Bagaimanakah cara anda menjawab telepon masuk dengan benar?

Telepon barangkali adalah hal biasa bagi kita, setiap hari kita juga melakukan panggilan atau menerima telepon. Namun bagi sebuah kantor atau perusahaan, menerima telepon pun ada standar operasi dan prosedurnya. Mengapa mengangkat telepon harus diatur? karena segala hal itu ada unggah-ungguh-nya dan sewaktu mengangkat telepon kadang kita tidak tahu siapa yang menelpon. Oleh karena itu untuk menghormati penelpon dan menunjukkan bahwa kantor kita adalah kantor yang “bonafit” maka perlu ada tata cara menerima telepon di kantor :

Adapun tata cara menerima telepon adalah sebagai berikut :

Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.
Menyebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi salam kepada penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru. Misal: “PT. Sabar Jaya, selamat pagi, dengan Niken ada yang bisa dibantu?”
Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?
Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong pembicaraan.
Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.
Sebelum mengakhiri pembicaraan, tidak ada salahnya juga Anda bertanya apakah masih ada yang bisa dibantu. Anda bisa menyampaikan, “Mohon maaf, apakah ada hal lain yang bisa kami bantu?”. Anda bisa menggunakan kata maaf maupun tidak.
Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.
Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

Sikap mau membantu.
Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah.
Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.
Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
Jangan menguap.
Jangan memotong pembicaraan.
Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.
Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.
Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.

Demikian tips menerima telepon di kantor, semoga bermanfaat.

Menerima telepon masuk

Selain mentransfer panggilan telepon, petugas juga harus menerima telepon yang masuk. Langkah-Langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk adalah :

Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen.
Jangan membiarkan telepon masuk berdering lebih dari 3 kali.
Bicaralah dengan nada suara yang enak didengar.
Berbicara harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara.
Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan sekali-kali memotong pembicaraan.
Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelpon kurang jelas, karena terkesan kurang sopan.
Apabila ada pesan, catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon dan agar segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.
Apabila pihak penelpon ingin segera berbicara dengan pimpinan, segera operator telepon meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan, apakah sedang sibuk atau telepon bisa langsung disambungkan.
Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup, biarkan penelpon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu, setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon anda.

Pada umumnya, telepon masuk bisa terdiri dari berbagai macam. Adapun Macam-macam panggilan telepon masuk, yaitu :

Panggilan berupa keluhan pelanggan yang tidak puas
Panggilan dari supplier/pelanggan yang bersifat meminta informasi
Penggilan permintaan ingin berbicara dengan pimpinan
Panggilan yang bernada mengancam

Inilah sekilas mengenai langkah langkah mentransfer sambungan telepon. Semoga bermanfaat

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu

Tata Cara dalam menangani telepon harus dari bersikap yang santun efisien dan efektif karena tersebut sangat berpengaruh terhadap penilaian orang lain pada diri anda. Terdapat dua jenis penagnagan dalam telpon yang dapat dibedakan:

1. Respon untuk Incoming Calls (Menerima Panggilan Telpon)

a. Caring
Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon

b. Commited
Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi

c. Confident
Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.

d. Considetate
Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon

e. Controlled
Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan ( marah )

f. Creative
Mampu menemukancara – cara yang baik dalam menerima telepon

g. Contagious
Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon.

Terdapat istilah 7C dalam Sikap pelanyanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan :
Hal UMUM yang harus diperhatikan pada saat anda menerima panggilan telpon:

Mengangkat telepon yang anda akan gunakan berfungsi agar percakapan akan terdengar jelas
Tetap tenang dan gunakan bahasa resmi, mudah dipahami, tidak mengunakan istilah-istilah sulit dan efektif dalam berbicara.
Jika seorang yang dikehendaki oleh penelepon sedang berada ditempat, maka secepatnya untuk dihubungkan kepada yang ditujunya
Bila panggilan telepon adalah salah sambung, maka jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung
Berbahasa yang ramah, sopan, dan akrab karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui cara berbicara serta nada suara yang digunakan.

Hal yang KHUSUS yang perlu diperhatikan saat menerima panggilan telepon :

Mengunakan tangan kiri untuk mengangkat gagang telepon dan tangan kanan untuk menulis kertas berisi lembar pesan telepon (LPT) mengunakan alat tulis jika diperlukan.
Menyampaikan salam dengan santun dan nada yang bersahabat
Menanyakan identitas diri, kantor atau perusahaan serta menjelaskan identitas anda yang diperlukan oleh penelpon
Mencatat hal-hal penting di lembar pesan telepon (LPT) agar tidak lupa jika diperlukan
Bila penelepon kurang jelas, mintalah dengan santun untuk mengulang ucapan dan memberikan alasan mengapa suara tidak jelas serta jangan menyebutkan kata heh, hah, apa, karena hal tersebut tidak sopan
Jika telpon tersebut adalah telpon resmi atau urusan pekerjaan usahakan berbicara dengan semangat dan jangan terlihat lesu serta malas untuk berkomunikasi
Tanganilah dengan cara profesional sekalipun penelpon kurang ramah dalam bertutur kata
Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan efektif serta efisien yang santun
Mendengarkan dengan baik bahan pembicaraan agar tidak terlupakan saat ditanyakan kembali
Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat
Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru.

Ketika menerima panggilan telepon, usahakanlah berkomunikasi dengan suara yang baik atau phonogenic. Phonogenic adalah suara yang baik dalam berkomunikasi dalam telpon atau menerima telepon, yaitu suara yang dapat memberi kesan santun, ramah, menyenangkan, bersahabat dan penuh perhatian bagi penelpon.

Alat-alat yang digunakan untuk mempermudah komunikasi dalam menerima telepon, yaitu :

5. lembar pesan telepon ( LPT )

6. daftar nomor telepon ekstention internal

7. buku daftar telepon masuk

Persiapan dalam melakukan panggilan melalui telepon yaitu :

Persiapkan nomor telepon yang akan dihubungi
Siapkan peralatan untuk menulis untuk memnudahkan siap mencatat hal yang penting
Pastikan tidak ada kegiatan lain yang akan menggangu anda saat melkukan panggilan telpon

Pelaksanaan dalam menelepon :

Memutar atau menekan nomer telepon yang akan dihubungi dengan tepat sesuai dengan yang dimaksudkan
Bila ada kesalahan menelepon maka segeralah untuk minta maaf
Berikan salam dan menyebutkan identitas diri sebelum ini pesan bila telah tersambung
Mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas yang mudah untuk di pahami
Mencatat hal – hal yang penting saat mendapatkan balasan pembicaraan
Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih serta salam
Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat menyampaikan informasi, secara Efektif dan Efisien (singkat, padat dan jelas).

Tata Cara Menangani Telepon Masuk Dan Keluar, Cara Menangani Penelepon Salah Sambung, Langkah Langkah Dalam Menerima Telepon Masuk, Pengertian Telepon Keluar, Langkah Langkah Melakukan Panggilan Telepon Keluar, Tata Cara Melakukan Panggilan Telepon Keluar, Percakapan Telepon Salah Sambung, Siapa Saja Yang Bertugas Menangani Telepon,