Surat Niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kegiatan perniagaan atau jual beli barang/jasa antara pengirim dan alamat tujuan (komunikator dan komunikan)
Jenis surat niaga tergantung dari isi surat tersebut, antara lain :
a. Surat Perkenalan
Surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk memperkenalkan diri atau produk (barang/jasa) yang dijualnya. Selin itu surat ini juga berisi promosi.
b. Surat Permintaan Penawaran
Surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penjual mengirimkan surat penawaran tentang suatu produk. Surat ini dapat dibuat karena calon pembeli tertarik dengan surat perkenalan/iklan/promosi, atau dapat juga dibuat atas inisiatifnya sendiri. Pada dasarnya isi surat ini meminta penjelasan secara rinci tentang berbagai hal yang berhubungan dengan produk yang akan dibelinya. Yang paling pokok dalam surat ini berisi tentang nama produk, harga, cara pembayaran dan cara penyerahan barang serta hal-hal lain yang dianggap perlu.
c. Surat Penawaran
Surat dari penjual kepada calon pembeli yang bertujuan menawarkan produk. Isi pokok surat ini adalah menyampaikan informasi tentang produk yang dijual, baik berupa harga, kualifikasi, cara pembayaran dan lain-lain. Surat ini dapat dibuat karena membalas surat permintaan penawaran atau karena kebutuhan sendiri. Bila sebagai jawaban, maka isinya harus mengacu pada informasi yang diminta oleh pengirim surat permintaan penawaran.
Untuk meyakinkan calon pembeli, surat ini sering dilampiri dengan brosur, daftar harga.
d. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual yang isinya meminta/memesan produk yang akan dibeli. Surat ini dapat dibuat karena adanya iklan/penawaran yang masuk atau karena kebutuhan. Isinya yang paling penting adalah menyebutkan nama dan jenis barang yang dipesan berikut harganya. Juga disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan. Bila pembayaran menggunakan uang muka yang dikirim melalui bank, maka copy bukti pengiriman/transfer harus dilampirkan.
e. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat ini dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas pesanan/permintaan pembeli, berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui dan siap dikirim. Disamping berguna agar pembeli tahu, juga agar pembeli dapat mempersiapkan diri dalam menerima barang tersebut. Surat seperti ini biasanya hanya dibuat dalam pengiriman barang partai besar dan jauh.
Dalam surat ini dijelaskan tentang jenis barang, dan jumlahnya. Juga dengan alat angkut apa yang digunakan serta perkiraan barang akan sampai ditempat pembeli. Bila diperlukan agar lebih jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen pengiriman, asuransi dan packing list.
f. Surat Pengaduan
Surat ini dibuat oleh pembeli karena adanya masalah yang terjadi dengan produk yang diterimanya. Masalah tersebut timbul karena adanya ketidak sesuaian antara pesanan dengan barang yang diterimanya, misalkan barang rusak, jumlah atau kualitas yang tidak sesuai dan lain sebagainya.
Isi surat pengaduan memuat beberapa hal, yaitu :
- Pernyataan tentang telah sampainya barang yang dipesan.
- Pernyataan maaf atas adanya ketidak sesuaian.
- Usulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut
- Bila dipandang perlu nyatakan belum dapat memnuhi kewajiban sesuai pesanan, sebelum masalah diselesaikan.
g. Surat Jawaban Pengaduan
Bila penjual menerima surat pengaduan harus secepatnya ditindaklanjuti dengan menjawab surat tersebut. Isi surat ini antara lain :
- Ucapkan terima kasih atas surat pengaduan yang telah diterimanya
- Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi dan berikan alasannya.
- Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut
- Bila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan bantuan bila diperlukan
- Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi lagi di waktu mendatang
i. Surat Pengiriman Pembayaran
Setelah pembeli menerima kiriman produk seperti yang dipesannya dan tidak ada masalah dengan produk tersebut, maka dia wajib melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Surat ini hanya dibuat bila pembayaran dilakukan tidak secara cash pada saat produk/barang diterima oleh pembeli atau dibayarkan secara langsung. Yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :
- Hubungkan dengan surat pesanan dan pemberitahuan pengiriman barang. Bila sebelum pengiriman pembayaran, pembeli mengajukan pengaduan maka hubungakan juga surat jawaban pengaduan bila ada.
- Sebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan
- Jelaskan cara pembayaran
- Lampirkan bukti pembayaran
- Jika Tidak Bisa Membayar Secara Penuh Jelaskan Alasannya
j. Surat Penagihan
Surat penagihan dibuat oleh penjual kepada pembeli karena pembeli sampai batas waktu yang telah disepakati sebelumnya belum juga membayar/melunasi kewajibannya atau dengan kata lain pembeli masih berutang kepada penjual. Isi surat penagihan pada intinya adalah meminta pembeli untuk segera melusi/membayar utangnya. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :
- Sampaikan bukti bahwa pembeli belum membayar/melunasi utangnya
- Hubungkan dengan surat pesanan atau pengiriman barang dan faktur
- Ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat
- Sebutkan jumlah utang yang belum dibayar
- Akhiri surat dengan penuh harapan agar pembeli segera membayarnya dalam batas waktu
Bila lewat 2 minggu setelah batas waktu yang diberikan belum juga dibayar, maka penjual dapat membuat surat penagihan kedua. Dan bila penagihan kedua juga tidak mendapat reaksi pembeli, maka dapat dilayangkan surat penagihan ketiga. Bila penagihan ketiga juga tidak mendapatkan tanggapan, maka penjual dapat melayangkan penagihan keempat yang isinya disertai ancaman bahwa bila sampai batas waktu tertentu tidak juga diselesaikan, permasalahan ini akan dibawa ke pengadilan.
k. Surat Penangguhan Pembayaran
Surat ini dibuat oleh pembeli bisa karena inisiatifnya sendiri, atau karena adanya surat penagihan dari penjual. Isinya menyatakan :
- Pernyataan/hubungkan bahwa pembeli telah menerima kiriman barang atau telah menerima surat penagihan
- Nyatakan penyesalan karena adanya masalah sehingga belum dapat memenuhi kwajibannya sesuai dengan kesepakatan. Jelaskan masalah tersebut.
- Mohonkan penjadwalan ulang dan cara pembayarannya
- Berjanji untuk segera melunasinya
l. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran
Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Isi suratnya adalah :
- Sampaikan bahwa surat permohonan penangguhan telah diterima
- Bila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh pembelim nyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat keputusan tentang cara pembayarannya.
Namun bila penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan dengan jelas alasannya.
- Yakinkan bahwa permasalahan akan segera berakhir
Di susun oleh: Maulidina dewi
A.Pengertian Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang digunakan seseorang atau organisasi perusahaan untuk menyampaikan berita informasi yang berhubungan dengan perniagaan. Dunia niaga atau bisnis adalah dunia yang penuh kesibukan, ketika waktu adalah uang dan segala tindakan akan selalu berdasarkan efisiensi dan efektivitas.
B.Jenis-Jenis Surat Niaga
Surat niaga memiliki beberapa macam jenis. jenis surat niaga yang sering digunakan ada 10, yakni sebagai berikut:
1. Surat Perkenalan Surat perkenalan adalah surat yang isinya bertujuan untuk memperkenalkan hasil produksi suatu perusahaan yang dilengkapi dengan keterangan lengkap dari penjual kepada para calon pembeli. Syarat-syarat membuat surat perkenalan adalah sebagai berikut. 1. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat,jelas,singkat, tetapi padat. 2. Memperkenalkan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, bidang usaha, dan manfaat atas barang/jasa yang diperkenalkan. 3. Mencantumkan kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya. 4. Memberikan gambaran kemampuan yang dimiliki,tenaga ahli,dan peralatan yang di pakai. 5. Mencantumkan pekerjaan/proyek yang pernah ditangani. 6. Harus dapat meyakinkan pembaca/penerima surat bahwa barang/jasa yang diproduksi berkualitas tinggi dan telah banyak digunakan khalayak banyak. 7. Mencantumkan sertifikat ISO jika ada.
8. Khusus untuk instansi pemerintah,berkas-berkas seperti Tanda Daftar Rekanan (TDR), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dan, Nomor Pokok Wajib Pajak harus di lampirkan.
2.Surat Permintaan Penawaran Surat permintaan penawaran adalah surat yang di buat calon pembeli dan dikirimkan kepada penjual.surat ini berisi tentang permintaan informasi mengenai harga,syarat jual beli,dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang di butuhkan. Surat permintaan penawaran merupakan tahap awal dari proses terjadinya transaksi bisnis karena ketika calon pembeli meminta keterangan mengenai barang dan jasa yang akan di beli,akan ada respons dari penjual untuk menerangkan hal-hal apa yang ingin diketahui oleh calon pembeli. Terdapat beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat permintaan penawaran daftar harga,yaitu: 1. Menetapkan lebih dulu jenis barang/jasa yang diperlukan berdasarkan informasi dari iklan,surat perkenalan,atau penawaran melalui telepon. 2. Menentukan kapan barang tersebut diperlukan. 3. Menanyakan syarat pembayaran dan penyerahan barang. 4. Menanyakan informasi pemberian potongan harga. 5. Meminta informasi terkait cara pengiriman barang. 6. Menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan tersebut. 7. Menanyakan kemudahan yang diperoleh pembeli,seperti servis gratis,garansi,dan layanan purnajual 8. Menanyakan layanan jasa lain yang dapat diberikan oleh penjual.
9. Meminta daftar harga,selebaran (leaflet),brosur,katalog,sampel,atau monster (contoh barang dagangan) yang di butuhkan.
3.Surat Penawaran Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa.surat penawaran di buat karena dua alasan berikut. 1. Surat penawaran dibuat atas inisiatif penjual karena adanya produk barang atau jasa yang harus menggunakan bahasa yang menarik. 2. Surat penawaran merupakan balasan dari surat permintaan penawaran yang isinya menerangkan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli. Untuk menyusun surat penawaran yang baik dan efektif,berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan. a. Menggunakan gaya bahasa yang menarik untuk menimbulkan minat calon pembeli. b. Memerinci barang yang di tawarkan dengan keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-gambar produk untuk menghindari keraguan calon pembeli. c. Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi dan merupakan keharusan untuk memilikinya. d. Menjamin ketentuan harga,cara pengiriman penyerahan barang,dan pelayanan yang menarik. e.Memberikan potongan harga yang menarik,dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan. f. Mencantumkan sifat penawar barang/jasa (penawaran bebas,penawaran terikat ,dan penawaran berjangka) -penawaran bebas adalah apabila sewaktu-waktu terjadi perubahan harga barang yang ditawarkan,penjual tidak perlu memberitahukan terlebih dahulu. -penawaran terikat adalah penawaran tetap,yaitu apabila terjadi perubahan dikemudian hari,pembeli harus diberitahukan terlebih dahulu.
-penawaran berjangka adalah penawaran yang hanya berlaku pada waktu tertentu.
4. Surat Pesanan Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa tertentu dari pembeli kepada penjual.biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat permintaan penawaran atau daftar harga. Surat pesanan adalah surat yang berasal dari pembeli,sehingga kedudukannya kuat.Namun,sebelum melakukan pesanan pembelian,pembeli harus mempertimbangkan hal-hal berikut. -apakah harga yang ditawarkan sesuai atau tidak,sehingga nantinya dapat menguntungkan perusahaan. -syarat-syarat yang ada dalam surat penawaran,apakah dapat diterima atau tidak. -keadaan keuangan ,apakah ketersediaan uang mencukupi atau tidak.
-apakah barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan.
5. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan merupakan data yang diisi oleh penjual berdasarkan surat pesanan atau via telepon dari pemesan,tentang pesanan yang terdiri atas nama barang,jumlah,harga,dan syarat jual beli lainnya,seperti tempat penyerahan,waktu penyerahan,dan cara pembayaran.
6. Surat Penolakan Pesanan Isi surat penolakan pesanan harus diungkapkan dengan bijaksana dan menyatakan penghargaan atas pesanan tersebut.caranya dengan mengucapkan terimakasih kepada pembeli,serta memberikan alasan yang logis mengenai pesanan yang tak dapat dipenuhi.tentunya dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjaga. Surat penolakan pesanan dibuat oleh penjual dan bersifat menawarkan solusi kepada pelanggan apabila terjadi suatu masalah terkait pesanan,misalnya: -persediaan barang tidak ada/habis,barang yang dipesan jumlahnya tidak mencukupi,atau barang tersedia,tetapi berbeda jenis dan warnanya.penjual harus mampu memberikan solusi,yaitu dengan menyampaikan bahwa persediaan barang habis dan tawarkan barang pengganti jika ada.
-apabila terjadi kenaikan harga barang,sampaikan sajaa kondisi tersebut kepada pelanggan dan tawarkan apakah pelanggan bersedia membeli barang dengan harga yang baru.
7. Surat Pengiriman Pesanan Surat pengiriman pesanan adalah surat yang dikirim oleh penjual dan isinya memberitahukan kepada pembeli bahwa surat pesanan sudah diterima. Surat pengiriman pesanan untuk pembeli harus disertai dengan surat pengantar barang yang berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan barang,yang nantinya harus ditandatangani oleh pemesan. Surat pengiriman pesanan memiliki beberapa fungsi seperti berikut. 1. Untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan sudah dilayani dengan baik. 2.sebagai pedoman pengiriman suatu barang. 3.sebagai alat untuk memeriksa kesesuaian antara barang yang dipesan dan barang yang dikirim. 4. sebagai alat penagihan apabila pembeli lupa melakukan pembayaran atau tidak mau membayar.
5.sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan.
8.Surat Pengaduan/Penuntutan Surat klaim atau pengaduan adalah surat pemberitahuan kepada penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterima dan barang yang dipesan disertai dengan tuntutan dan penyelesaian. Dalam penyusunan surat pengaduan,hendaknya menyampaikan alasan yang kuat,seperti: 1.menyebutkan dengan jelas kondisi barang,misalnya rusak atau jumlah dan kualitasnya tidak sesuai, 2.memberikan bukti-bukti tentang hal yang tidak memuaskan karena kesalahan/kelalaian penjual,misalnya barang terlambat datang atau hilang, 3.menyebutkan macam-macam penyelesaian yang dikehendaki,diantaranya: a.meminta potongan harga(rafaksi), b.meminta penggantian barang, c.meminta ganti rugi, d.meretur(mengembalikan)barang yang dipesan,dan
e.membatalkan pembelian
9.Surat Pengiriman Pembayaran Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli,untuk memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan.surat pengiriman pembayaran dibuat oleh pembeli apabila barang kiriman dari penjual sudah sesuai atau tidak bermasalah. Surat pengiriman pembayaran mengandung beberapa unsur didalamnya,yakni sebagai berikut. a.jumlah barang yang diterima b.harga faktur,yaitu harga yang harus dibayar c.waktu pembayaran d.cara pembayaran e.besarnya pembayaran f.bukti pembayaran Dalam menyusun surat pengiriman pembayaran,hal-hal berikut perlu di perhatikan. a.lihat kembali isi surat pengiriman barang. b.periksa jumlah uang yang akan dibayarkan. c.lampirkan bukti pembayaran. d.jelaskan cara pembayaran.
e.beri alasan jika tidak dapat membayar penuh.
10.Surat Penagihan Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli yang berisi peringatan agar membayar hutang,yakni hutang yang sudah lewat tanggal jatuh tempo atau dengan perjanjian.surat penagihan hendaknya memperlihatkan maksud yang pasti,tetapi dengan tindakan yang hati-hati dalam memperingatkan agar mendapatkan hasil penagihan dan tidak merusak hubungan baik.tujuan penangihan bukan semata-mata mendapatkan uang,melainkan untuk mempertahankan hubungan baik dengan pihak pembeli. Hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat penagihan adalah sebagai berikut. 1.menyebutkan jangka waktu pembayaran yang sudah lewat. 2.besar tunggakan yang harus dibayar/dilunasi. 3. Tanggal transaksi dan nomor faktur yang sudah lewat. 4.cara pengiriman/pembayaran uang yang diinginkan oleh pembeli. 5.menyebutkan hal lain,misalnya peringatan atau ancaman(jika diperlukan) Pengiriman surat penagihan dapat dilakukan beberapa tahap,yakni: 1.Surat penagihan pertama,berisi peringatan pertama kepada pelanggan akan suatu kewajiban (utang) yang telah jatuh tempo. 2. Surat penagihan kedua agak lebih tegas dari yang pertama. 3.surat penagihan ketiga dikirimkan dengan melampirkan surat tagihan 1 dan 2.isinya menegaskan dan memberikan peringatan yang keras terkait pelunasan utang.jika pembeli tetap tidak melunasi utangnya,penjual akan menagih dengan bantuan bank(inkaso).
4. Surat penagihan keempat merupakan peringatan terakhir dengan nada yang lebih keras,yaitu berupa ancaman kepada pembeli bahwa penjual akan mengadukan pembeli kepada pihak yang berwajib karena tidak juga melunasi utangnya.
Sumber:
Penyusun: Sri Endang R.,Sri Mulyani, dan Suyetty.korespondensi (kurikulum 2013 KI KD 2017)