Tuesday, August 20, 2019 Pengadaan
Untuk menunjang motivasi pegawai dalam menyelesaikan suatu pekerjaan sangat bergantung pada sarana dan sistem pengelolaan yang efektif. Tanpa adanya fasilitas sarana dan prasarana kantor, tidak mungkin tujuan suatu lembaga dapat tercapai.
| Ilustrasi: Sarana dan Prasarana Kantor |
Baca juga: Barang Habis Pakai dan Tidak Habis Pakai Kantor
Pengadaan sarana dan prasarana kantor itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan sarana dan prasarana kantor tersebut dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, belanja, membuat sendiri, dan menerima hibah dari pihak lain. Khusus belanja pengadaan sarana dan prasarana fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah (K/L/PD) yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan Penyedia. Dalam pelaksanaanya kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:- Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan;
- Menentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan;
- Menyediakan dan menggunakan fasilitas sarana dan prasarana kantor dalam kegiatan operasional;
- Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran operasional yang berlaku;
- Menyimpan dan memelihara perlengkapan kantor;
- Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor;
- Menghapuskan perlengkapan sarana dan prasarana kantor yang sudah tidak dapat digunakan sesuai dengan prosedur penggunaan barang.
- Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
- Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
- Standarisasi peralatan/barang dengan pertimbangan penggunaan dalam jangka waktu berapa lama dan pertimbangan efisiensi kinerja alat/barangnya.
- Sebisa mungkin mengurangi pembiayaan/pembelian baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang berstock lebih.
- Menimbulkan kompetensi antar Penyedia dengan membuat spesifikasi barang yang akan dibeli, dan mengadakan penelitian atau pertimbangan yang seksama diantara Penyedia dengan baik.
- Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas barang-barang, keadaan pasar dan harga.
- Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
- Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Prosedur pengadaan sarana dan prasarana kantor berbeda pada setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan/fasilitas kantor, tingkat kompetensi antar karyawan, dan juga perbedaan jenis bidang usaha yang bergerak pada perusahaan tersebut. Pada umumnya pengadaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini:- Unit pengguna mengajukan bon permintaan/surat permohonan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan;
- Bagian administrasi gudang memeriksa stock barang yang diminta apakah masih tersedia di dalam gudang;
- Apabila permintaannya memenuhi syarat, selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan;
- Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan (barang) sesuai dengan bon permintaan dan disampaikan kepada unit pengguna;
- Tim administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,
- Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik,
- Tim administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya,
- Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
Cara Belanja Fasilitas Sarana dan Prasarana Kantor (Office Supplies) yang Baik
Belanja sarana dan prasarana dalam ruang lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan sarana dan prasarana apa saja yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut. Berikut ini cara belanja fasilitas kantor yang baik.- Ceklis alat kantor yang akan dibeli
- Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak
- Memilih teman berbekanja yang tepat
- Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
- Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
- Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri
Baca juga: Cara Mencari Supplier untuk Mendapatkan Harga Terbaik
Sebenarnya tidak sulit cara belanja sarana dan prasarana untuk keperluan kantor. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang lebih tahu atau lebih senior juga tidak ada salahnya. Kamu bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi kebutuhan alat kantor tempatmu bekerja.Karakteristik Sarana dan Prasarana Kantor yang Baik
Dalam memilih berbagai perlengkapan sarana dan prasarana kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kamu tidak menyesal setelah membeli sarana dan prasarana kantor yang kamu butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli fasilitas sarana dan prasarana kantor, kamu tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kamu ketahui kualitas dari barang-barang tersebut. Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor (sarana dan prasarana) yang baik, yaitu :- Peralatan kantor tersebut benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerjaan kantor;
- Sarana dan prasarana kantor yang akan dibeli mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai;
- Dapat membantu pekerjaan kantor sehari-hari menjadi lebih efektif dan efisien.
Baca juga: Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor
Tersedianya sarana dan prasarana kantor yang cukup dengan kualitas yang baik menjadi bagian penting yang perlu disiapkan secara optimal dan berkesinambungan sehingga dapat menjamin kelancaran aktivitas kerja pegawai.
Demikianlah penjelasan mengenai pengelolaan sarana dan prasarana kantor. Semoga bermanfaat!
Perbedaan sarana dan prasarana – Pastinya dalam kehidupan sehari-hari kita sudah sering mendengar tentang kata sarana yang beriringan dengan kata “prasarana”. Bahkan penggunaannya ini dapat diterapkan untuk banyak kepentingan.
Meskipun sering kita dengar, ternyata ada bedaan sarana dan prasarana yang akan diulas tuntas dalam artikel ini. Namun sebelum mengulas lebih lanjut, kita akan mengintip pengertian dari kata sarana dan kata prasarana menurut beberapa sumber. Nah, berikut ulasannya
Pengertian sarana dan prasarana
Ditinjau dari pengertian sarana dan prasarana, ternyata memiliki banyak pengertian. Hal ini tampak dari banyaknya para ahli dan pengkaji yang mencoba mendefinisikan. Langsung saja, berikut adalah pengertian sarana dan prasarana menurut para ahli.
1. KBBI
Menurut KBBI sarana dan prasarana diartikan sebagai sesuatu yang dipergunakan untuk mencapai tujuan, media dan alat. Sedangkan prasarana sebagai sesuatu yang berperan sebagai penunjang utama terselenggaranya sebuah proses atau kegiatan.
2. Werang
Menurut Werang sarana dan prasarana pendidikan adalah proses pengadaan, pengawasan, dan pendayagunaan terhadap peralatan dan prasarana untuk menunjang terwujudnya pendidikan yang bermutu.
3. Mulyasa
Berbeda dengan pendapat Mulyasa (2004) yang mendefinisikan sarana dan prasasrana sebagai perlatan baik secara langsung dapat dipergunakan oleh guru, siswa atau siapapun dalam proses belajar mengajar di kelas. Mulyasa pun mencontohkan bentuk dari sarana dan prasarana dalam dunia pendidikan, yaitu adanya gedung, meja, kursi atau papan tulis.
4. Rohiat
secara garis besar dan umum, menurut Rohiyat (2012) sarana dan prasarana adalah keseluruhan proses perencanaan, pengadaan pendayagunaan dan pengawasaran sarana dan prasarana yang digunakan demi mencapai tujuan secara efektif dan jelas.
5. Tholib
Jika Mulyasa memfokuskan sarana dan prasarana dalam bentuk pendidikan, maka Tholib (2000) juga tidak jauh berbeda dengan Mulyasa yang mendefinisikan dalam perspektif pendidikan. Dimana sarana pendidikan sebagai peralatan yang secara langsung dapat digunakan untuk mencapai pendidikan.
6. Bafadal
Sedangkan menurut Bafadal (2014) sarana dan prasarana adalah proses kerjasama pendayagunaan semua perlengkapan yang ada secara efektif dan efisien.
7. Mustari
Sedangkan menurut Mustari (2014) sarana dan prasarana sebagai kegiataan untuk menata, dan menganalisis kebutuhan serta menginventarisasi, dan pengadaan terhadap barang-barang bergerak ataupun tidak bergerak.
8. Daryanto
Daryanto pun juga ikut berpendapat bahwasanya prasarana jika dilihat dari segi bahasa dapat diartikan sebagai alat yang tidak langsung digunakan demi mencapai tujuan.
9. Makin & Baharuddin
Sedangkan Makin dan Baharuddin (2010) mengartikan prasarana sebagai fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya kegiatan
Dari beberapa pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sarana dan prasarana sebagai media untuk memudahkan dalam pencapaian tujuan.
Baca juga: 6 Ciri Fasilitas Perpustakaan Yang Baik
Tujuan Sarana dan Prasarana
Nah, sebelum masuk kepembahasan tentang perbedaan keduanya, ada tujuan dari kehadiran sarana dan prasarana. Apa saja sih tujuan tersebut? akan di bahas di sub bab di bawah.
- Membantu melakukan pengadaan secara terencana, seksama dan berhati-hati. Sehingga dapat menyiapkan perlengkapan semaksimal mungkin
- Memberikan hasil secara efisien dan tepat
- Membantu pemeliharaan prasaran dan sarana agar siap pakai kapanpun dibutuhkan
Tentu saja masih banyak lagi tujuan dari adanya kedua hal primer ini yang mungkin kamu rasakan sendiri. nah, setelah mengetahui tujuannya, ada juga prinsip-prinsipnya.
Prinsip-prinsip Sarana dan Prasarana
Dilihat dari prinsipnya, memang tidak akan habis kita bahas karena ada banyak bentuknya. Untuk mengkerucutkan pembahasan, kita fokus pada prinsip-prinsip sarana prasarana dalam dunia pendidikan. Apa saja itu? Berikut pembahasannya.
– Prinsip pencapaian tujuan
Pencapaian tujuan yang dimaksud adalah kesiapan sarana prasarana menjadi dasar penting di dunia pendidikan. Jadi, setiap saat membutuhkan prasarana yang ingin digunakan harus siap juga sarananya, harus selalu siap sedia.
– Prinsip efisiensi
Sedangkan prinsip efisiensi yang dimaksud adalah tindakan yang bersifat hati-hati, dilakukan secara terencana. Agar tercipta efisiensi, umumnya disertai dengan petunjuk teknis agar dapt dipraktekan dan dipahami oleh semua stakeholder.
– Prinsip administrative
Karena konteksnya di dunia pendidikan, maka tidak heran jika segala kegiatan dan tindakan dilakukan berdasarkan pada undang-undangan, peraturan dan pedoman yang sudah ditetapkan oleh pemerintah.
– Prinsip kejelasan tanggung jawab
Sedangkan yang dimaksud dengan prinsip kejelasan tanggung jawab lebih menekankan pada mengikutsertakan personil yang ada di sekolah dengan memberikan jobdesk masing-masing agar memudahkan dalam mengimplementasikan sesuai tujuan yang diinginkan.
– Prinsip kekohesifan
Prinsip kekohesifan adalah prinsip yang seharusnya dilaksanakan secara kompak. Kompak dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab masing-masing yang sudah diberikan.
Itulah beberapa prinsip dalam sarana serta prasarana di bidang pendidikan. Jika sebelumnya sudah mempelajari tentang prinsip, maka pada kesempatan kali ini kita akan membahas perbedaan kedua hal tersebut.
Baca juga: 6 Kriteria Perpustakaan Desa Berstandar Nasional
Perbedaan sarana dan prasarana
Sarana berbeda dengan prasarana, hal ini dapat dibedakan berdasarkan beberapa perspektif. Bisa dilihat dari bentuknya, kepemilikan, fungsi dan berdasarkan pembiayaan pengadaan. Dan berikut pembahasan masing-masing.
1. Perbedaan berdasarkan bentuk
Perbedaan berdasarkan bentuk, sarana bisa berbentuk fasilitan ataupun alat, sedangkan prasarana bentuknya bisa fasilitas umum saja. Sarana bisa di pindah-pindah, sedangkan prasarana bersifat menetap tidak bisa dipindah seenaknya.
2. Perbedaan berdasarkan kepemilikan
Perbedaan berdasarkan kepemilikan, sarana bisa dimiliki oleh individual, pemerintah ataupun swasta. Sedangkan prasarana hanya dimiliki oleh pihak pemerintah saja dan fungsinya sebagai penunjang.
3. Perbedaan berdasarkan fungsi
Dilihat berdasarkan fungsinya, sarana sebagai alat utama dalam sebuah kegiatan. Maka tidak heran jika sarana fungsi memiliki peranan penting dalam menyelesaikan sebuah kegiatan. Sedangkan prasarana berdasarkan fungsi berperan sebagai pendukung kegiatan secara umum dari sebuah kegiatan.
4. Pembiayaan Pengadaan
Berdasarkan pembiayaan pengadaan, sarana bisa berupa individu dan peserta kegiatan. Jadi semisal kamu ingin melakukan kegiatan event, maka penyelenggara yang siap membiayai semua kegiatan.
Sedangkan prasarana pembiayaan pengadaan bisa dilakukan oleh pemerintah, masyarakat dan pelaku kegiatan. Prasarana pembiayaan pengadakan yang melibatkan pemerintah, masyakat dan pelaku kegiatan adalah pembayaran pajak atau APBN.
Itulah beberapa perbedaan sarana dan prasarana yang umum kita temukan dan rasakan. Barangkali kamu menemukan perbedaan selain beberapa poin di atas, kamu bisa tuliskan di komentar ya.
Baca juga: 4 Rekomendasi Buku Pengantar Manajemen Untuk Mahasiswa
Contoh sarana dan prasarana
Membicarakan mengenai contoh sarana dan prasarana sebenarnya tidak terlalu repot dan pelik. Bahkan dalam kehidupan sehari-hari pun kita juga sudah mempraktekannya. Berikut adalah beberapa contoh sarana dan prasarana.
| Sarana | Prasarana | |
| Gojek | Smartphone | |
| Transportasi umum Bus | Terminal | |
| Belajar di Kelas | Gedung sekolah | |
| Becak | Pangkalan becak | |
| Menanam | Media tanam | |
| Memasak | Dapur | |
| Tidur | Kasur |
Dari sedikit contoh sarana dan prasarana di atas, tentu saja masih banyak lagi contoh yang bisa kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Prinsip dari sarana berperan aktif secara langsung. Sedangkan prasarana hanya sebagai pendukung terselenggaranya kegiatan tersebut.
Baca juga: 6 Masalah Pendidikan Di Indonesia dan Analisisnya
Standar Sarana dan Prasarana
Secara garis besar, standarisasi sarana dan prasarana menurut Permendiknas No. 24/2007 menyatakan bahwa standar sarana dan prasarana sekolah dibedakan menurut jenjang sekolah. Adapun jenis-jenis sesuai standar yang meliputi satuan pendidikan, lahan, bangunan gedung dan kelengkapan sarana dan prasarana.
Ternyata dari beberapa standar yang disebutkan dalam permendiknas di atas memiliki aturan main yang berbeda-beda tiap jenjang pendidikan. Nah, buat kamu yang tertarik ingin mengetahui lebih dalam batasan atau standarisasinya, bisa langsung intip di permendiknas ya. Karena jika dijelaskan satu persatu di artikel ini, tidak cukup ruang.
Ruang Lingkup Sarana dan Prasarana
Setelah mempelajari tentang pengertian, tujuan, prinsip dari sarana dan prasarana. Maka saat kita membicarakan tentang ruang lingkupanya masih ada banyak lagi capaiannya. Ruang lingkup tersebut meliputi perencanaan, pengadaan, penyaluran, inventarisasi, pemeliharaan, penyimpanan, penghapusan sarana dan prasarana.
1. Perencanaan
Perencanaan dapat diartikan sebagai rancangan, atau ada juga yang menyebutnya dengan kerangka yang akan dicapai di masa yang akan datang. Nah, jika konteknys untuk ranah pendeidikan, maka perencanaan adalah sebagai proses perancangan membeli, menyewa, daur ulang, rehabilitasi dsb dalam upaya pemenuhin kebutuhan yang sudah disesuaikan dengan standarisasi.
2. Pengadaan
Pengadaan adalah kegiatan mengadakan kegiatan dari berbagai kebutuhan yang bertujuan untuk mencapai tujuan secara efektif, efisien, terbuka, transparan adil dan akuntable.
Kesuksesan pengadaan, dibutuhkan yang namannya analisis jenis program. Adapun langkah yang perlu di siapkan, setidaknya ada sekitar 6 persiapan yang dapat kamu simak sebagai berikut
- Menampung usulan dari masing-masing unit kerja dan melakukan inventarisasi perlengkapan apa saja yang belum ada
- Membuat susunan perlengkapan sekolah pada periode tertentu
- Memadukan susunan rencana yang sudah dibuat dengan perlengkapan yang sudah ada
- Menyesuaikan rencana kebutuhan dengan anggaran yang ada, dan tentu saja sarana prasarana yang menyesuaikan anggaran yang ada
- Memadukan rencana yang paling penting terlebih dahulu, caranya bisa dengan membuat skala prioritas
- Membuat ketetapan rencana pengadaan akhir
Jadi, untuk membuat sebuah pengadaan, dibutuhkan persiapan yang matang. Tidak hanya sekedar membuat dan membeli begitu saja.
Baca juga: Pengertian Pengadaan Barang Dan Jasa
3. Penyaluran
Maksud dari penyaluran adalah upaya untuk menyalurkan perlengkapan ke unit atau orang yang membutuhkan barang tersebut. Nah, di sini seorang kepala sekolah wajib mengetahui apa saja yang disalurkan dan kemana disalurkan.
Sedangkan dalam proses penyaluran, penting sekali memperhatikan beberapa hal penting, yaitu
- 1. memperhatikan ketepan barang yang disampaikan, baik jumlah maupun jenisnya
- 2. memperhatikan ketepatan sasaran penyampaian
- 3. memperhatikan ketepan kondisi barang yang disalurkan
Dari ketiga proses penyaluran di atas, penting juga ada pihak yang bertanggungjawab dalam proses penyaluran. Setidaknya ada yang bertanggung jawab terhadap alokasi barang, pengiriman barang dan ada yang diberi tugas bertanggung jawab dibidang penerahan barang.
4. Inventarisasi
Istilah inventarisasi dapat dimaknai sebagai kegiatan untuk melaksanakan pengaturan, penyelenggaraan, penggunaan dan pencatatan barang-barang dan menyusun daftar agar lebih teratur. Pada umumnya inventarisasi diselenggarakan agar lebih teratur, secara administrasi juga tertib dan sebagai arsip. Inventarisasi memiliki tiga jenis kegiatan yang meliputi
- Pencatatan
- Pemberian kode
- Pelaporan
Dari ketiga jenis kegiatan diatas, dibutuhkan laporan pencatatan yaitu buku penerimaan barang, buku induk inventarisasi, buku pembelian barang dan buku kartu stok barang. Beberapa lembaga lain juga ada yang menyediakan buku catatan barang yang bukan inventaris atau yang bukan peminjaman.
5. Pemeliharaan
Sesuai dengan namannya, pemeliharaan adalah segala sesuatu yang sifatnya merawat, menyimpan dan menjaga bentuk barang agar bisa bertahan lebih lama dan tersimpan baik. Adapun tujuan dari pemeliharaan supaya dapat terkondisikan dan siap untuk digunakan kapan saja. Cara Pemeliharaan dibagi menjadi dua jenis.
Pemeliharaan yang dilakukan setiap hari umumnya jenis pemeliharaan yang sewaktu-waktu siap dipakai. Contohnya, mengepel lantai, membersihkan debu komputer, membersihkan meja dan lain sebagainya.
- Pemeliharaan secara berkala
Sedangkan pemeliharaan yang bersifat berkala lebih ditekankan pada pemeliharaan yang dapat dilakukan sesekali waktu. Misalnya, mengecet tembok, mencuci bendara, membersihkan kaca jendela dan lain sebagainya.
Jadi, setiap kali membahas tentang sarana prasarana, kita tidak melulu membicarakan perbedaan keduanya. Ternyata masih ada banyak sekali sub pembahasan yang bisa kita angkat. Salah satunya tujuan melakukan pemeliharaan. Diantarannya sebagai berikut.
- Mengoptimalkan masa pakai perlengkapan
- Menjamin kesiapan operasional
- Menjamin ketersediaan perlengkapan
- Menjamin keselamatan dan keamanan
- Penyimpanan
Penyimpanan dapat diartikan sebagai upaya untuk menampung barang yang sudah dimiliki. Ada dua aspek dalam melakukan penyimpanan, yaitu aspek fisik dan aspek administratif.
Aspek fisik adalah wadah yang mampu menambung barang. Baik barang milik negara ataupun barang yang berasal dari pengadaan. Bentuk aspek fisik ini bisa berbentuk gedung. Nah, membicarakan masalah gedung, ada beberapa macam gedung loh, ada gedung pusat, gedung penyalur, gedung transit dan gedung pemakai.
Aspek administratif adalah hal-hal yang sifatnya melakukan pencatatan demi mendukung pelaksanaan kegaitan dalam penyimpanan. Kegiataan pelaksaan yang bekerja secara administratif ada bagian urusan tata usaha, bagian pemeliharaan, urusan pengeluaran, urusan penerimaan dan penyimpanan dan masih banyak lagi.
Aspek administratif memiliki prosedur dan cara menyimpan barang dengan cara penerimaan dan penyimpanan.
Penerimaan administrasi dapat berbentuk :
- Menerima pemberitahuan pengiriman barang dari pihak menerima barang
- Memeriksa barang yang diterima baik fisik ataupun kelengkapan administrasi
- Membuat cerita acara penerimaan dan hasil pemeriksaan barang
Ranah kegiatan penyimpanan barang dapat dilakukan dengan beberapa cara sebagai berikut :
- Meneliti barang yang hendak disimpan
- Menyiapkan barang sesuai klasifikasi harga, model, atau jenis
- Mencatat barang ke dalam buku penerimaan, kartu stok dan kartu barang
- Membuat denah lokasi barang akan disimpan dimana
- Pengeluaran barang dilakukan berdasarkan SPMB atau Surat Perintah Mengeluarkan Barang
Ternyata saat membicarakan tentang perbedaan sarana dan prasarana, masih ada banyak sekali bahasan turunan yang tidak kalah penting.
Semoga dari pembahasan yang cukup panjang dan melelahkan di baca ini ada manfaatnya. (Irukawa Elisa)