Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm.
Kartu indeks mencatat tentang :
- Judul/ caption
- Nomor surat
- Hal surat
- Tanggal surat
- Kode surat
- Kode kartu indeks
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis.
Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masaah/ subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya,dapat langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.
Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis).
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm.
Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja , waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan itu menambah keruwetan dalam sistem penyimpan.
Beberapa kriteria dari suatu arsip yang eprlu dibuatkan kartu tunjuk silanya antara lain sebagai berikut:
Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.
- Joko widodo sering dipanggil dengan Jokowi. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya
- Lim liem tek menjadi Halim Tedy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-surat Halim Tedy. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
Indeks bagian atas : Lim, Lim Tek
Indeks bagian bawah : Ted, Halim
Kode : Te
- Nama yang menggunakan singkatan diamana keduanya sama-sama terkenal. Contoh Bank Rakyat Indonesia yang populer dengan BRI. Surat-surat disimpan pada Rakyat Indonesia, Bank maka petunjuk silangnya BRI.
Jika surat yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lainnya yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet. misalnya seperti peta, gambar maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silang.
Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai berikut :
- Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
- Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
- Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
- Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan.
- Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut :
- Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
- Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman.
- Lembar ke 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.
Contoh Format Lembar Pinjam Arsip : bisa search gambar di internet
- Map pengganti (out folder)
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder)dan menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam.
Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.
| No | Tanggal penyimpanan | Judul Surat | Nomor surat | Tanggal Surat | Hal Surat | Keterangan |
| 001 | 2 september 2013 | PT Garuda Pratama | 011.GA.VIII.13 | 30 agustus 2013 | Perjanijian kerjasama | |
| 002 | 20 September 2013 | Bambang Adiwaluyo | 123/A/X/13 | 15 September 2013 | Lamaran pekerjaan |
Kantor perusahaan yang sudah jalan selama bertahun-tahun pasti memiliki dokumen penting. Nah, bagian pengarsip biasanya ditugasi untuk menyimpan dokumen tersebut agar sewaktu-waktu dibutuhkan bisa langsung ambil. Demi menunaikan tugasnya, tentu memerlukan beberapa perlengkapan kearsipan seperti map pengganti, lemari arsip, serta kartu indeks.
Map pengganti digunakan untuk menyimpan surat-surat yang dipinjam dalam jumlah banyak. Misalnya surat-surat tersebut tadinya sudah dimasukkan di dalam map. Tapi untuk alasan tertentu dikeluarkan. Alhasil, map tadi pun menjadi tidak efektif lagi untuk menyimpan surat semula. Maka dibutuhkan map pengganti agar surat-surat itu bisa diarsipkan kembali.
Lembar pinjam arsip atau out slip digunakan untuk mencatat peminjaman arsip. Jadi, lembar ini bisa dijadikan bukti peminjaman. Selain itu, lembar pinjam arsip juga bisa berfungsi sebagai pengingat kapan dan siapa yang berkewajiban mengembalikan arsip. Adanya lembar ini juga bisa mencegah terjadinya kehilangan arsip gara-gara tidak dikembalikan.
Proses search & filtering dalam upaya menemukan arsip tentu akan sulit tanpa petunjuk. Nah, kartu tunjuk silang ini berfungsi membantu menemukan arsip yang diinginkan. Biasanya kartu ini dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Penggunaan kartu tunjuk silang dimungkinkan bila arsip punya lebih dari satu nama atau judul.
Selain itu, kartu tunjuk silang juga dibuat dengan alasan arsip pada filing cabinet punya lampiran dokumen lain. Biar lebih mudah, maka kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan memakai laci cardex. Adapun jika kartu tunjuk silangnya berjumlah sedikit, maka cukup ditempatkan pada bagian belakang laci filing cabinet.
Nah, apabila tidak menggunakan kartu tunjuk silang untuk membantu menemukan arsip, masih bisa pakai kartu indeks. Kartu ini menggunakan sistem penyimpanan subjek, wilayah, nomor, serta tanggal. Berhubung orang lebih mengingat nama-nama, maka kartu ini lebih sering disimpan berdasarkan nama dan disusun secara alfabetis.
Para pengarsip sebelum mengarsipkan dokumen-dokumen, biasanya membuat kartu indeks dulu. Terutama kalau jumlah dokumen sebelumnya sudah banyak. Jadi ketika peminjam datang mencari, si pengarsip langsung bisa menunjukkan lokasi tepatnya. Si pengarsip juga perlu menyimpan kartu indeks di tempat yang aman karena menyangkut dokumen penting.
Laksana lemari, filing cabinet berdiri tegak dan dibuat dari bahan logam. Fungsinya untuk menyimpan arsip milik perusahaan. Dari kejauhan, perawakannya mirip dengan brankas. Tapi tidak setebal brankas kok. Ada yang satu pintu, dua pintu, bahkan 3 pintu. Perihal ukuran tentu disesuaikan dengan kemungkinan banyaknya arsip yang hendak disimpan.
Meski sebelumnya arsip perusahaan bersifat penting, tapi sewaktu-waktu bisa saja berubah status jadi inaktif. Mau dibuang, belum waktunya. Maka, tak ada cara lain selain memasukkannya ke dalam kotak kardus. Sebelum dimasukkan ke kotak, arsip lebih dulu disimpan di dalam folder. Setelah itu, kotak tersebut ditempatkan ke rak arsip.
Alat ini digunakan untuk membuat penomoran pada lembaran dokumen. Untuk numerator kecil, angkanya pun kecil, yakni hanya terdiri dari 4-6 digit. Sedangkan numerator besar digit angkanya bisa lebih dari 6. Cara kerja numerator digunakan dengan tangan. Angka secara otomatis terbentuk setelah menekan bagian tangkainya ke dokumen.
Baca juga : 9 Proses Akuntansi yang Harus Ditempuh oleh Seorang Akuntan
Dalam kegiatan pengarsipan, ada beberapa sistem yang dipakai. Mulai dari sistem huruf, sistem geografis, sistem kronologis, sistem nomor, hingga sistem subjek. Fungsinya sama, yakni agar arsip yang tersimpan jadi lebih rapi. Perlengkapan kearsipan tersebut wajib ada di kantor ketika ingin kegiatan arsip-mengarsip tetap berjalan lancar dari waktu ke waktu.
- Perlengkapan Kantor Kearsipan yang Sering Digunakan Karyawan
- Jenis Peralatan Kantor Untuk Startup
- Peralatan Kantor yang Paling Sering Dibutuhkan Karyawan