KOMPAS.com - Administrasi dapat dikaitkan dengan penyelenggaraan kebijakan di suatu bidang tertentu. Selain itu, administrasi juga dapat menyangkut kegiatan atau usaha di perkantoran.
Diperkirakan, ilmu administrasi sudah ada sejak zaman Bangsa Romawi dan kemudian dibudayakan oleh masyarakat Eropa Barat. Hingga saat ini, ilmu administrasi masih diterapkan di berbagai bidang di Indonesia serta negara lainnya.
Pengertian administrasi
Menurut Mariati Rahman dalam buku Ilmu Administrasi (2017), administrasi merupakan bimbingan, kepemimpinan serta pengawasan usaha terhadap sekelompok orang agar tujuan bersama tercapai.
Dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi (2020) karya Alemina Henuk-Kacaribu, disebutkan jika secara etimologis, adminitrasi berasal dari Bahasa Yunani, “administrare”, berarti melayani atau membantu.
Dalam artian sempit, administrasi dapat diartikan sebagai aktivitas tulis menulis atau ketatausahaan. Lebih spesifiknya, administrasi menyangkut kegiatan menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan dokumen atau semacamnya.
Baca juga: Apa Perbedaan Administrasi Negara dengan Administrasi Swasta?
Jika melihat arti luasnya, administrasi bisa didefinisikan sebagai proses kerja sama antar beberapa individu yang dilakukan secara efisien untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan.
Ruang lingkup administrasi
Mengutip dari buku Administrasi Bisnis (2017) oleh Apiaty Kamaluddin, ruang lingkup administrasi berkaitan dengan tugas pelayanan di organisasi atau perusahaan tersebut. Ruang lingkup administrasi meliputi:
- Menghimpun
Adalah kegiatan pencarian serta usaha untuk mendapatkan keterangan atau informasi, yang di kemudian hari siap untuk digunakan. Kegiatan menghimpun ini lebih berfokus pada informasi yang belum pernah didapatkan. - Mencatat
Adalah kegiatan pencatatan berbagai informasi dalam bentuk tulisan dengan memakai peralatan yang disediakan, sehingga hasil catatan tersebut bisa dibaca, dikirim serta disimpan. - Mengelola
Adalah kegiatan mengerjakan dan mengelola berbagai informasi, termasuk menyajikannya dalam bentuk yang bermanfaat. - Mengirim
Adalah kegiatan menyimpan keterangan atau informasi dan kemudian menyebarkannya dari satu pihak ke pihak lainnya. - Menyimpan
Adalah kegiatan meletakkan barang atau menyimpan informasi di tempat yang aman, dengan cara apapun.
Baca juga: 6 Unsur Manajemen
Unsur administrasi
Unsur administrasi merupakan bagian atau unsur yang harus ada dalam setiap kegiatan administrasi.
Jika unsurnya tidak lengkap, maka kegiatan administrasi bisa terganggu atau tidak terlaksanakan dengan baik.
Unsur administrasi dibagi menjadi dua, yaitu unsur pokok dan unsur umum. Berikut penjelasannya:
Artinya unsur yang harus ada atau tidak bisa dihilangkan dalam kegiatan administrasi. Unsur pokok tersebut meliputi:
- Dua orang manusia atau lebih
Unsur pokok yang harus ada dalam administrasi karena setiap manusia membutuhkan bantuan orang lain. Kegiatan administrasi bisa berlangsung dengan baik jika ada dua orang manusia atau lebih yang saling membantu. - Tujuan
Merupakan nilai atau kebutuhan manusia, baik secara jasmani ataupun rohani. Tujuan organisasi atau perusahaan bisa didapatkan jika dua orang manusia atau lebih saling bekerja sama untuk meraih tujuan tersebut. - Tugas dan pelaksanaan
Setiap orang yang terlibat dalam kegiatan administrasi sudah memiliki tugas dan peranannya masing-masing. Mereka harus melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya. - Peralatan dan perlengkapan
Agar kegiatan administrasi berjalan dengan baik dan tujuan organisasi dapat tercapai, setiap orang yang bekerja di dalamnya memerlukan peralatan serta perlengkapan.
Baca juga: Peluang Usaha: Pengertian, Kriteria, Cara, dan Penyebabnya
Artinya unsur ini harus dimiliki di segala bentuk kegiatan administrasi. Unsur umum tersebut meliputi:
- Organisasi
Merupakan kumpulan orang dengan visi, misi dan tujuan yang sama. Adanya kesamaan ini membuat orang di dalam organisasi tersebut bekerja sesuai tugas dan wewenangnya, serta bekerja sama satu sama lain agar tujuannya tercapai. - Manajemen
Dalam pelaksanaan tugas dan wewenang, setiap orang dalam organisasi harus diawasi. Hal ini menjadi salah satu fungsi utama dari manajemen, yaitu fungsi pengawasan. - Komunikasi
Komunikasi sangat diperlukan di bidang apapun, termasuk administrasi. Adanya komunikasi akan mempermudah orang untuk saling bekerja sama, melaksanakan tugas dan mencapai tujuan bersama. - Kepegawaian
Sering juga disebut sumber daya manusia. Kepegawaian mencakup pencarian, penempatan serta penggunaan tenaga manusia dalam sebuah kegiatan administrasi. Kepegawaian juga mencakup pelatihan serta analisis dan klasifikasi jabatan. - Keuangan
Sering disebut administrasi keuangan. Bidang ini berfokus pada tugas penganggaran belanja, pembukuan, pemeriksaan atau auditing serta pekerjaan di ranah keuangan lainnya. - Perbekalan
Adalah perlengkapan, persediaan, logistik serta urusan rumah tangga. Bidang ini sering juga disebut administrasi perlengkapan. Fokus tugasnya ialah pembelian, persediaan, klasifikasi serta strandarisasi alat dan pengendalian harta benda. - Ketatausahaan
Merupakan kegiatan perencanaan, pengadaan, pengiriman serta penyimpanan berbagai informasi yang diperlukan dalam kerja sama. Ketatausahaan bisa menyangkut administrasi perkantoran, manajemen perkantoran, tata persuratan, arsip, sekretaris, dan lainnya. - Hubungan masyarakat
Perusahaan atau organisasi butuh interaksi baik dengan publik serta pelanggan, agar mendapat dukungan baik. Hubungan masyarakat juga sering dikenal dengan public relation dan advertising (iklan untuk promosi).
Baca juga: Logistik: Pengertian, Tujuan, Manfaat, Kegiatan dan Sistemnya
KOMPAS.com - Dalam artian luas, administrasi bisa diartikan sebagai kerja sama. Administrasi berkaitan dengan bidang atau hal lainnya, seperti organisasi, manajemen, kebijakan, hubungan antar manusia, dan masih banyak lagi.
Administrasi sebagai ilmu pengetahuan mulai berkembang pada awal abad ke-19. Seiring perkembangan zaman, administrasi beserta ilmunya terus bertumbuh, dan akhirnya banyak digunakan di berbagai negara di dunia.
Pengertian administrasi
Menurut Alemina Henuk-Kacaribu dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi (2020), secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Yunani, yakni administrare, berarti melayani atau membantu.
Administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Administrasi tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja, karena membutuhkan kerja sama antar dua orang atau lebih.
Baca juga: Apa Perbedaan Administrasi Negara dengan Administrasi Swasta?
Secara lebih spesifiknya, administrasi bisa dipahami dalam artian sempit dan luas:
- Pengertian administrasi dalam arti sempit
Mengutip dari buku Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf (2009) karya Hendi Haryadi, administrasi merupakan kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis, untuk menyediakan keterangan dan memudahkannya untuk mendapat informasi itu kembali.
- Pengertian administrasi dalam arti luas
Dalam pengertian luas, administrasi diartikan sebagai aktivitas kerja sama oleh sekelompok orang yang didasarkan pada pembagian kerja, sesuai yang telah ditentukan dalam struktur, dilakukan untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien.
Administrasi dalam artian sempit bisa dikatakan juga sebagai tata usaha. Sedangkan dalam pengertian luas, administrasi mempunyai sejumlah unsur penting, yakni sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas, terstruktur, kegiatan yang runtut untuk mencapai tujuan, serta pemanfaatan berbagai sumber.
Tujuan administrasi
Administrasi dibutuhkan oleh tiap organisasi ataupun perusahaan. Administrasi membantu dalam hal perencanaan serta pengembangan kegiatan, demi tercapainya tujuan bersama. Setidaknya ada tiga tujuan administrasi, yakni:
- Untuk memantau kegiatan atau data milik organisasi
Adanya administrasi membantu organisasi untuk memantau dan senantiasa memperhatikan kegiatan atau data yang dimilikinya. - Untuk evaluasi
Selain untuk memantau, adminitrasi juga dibutuhkan untuk melakukan evaluasi, misalnya evaluasi kebijakan, kegiatan, rencana, atau hal lainnya. - Untuk penyusunan program kegiatan
Adminitrasi juga bertujuan untuk membantu penyusunan program kegiatan dan pengembangannya, agar sejalan dengan yang diinginkan organisasi tersebut.
Baca juga: Ruang Lingkup Administrasi dan Unsur-unsurnya
Ciri-ciri administrasi
Dalam buku Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Ganda Tua Sibarani, dkk, dijelaskan jika administrasi memiliki lima ciri penting yang patut diketahui. Ciri tersebut adalah:
- Terdiri atas sekelompok orang
Administrasi tidak bisa hanya dilakukan oleh seseorang saja, karena membutuhkan kerja sama dari dua orang atau lebih. Sehingga ciri utama administrasi ialah terdiri atas sekelompok orang dengan tujuan yang sama. - Menjalin kerja sama
Seperti yang telah disebutkan di atas, administrasi membutuhkan kerja sama demi tercapainya tujuan bersama yang diinginkan. Apabila kerja sama tidak dijalin, maka mustahil untuk meraih tujuan tersebut. - Memiliki tujuan yang harus dicapai
Sekelompok orang menjalin kerja sama dalam melakukan suatu hal, tentunya untuk mencapai tujuan. Tanpa adanya tujuan, aktivitas kerja sama tersebut tidak akan berarti apa-apa. - Adanya proses kegiatan usaha
Dalam administrasi, proses kegiatan usaha juga menjadi ciri penting lainnya. Proses ini diartikan sebagai serangkaian kegiatan usaha untuk menjalin kerja sama dan meraih tujuan. - Kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
Ciri lainnya dari administrasi ialah adanya bimbingan, kepemimpinan, serta pengawasan. Ketiga hal ini tidak dapat dipisahkan dan harus dilakukan.
Baca juga: Batas Wilayah Benua Afrika dan Iklimnya
Fungsi administrasi
Administrasi mempunyai lima fungsi penting, yaitu:
- Fungsi perencanaan
Artinya administrasi digunakan untuk mengumpulkan dan mengolah data yang nantinya dimanfaatkan untuk penyusunan atau perencanaan sebuah kegiatan atau hal tertentu lainnya. - Fungsi penyusunan
Artinya administrasi digunakan untuk menyusun serta menjalin komunikasi antar anggota dalam sebuah organisasi. Ketika komunikasi terjalin baik, organisasi akan semakin mudah meraih tujuan bersama yang diinginkan. - Fungsi koordinasi
Artinya administrasi digunakan untuk mengoordinasi rencana serta tujuan organisasi, supaya berjalan sesuai yang diharapkan. - Fungsi pelaporan
Artinya administrasi digunakan untuk memberi informasi tentang kegiatan atau rencana apa saja yang telah dijalankan organisasi. - Fungsi anggaran
Artinya administrasi digunakan untuk mengelola serta menganggarkan biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan rencana atau kegiatan.
Baca juga: Pengertian serta Perbedaan Wilayah Formal dan Fungsional
Jenis administrasi
Ada banyak jenis administrasi yang bisa ditemukan di lingkungan sekitar kita. Apa sajakah contohnya?
- Adminitrasi perkantoran
Adalah jenis adminitrasi yang aktivitasnya meliputi perencanaan keuangan, pencatatan, distribusi barang, dan personalia. - Adminitrasi negara
Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berkaitan erat dengan kepentingan publik atau masyarakat umum, seperti kebijakan publik, etika, dan sejenisnya. - Adminitrasi keuangan
Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berhubungan dengan keuangan. Salah satu tugas utamanya ialah membuat laporan keuangan. - Administrasi pendidikan
Adalah jenis administrasi yang kegiatannya berkaitan erat dengan dunia pendidikan. Contoh kegiatannya ialah perencanaan, pengarahan, serta pengawasan pendidikan. - Administrasi niaga
Adalah jenis administrasi yang kegiatannya meliputi perencanaan dan pengawasan segala hal yang bersifat keniagaan. Biasanya dilakukan manager dalam perusahaan atau bisnis. Salah satu tujuan administrasi ini ialah meraih keuntungan atau profit ekonomi.