Diperbarui 23 Des 2020 - Dibaca 6 mnt
Metode apa yang kamu gunakan ketika membuat sebuah proyek? Ada banyak metode yang bisa digunakan. Salah satu metode yang sering digunakan dalam project management adalah SMART.
Metode ini umum digunakan untuk mendapatkan gambaran objektif dari sebuah proyek yang akan dilaksanakan.
Bagaimana cara menggunakan metode ini? Simak selengkapnya dalam artikel berikut.
Mengenal Metode SMART
© Freepik.com
SMART adalah singkatan dari lima elemen yang digunakan dalam sebuah metode untuk membuat sebuah project management.
Kelima elemen tersebut adalah specific, measurable, achievable, relevant, dan time-bound goals.
Lima elemen ini menurut Instagantt merupakan elemen yang penting dalam menentukan tujuan dari sebuah proyek.
1. Specific
Saat menetapakan tujuan untuk proyek akan kamu lakukan, tujuan tersebut harus jelas dan spesifik. Jika tidak, kamu akan kesulitan ketika harus fokus pada proyek tersebut.
Kamu bisa mempertimbangkan beberapa hal berikut ketika menentukan proyek yang akan dibuat.
- Tujuan apa yang ingin dicapai.
- Apa alasan tujuan tersebut dan mengapa tujuan tersebut penting.
- Tentukan siapa saja yang akan terlibat untuk mencapai tujuan tersebut.
- Jika membutuhkan lokasi, tentukan lokasi yang relevan dengan tujuan.
- Identifikasi persyaratan atau hambatan yang dapat menjadi masalah dalam proses pelaksanaan.
2. Measurable
Saat menentukan tujuan proyek, kamu harus memastikan bahwa tujuan tersebut dapat diukur. Dengan begitu, kamu dapat melacaknya.
Untuk itu, tentukan tugas yang spesifik. Tetapkan apa saja yang harus diselesaikan dan kapan tugas tersebut harus selesai. Ini akan memudahkanmu mengawasi jalannya proyek.
Baca Juga: Kenalan dengan Metode Kanban dalam Project Management, Yuk!
3. Achievable
Unsur berikutnya dalam metode SMART adalah achievable.
Agar tujuan proyekmu dapat tercapai, tujuan tersebut harus realistis. Kamu boleh membuat proyek yang menantang tetapi tetap memungkinkan.
Jadi, perhatikan baik-baik peluang yang sebelumnya terlewatkan. Pikirkan juga sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tujuan tersebut.
Kamu bisa melibatkan anggota timmu dalam menetapkan tujuan proyek. Dengan begitu, mereka dapat memilih area proyek yang akan dikerjakan tergantung pada keahlian dan kemampuan mereka.
4. Relevant
Tujuan proyek haruslah relevan dengan misi perusahaan. Paling tidak, tujuan tersebut mencerminkan satu atau lebih dari nilai inti perusahaan.
Untuk memastikan proyek memberikan hasil yang diharapkan, kamu harus memastikan bahwa setiap tujuan proyek konsisten dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.
5. Time-bound goals
Kamu perlu memiliki tenggat waktu yang jelas untuk benar-benar fokus dalam mencapai tujuanmu. Tanpa tenggat waktu yang jelas, kamu tidak akan tahu di mana dan kapan harus memulai.
Buatlah kerangka waktu yang realistis untuk dicapai pada setiap tahapan proyek. Untuk menghindari maraton yang tidak pernah berakhir dalam sebuah proyek, setiap tahapan harus memiliki tenggat waktu yang pasti.
Baca Juga: Kupas Tuntas TOR dan Fungsinya untuk Project Management
Keuntungan Menggunakan Metode SMART
© Unsplash.com
Metode project management ini berfokus pada tujuan yang ingin dicapai dari proyek tersebut. Metode SMART adalah metode yang universal.
Menurut Project Manager, hal itu membuat metode ini dapat digunakan untuk proyek apapun. Berikut beberapa keuntungan yang bisa didapatkan dengan menggunakan metode SMART.
1. Memperjelas visi akhir proyekmu
Tanpa visi dan penetapan tujuan yang tepat, proyekmu akan tidak terarah. Ini akan membuat proses pengerjaan proyekmu dapat memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya.
Metode SMART akan membantumu mengidentifikasi dan menentukan tujuan apa saja yang harus dicapai dari proyekmu. Tujuan ini akan membuatmu lebih efektif dalam memanfaatkan biaya dan waktu.
2. Memungkinkanmu fokus terhadap proyek yang dikerjakan
Tujuan yang jelas memungkinkanmu fokus pada apa yang seharusnya dicapai. Selain itu, ini akan mencegahmu dari gangguan dalam pengerjaan proyek dan mencegah pemborosan sumber daya.
3. Memastikan proyek berjalan
Menyiapkan tujuan jangka panjang dapat memotivasimu untuk mencapai tujuan.
Ketika kamu merasa kehilangan motivasi, tujuan yang telah ditetapkan dapat menjadi motivasi untuk menyelesaikan proyekmu.
4. Membuatmu lebih disiplin
Jika kamu tidak memiliki disiplin yang tepat, sulit bagimu untuk mencapai tujuan tertentu.
Metode SMART yang berfokus pada tujuan akan membantumu disiplin dan fokus pada tujuan yang ingin kamu capai.
5. Mengingatkanmu pada prioritas
Mengetahui apa prioritasmu adalah cara pasti untuk mencapai tujuan. SMART membantumu menentukan apa yang menjadi prioritas dari proyekmu.
Ini akan memudahkanmu untuk mencapai tujuan dari proyek karena kamu dapat memahami apa yang perlu dikerjakan terlebih dahulu.
6. Memudahkanmu mengidentifikasi target yang tertinggal
Mengukur keberlangsungan proyek adalah hal yang mudah. Selain itu, lebih mudah untuk mengenali siapa yang berkinerja baik dan siapa yang membutuhkan bantuan dalam jangka panjang.
Jika kamu melewatkan satu langkah selama proses tersebut, akan lebih mudah untuk memetakan dan mengidentifikasi langkah mana yang terlewatkan ketika kamu memiliki tujuan tertentu.
7. Membagi tujuan besar menjadi tujuan kecil yang bisa dicapai
Menyelesaikan masalah yang besar akan lebih mudah jika dilakukan secara berurutan.
Melalui metode SMART, kamu bisa membagi tujuan besar yang ditetapkan menjadi berbagai tujuan kecil yang dapat dicapai.
Jangan mencoba melelahkan diri dengan mengambil proyek yang sangat besar. Cobalah untuk membagi proyek tersebut dalam kelompok-kelompok kecil.
Baca Juga: Yuk, Kenalan dengan Metode Scrum untuk Project Management!
Nah, itu dia yang perlu kamu ketahui dari metode SMART jika ingin menggunakannya dalam project management. Selain SMART, masih ada banyak metode lainnya yang bisa kamu gunakan.
Kamu bisa memilih metode mana yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuanmu dan tim. Pastikan metode yang akan digunakan tidak menghabiskan waktu, biaya, dan sumber daya lain yang akan digunakan.
Jika kamu masih ragu, kamu bisa mendiskusikannya terlebih dahulu dengan para profesional atau para pengguna Glints melalui Glints Komunitas.
Glints Komunitas adalah sebuah forum tanya jawab tempat kamu bisa berdiskusi dan bertanya berbagai hal seputar dunia kerja. Ada banyak profesional ataupun pengguna Glints yang dapat memberimu saran.
Yuk, daftar sekarang dan mulai diskusi dengan para pengguna Glints!
- Understanding SMART Goals in Project Management
- How to Create SMART Goals
Semua orang pasti memiliki tujuan ataupun target , namun masih banyak dari mereka yang tujuannya gagal atau berhenti di tengah jalan. Penyebab dari gagalnya seseorang dalam mencapai sebuah target biasanya karena target yang terlalu berlebihan atau karena waktu yang terlalu mepet. Dan salah satu cara untuk mencapai sebuah target dapat menggunakan prinsip SMART Goal. Nah , kali ini akan dibahas mengenai prinsip SMART Goal untuk memudahkan kita mencapai sebuah target. SMART berarti tujuannya tersebut spesifik dan terukur (Specific and Measurable), dapat dicapai (Attainable),realistis dan berjangka waktu (Realistic and Timely). Tujuan yang dirumuskan dalam metode SMART adalah untuk membantu membuat target-target yang terukur secara otomatis akan lebih memotivasi daripada target yang tidak jelas. Berikut ini merupakan penjelasan satu per satu dari kelima prinsip yang ada pada SMART. SPECIFIC Specific menekankan pentingnya menetapkan target yang spesifik benar-benar spesifik. Hindari target yang terlalu umum atau kurang mendetail. Target tidak boleh ambigu, harus jelas, dan dipaparkan dengan bahasa yang lugas. Untuk menetapkan tujuan yang spesifik, haruslah menyampaikan kepada tim seluruh harapan dan keinginan dengan spesifik, mengapa hal ini penting, siapa yang akan terlibat, dimana akan dijalankan, dan atribut apa saja yang penting. MEASURABLE Measurable menekankan pentingnya kriteria yang digunakan untuk mengukur besarnya kemajuan yang dibuat dalam mencapai target. Mengukur kemajuan(progres) akan membantu tim untuk tetap berada dalam jalur yang benar, menepati tenggat waktu, dan merasakan semangat ketika memperoleh hasil yang menggembirakan di setiap pencapaian yang membawa mereka lebih dekat kepada tujuan. ATTAINABLE Attainable menekankan bahwa target harus realistis dan dapat dicapai. Target tidak boleh dibuat terlalu mudah (untuk performa standar tim ), tapi juga tidak boleh terlalu sulit sehingga terasa mustahil untuk dicapai. Target yang ditetapkan akan dapat dicapai jika sudah menentukan apa yang paling penting, lalu mampu membayangkan langkah-demi-langkah untuk mewujudkannya. REALISTIC Realistic menekankan pentingnya memilih target yang tepat.Seringkali kita membutuhkan dukungan berbagai pihak untuk mencapai target seperti sumber daya, masukan dari tim, dan apapun yang dapat membantu untuk mencapai target. Target yang realis untuk atasan , tim , dan organisasi anda akan mendapatkan dukungan yang dibutuhkan itu. Target yang realis, jika tercapai, akan mendorong tim lebih maju. Sebuah target yang mendukung atau selaras dengan target-target lainnya akan dianggap sebagai target yang realis. TIMELY Berikutnya timely yang menekankan pentingnya menepatkan target dengan kerangka waktu, yaitu memberikan deadline pencapaian target. Komitmen kepada deadline akan membantu tim untuk tetap fokus menjalankan pekerjaan untuk memenuhi target tepat waktu, atau bahkan lebih cepat. Ini adalah bagian dari SMART yang melindungi target dari serangan krisis sehari-hari yang biasa terjadi dalam organisasi. Sekian artikel kali ini semoga bermanfaat , terima kasih. Referensi :