Berikut yang termasuk unsur administrasi transaksi berupa Material adalah

Suara.com - Bagi murid SMK jurusan Administrasi, mempelajari Administrasi Transaksi adalah hal yang wajib. Jika membahas Administrasi Transaksi, kerap berhubungan dengan struk setelah membeli atau menjual barang.

Tapi struk bisa saja tercecer atau bahkan hilang jika tidak dicatat. Nah, biasanya pencatatan ini disebut dengan administrasi transaksi.

Uniknya, karena perkembangan transaksi digital pencatatan jual-beli jadi lebih mudah lho.

Pengertian Administrasi Transaksi
Dikutip dari Ruang Guru, Administrasi transaksi adalah kegiatan pencatatan perusahaan pada setiap terjadinya perubahan posisi keuangan (transaksi) yang dilakukan secara terstruktur dengan metode tertentu.

Baca Juga: Prospek Kerja Jurusan Administrasi Publik, Tidak Hanya Jadi PNS

Perubahan posisi keuangan (transaksi) yang dimaksud bisa berupa pengurangan atau penambahan.

Seperti penjualan, pembelian, membayar gaji karyawan, dan hal lainnya yang berhubungan dengan operasional perusahaan. 

Pencatatannya pun bisa dilakukan dengan berbagai metode, tergantung kebutuhan perusahaan.

Jika perusahaannya berskala kecil dengan jumlah transaksi harian yang sedikit, pencatatannya bisa dilakukan secara manual di buku atau menggunakan Excel.

Namun apabila perusahaan sudah berskala besar dengan jumlah transaksi harian yang banyak, pencatatannya lebih baik dilakukan secara otomatis menggunakan sistem.

Fungsi Administrasi Transaksi

Baca Juga: Prospek Kerja Administrasi Bisnis, Banyak Dibutuhkan Demi Kemajuan Industri

• Pencatatan, seluruh transaksi yang terjadi selalu tercatat dalam buku atau sistem administrasi.
• Pemeliharaan, seluruh buku atau dokumen yang berhubungan dengan transaksi dapat terpelihara dengan baik.
• Penyediaan, informasi mengenai transaksi selalu tersedia dan dapat diakses dengan mudah.
• Pengerjaan, pengerjaan buku atau dokumen mengenai transaksi dapat sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Manfaat Administrasi Transaksi
Manfaat administrasi transaksi tidak berbeda dengan fungsi administrasi transaksi. Namun untuk perusahaan manfaatnya berdampak jangka panjang.

Misalnya, setelah rutin melakukan administrasi transaksi selama berbulan-bulan, perusahaan jadi punya dokumen transaksi bulanan yang rapi dan terstruktur.

Hasilnya, perusahaan jadi lebih mudah untuk mempresentasikan hasil penjualan kepada rekan-rekan yang bermitra dengan perusahaan itu.

Selain itu, perusahaan juga lebih mudah melakukan pelayanan kepada konsumen kalau tiba-tiba ada konsumen yang menyampaikan komplain.

Unsur-unsur Administrasi Transaksi
Unsur-unsur administrasi transaksi terdiri dari 3M, yaitu Manusia, Material, dan Metode.

Manusia
Manusia yang terlibat dalam kegiatan administrasi transaksi harus mempunyai keterampilan administrasi yang baik.

Mereka juga harus teliti dan terbiasa dengan proses hitung-menghitung, supaya buku atau dokumen administrasi transaksi yang dihasilkan bisa rapi dan tidak terdapat kesalahan pada data-datanya.

Material
Material atau bisa dibilang harta kekayaan perusahaan.  Harta kekayaan di sini maksudnya adalah seluruh sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan.

Materi tersebut dapat menunjang berlangsungnya kegiatan administrasi transaksi. Misalnya seperti alat tulis, buku, map, komputer, dan lain sebagainya.

Metode
Metode adalah cara tertentu yang dilakukan oleh perusahaan dalam melaksanakan kegiatan administrasi transaksi agar lebih terstruktur.

Metode yang digunakan berbeda-beda tergantung kebutuhan dan skala perusahaan.

You're Reading a Free Preview
Page 4 is not shown in this preview.

ADMINISTRASI TRANSAKSI

1. Pengertian Administrasi Transaksi

Administrasi transaksi merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis dengan metode tertentu, sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain.

Dalam hal ini, administrasi transaksi memiliki manfaat dalam memudahkan perusahaan dalam menghubungi pihak-pihak yang terkait melalui berbagai media komunikasi, memperkecil resiko kehilangan barang karena setiap transaksi terbukukan dengan rapi, memudahkan pemberian layanan purna jual kepada konsumen, serta memudahkan pemilik perusahaan dalam mengikuti perkembangan perusahaan melalui laporan hasil pencatatan.

• Pengelolaan Administrasi Transaksi Bisnis Ritel

  Jenis jenis menjadi  yaitu :

Transaksi internal yaitu transakasi yang ha nya melibatkan prsonalia yang terdapat didalam sebuah perusahaan saja. Trnsaksi lebih menekankan pada perubahan posisi keuangan yang  terjadi dibagian dalam perusahaan. Misalnya, memo dari pimpinan kepada seorang pegawai, perubahan nilai keuangan karena kemunduran perusahaan,penggunaan perlengkapan kantor. Transaksi keuang dibuat dan dikeluarkan juga oleh perusahaan itu sendiri.

Transaksi eksternal adalah suatu transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan. Transaksi eksternal  juga dapat diartikan sebagai bukti pencatatan atas kegiatan kegiatan yang yterjadi pada perusahaan yang berhubunhgan dengan pihak luar dari perusahaan tersebut. Contoh transaksi penjualan, pembelian, pembayaran hutang piutang dll

• Unsur Unsur Administrasi Transaksi

a.    Manusia.

Manusia adalah unsur  utama  dalam setiap kegiatan perusahaan seperti dalam kegiatan penjualan, pembelian, pengawasan, penggajian, promosi, administrasi, dan lain sebagainya. Kualitas setiap manusia yang terlibat dalam setiap kegiatan akan menentukan keberhasilan kegiatan tersebut

b.        Material/Harta Kekayaan

Material adalah harta kekayaan perusahaan yang digunakan untuk melakukan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien. Harta kekayaan yang digunakan untuk melakukan administrasi penjualan adalah uang, perlengkapan administrasi, peralatan dan tempat (kantor). 

c.         Metode

Metode adalah cara yang ditempuh untuk melaksanakan sesuatu yang telah dirancang dengan baik sehingga tujuan akan dapat dicapai dengan tepat sesuai dengan perencanaan semula

• Jenis Jenis Transaksi Perusahaan

Perusahaan manufaktur adalah perusahaan dimana produk yang dihasilkan adalah barang. Produk yang dimaksud adalah produk yang memiliki wujud ( tangible goods) perusahaan manufactur selain menjual barang kepada konsumen mereka juga memproses barang tersebut yang berawl dari pembelian bahan bahan dasar, pemrosesan barang hingga menjadi barang yang siap dijual.

        Perusahaan dagang adalah perusahaan yang kegiatan pokoknya adalah membeli barang atau komoditi dengan tujuan unuk dijual kembali tanpa merubah sifat  dan bentuknya. Contohnya : indomaret.

Kegiatan pembelian dalam dalam perusahaan dagang dalam ragka rangka

kegiatan usaha, dapat dilakukan secara kredit maupun tunai

Kapan pembayaran harus dibayar? Tergantung pada syarat jual beli yang ditetapkan.

     Adalah suatu proses kegiatan penyerahan barang atau jasa berdsarakan yang telah disepakatioleh kedua belah  pihak yang  terkait dalam kegiatan itu.

     Penjualan akan diikuti oleh penerimaan uang penerimaan uang dari hasil penjualan juga tergantung pada  syarat jual beli yang telah disepakati.

Perusahaan jasa adalah prusahaan yang menujual layanan yang berbentuk pekerjaan atau prestasi untuk di manfaatkan oleh konsumen. Jasa juga merupakan produk yang tidak bias di timbun atau ditumpuk dalam suatu gudang sambil menunggu penjualan.  Penyaluran jasa kebanyakan langsung dari podusen ke konsumen..

• Formulir Atau Berkas Berkas Administrasi Transaksi
• Pembelian

Transaksi pembelian barang dagang dalam perusahaan dagang yang ditujukan untuk dijual kembali akan dicatat pada akun pembelian. Pembelian dapat dilakukan secara tunai atau kredit dan bisa juga sebagian tunai dan sebagian sisanya secara kredit. Bukti transaksi ini biasanya berupa faktur untuk pembelian secara kredit dan kuitansi (nota kontan) untuk pembelian yang
dilakukan secara tunai.

Sebelum memperoleh barang yang dibeli, biasanya perlu mengeluarkan ongkos angkut dari toko atau sampai ke gudang pembeli. Sehingga harga peroleh barang tersebut terdiri dari harga beli ditambah dengan ongkos (biaya angkutnya). Sebagai bukti transaksi adalah berupa faktur.

Di waktu melakukan transaksi pembelian barang, kadang-kadang barang yang dibeli itu tidak sesuai dengan barang yang 

SOP( standard prational procedure ) Perusahaan

Adalah aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi diperusahaaan.

·         Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.

·         Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

·         Melindungi organisasi atau unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

·         Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan,keraguan, duplikasi dan inefisiensi.

• MANFAAT SOP
• Sebagai acuan/ aturan baku bagi perusahaan atau organisasi berlaku untuk atasan maupun bawahan dalam melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih terarah dan tepat guna.
• Sebagai pedoman untuk mengurangi faktor kesalahan dalam proses kerja
• Meningkatkan efisiensi dan efektifitas karyawan baik secara individu maupun kelompok.
• Meningkatkan kemandirian karyawan sehingga tidak selalu tergantung pada manajemen/pimpinan dalam menjalankan tugasnya.
• Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh karyawan dalam mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya.
• Memberikan informasi mengenai peningkatan kompetensi karyawan.
• Menciptakan keseragaman proses kerja

1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan
3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai

A      A. SOP PEMBELIAN TUNAI

1.      Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi di buktikan dengan surat permintaan

2.      Survey pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang terbaik (apabila belum mempunyai supplier tetap)

3.      Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan mampu secara rutin menyediakan pasokan barang

4.      Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik maka bagian pembelian haru benar-benar mempertimbangkan harga , kualitas danpelayanan pasca jual

5.      Surat pesanan di tandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan

6.      Buat perjanjian yang memberikan perlindungan  barang yang di beli seperti garansi, return barang, dsb

7.      Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (baik kualitas maupun kuantitas). Bila barang sudah sesuai maka barang akan masuk ke gudang dan apabila tidak sesuai maka barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual

8.      Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas

B.     SOP. PEMBELIAN KREDIT

1.      Permintaan pembelian, bukti ini datang dari bagian yang membutuhkan barang atau dari bagian  gudang, tergantung system yang berlaku. Misalkan  datang dari bagian , nagian gudang akan meminta di belikan barang bila stok barang tertentu  di gudang sudah mendekati titik pemesanan kembali

2.      Permintaan daftar harga , bagian pembelian biasanya secara periodik meminta daftar harga barang-barang kepada pemasok atau calon pemasok, bila barang yang akan di beli dalam jumlah (baik kuantita maupun jumlah rupiah) yang besar, maka seringkali diadakan prosedur lelang terlebih dahulu

3.      Pesanan/order pembelian , bila pemasok tertentu sudah dapat di pilih, maka bagian pembelian akan menerbitkan pesanan/order pembelian

4.      Laporan penerimaan barang, bila barang yang di pesan datang  maka bagian penerimaan barang akan merima barang kumudian mengecek kuantitas dan kualitas barang lalu menerbitkan laporan penerimaan barang

5.      Faktur dari pemasok, bila barang yang di pesan sudah datang maka biasanya pemasok segera mengirimkan pula faktur

6.      Voucher utang, bila seluruh dokumen diatas sudah lengkap dan benar maka kemudian di terbitkan voucher utang . dokumenini merupakan surat perintah untuk membayar sejumlah tertentu kepada pihak tertentu sebagai bukti otoritas pembayaran utang

• SOP ADMINISTRASI PENJUALAN KREDIT

1. Menerima surat permintaan order dari calon pembeli
2. Negosiasi dibuktikan dengan notulen hasil pertemuan
3. Calon pembeli mengisi aplikasi kredit dengan lengkap
4. Periksa aplikasi kredit sesuaikan dengan bukti yang dilampirkan
5. Pembuktian survei caon pelanggan degan formulir bukti survei
6. Kepala bagian kredit menyetujui bagian kredit itu
7. Bila setuju dilakukan proses, bil tidak di kembalikan kepada calon pelanggan
8. Surat perjanjian dibuat dengan standar perusahaan
9. Buatkan invoice
10. Kirim barang dengan tepat waktu

• SOP ADMINISTRASI PENJUALAN TUNAI

1. Menerima surat perminaan order dari calon pembeli
2. Negosiasi dibuktikan dengan tulen
3. Mebuat dan menandatangni surat perjanjian
4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti
5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa sesuai dengan pesanan pembeli
6. Periksa invoice asli dan invoice rangkap dengan teliti uang tunai yang dibayarkan
7. Buat kuitansi sesuaidengan jumlah uang yang diterima
8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen