Pada umumnya dalam kegiatan pengadaan perlengkapan kantor selalu diawali dengan

PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR

1. PENGERTIAN PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas. Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena masing-masing kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil prosedur yang paling praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor selalu diawali dengan perencanaan yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan, perencanaan biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.

Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut: a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan c. Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulanan dan kemudian menjadi rencana tahunan. Untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut: a. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan b. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan c. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana tahunan.

2. LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERALATAN KANTOR a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang di gudang b. Petugas memeriksa persediaan barang digudang c. Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa kebutuhan yang akan dibeli dengan menyesuaikan dana yang tersedia. d. Meminta persetujuan kepada pimpinan e. Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian f. Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu. g. Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan berita acara serah terima barang dan buku penerimaan barang h. disimpan digudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan

3. INVENTARISASI BARANG HABIS PAKAI DAN TIDAK HABIS PAKAI Inventarisasi barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja, sumbangan ataupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan. Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam: a. Buku induk barang inventaris b. Buku golongan barang inventaris c. Buku catatan barang non inventaris

a. BUKU INDUK BARANG INVENTARIS Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor. BUKU INDUK BARANG INVENTARIS Nama Alamat :.. :.. No. Urut Tanggal Pembukuan Kode Nama Ket. (merk, ukuran dsb) Jumlah Nama Satuan Tahun Pembuatan Asal Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan barang Keadaan Harga Ket.

b. BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai) BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS Nama Alamat Golongan Kode :.. :.. :.. :.. No. Urut No. Urut Buku Induk Kode Nama Ket. (Merk, Nomor, Ukuran) Jumlah Nama Satuan Tahun Pembuatan Keadaan Harga Lokasi Ket.

c. BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS adalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai). BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS Nama Alamat :.. :.. No. Urut Nama No. Kartu Stock Ket. (Merk, Nomor, Ukuran) Jumlah Nama Satuan Tahun Pembuatan Asal Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan dokumen Keadaan barang Satuan Harga Jumlah Ket.

PERAWATAN PERALATAN KANTOR Di dalam penggunaan mesin peralatan kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud pemeliharaan ialah pemeliharaan terhadap benda baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atas harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu. Biasanya ada buku petunjuk dari peralatan tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat pada mesin seperti cara penggunaan yang benar dan sebagainya. Namun demikian tidak ada salahnya dibuat jadwal perawatan rutin.

Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan dalam pemeliharaan/pemakaian barang dapat disebutkan antara lain sebagai berikut: a. Kelemahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi b. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas dan cairan yang tajam dan lain-lain. c. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan. d. Pemakaian barang berlebih dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang e. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat. f. Pemakaian yang kasar g. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan h. Kehilangan atas alat-alat kecil i. Pemakaian mesin atau alat yang tidak sesuai dengan tujuannya j. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang tidak dapat dilakukan sendiri oleh operator k. Kelambatan terhadap system laporan jika terjadi kerusakan pada mesin l. Kelalaian pengurusan atas barang atau mesin yang tidak dalam pemakaian m. Penghapusan barang sebelum waktunya.

TATA RUANG KANTOR

PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and control,1958 office layout in the determine of space requirement and the detailed utilization of this space in order to improve a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within reasonable cost. (tata ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang tersebut untuk menyiapkan secara praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak). Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati.

TUJUAN TATA RUANG KANTOR: 1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja 2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan 3. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien 4. Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu. 5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. 6. Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai. 7. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.

AZAS TATA RUANG KANTOR Asas jarak terpendek. Jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Asas rangkaian kerja Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur. Asas penggunaan segenap ruangan tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri Asas perubahan susunan tempat kerja memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat

JENIS-JENIS TATA RUANG KANTOR Tata ruang kantor berkamar (cubicle type office)

Tata ruang kantor terbuka (open plan office)

Tata ruang kantor berpanorama (landscape office)

Tata ruang kantor gabungan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas . Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena masing-masing kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil prosedur yang paling praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor selalu diawali dengan perencanaan yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan, perencanaan biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.

Terdapat 2 jenis barang yaitu barang habis pakai dan barang tidak habis pakai. Barang habis pakai yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai, dimana jika barang ini habis, tidak meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Contohnya : kertas, tinta, karbon, pensil, map, dsb. Yang kedua adalah barang tidak habis pakai yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon, dll.

Untuk barang habis pakai, pengadaannya direncanakan sebagai berikut:

• Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan
• Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan
• Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan-an dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Sedangkan untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

1. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan
2. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan
3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana tahunan.

A. LANGKAH – LANGKAH DALAM PENGADAAN PERALATAN KANTOR

1. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang di gudang
2. Petugas memeriksa persediaan barang di gudang
3. Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa kebutuhan yang akan dibeli dengan menyesuaikan dana yang tersedia.
4. Meminta persetujuan kepada pimpinan
5. Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian
6. Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu.
7. Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan berita acara serah terima barang dan  buku penerimaan barang
8. Barang disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.

B. INVENTARISASI BARANG HABIS PAKAI DAN BARANG TIDAK HABIS PAKAI

Inventarisasi barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja sumbangan atau pun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan. Inventarisasi barang dilakukan dalam:

1. Buku induk barang inventaris
Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor  dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

2. Buku golongan barang inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk  mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (digunakan untuk inventarisasi barang tidak habis pakai)

3. Buku catatan barang non inventaris
adalah buku yang digunakan  mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (digunakan untuk inventarisasi barang-barang habis pakai).