Metode rekrutmen dan tahapan seleksi karyawan baru salah satu kunci utama dalam menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang profesional yaitu terletak pada proses Rekrutmen (Recruitment), Seleksi (Selection), Pelatihan (Training), dan Pengembangan (Development) calon tenaga kerja. Mencari tenaga kerja yang profesional dan berkualitas tidaklah mudah. Ini merupakan sebuah kewajiban dalam sebuah organisasi atau perusahan, harus melakukan penyaringan untuk anggota atau para pekerja yang baru. Untuk itulah proses recruitment tenaga kerja dibutuhkan untuk menyaring para pelamar yang ingin melamar. Dalam organisasi atau perusahaan, proses recruitment ini menjadi salah satu proses yang penting dalam menentukan baik atau tidaknya pelamar yang akan melamar pada organisasi atau perusahaan tersebut. Setelah mendapatkan calon tenaga kerja dari hasil recruitment, proses yang tidak kalah penting adalah proses seleksi, di dalam proses ini perusahaan atau organisasi bisa mendapatkan orang-orang yang tepat yang ingin dicari dan dapat ditempatkan sesuai dengan kemampuannya.
Rekrutmen (recruitment) adalah serangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah organisasi atau perusahaan memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan sampai mendapatkan calon karyawan yang diinginkan atau terkualifikasi sesuai dengan jabatan atau lowongan yang ada. Dengan demikian, tujuan recruitment yaitu menerima pelamar sebanyak-banyaknya sesuai dengan kualifikasi kebutuhan organisasi atau perusahaan dari berbagai sumber, sehingga memungkinkan akan terjaring calon karyawan dengan kualitas tertinggi dari yang terbaik. Dalam proses recruitment ini, Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) mulai menerima surat-surat lamaran dari banyak pelamar. Pada proses ini MSDM harus menentukan siapa sajakah pelamar yang sesuai dan akan melanjutkan proses tersebut ke tahapan selanjutnya dan terkadang tidak terlepas dari human error. Tahapan selanjutnya pada proses recruitment yang juga sangat berpengaruh adalah tahapan seleksi.
Berikut ini metode-metode yang dapat dilakukan untuk proses Recruitment :
1. Iklan (Job Advertisements)
Salah satu opsi paling umum untuk recruitment eksternal adalah penggunaan iklan yang dicetak di surat kabar lokal nasional atau internasional. Selain media cetak (koran, majalah, tabloid) iklan untuk pelamar juga dapat ditampilkan di media lain seperti televisi, radio, situs web dan media sosial seperti Facebook dan Twitter.
2. Rekomendasi dari Internal Perusahaan (Employee Referral)
Dalam pengaturan dari luar, manajemen dapat membuat rekomendasi kepada karyawan. Karyawan perusahaan dapat mengusulkan anggota keluarga, teman atau kenalan yang cocok untuk posisi yang sedang kosong tersebut.
3. Perusahaan Penyedia Tenaga Kerja (Employment and Recruitment Agencies)
Perusahaan yang membutuhkan pekerja terkadang juga menggunakan jasa agen atau perusahaan pemasok tenaga kerja untuk mengisi lowongan. Agen tenaga kerja biasanya akan mencari dan memilih pelamar pertama sebelum mengirimkan kandidat ke perusahaan yang memintanya.
4. Lembaga Pendidikan (Educational Institution)
Dalam beberapa kasus, perusahaan yang membutuhkan pekerja beralih ke sekolah atau perguruan tinggi untuk menarik calon karyawan potensial. Perekrutan melalui lembaga pendidikan ini biasanya hanya membawa serta pekerja yang kurang berpengalaman dalam pekerjaan, karena mereka direkrut sebagai karyawan setelah lulus dari sekolah atau perguruan tinggi. Namun, ada juga yang memiliki kontak dengan alumni mereka untuk menemukan pelamar yang sudah memiliki pengalaman di bidang yang diinginkan.
5. Lembaga Pemerintahan (Government Job Center)
Kantor ketenagakerjaan publik di lembaga pemerintah biasanya menawarkan layanan iklan untuk mengurangi pengangguran dan menciptakan lapangan pekerjaan. Pemerintah, terutama Departemen Tenaga Kerja, akan mengumpulkan pencari kerja dan membantu pencari kerja dengan perusahaan yang membutuhkan pekerja.
Seleksi (selection) dapat diartikan sebagai kegiatan dalam MSDM yang dilakukan setelah proses recruitment selesai dilaksanakan, yang berarti telah terkumpul sejumlah pelamar yang memenuhi syarat untuk kemudian dipilih mana yang dapat ditetapkan sebagai karyawan dalam suatu perusahaan. Proses ini dimulai ketika pelamar melamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan. Dalam prosedur seleksi karyawan, berbagai macam metode dan alat seleksi dapat dipergunakan untuk menemukan individu-individu yang paling sesuai dengan tuntutan pekerjaan. Walaupun tidak ada prosedur baku yang dapat untuk memilih karyawan.
Tahapan-tahapan yang paling umum digunakan dalam proses seleksi, yaitu mencakup :
1. Penerimaan pendahuluan
Proses seleksi merupakan jalur dua arah. Perusahaan memilih para karyawan dan para karyawan memilih perusahaan. Seleksi dimulai dengan kunjungan calon para pelamar ke kantor personalia atau dengan permintaan tertulis dengan aplikasi.
2. Tes-tes penerimaan
Berbagai peralatan bantu yang menilai kemungkinan kombinasi dari kemampuan, pengalaman, kepribadian pelamar, dan persyaratan jabatan.
3. Wawancara seleksi
Percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk mengevaluasi hal yang dapat diterima atau tidak seorang pelamar.
4. Pemeriksaan referensi
Ada 2 macam pemeriksaan referensi, yaitu :
- Personal Reference. Merupakan referensi tentang karakter pelamar, biasanya diberikan oleh keluarga, teman terdekat baik yang ditunjuk oleh pelamar sendiri maupun diminta perusahaan.
- Employment References. Referensi ini mencakup tentang latar belakang atau pengalaman kerja pelamar.
5. Evaluasi medis
Mencakup pemeriksaan kesehatan pelamar sebelum keputusan penerimaan karyawan dibuat. Evaluasi ini mengharuskan pelamar menunjukan informasi kesehatannya.
6. Wawancara atasan langsung
Atasan langsung pada akhirnya merupakan orang yang bertanggung jawab atas para karyawan baru yang diterima. Oleh karena itu, pendapat dan persetujuan mereka harus diperhatikan untuk penerimaan final, karena dianggap mempunyai kemampuan untuk mengevaluasi kecakapan teknis pelamar dan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelamar tentang pekerjaan tertentu secara lebih tepat.
7. Keputusan penerimaan
Keputusan diterima atau tidaknya seorang karyawan, menandai berakhirnya proses seleksi. Departmen Personalia dapat mempertimbangkan kembali para pelamar yang ditolak untuk lowongan pekerjaaan yang lain, karena mereka telah melewati berbagai macam proses seleksi.
Jika membahas topik seleksi karyawan, mungkin hal tersebut terdengar mudah di telinga.
Namun pada praktiknya, menyeleksi orang-orang dengan background yang beragam selalu memberikan tantangan tersendiri bagi para perekrut. Agar proses rekrutmen sukses, tahapan seleksi perlu diberikan perhatian khusus.
Merupakan tugas setiap perekrut, memilih karyawan terbaik untuk posisi yang sesuai dan membuat kumpulan karyawan terbaik untuk organisasi. Dengan demikian tujuan organisasi pun akan tercapai.
Di sisi lain, perekrut harus memilih metode yang tepat dan sesuai saat merekrut kandidat. Berikut ini 10 metode seleksi karyawan yang dapat membuat proses rekrutmen perusahaan lebih efektif.
10 Metode Seleksi Karyawan yang Efektif
Berikut adalah sepuluh metode seleksi dalam proses rekrutmen yang umum dilakukan. Metode seleksi biasanya bertujuan untuk menyaring kandidat melalui tes atau asesmen yang sesuai dengan kebutuhan posisi, atau kebutuhan perusahaan.
1. Tes Kemampuan
Tes kemampuan digunakan untuk menyaring pelamar dengan dasar keterampilan dan kemampuan yang berkaitan dengan posisi pekerjaan yang dilamar. Metode ini membantu untuk mengetahui lebih banyak tentang karyawan secara langsung.
Tes kemampuan juga menunjukkan kemampuan individu dalam mengetahui seberapa baik dia akan muncul untuk posisi yang telah diberikan kepadanya dan tugas yang harus dipenuhi. Biasanya, tes ini mencakup pertanyaan pilihan ganda.
Nilai minimum dapat ditetapkan untuk menyaring pelamar. Nilai cut-off dapat dinaikkan atau diturunkan tergantung pada jumlah pelamar. Jika rasio seleksi rendah maka nilai cut-off dapat ditingkatkan, sehingga meningkatkan kemungkinan pelamar yang melebihi kualifikasi.
Tes ini membantu dalam pengukuran kemampuan mental seorang karyawan seperti kemampuan verbal, penalaran, matematika, dan kemampuan membaca. Tes sebaiknya dipilih setelah dilakukan analisis pekerjaan yang seksama dan hati-hati agar Anda tahu dengan jelas kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.
2. Tes Integritas
Tes integritas lebih mengukur pada rangkaian kecenderungan perilaku yang lebih spesifik.
Perusahaan dapat menyelenggarakan tes kejujuran untuk mendapatkan kandidat yang berintegritas. Ini membantu dalam mengukur sikap dan pengalaman karyawan tertentu. Juga membantu dalam menghubungkan individu dengan kejujurannya, seni ketergantungan, dan sifat dapat dipercaya.
Jika faktor-faktor ini digabungkan bersama dalam cara yang positif, maka ini adalah sinyal hijau yang pasti bagi karyawan untuk dipilih untuk posisi yang dihormati di perusahaan. Bentuk tes ini dapat diajukan langsung oleh perekrut dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan rahasia dan terbuka untuk melihat kejujuran kandidat melalui informasi dari diri mereka sendiri.
3. Tes Kepribadian
Tes kepribadian secara khusus mengukur kandidat berdasarkan sifat kepribadian tertentu yang relevan dengan kinerja pekerjaan. Sebagai contoh, untuk menjadi akuntan mungkin diperlukan sebagai orang yang konservatif dan sangat teliti, sedangkan penjual mobil bekas mungkin digambarkan sebagai orang yang aktif dan berbicara sopan.
Model tes kepribadian akan memberi tahu perekrut seberapa besar kemungkinan seseorang cocok dengan pekerjaannya dilihat dari kepribadian masing-masing. Beberapa bentuk dari tes kepribadian yang banyak dikenal seperti DISC, 16 personalities, Big Five, MBTI dan sebagainya.
4. Tes Pengetahuan Tentang Pekerjaan
Ini adalah bentuk tes yang menguji informasi atau pengetahuan yang dimiliki para pelamar. Pengetahuan yang diujikan harus sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan pekerjaan. Sebagai contoh, calon kandidat untuk posisi business development harus memiliki pengetahuan mengenai keadaan pasar saat ini sesuai dengan industri perusahaan yang dilamar.
5. Referensi
Sebagai perekrut, Anda dapat memeriksa referensi dan latar belakang pelamar kerja. Pada saat pelamar melamar suatu pekerjaan, maka pelamar dapat menyertakan referensi dari tempat dia bekerja sebelumnya.
Perusahaan dapat menghubungi perusahaan lamanya untuk mengecek sekaligus membuat perkiraan kemampuan pelamar untuk bekerja. Selain itu, perusahaan dapat mengecek latar belakang dengan melakukan searching terutama media sosial. Dari media sosial ini perusahaan dapat membuat perkiraan bagaimana karakter pelamar.
6. Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mendapatkan gambaran lebih rinci dari tindakan dan sikap pelamar. Dalam wawancara perusahaan akan mengundang pelamar untuk datang ke kantor atau dapat melalui video conference.
Pelamar kemudian akan bertemu staf HRD dan juga departemen terkait yang membutuhkan. Dalam pertemuan itu perusahaan akan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pelamar pekerjaan. Pelamar dapat menemui staf perusahaan satu persatu, dapat juga semua staf perusahaan bersama-sama melakukan wawancara.
Tips Wawancara Kandidat untuk Pemula
7. Tes Kemampuan Berdasarkan Situasi
Tes ini berupa simulasi kepada pelamar untuk peran tertentu dalam suatu pekerjaan berdasarkan situasi tertentu. Contoh, melakukan simulasi bernegosiasi antara produsen dan distributor barang di tengah keadaan pandemi. Nantinya lewat tes ini dapat dilihat kemampuan pelamar dalam menguasai situasi tertentu dan prospek yang jelas untuk mengatasinya.
8. Praktik Kerja
Praktik kerja memberikan praktik langsung atas pekerjaan yang dilamar. Tes ini mengharuskan pelamar untuk mendemonstrasikan tugas-tugas pekerjaan khusus.
Bentuk tes ini mengukur kemampuan para pelamar untuk melaksanakan beberapa bagian pekerjaan yang akan dipegangnya. Misalnya praktik komputer, bengkel, dan lainnya. Dari kegiatan praktik tersebut akan terlihat kemampuan pelamar untuk mengerjakan pekerjaannya, termasuk pengetahuan dan keahliannya atas suatu pekerjaan.
9. Tes Kesehatan dan/atau Kemampuan Fisik Lain
Seperti namanya bentuk tes ini berhubungan langsung dengan kemampuan fisik seseorang untuk mengetahui kekuatan dan ketahanan kandidat. Tidak semua bidang pekerjaan melakukan tes fisik ini.
Ada beberapa pekerjaan yang membutuhkan syarat fisik dan kemampuan fisik tertentu dalam bekerja, sehingga dapat memastikan keselamatan karyawan. Di sini perusahaan dapat menilai kecukupan syarat fisik dan juga kemampuan fisik pelamar jika mengerjakan suatu pekerjaan.
Dalam prosedur pelaksanaan tes fisik ini cukup ketat dan perlu dilakukan secara hati-hati, sebab bila ada kesalahan maka mungkin akan terjadi cedera kepada kandidat yang berujung fatal.
10. Contoh Hasil Kerja
Perusahaan dapat melihat contoh hasil kerja sebelumnya untuk memperkirakan kemampuan pelamar. Contohnya, perusahaan web design akan menilai portofolio yang dibuat oleh pelamar yang melamar web designer.
Dari perkiraan kemampuan pelamar ini maka perusahaan membuat pertimbangan lebih lanjut mengenai pelamar ini. Metode ini juga dapat dikombinasikan dengan metode praktik kerja untuk benar-benar mengetahui kemampuan pelamar.
Download Konten Spesial dari HR NOTE, GRATIS!
Ada konten khusus untuk pembaca setia HR NOTE. Konten ini menyediakan pendapat kami tentang suatu topik tertentu. Kontennya GRATIS, jadi silakan langsung download! Konten PDF kali ini membahas topik:
-
Potensi Memasukkan Gen Z Ke Dalam Organisasi Anda
- Memahami Cara Menarik Kelompok Gen Z untuk Bergabung dengan Perusahaan
- 5 Cara Mengelola Gen Z agar Mereka Tidak Cepat Resign
Tips Merancang Proses Seleksi yang Efektif
Setelah mengetahui metode seleksi yang bisa dicoba, ada baiknya perusahaan membangun sistem seleksi sendiri yang efektif, agar bisa digunakan oleh siapa saja dan kapan saja. Tentu bisa jadi berbeda-beda di setiap proyek rekrutmennya, maka dari itu, dengan tips merancang di bawah diharapkan perekrut mampu membuat proses seleksi yang efektif bagi perusahaannya.
Memahami Pekerjaan yang Dibutuhkan
Mulailah dengan pemahaman tentang pekerjaan dan ciri-ciri yang membedakan kinerja yang sukses dalam pekerjaan (dikenal juga sebagai analisa jabatan). Anda dapat melakukan analisis pekerjaan secara internal, atau bermitra dengan para ahli di bidang yang memiliki spesialisasi dalam mengembangkan sistem seleksi karyawan. Jika anda tidak memahami tugas, tanggungjawab dan wewenang sebuah posisi, Anda akan kesulitan dalam merancang sistem seleksi yang tepat bagi karyawan.
Susunlah Deskripsi Pekerjaan dengan Jelas
Setelah Anda memiliki pemahaman tentang pekerjaan dan ciri-ciri yang membedakan kinerja yang sukses dalam pekerjaan. Selanjutnya, Anda harus menyusun deskripsi pekerjaan dengan jelas. Hal ini berguna agar kandidat yang masuk bisa terseleksi dengan cepat. Selain itu, dibutuhkan juga kreativitas dalam merancang deskripsi pekerjaan yang khas, sehingga deskripsi tersebut tidak hanya mampu menampilkan nilai-nilai perusahaan, tapi juga dapat memikat kandidat.
Job Description: Penjelasan dan Cara Membuatnya
Kembangkan Proses Seleksi dan Gunakan Secara Konsisten
Selanjutnya, Anda harus mengembangkan proses seleksi. Tentukan cara terbaik untuk mengukur sifat yang paling kritis, melalui berbagai cara pengukuran. Jika sebelumnya Anda sudah memiliki pengetahuan terkait pekerjaan atau jabatan, kompetensi apa yang dibutuhkan, maka Anda akan lebih mudah menentukan metode seleksi yang tepat. Selain itu, Anda juga harus mempertimbangkan beberapa hal lain seperti efisiensi proses, persepsi kandidat, dan keadilan. Ada banyak jenis penilaian dan simulasi karyawan yang tersedia, bersama dengan wawancara dan role play, yang dapat digunakan dalam seleksi. Setelah menentukan proses seleksi yang akan digunakan untuk suatu jabatan, Anda juga harus melakukan proses tersebut secara konsisten agar proses seleksi berlangsung adil.
Proses Rekrutmen Efektif dengan 7 Langkah Ini
Identifikasi Metode yang Valid
Pastikan bahwa metode atau alat seleksi yang Anda gunakan relevan dengan pekerjaan dan terkait dengan kinerja pekerjaan yang berhasil (validasi). Tujuannya agar proses seleksi menghasilkan data yang relevan untuk kebutuhan perusahaan. Karena jika metode atau alat seleksi yang digunakan valid maka akan mampu menghasilkan data yang tepat dan juga memberikan gambaran yang cermat mengenai data tersebut. Salah satu cara memeriksa validitasnya adalah dengan menggunakan perusahaan konsultan.
Latih Staf Rekrutmen dan HR Anda
Staf yang melaksanakan proses rekrutmen, haruslah staf yang sudah terlatih. Agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu, Anda harus memastikan bahwa individu yang terlibat dalam proses seleksi dilatih, termasuk pewawancara, pengawas tes, dan administrator. Pelatihan tersebut dapat digunakan untuk memastikan teknik rekrutmen yang digunakan konsisten dan efektif.
Pantau Proses dengan Seksama
Pantau sistem pemilihan Anda yang sedang berlangsung, serta terus melakukan perbaikan atau peningkatan proses seleksi. Anda dapat juga melakukan pemeriksaan tingkat kelulusan, efisiensi, akurasi, dan keadilan selama proses berlangsung. Hal ini perlu dilakukan karena pelamar biasanya sangat kritis menghadapi proses seleksi, sehingga penting bagi Anda untuk selalu melakukan perbaikan.
Kesimpulan
Maka dapat kita simpulkan bahwa ada berbagai metode untuk melakukan seleksi, tetapi Anda harus dapat memilih metode mana yang paling cocok dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pemilihan metode seleksi yang tepat akan memberikan hasil yang diincar tiap perekrut selama ini, yaitu mendapatkan kandidat berkualitas. Selain itu, dalam pelaksanaan proses seleksi Anda juga perlu konsisten serta mengupayakan perbaikan berkelanjutan agar proses seleksi dapat berjalan secara efektif dalam waktu lama.
Sebagai bonus, jika dapat diterapkan dan terlaksana yang baik mungkin bisa meningkatkan rasio retensi karyawan, lho!
Download Konten Spesial dari HR NOTE, GRATIS!
Ada konten khusus untuk pembaca setia HR NOTE. Konten ini menyediakan pendapat kami tentang suatu topik tertentu. Kontennya GRATIS, jadi silakan langsung download! Konten PDF kali ini membahas topik:
-
Potensi Memasukkan Gen Z Ke Dalam Organisasi Anda
- Memahami Cara Menarik Kelompok Gen Z untuk Bergabung dengan Perusahaan
- 5 Cara Mengelola Gen Z agar Mereka Tidak Cepat Resign