Perencanaan adalah kunci mencapai tujuan, tidak terkecuali dalam membuat surat. Untuk membentuk surat yang baik dan efektif diperlukan perencanaan yang baik. Beberapa surat tidak memerlukan perencanaan yang terperinci.
Surat untuk pelanggan dengan proposal untuk pembelian produk jelas memerlukan perencanaan yang lebih terperinci dibanding surat ucapan terima kasih. Berikut tiga tahap dalam perencancanaan surat:
1. Mencari fakta
Sebelum menulis surat, perlu untuk merencanakan hal apa yang akan dibicarakan. Apabila hanya menuliskan apa saja yang sedang terpikirkan, kemungkinan surat menjadi tidak efektif.
Hal pertama yang perlu dilakukan yaitu mengumpulkan fakta-fakta yang ada sebelum menyusun konsep surat. Sebagai contoh, apabila akan mengirim surat kepada pelanggan, periksa surat-surat sebelumnya dengan pelanggan tersebut.
Berdasar dari volume (banyaknya) surat-menyurat dengan pelanggan tersebut dan dengan asumsi bahwa pelanggan tersebut merupakan penulis surat yang baik, maka penulis dapat memahami kepribadian dan hal-hal yang menarik perhatian pelanggan.
Setelah selesai dengan pengumpulan fakta pelanggan, penulis meentukan topik yang akan disampaikan dalam surat. Cara yang paling efektif yaitu dengan menulis topik yang direncanakan pada selembar kertas.
Dari tiap-tiap topik dapat dituliskan beberapa kata kunci diskusi yang akan dibicarakan dengan pelanggan. Sebagai contoh, Anda telah melakukan rapat dengan Mr. Johnson dan Anda ingin menulis surat untuk follow-up . Anda telah mengetahui kepribadian Mr. Johnson selama rapat yang sebelumnya berlangsung.
- Thanks for meeting
- His idea foa a lockbox
Speeds up collection
Cost-effectiveness
- Appreciate his views on business
Loyalty to existing business relationship
Personal relationship
- Arrange for another business meeting
2. Menganalisa subjek dan pembaca (penerima surat)
Dari informasi yang telah digabungkan dari pencarian yang sebelumnya, perlu dilakukan analisis sehingga dapat diorganisasikan atau diurutkan. Pembuatan skema adalah metode yang baik untuk membuat urutan topik dan menguraikannya topik menjadi bentuk surat utuh.
Dalam menganalisa subjek surat, tetap perlu diperhatikan riset pelanggan yang telah dilakukan sebelumnya. Riset yang telah dilakukan menunjukkan analisa yang detail mengenai kepribadian dan hal-hal yang dapat menarik perhatian pelanggan.
Informasi tersebut diperlukan dalam penulisan informasi di dalam surat, karena informasi yang dianggap penting oleh penulis belum tentu dianggap penting oleh pelanggan. Surat harus benar-benar ditujukan kepada pelanggan (pembaca).
3. Memahami sasaran surat & cara mencapai sasaran tersebut
Tetapkan sasaran pada setiap surat yang dibuat. Jika Anda ingin pelanggan menerima persyaratan yang Anda tawarkan, fokuslah pada tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana dan tulis suratnya. Sebelum masuk pada penjelasan selanjutnya, simak terlebih dahulu bagian - bagian surat niaga bahasa Inggris.
KOMPONEN DAN CIRI SURAT EFEKTIF
1. Bahasa
Bahasa adalah kunci dari komunikasi. Untuk membuat proses komunikasi berhasil, penulis harus menyampaikan pesan yang benar-benar dipahami oleh penerima.
Tulis secara jelas dan lugas. Tulis pesan yang ingin disampaikan, jangan memutar sehingga pembaca perlu menebak-nebak maksud dari penulisan surat. Jika Anda terlalu berbelit-belit, hal itu tidak hanya membuat pembaca mengalihkan perhatianya tetapi juga harus meyakinkan pembaca untuk terus membaca surat dan mencari tahu apa sebenarnya makna surat tersebut.
Tulis maksud surat selangsung mungkin. Sebaiknya menuliskan inti surat sesingkat mungkin. Gagasannya adalah untuk menyampaikan maksud pesan sejelas dan selangsung mungkin.
Hindari penggunaan kalimat yang berlebihan. Cukup pergunakan kata-kata sederhana bukan kata-kata yang bahasanya terlalu tinggi. Penulisan bahasa harus disesuaikan dengan pembaca surat.
2. Tone (nada)
Nada atau kepribadian surat dapat membantu Anda untuk mendapatkan reaksi yang positif atau kesan dari pembaca. Nada dari tiap surat bisnis harus sopan dan ramah, tulis dalam bahasa yang sekiranya dimengerti oleh pembaca.
Pemberian nada atau kepribadian surat biasanya pada awal surat. Misalkan dengan menekankan respon pribadi untuk pembaca dan menghubungkan antara hubungan yang telah terjalin sebelumnya dengan kebutuhan pembaca saat ini.
3. Fokus pada perhatian
Konsep paling penting dalam menulis surat adalah menegaskan fokus perhatian surat pada pembaca. mengarahkan surat ke pembaca tampak sederhana, tetapi seorang penulis sering kali berasumsi bahwa kepentingan dan pengetahuaannya sama dengan pembaca.
Penulis perlu memperhatikan beberapa pertanyaan dasar agar dapat membuat surat yang berorientasi pada pembaca. beberapa pertanyaan dasar itu yaitu, apa yang akan membuat pembaca bereaksi positif terhadap suratnya? Apa minat pembaca? bagaimana sudut pandang pembaca terhadap isu yang sedang dibicarakan didalam surat?
4. Panjang Surat
Panjangnya surat berpengaruh pada tampilan surat. Pelanggan yang setiap harinya menerima banyak surat tidak akan menaruh perhatian pada surat yang terlalu panjang. Buat surat secara to the point dan hanya satu lembar jika memungkinkan.
Mulailah diskusi dengan topik utama surat pada paragraf pertama. Hal ini dapat memudahkan pembaca untuk mengetahui apa yang diinginkan dari surat tersebut. Perencanaan dan kejelasan dalam surat membantu membatasi panjang surat.
Paragraf tidak boleh terlalu panjang. Paragraf singkat yang terdiri dari beberapa kalimat yang langsung pada intinya akan membantu mengelola panjang surat.
Ciri - ciri surat bisnis yang efektif, yaitu: jelas (clear), singkat (concise), sopan (courteus), benar (correct), lengkap (complete), bersih (clean), dan tepat (accurate).
Referensi:
Seglin, J. & Coleman, E.. (2002). Handbook of Business Letter Third Edition. New York: American Management Assosiation
*Penulis: Dita Kartika Sari
Materi lain:
1. Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan lewat surat.
2. Penerima surat, yairu orang atau lembaga sasaran yang dikirim surat. 3.Pesan, yaitu surat berupa informasi gagasan atau perasaan pengirimnya.
4. Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan.
Dalam penulisan surat yang baik terlebih dulu kita harus mengenal : 1.Tema
Penulis surat harus mengetahui tema yang akan disampaikan, karena tema merupakan inti sari pembicaraan. Sedangakan dari proses penyusunan dari topik-topik atau pokok-pokok bahasan yang akan disusun.
Topik surat yang akan disusun tergantung dari tujuan dan sifat isi surat, apakah permintaan, laporan, pernyataan, pertanyaan dan sebagainya.
2. Kalimat
Tema merupakan inti sari pembicaraan dan oleh penulis akan diuraikan melalui kalimat-kalimat.
Kalimat-kalimat harus mengungkapkan fakta, perasaan atau sikap secara jelas.
Kalimat harus jelas dan efektif, sehingga pembaca sudah mengerti dan memahami maksud pengiriman surat. Kalimat-kalimat harus pendek-pendek tetapi lengkap dengan informasi.
Contoh kalimat-kalimat permohonan referensi bank :
Dengan ini kami mengajukan permohonan kepada Bapak dapatlah kiranya kami diberi surat keterangan bank.
Contoh kalimat merasa keberatan terhadap pengaduan atau claim.
Sehubungan dengan surat saudara tanggal...no...perihal kiriman..., kami rasa tidak terdapat kekeliruan.
3. Alinea
Alinea adalah merupakan himpunan dari kalimat-kalimat yang bertalian dan berangkaian. Alinea harus merupakan kesinambungan antara kalimat yang satu dengan kalimat yang lain.
4.Gaya bahasa
Gaya bahasa adalah cara yang dipergunakan oleh seseorang untuk melaksanakan pikiran dan perasaan kedalam sebuah karangan dalam hal kedalam surat.
Gaya bahasa harus dipakai secara tepat supaya tidak membosankan. 5. Ejaan
Kriteria ejaan perlu diperhatikan antara lain :
Pemakaian huruf besar yang betul dan tepat.
Penulisan kata turunan yang tepat.
Penulisan kata ulang yang tepat.
Penulisan kata yang betul dan tepat.
Penulisan kata ganti yang tepat.
Penulisan kata depan yang tepat.
Langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam penyusunan surat resmi : 1.Membuat persiapan dan perencanaan yang baik.
Penetapan permasalahan yang hendak disampaikan.
Pokok-pokok bahasan atau topik yang hendak disusun.
Bahan atau data penyusunan surat.
Siapa yang akan dikirimi surat. 2.Penentuan posisi pengiriman.
Walaupun posisi penulis lebih kuat ataupun lebih tinggi surat tetap harus ditulis dengan hati-hati dengan memperhatikan tata bahasa serta sopan santun dan wajar. 3. Penggunaan kelengkapan yang memadai.
a. Penggunaan bentuk-bentuk surat sesuai dengan peraturan surat menyurat dan model-model tertentu sesuai dengan keinginan organisasi.
b.Penggunaan kertas
Kertas HVS untuk surat yang dikirim.
Kertas doarslog tipis untuk salinan.
Kertas onionskin atau kertas infor, untuk surat-surat keluar Negeri.
Kertas stensil untuk surat-surat yang berjumlah banyak.
Kertas buram untuk konsep surat. c. Warna kertas
Biasanya kertas yang putih yang dikirimkan untuk tembusan dapat memakai kertas yang berwarna supaya kelihatan berbeda dengan yang aslinya.
d. Ukuran kertas
Disesuaikan dengan amplop. e. Sampul surat dan cara melipat.
f. Pengetikan, harus jelas dan rapih serta bersih. 4.Pengiriman surat.
a. Waktu yang tepat
Bagi seorang pengusaha waktu sangat berharga, maka setiap saat harus digunakan dengan tepat, demikian pula surat-surat datang harus tepat waktu. Contah :
Surat pengiriman pesanan.
Surat penawaran.
Surat promosi.
b. Keamanan isinya, harus terjamin apalagi bila surat itu rahasia. Kesimpulan surat yang baik diantaranya:
1.Jelas, berarti :
Kepada siapa surat dikirimkan.
Darimana surat berasal.
Isi surat yang dibicarakan.
Kata-kata dan kalimat-kalimat serta ketikannya. 2.Tegas, berarti :
Apa yang diinginkan penulis.
Tidak salah tafsir salah duga. 3.Singkat, berarti :
Kalmat jangan bertele-tele.
Kalimat yang digunakan harus bermakna.
4.Lengkap berarti mengandung semua informasi yang diperlukan. 5. Benar, berarti ;
Informasi itu benar-benar.
Alasan-alasan yang tepat.
Benar salurannya. 6.Sopan, berarti ;
Bijaksana dalam mengemukakan.
Tidak meremehkan pihak lain.
Menganggap penting setiap masalah. 7. Wujud surat yang menarik
Kertas dan sampul yang sesuai.
Bentuk sesuai dengan peraturan.
Ketikan yang rapih dan bersih. 8. Untuk surat-surat dinas
Mengandung ciri-ciri kedinasan.
Adanya keterangan. 3.1.5.Pengolahan Surat
Surat menyurat juga sering kita jumpai dalam suatu unit organisasi atau instansi, dalam unit kerja pemerintahan, surat yang sering kita jumpai adalah surat masuk dan surat keluar.
a.Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintahan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan dibagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian manapun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah yang pertama dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.
Setelah surat itu diterima oleh bagian surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :
1.Penyortiran surat
Langkah yang pertama dilakukan oleh bagian penerima surat adalah memilah-milah surat, surat dapat dipilah berdasarkan :
Unit organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi dimana surat itu ditujukan.
Macamnya
Surat-surat dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, dan sebagainya.
Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat atau sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan surat biasa (maksimal 5 hari harus diterima).
Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan Negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian Negara), surat terbatas atau konfindensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B).
Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat. Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui kemana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
2.Pembukaan sampul
Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti diatas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul, semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.
3.Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka, mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya.
4.Pembacaan surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat atau unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.
Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus diletakkan kepada surat tersebut dengan menggunakan staples.
5.Pencatatan surat
Surat yang sudah diolah tersebut diatas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.
Dibawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan. 6. Pembagian surat Tanggal Penerimaan Surat masuk Nomor Urut agenda Tanggal Dan Nomor Kode Surat masuk Alamat pengirim Hal lampiran Isi disposisi ket
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau kartu kendali seperti tersebut diatas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat atau unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman atau buku ekspidisi. Petugas atau sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspidisi.
b. Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
Didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :
1. Pembuatan konsep surat
Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.
Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu : a. Konsep surat dibuat oleh pimpinan
Biasanya pimpinan membuat konsep sendiri, kemudian diserahkan kepada juru tik atau sekretarisnya untuk diketik dalam bentuk yang telah ditetapkan atau yang berlakubagi kantor yang bersangkutan.
b.Konsep surat dibuat oleh bawahan
Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsep dibuat berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan. Setelah konsep dibuat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan, barulah konsep surat tersebut diketik, kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.
c. Konsep surat dibuat dengan cara mendikte
Pembuatan surat dengan cara mendikte dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. Mendikte secara langsung dapat dilakukan dengan
cara pimpinan melakukan tatap muka (face to face) dengan bawahan yang ditugaskan untuk membuat konsep, sedangkan untuk mendikte secara tidak langsung dapat dilakukan dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsep surat pada sebuah media yang disebut magnetic atau piringan magnetic. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau pegawai yang bertugas mengetik konsep surat tersebut.
2. Persetujuan konsep
Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang berkepentingan membubuhi tanda tangan. 3.Pengetikan surat
Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat ditanda tangani oleh pejabat yang berwewenang maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.
4. Pemberian nomor
Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar.
5.Penyusunan surat
Kegiatan penyusunan surat meliputi : pemisahan surat apabila ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.
6. Pengiriman surat
Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian tata usaha. Setelah surat ditanda tangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agenda surat keluar.
Dibawah ni contoh kolom dalam buku agenda surat keluar. Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
a. Dikirim secara langsung
Nomor Tanggal Dikirim
Kepada
Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspidisi surat keluar.
b.Dikirim melalui sarana jasa
Surat keluar bisa dikirim dengan menggunakan sarana jasa pengiriman seperti pos atau sarana jasa pengiriman lainnya.