Loading Preview
Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.
Neicy Techno – Sebelum menyelenggarakan Rapat, Anda harus mempersiapkan Dokumen Persiapan Rapat secara Resmi terlebih dahulu. Ada Beberapa contoh dokumen persiapan rapat yang akan saya bagikan disini dan semua itu sesuai dengan pengalaman pribadi.
Sebagai seorang yang bekerja didunia administrasi perkantoran, Anda harus mengetahui dan memahami setiap penulisan yang sering digunakan dalam lingkungan kerja tersebut. Dalam Perencanaan dan persiapan kerja harus disiapkan dengan baik dan dokumen-nya harus lengkap.
Perencanaan dan Persiapan Rapat Resmi Dengan Microsoft Word
Tenaga Administrasi harus memiliki Skill dalam membuat dokumen-dokomen penting perkantoran. Microsoft Word memberikan kemudahan dalam semua itu, Anda bisa dengan mudah membuat dokumen untuk keperluan administrasi perkantoran.
Dalam dunia kerja perkantoran, Sekertaris bertugas untuk Merencanakan dan mempersiapkan penyelenggaraan rapat agar berjalan dengan baik dan sukses. Untuk mempersiapkan semua itu, Sekertaris memerlukan beberapa dokumen untuk melengkapinya.
Contoh Dokumen Persiapan Rapat Resmi
Ada 4 Dokumen yang harus disiapkan sebelum menyelenggarakan Rapat. Dokumen-dokumen ini dibuat menggunakan aplikasi Microsoft Word. Disini saya hanya akan membagikan Contoh Format Dokumen Persiapan Rapat saja.
Contoh Agenda Rapat
Agenda Rapat harus disiapkan untuk merencanakan pokok-pokok permasalahan yang akan di bicarakan selama rapat di selenggarakan. Dalam agenda rapat terdapat beberapa unsur seperti KOP Surat, Keterangan perusahaan, Kontak, Tanggal dan alamat di selenggarakannya.
Anda bisa melihat unsur-unsur Agenda Rapat pada gambar diatas. Dalam susunan agenda-nya terdapat persiapan dari mulai Registrasi Peserta Rapat hingga ke acara penutupan. Jadi semua aktivitasnya harus tercatat dengan baik beserta Waktu dan petugas pelaksananya. Dengan begitu, Persiapan akan maksimal.
Download File Disini: Agenda Rapat Word
Contoh Undangan Rapat
Setelah membuat agenda rapat, Maka langkah selanjutnya adalah membuat Undangan Rapat yang akan digunakan untuk memberikan informasi dan undangan mengenai Rapat yang akan di selenggarakan.
Undangan Rapat merupakan selembaran kertas yang dibuat untuk Pemberitahuan dan bersifat mengharapkan kehadiran seseorang untuk ikut berpartisipasi dalam acara rapat yang akan diselenggarakan.
Download File Disini: Undangan Rapat Word
Contoh Daftar Hadir Peserta Rapat
Daftar hadir peserta rapat dibuat untuk dijadikan catatan yang menjelaskan jumlah peserta yang hadir pada rapat yang di selenggarakan. Jadi dokumen ini juga sangat penting untuk persiapan dan penyelenggaraan rapat.
Dalam lembar daftar hadir peserta rapat terdapat nama, jabatan dan tanda tangan peserta rapat. Dokumen ini juga bisa menjadi bukti kehadiran peserta rapat, Jika acara rapat tersebut bersifat wajib dan penting.
Download File Disini: Daftar Hadir Peserta Rapat Word
Contoh Lembar Pengecekan Persiapan Rapat
Anda harus membuat daftar peralatan yang akan digunakan ketika rapat. Bukan hanya itu, Anda juga harus menyiapkan segala sesuatu yang menjadi dokumen persiapan rapat seperti agenda, surat undangan dan lainnya. Semua itu harus dituliskan dalam Lembar pengecekan persiapan rapat.
Semua peralatan yang diperlukan harus dituliskan dan di cek ulang sebelum waktu rapat dimulai. Anda harus memastikan semua peralatan yang dibutuhkan sudah tersedia dan siap pakai dalam keadaan baik. Semua itu dilakukan untuk memastikan bahwa acara rapat akan berjalan sesuai rencana.
Download File Disini: Lembar Pengecekan Persiapan Rapat Word
Nah, jadi itu adalah 4 Dokumen yang harus di siapkan sebelum memulai Rapat. Dokumen-dokumen tersebut merupakan bagian dari persiapan penyelenggaraan rapat yang umum digunakan oleh perusahaan, Organisasi ataupun instansi.
- 6 Contoh Laporan Keuangan Sederhana Excel Untuk Perusahaan - How to use excel count functions for Beginner - How to use the $ excel function - Excel Function List for Beginners (Complete)
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :
v Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
v What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
v Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
v Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
v When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
v How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
A. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
B. Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C. Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
D. Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
a. Agenda rapat.
b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :
1. While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block note denagn bolpointnya.
7. Name tag untuk peserta.
8. Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
G. Mempersiapkan ruang rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :1. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a. Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b. Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :
c. Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d. Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .
H. Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.I. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
J. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan selama rapat berlangsung.
3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
K. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
L. Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?
5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
Page 2
Beranda Dagangan kaos dari Blitar ▼