 3. Anggaplah anda memiliki badan usaha yang usahanya hampir bangkrut, akan tetapi badan usaha anda tersebut masih memiliki sisa dana. Menurut anda, an …
OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA Mesin-Mesin Kantor XI Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran Semester Ganjil 2020/2021 Penyusun: NOER QARIMAH, S.Pd KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat rahmat dan Ridho-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini tepat pada waktunya. Modul ini disusun berdasarkan Standar Isi yang sudah ditetapkan oleh Pemerintah. Sholawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada junjungan besar kita, Nabi Muhammad SAW yang telah menunjukkan jalan yang terang benderang degan nikmat islam. Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi yang dibutuhkan oleh siswa. Disusun dengan harapan siswa dapat belajar dengan lebih mudah dan dapat lebih cepat memahami tentang peralatan atau perlengkapan kantor. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh. Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesainya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran materi Peralatan atau perlengkapan kantor (office supplies). Tak lupa juga penulis mengharapkan kritik dan saran demi terciptanya modul yang lebih baik lagi dikemudian hari. Malang, September 2019 Penulis ii DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .......................................................... i KATA PENGANTAR ........................................................ ii DAFTAR ISI ................................................................ iii BAGIAN I PENDAHULUAN .................................................... 1 A. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar .......................................................... 1 B. Indikator Pencapaian Kompetensi ...................................................................... 2 C. Tujuan Pembelajaran ............................................................................................. 3 D. Petunjuk Penggunaan Modul ................................................................................ 4 E. Peta Konsep ............................................................................................................... 5 BAGIAN II MATERI PEMBELAJARAN .......................................... 6 Kegiatan Pembelajaran 1 ................................................. 6 A. Definisi Mesin-mesin kantor ................................................................................ 6 B. Jenis – jenis mesin Kantor.................................................................................... 8 C. Evaluasi 1.................................................................................................................... 17 Kegiatan Pembelajaran 2 ................................................ 20 A. Prosedur Pengoperasian Mesin-Mesin Kantor ................................................ 20 B. Prosedur Pemeliharaan Mesin-Mesin Kantor .................................................. 22 Evaluasi 2 ........................................................................................................................ 24 Kunci Jawaban ...................................................................................................................... 27 Rubrik Penilaian .................................................................................................................... 31 Glosarium................................................................................................................................ 38 Daftar pustaka ..................................................................................................................... 39 iii BAGIAN I PENDAHULUAN A. Kompetensi Inti& Kompetensi Dasar KD 3.5 KD 4.5 1 B. Indikator Pencapaian Kompetensi 3.5.1 Menjelaskan definisi mesin-mesin kantor 3.5.2 Menguraikan jenis-jenis mesin kantor 3.5.3 Mengemukakan prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor 3.5.4 Mengemukakan prosedur pemeliharaan mesin-mesin kantor 4.5.1 Melakukan identifikasi mesin-mesin kantor berdasaran kebutuhan/tuntutan pekerjaan dengan tepat 4.5.2 Menggunakan mesin-mesin kantor dalam menyelesaikan pekerjaan kantor dengan tepat sesuai standar prosedur yang berlaku 4.5.3. Memelihara mesin-mesin kantor setelah dipergunakan sesuai dengan standar/ petunjuk manual 2 C. Tujuan Pembelajaran 3 D. Petunjuk Penggunaan Modul 4 E. Peta Konsep 5 BAGIAN II KEGIATAN PEMBELAJARAN 1 A. Definisi mesin-mesin Kantor M esin-mesin Kantor merupakan Sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat magnetik,elektik dan mekanik. Identifikasi mesin kantor Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan mesin dan perlengkapan kantor antara lain : 1. Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja. 2. Jenis mesin harus praktis 3. Mesin-mesin benar-benar diperlukan 4. Mutu mesin harus benar-benar baik 5. Mesin dapat mengurangi kesulitan kerja 6. Pemeliharaan mesin sebaiknya mudah dilakukan 7. Mesin harus cocok dengan jenis pekerjaan 8. Mesin harus dilakukan pada ruang yang sesuai 9. Mesin dapat mempercepatkan terselesaikannya pekerjaan, serta pelatihan untuk pengoprasian . Ciri-ciri penggunaan mesin Penggunaan mesin beserta perlengkapannya dalam suatu instansi tergantung dari jenis pekerjaan yang mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: 6 a. Pekerjaan yang dilakukan secara berulang-ulang, dalam jumlah yang banyak memiliki bentuk serata ukuran yang sama, sehingga sangat membosankan bagi orang yang mengerjakannya. Misalnya pembuatan formulir dengan mesin stensil. b. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia, misalnya alat-alat besar sebagai mesin penarik atau pengangkut barang berat. c. Harus ada formalitas, misalnya surat-surat dinas yang harus diketik. d. Terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan, misalnya, pembuatan surat-surat rangkap (dengan tembusan) bisa digunakan mesin ketik. Selain itu juga percetakan buku dalam brosur dalam jumlah yang banyak. e. Memerlukan ketelitian yang sempurna sengga jika dikerjakan. Factor keuntungan dan kerugian Beberapa faktor keuntungan dan kerugian penggunaan mesin adalah sebagai berikut: No Factor 1 Keuntungan 2 Kerugian Keterangan a. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan b. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan c. Dapat menghemat tenaga dan waktu d. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi e. Memudahkan pengawasan f. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak g. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan h. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan a. Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan b. Mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya c. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka 7 No 2 Factor Keterangan Kerugian d. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi e. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin tertentu bila terjadi kerusakan B. Jenis-jenis mesin-mesin Kantor P enggunaan mesin dalam suatu proses dapat menghemat tenaga dan pikiran, baik yang bersifat rutin maupun insidental, baik untuk pekerjaan industrial maupun pekerjaan bersifat teknis catat mencatat. Pada dasarnya mesin kantor diklasifikasikan sebagai berikut. No 1 Nama Mesin Keterangan Labour Saving Jenis mesin yang digunakan untuk menghemat fisik, tenaga, Machine dapikiran manusia, misalnya alat-alat besar seperti forklift pada unit-unit pergudangan dan depo-depo peralatan atau bangunan, sedangkan untuk computer dan kolkulator umumnya digunakan pada pekerjaan bersifat administrative (paperwork) 2 Money Saving Jenis mesin yang digunakan untuk menghemat pengeluaran Machine uang, misalnya mesin untuk mass-production maupun mesin yang bersifat teknis engineering, seperti mesin pintal, mesin computer (dalam jangka panjang), mesin penggandaan, dan sebagainya. 3 Time Saving Jenis Machine penggunaan waktu, misalnya computer, mesin fotokopi, mesin yang digunakan menurut pemanfaatan mesin penggandaan, mesin atau alat komunikasi dan transportasi dan sebagainya. Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin. 1. Tenaga penggeraknya Mesin ketik 8 Mesin ketik adalah mesin atau alat elektronik dengan satu set tombol yang apabila ditekan menyebabkan huruf dicetak pada dokumen (biasanya berupa kertas) a. Mesin Ketik Manual Mesin ketik manual yaitu mesin ketik biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor. Mesin ketik ini dikenal dengan 3 model. Yaitu: 1. Standar : mesin dengan panjang rol antara 13” hingga 27”. Mesin ini digunakan untuk melakukan segala jenis pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas dobel folio. 2. Semi standar: mesin ini berukuran 13”. mesin Sumber: https://anitafantastikaaa.wordpress.com ini mampu melakukan pekerjaan dengan menggunakan kertas berukuran 1 ½ kali folio. 3. Portable Mesin ketik ini menggunakan panjang rol antara 9,5” hingga 10”. Mesin ini sangat mudah dibawa kemana-mana. b. Mesin Ketik Elektronik Mesin ketik modern merupakan pengembangan dari mesin ketik mesin ketik manual yang pada awalnya diciptakan secara sederhana dan bertahap. Mesin ketik elektronik memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik 2. Komponen dan cara kerja mesin menggunakan tenaga mekanis. 3. Tuts yang digunakan sama dengan dengan tuts pada mesin ketik manual ditambah saklar Gambar 2: Mesin Ketik elektronik Sumber: https://www.tokopedia.com 2. Cara kerja komponen mesin 9 Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu : 1) Mesin Mekanis, mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik. 2) Mesin Elektronik, mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik. 3. Fungsinya Mesin penghimpun data a. Mesin penjilid (blinding machine) mesin kantor yang digunakan untuk menjilid berbagai warkat-warkat yang sejenis,buku-buku dan sebagainya. Sumber: https://manjaajakarta.wordpress.com Mesin pemisah a. Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine) Adalah alat yang digunakan untuk memotong kertas yang dapat memudahkan Anda dalam memotong serta merapikan berkas dan dokumen Anda. Sumber: http://maulanahamdani.blogspot.com Sumber: https://ieraperkantoran.wordpress.com 10 b. Mesin penghancur dokumen (shredder) sebuah mesin yang memang mesti ada dalam suatu kantor pada umumnya. Karena dengan adanya mesin itu kita dapat mengurangi tumpukan berkas yang telah tidak terpakai lagi pada lemari penyimpanan kantor. Sumber: https://ieraperkantoran.wordpress.com Sumber: https://dian4nggraeni.wordpress.com Mesin pencatat data atau informasi a. Mesin ketik manual b. Mesin ketik elektronik Mesin pengolah data a. Seperangkat computer Secara umum komputer telah menggantikan fungsi mesin ketik sebagai alat untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus menggandakan dengan alat pencetak (printer). Komputer dibagi menjadi 2 bagian yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Beberapa komponen yang Sumber:https://syariefcellular.wordpress.com termasuk dalam kelompok perangkat keras adalah sebagai berikut : a. Papan Tuts (keyboard) b. CPU (Central processing Unit ) c. Mouse d. Monitor 11 Ada beberapa peralatan perlengkapan dari komputer yang mempunyai fungsi yang sama penting dalam mendukung kegiatan yang berkaitan dengan komputer. Beberapa peralatan perlengkapan dari komputer sebagai berikut: No Peralatan Perlengkapan Fungsi 1. CD/DVD. ROM Drive Digunakan untuk membaca CD/DVD agar kita bisa ketahui isinya dengan melihat pada layar computer 2. Printer Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU 3. USB Flash Drive Berfungsi untuk menggantikan disket sebagai alat penyimpanan data kerja portabel b. Mesin penghitung uang (Money Counter) Adalah sebuah alat yang berfungsi untuk menghitung berapa banyak jumlah uang (logam maupun kertas) yang ingin di hitung. Mesin yang Sumber: http://dwijaliyanti.blogspot.com membantu pegawai bank untuk menghitung secara cepat dan akurat sehingga memudahkan dalam pekerjaannya c. Printing kalkulator Kalkulator kasir dengan fungsi print, bisa digunakan untuk menghitung sekaligus mencetak nota dengan cepat dan praktis. Mesin Sumber: https://www.elektronikgadget.com hitung elektronik ini sering digunakan di kantor perusahaan atau toko. d. Mesin hitung saku (kalkulator) Mesin hitung ini menggunakan tenaga baterai ataupun tenaga surya. alat untuk Sumber: https://www.m4th-lab.net 12 menghitung dari perhitungan sederhana seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian. e. Mesin kasir (cash register) Adalah perangkat digunakan keuangan. elektronik untuk Mesin menghitung transaksi ini digunakan transaksi Sumber: menyelesaikan yang untuk secara tunai. http://korantembok.blogspot.com Mesin pengganda a. Scanner Adalah sebuah alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk sifat benda,seperti dokumen, foto, gelombang, suhu dan lain-lain, scanner berfungsi untuk menduplikat objek layaknya seperti Sumber: http://www.pengertianku.net mesin fotokopy ke dalam bentuk digital. b. Mesin fotokopi merupakan sebuah mesin yang memiliki kecepatan dalam menyalin minimal 3 lembar/ menit. Aku dapat memperbesar dan juga memperkecil, melakukan penggandaan pada kertas berwarna dan Sumber: https://naomioprina.wordpress.com dilengkapi alat sortir untuk papan dokumen otomatis. Mesin fotokopi identik dengan alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya. Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik. c. Mesin stensil 13 Adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan Sumber: https://mshelmi.web.id akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna. d. Printer adalah perangkat elektromekanis yang mengubah teks dan dokumen grafis dari bentuk elektronik (digital) ke bentuk fisik. printer merupakan Sumber: perangkat eksternal http://pengertian-isp.blogspot.com yang bertugas mengaambil data komputer dan menghasilkan hard copy dari data tersebut. Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi) a. Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). Sumber: http://dilihatya.com b. Faximile adalah mesin menggunakan mengubah telekopian saluran aliran yang telepon listrik bekerja yang menjadi bisa tulisan menggunakan kertas termal. Kertas termal Sumber: http://groupfifth.blogspot.com 14 adalah kertas yang dapat berubah warna apabila terkena sengatan listrik. Mesin fax biasanya terdiri dari modem (Modulator demodulasi) mesin scanner, fotocopy, dan printer. Faximile dapat membuat salinan yang sama dengan aslinya. c. Aiphone merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu Sumber: bagian ke bagian yang lain atau dari sautu http://www.megatron.biz ruangan ke ruangan lain. Mesin pengaman data a. Mesin laminating sebuah mesin yang digunakan untuk melapisi kertas dengan menggunakan plastik atau file agar dokumen jadi lebih kuat, terbebas dari kotoran, debu, nada dan percikan. Tujuan pelapisan ( melaminasi ) produk dengan plastik ( film ) adalh agar produk lebih aman, bersih, dan tidak mudah rusak. Mesin laminating identik dengan mesin yang memanfaatkan tenaga panas yang dihasilkan dan berasal dari energy listrik. Sumber: https://ayomadrasah.web.id b. Flashdisk 15 adalah sebuah alat penyimpanan data eksternal yang dihubungkan port USB yang mampu menyimpan berbagai format data dan memiliki kapasitas penyimpanan besar. yang Flashdisk cukup dapat menyimpan data secara permanen walaupun aliran Sumber: https://www.nesabamedia.com listrik pada rangkaian flashdisk diputuskan. Ini terjadi karena didalam flashdisk terdapat sebuah controller dan memori yang mampu menyimpan data secara permanen walaupun aliran listrik yang ada pada flashdisk sudah diputuskan oleh user. Mesin alat bantu presentasi a. Over Head Projector (OHP) Adalah alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparansi film yang diletakkan di atas OHP Sumber: https://www.amazon.in/ ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar. b. Projektor LCD Adalah mesin yang memilki perangkat yang dapat mengintegrasikan sumber cahaya, sistem optik, elektronik dan display dengan memproyeksikan tujuan gambar atau untuk video Sumber: https://www.tokopedia.com ke layar/ dinding dan membuatnya terlihat lebih besar. Alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP, namun tampilannya lebih menarik karena audio-visual. 16 Apakah kegunaan mesin bagi kegiatan organisasi/perusahaan? EVALUASI A. Soal Pilihan Ganda Berilah tanda silang (x) pada huruf a,b,c,d atau e pada jawaban yang paling benar! 1. Alat elektronik yang memiliki satu set tombol yang apabila ditekan menyebabkan huruf dicetak ada dokumen adalah….. a. Fotokopi b. Mesin penghancur kertas c. Mesin ketik d. Mesin stensil e. OHP 2. Duplicator stensil mampu menghasilkan salinan hingga …. a. 4000 lembar b. 5000 lembar c. 6000 lembar d. 7000 lembar e. 8000 lembar 3. Berikut ini yang bukan termasuk factor keuntungan penggunaan mesin adalah…. a. Tingkat penyusutan yang tinggi b. Memudahkan pengawasan c. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak d. Dapat menghemat biaya 17 e. Dapat mengurangi kelelahan pegawai 4. Sejenis peralatan yang memiliki fungsi hampir sama dengan Overhead Projektor (OHP) adalah... a. Projektor LCD b. Mesin laminating c. Mesin penghancur kertas d. USB flash drive e. Seperangkat komputer 5. Bagian computer yang terdiri atas deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain disebut….. a. Mouse b. Processing unit c. Papan tuts d. Scrolling e. Motherboard 6. Jenis mesin yang menggunakan tenaga baterai ataupun tenaga surya adalah….. a. Cash register b. Money counter c. Printing kalkulator d. Kalkulator e. Duplicator stensil 7. Mesin laminating memanfaatkan tenaga panas yang dihasilkan dari energi….. a. Kinetic b. Listrik c. Potensial d. Angin e. Sentrifugal 8. Pada mesin penghancur kertas, besarnya cacahan pada kertas ukuran folio antara 46 hingga 144 cacahan secara rapi dan memanjang. Hal ini dikarenakan mesin penghancur kertas menggunakan system gigi…. a. Persnelling b. Hiu c. Cakram d. Bulat bilir e. Piranha 18 9. Untuk membuat master sheet dengan cara merekam dipergunakan….. a. Mesin mikrofilm b. Mesin stensil listrik c. Mesin scanner d. Handycame e. Mesin offset 10. Jenis printer yang menggunakan pita print disebut…. a. Dot matrix b. Ink jet c. Laser jet d. Printer multi fungsi e. Thermo printer B. Soal Esai Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan benar! 1. Apa cirri-ciri penggunaan mesin kantor? …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 2. Sebutkan bagian utama mesin fotokopi? …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. Apakah perbedaan mesin ketik standar, semi standard an portable? …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. Mengapa mesin kantor dapat mengurangi kelelahan pegawai? …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. Apa saja peralatan atau perlengkapan dari computer yang umum digunakan dalam perkantoran? …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ---GOOD LUCK---- 19 KEGIATAN PEMBELAJARAN 2 A. Prosedur pengoperasian mesin-mesin Kantor 1. Mesin Faximile fungsinya : Untuk pengiriman data-data yang kita butuhkan, juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan. Cara menggunakan : Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front panel. OPEN COVER/OUT OF PAPER buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas. PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar kertas saja. langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis Line, lalu coba angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti mesin sudah siap untuk digunakan. 2. Mesin Scanner Fungsinya : hampir menyamai mesin fotokopi. Mesin fotokopi hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar. Cara menggunakan : Nyalakan scanner kemudian letakkan dokumen yang dipindai pada lensa Setelah software scanner (program OCR Omni Page Pro). Jalankan Scansoft Omnipage Pro kemudian lakukanlah setting : proses, bahasa, sumber, deskripsi, metode export. Klik Start & proses pemindaian berlangsung. Bacalah proof dokumen yang sudah dipindai. Simpanlah file sesuai dengan format dokumen yang diinginkan. 3. Mesin Penghancur Kertas 20 Fungsinya : Sebagai alat pemusnah dokumen rahasia yang ramah lingkungan dengan kata lain tidak ribet dan dokumen tidak perlu di bakar sehingga akan menimbulkan polusi udara bagi lingkungan sekitarnya. Cara menggunakan: Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas. Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang. 4. Mesin Fotokopi Fungsi : mesin ini berfungsi untuk menduplikasi Dokumen penting yang anda perlukan dan untuk mencetak pekerjaan percetakan. Pengoperasian Mesin Fotokopi : Hidupkan mesin dengan menekan tombol On Letakan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah Tekan tombol pengatur hasil copy Tekan tombol hasil penggandaan yang dikehendaki Tekan tombol cetak (start) Jika sudah selesai tekan tombol Off 5. Mesin stensil Langkah-langkah pengoperasian: Master yang sudah disediakan dimasukkan kedalam roll Tinta diberi air kemusisan dimasukkan kedalam tempat tinta pada mesin stensil Masukkan kertas pada tempat kertas Putar handle sekali atau dua kali untuk meliohat hasil stensil Tentukan jumlah yang dikehendaki Jika menggandakan naskah menggunkan mesin manual, cara pemutaran menggunakan engkol, sedangakan jika menggunakan mesin semi elektrik trkan tombol on-low 6. OHP Cara Pengoperasian: Siapkan ringkasan materi yang akan dipresentasikan Perika catu daya listrik 21 Atur Fokus Simpan lembaran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP Nyalakan OHP dengna menakan tombol on-of Gunakan seperlunya JIka sudah cukup matikan OHP dengna menekan tombol om_of, lepaskan dari catu daya listrik LCD Proyektor Letakkan LCD pada tempatnya Buka tutup lensa Atur focus LCD Tekan tombol power pada remote control Nyalakan computer JIka sudah selesai matikan B. Prosedur pemeliharaan mesin-mesin Kantor M esin dan peralatan dalam kantor memerlukan perhatian secara berkala agar memuaskan. tetap Sudah dalam jelas keadaan bahwa siap akibat dipakai pemakaian dengan akan menimbulkan kekurangan atau kerusakan. Oleh karena itu, secara berkala mesin perlu dibersihkan, diminyaki pada bagian- bagian yang selalu bergerak, disesuaikan (adjusting) dan mengganti bagian-bagian yang sudah tua atau rusak dengan yang baru. Pemeliharaan preventif jauh lebih baik daripada pemeliharaan untuk memulihkan kerusakan yang mungkin timbul secara tidak menentu (remedial maintenance). Cara preventif adalah memeriksa kemungkinan kerusakan sebelum terjadi. Hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan pemeriksaan pada saat-saat mesin istirahat sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Pemeliharaan preventif akan lebih memuaskan, baik dari segi pembiayaan, ketahanan mesin, maupun produktivitasnya. Pemeliharaan yang teratur, sesuai dengan program, akan menghindarkan kekecewaan akibat kejadian yang tidak diharapkan sekaligus dapat terhindar dari pengeluaran yang besar dalam perbaikan. Service yang dilakukan secara teratur dan terus menerus, akan lebih banyak membatu untuk menekan biaya 22 serendah-rendahnya dan inilah tugas yang paling penting. Pengurusan pemeliharaan dapat ditempuh dalam tiga cara yaitu: 1. Kontrak pemeliharaan (maintenance contracts) Umumnya, pabrikan atau distributor mesin-mesin lebih senang memberikan service produksi mereka sendiri dalam rangka promosi dan memberikan kepuasan kepada para konsumennya. Ini dianggap lebih efisien karena produsen tahu benar mengenai jenis service yang mereka lakukan. Disamping itu, semua suku cadang terjamin ketersediaanya dan para teknisi telah sangat terlatih dan terbiasa menangani produk tersebut. Penyelidikan membuktikan bahwa cara ini lebih banyak dipilih oleh kantorkantor walaupun pengeluaran pemeliharaan agak tinggi. 2. Service perorangan (individual cervice calls) Panggilan service perorangan merupakan suatu jenis service yang bersifat "bila dibutuhkan" karena service ini dilakukan setelah terjadi kekurangan (remedial maintenance). Umur dan jumlah mesin-mesin merupakan faktor penting untuk memilih service perorangan.jika mesin itu masih baru, relatif tidak membutuhkan service. Demikian juga bila sebagian besar mesin sedang dipakai atau tidak dipakai adalah logis bahwa tidak semuanya membutuhkan service. Kenyataan menunjukkan juga bahwa biasanya service perorangan akan lebih mahal daripada kontrak pemeliharaan. 3. Service kantor (company operated service) Alternatif ketiga ialah service yang dilakukan sendiri oleh kantor yang bersangkutan. Kebijaksanaan ini ditempuh karena alasan-alasan pertimbangan biaya, pengawasan dan kelengkapan kantor. Biaya mungkin bisa lebih rendah asalkan jumlah mesin yang beroperasi cukup untuk garapan sepenuhnya pegawai bagian pemeliharaan. Dengan service kantor, maka pengawasan yang intensif terhadap pekerjaan dan biaya dapat dilakukan secare terus menerus dan teratur. Service kantor juga sangat bagi kantor yang terpencil pada sebuah kota kecil yang sulit untuk mendapatkan service perorangan maupun service kontrak. Dalam hal ini sebaiknya menggunakan service kantor. 23 EVALUASI A. Soal Pilihan Ganda Berilah tanda silang (x) pada huruf a,b,c,d atau e pada jawaban yang paling benar! 1. Factor penentu yang menjadi pertimbangan penting dalam memilih service perorangan adalah….. a. Umur dan jumlah mesin b. Mesin sedang dipakai c. Mesin yang masih baru d. Menangani produk e. Pengawasan dan kelengkapan kantor 2. Fakta menunjukkan bahwa biasanya service perorangan akan lebih mahal dibandingkan dengan …. a. Individual service b. Kontrak pemeliharaan c. Operated service d. Self service e. Perbaikan mandiri 3. Jenis service yang dilakukan sendiri oleh kantor bersangkutan banyak ditempuh karena pertimbangan…. a. Waktu b. Presisi c. Kontrak d. Biaya e. Pembaruan 4. Jenis pemeliharaan yang jauh lebih baik daripada pemeliharaan memulihkan kerusakan yang mungkin timbul secara tidak menentu adalah... a. Insentif b. Komunikatif c. Dedukatif d. Preventif e. Interaktif 5. Jenis service yang bersifat bila dibutuhkan karena service ini dilakukan setelah terjadi remedial maintenance adalah….. a. Service perorangan b. Service mandiri 24 6. 7. 8. 9. 10. c. Maintenance contract d. Company operated service e. Pemeliharaan preventif Cara pemeliharaan dengan memeriksa kemungkinan kerusakan mesin sebelum terjadi disebut….. a. Efektif b. Adjusting c. Remedial d. Preventif e. Maintenance Sebelum melakukan penggandaan, buatlah master terlebih dahulu dengan menggunakan bantuan mesin tik. Pernyataan tersebut adalah sebagian langkah pengoperasian... a. Mesin faximile b. Mesin stensil c. Mesin risograph d. Mesin fotokopi e. Mesin offset Di bawah ini merupakan cara mengoperasikan M focus atau LCD, kecuali…. a. Pasang layar putih di depan LCD b. Pastikan proyektor LCD dan computer dalam keadaan menyala c. Mengaktifkan file dokumen yang akan di cetak d. Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor VGA pada proyektor LCD e. Pastikan proyektor LCD dan computer dalam keadaan menyala Meletakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya di ADF merupakan prosedur pengoperasian alat….. a. OHP b. Mesin stensil c. Faximile d. Email e. Mesin Fotokopi Pemeliharaan dan perawatan peralatan di dalam kantor diantaranya dapat dilakukan dengan cara…. a. Mengatur suhu b. Memberi pengharum c. Membersihkan d. Menutup ruangan e. Membiarkannya 25 B. Soal Esai Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan benar! 1. Jelaskan hubungan antara kontrak pemeliharaan dengan efisiensi? …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… 2. Jelaskan keterkaitan antara factor biaya dengan bagian pemeliharaan jika menggunakan metode company operated service! …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… 3. Apa yang kamu ketahui tentang service kantor (company operated service) …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… ---GOOD LUCK---- Kerjakan secara individu dan dilarang mencontek hasil pekerjaan temannya! 26 GLOSARIUM Paper cuter : Alat-alat yang digunakan untuk memotong kertas yang dapat memudahkan anda dalam memotong serta merapilan berkas dan dokumen Papan Tuts (keyboard) Mesin CPU (Central processing Unit ) : Bagian computer yang terdiri atas deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain. : sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik, dan magnetic : pengolah informasi yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam komputer Mouse : penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan memilih objek Monitor : layar yang digunakan untuk menampilkan hasil komunikasi antara pengguna computer dengan CPU 27 DAFTAR PUSTAKA Fauziah, Cindy. April 22, 2016. Cara Penggunaan Mesin-mesin Kantor. http://cindyfauziah15.blogspot.com/2016/04/cara-penggunaan-mesinmesin-kantor.html diakses 7 September 2019 Husna, Luthfa N. November 5, 2009. Peralatan kantor. http://luthfanhusna.blogspot.com/p/klasifikasi-mesin-mesin-kantor.html diakses 7 September 2019 Kurniawan, Dwi. 2018. Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK Kelas XI. Bogor: Yudhistira Novita, Susi. 2016. Cara Pengoperasian Peralatan Kantor. http://susinovita00.blogspot.com/2016/03/cara-pengoperasian-peralatankantor.html diakses 10 September 2019 Setiana, Ira. May 15, 2014. Mesin Kantor. https://ieraperkantoran.wordpress.com/mesin-kantor/ diakses 7 september 2019 28 |
Fakta menunjukkan bahwa biasanya service perorangan akan lebih mahal dibandingkan dengan
Pos Terkait
Copyright © 2024 toptenid.com Inc.
