Apa yang dimaksud administrasi perkantoran

Pada dasarnya, administrasi perkantoran adalah kegiatan yang berkaitan erat dengan sistem administrasi di dalam suatu kantor.

Sistem manajemen dalam ruang lingkup ini menjadi salah satu bagian dari manajemen yang akan memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang diperlukan untuk bisa menopang terjadinya suatu kegiatan secara efektif.

Untuk bisa memahaminya, maka Anda harus mengetahui terlebih dahulu pengertian administrasi perkantoran di bawah ini.

Pengertian Administrasi Perkantoran Adalah?

Jadi, administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan rutin di dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data dan juga informasi demi mencapai tujuan organisasi secara sistematik.

Secara etimologi, administrasi diambil dari bahasa latin, Ad memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, ataupun memenuhi.

Dalam arti yang lebih sempit, administrasi perkantoran adalah seluruh kegiatan teknis dan memiliki peran penting dalam kegiatan operatif, memberikan laporan pada pihak direksi, dan menciptakan organisasi perusahaan yang lebih baik.

Sedangkan dalam arti yang lebih luas, administrasi perkantoran adalah kegiatan mengorganisir, merencanakan, menyelenggarakan, mengarahkan, dan mengawasi beragam pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup di kantor dan juga tata usaha yang tertib.

Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Surat Resmi dan Cara Menulisnya

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Agar bisa lebih memahami tentang administrasi perkantoran, mari kita simak pendapat para ahli di bawah ini.

1. George Terry

George Terry menjelaskan bahwa admin kantor adalah pengendalian, perencanaan, dan pengorganisasian pekerjaan dalam suatu kantor dan menjadi penggerak pada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik.

2. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Edwin Robinson dan William Leffingwell menjelaskan bahwa pengertian administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan juga seni manajemen yang berhubungan dengan operasional tugas kantor secara tepat.

3. Suparjati

Suparjati mengatakan bahwa admin kantor adalah suatu upaya dan proses kerja sama dalam lingkup kantor agar bisa mencapai tujuan yang sudah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.

4. Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, fungsi dari admin kantor adalah melakukan komunikasi pekerjaan kantor secara tepat dan tata pelayanan kegiatan yang terdokumentasi.

5. William Spriegel dan Ernest Daview

William Spriegel dan Ernest Daview menjelaskan bahwa admin kantor adalah suatu pemberian yang tertuju pada seluruh kegiatan operasional, seperti produksi, manufaktur, pengelolaan gudang, transportasi, dan marketing.

Baca juga: Mengenal Pengertian Kinerja dan Fungsi Penilaiannya dalam Perusahaan

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, tujuan dari admin kantor adalah agar tujuan perusahaan bisa tercapai secara efisien dan efektif, dan bisa memenuhi syarat dari hal ekonomi, teknis, dan juga psikologis.

Dalam hal teknis, harus mempunyai manfaat dan daya guna. Dalam sisi ekonomis, harganya harus sesuai dengan apa yang seharusnya, dan dalam sisi psikologis harus mampu memberikan kepuasan.

Tujuan administrasi perkantoran secara lengkap adalah sebagai berikut:

1. Menyajikan data dan juga informasi secara lengkap pada mereka yang memerlukan untuk kebutuhan pelaksanaan tugas organisasi secara efisien dan efektif.
2. Mengawasi pekerjaan kantor dan juga administrasi agar mamu memastikan terlaksananya standar kualitas, prosedur yang tepat, dan juga tenggat waktu.
3. Menerapkan kebijakan perusahaan ataupun departemen dan juga memberikan standar pelayanan dalam hubungannya dengan manajemen.
4. Melakukan diskusi dengan karyawan terkait prestasi kerja agar bisa melakukan identifikasi masalah dan penyebabnya, dan juga berusaha untuk bisa mencari jalan keluar dari masalah tersebut.
5. Memberikan perintah kerja atau pelatihan pada pegawai.
6. Menjalankan pemantauan, verifikasi, dan juga evaluasi kerja dengan cara membuat laporan tentang kegiatan produksi, penggajian, dan juga pengiriman.
7. Melakukan proses perekrutan karyawan.
8. Menerjemahkan dan mengomunikasikan seluruh prosedur kerja dan juga kebijakan perusahaan pada para pegawai.

Baca juga: PMTK dalam PHK Karyawan, Ini Pengertian dan Ketentuannya!

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Setiap admin kantor memiliki tugas dalam merencanakan kerja untuk pengawas pegawai, pegawai dan meminta adanya pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau peralatan kantor yang sudah ada.

Nah, ruang lingkup admin kantor adalah sebagai berikut:

1. Aktivitas Kantor

Beberapa kegiatan kantor yang termasuk ke dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah perencanaan perkantoran, pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, serta pengawasan perkantoran.

2. Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Beberapa sarana ataupun fasilitas yang tergolong dalam ruang lingkup admin kantor adalah gedung, lokasi kantor, interior, peralatan, dan berbagai mesin kantor.

Baca juga: Struktur Organisasi Perusahaan Manufaktur dan Contohnya

Fungsi Administrasi Perkantoran

Setidaknya terdapat lima fungsi dari administrasi perkantoran yang berkaitan dengan operasional dalam suatu organisasi. Nah, fungsibya adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Rutin, yakni fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup penggandaan dan juga pengarsipan.
2. Fungsi Teknis, yakni fungsi administrasi yang membutuhkan keputusan, pendapat, dan juga keterampilan perkantoran yang memang mumpuni.
3. Fungsi Analis, adalah fungsi administrasi yang membutuhkan cara berpikir kreatif dan kritis dan juga kemampuan untuk memutuskan segala sesuatu secara tepat dan cepat.
4. Fungsi Interpersonal, adalah fungsi yang membutuhkan analisa dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu dan juga keterampilan dalam melakukan komunikasi dengan orang lain.
5. Fungsi Manajerial, yakni fungsi yang memerlukan pengorganisasian, perencanaan, memberikan motivasi, dan juga pengukuran.

Baca juga: Peraturan Ketenagakerjaan: Gaji, Perjanjian kerja, Waktu Istirahat, dan Cuti

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang administrasi perkantoran, tujuan, ruang lingkup, dan juga fungsi dari administrasi perkantoran.

Untuk memudahkan proses administrasi, baik itu admin kantor, pergudangan, atau perbankan, Anda bisa menerapkan dan beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang ada saat ini. Salah satunya adalah dengan menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat, dan akurat. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan fitur dan modul luar biasa yang tersedia di dalamnya agar kegiatan bisnis Anda bisa berjalan lebih efektif dan efisien.

Ayo coba Accurate Online sekarang juga dengan klik banner di bawah ini, gratis!

Pendidikan.Co.Id – Kesempatan ini kita akan membahas mengenai Administrasi Perkantoran, penjelasan mengenai Administrasi Perkantoran, akan diuraikan selengkapnya sebagai berikut ;

Pengertian Administrasi Perkantoran

Pengertian Administrasi Perkantoran ini merupakan suatu serangkaian kegiatan/aktivitas rutin di dalam sebuah organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data serta juga informasi dalam mencapai tujuan organisasi tersebut dengan secara sistematik.

Secara etimologi kata Administrasi ini berasal dari bahasa Latin, yakni Ad yang memiliki artinya ialah intensif serta ministrare atau di dalam bahasa Indonesia ialah membantu, melayani, atau juga memenuhi.

Definisi administrasi perkantoran didalam arti sempit ialah seluruh/semua kegiatan atau aktivitas teknis serta punya peranan pokok didalam pelaksanaan kegiatan atau aktivitas operatif, menyajikan laporan pada direksi, dan juga berperan di dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif.

Sedangkan didalam arti luas, administrasi perkantoran itu dapat diartikan ialah sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, dan juga mengawasi segala bentuk pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor serta juga tata usaha yang tertib.

Supaya dapat lebih memahami mengenai apa arti administrasi perkantoran, maka kita bisa merujuk pada pendapat beberapa pendapat yang dikemukakan oleh ahli. Sebagai berikut :

Pengertian administrasi perkantoran ini merupakan suatu perencanaan, pengendalian serta pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran dan juga menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya supaya tujuan yang telah/sudah ditetapkan itu bisa/dapat tercapai.

Pengertian Administrasi perkantoran ini merupakan suatu turunan dari ilmu serta seni manajemen yang berhubungan dengan operasional tugas kantor dengan secara tepat.

Definisi Administrasi perkantoran ini ialah suatu proses kerja sama di dalam lingkup kantor dalam mencapai tujuan yang sudah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.

Administrasi perkantoran ini memiliki fungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat serta juga tata pelayanan kegiatan/aktivitas dokumentasi.

Pengertian administrasi perkantoran ini merupakan suatu pemberian yang tertuju pada seluruh aktivitas/kegiatan operasional seperti transportasi,  pengelolaan gudang, manufacturing, produksi, serta marketing.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang diutarakan pada pengertian administrasi perkantoran di atas, secara umum tujuan dari proses manajemen perkantoran ini ialah supaya/agar tujuan perusahaan itu bisa/dapat tercapai dengan secara efektif serta efisien dan memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi, serta psikologis.

• Teknis; memiliki manfaat dan daya guna.
• Ekonomis; harganya pantas atau sesuai dengan yang seharusnya.
• Psikologis; memberikan kepuasan.

Dibawah ini merupakan tujuan administrasi perkantoran secara lengkap, sebagai berikut :

• Menyediakan data serta informasi dengan secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan dalam pelaksanaan tugas organisasi dengan secara efektif serta efisien.
• Melakukan pengawasan pekerjaan kantor serta administrasi supaya bisa/dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, dan juga prosedur yang tepat.
• Menerapkan kebijakan perusahaan atau juga departemen serta memberikan standar pelayanan dalam berhubungan dengan manajemen.
• Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk bisa mengidentifikasi masalah serta penyebabnya, dan juga berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
• Memberikan pelatihan atau juga perintah kerja kepada pegawai.
• Melakukan verifikasi, pemantauan, dan juga evaluasi kerja dengan membuat suatu laporan terkait kegiatan/aktivitas produksi, pengiriman, serta penggajian.
• Melakukan suatu proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara sampai pada memilih pegawai.
• Menafsirkan serta juga mengomunikasikan semua atau seluruh prosedur kerja serta kebijakan perusahaan kepada para pegawai.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Seorang administrator bertanggungjawab didalam perencanaan kerja bagi pegawai, pengawasan pegawai, dan juga meminta pengadaan sarana serta prasarana yang diperlukan atau juga perbaikan peralatan kantor yang sudah ada.

Dibawah ini merupakan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran penjelasannya sebagai berikut :

1. Aktivitas Kantor

Adapun beberapa aktivitas kantor yang termasuk di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya sebagai berikut:

• Perencanaan Perkantoran (office planning)
• Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
• Pengarahan Perkantoran (office actuating)
• Pengawasan Perkantoran (office controlling)

2. Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Adapun beberapa sarana atau fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran sebagai berikut :

• Lokasi kantor
• Gedung
• Peralatan
• Interior
• Mesin-Mesin Kantor

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum terdapat lima (5) fungsi administrasi perkantoran dalam hubunganya dengan operasional suatu organisasi. Dibawah ini merupakan suatu uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut:

• Fungsi Rutin, merupakan fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan serta penggandaan.
• Fungsi Teknis, merupakan fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, dan juga keterampilan perkantoran yang mumpuni.
• Fungsi Analis, merupakan fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis serta kreatif dan juga kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat serta tepat.
• Fungsi Interpersonal, merupakan fungsi administrasi yang memerlukan analisis serta juga penilaian ialah sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu dan juga keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
• Fungsi Manajerial, merupakan fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengukuran, pengorganisasian, memberikan motivasi.

Sekian dan terima kasih sudah membaca mengenai Pengertian Administrasi Perkantoran, Fungsi, Tujuan, dan Ruang Lingkupnya, semoga apa yang diuraikan diatas dapat bermanfaat untuk anda.

Lihat Juga  √ Pengertian Termodinamika

Lihat Juga  √ Invertebrata : Pengertian, Jenis, Ciri, Fillum, dan Contohnya