PERENCANAAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN DI SMP ISLAM AL-AZHAR 8 KEMANG PRATAMA BEKASI (2015)
Arisha Trisnovia Putri, Bedjo Sujanto* Supadi*
*Dosen Pembimbing
Manajemen Pendidikan FIP UNJ
ABSTRACT
This study was conducted in SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama Bekasi, which aims to know and to obtain an overview of planning education facility and infrastructure. This research was conducted in March until June 2015. This is conducted by the descriptive and qualitative approach. Data collection is done through interview, observation, and study documentation. A source of research data is derived from key informants the school principal and head of administrative, also several informants supporters is deputy head of school, administrative staff, science teacher, a librarian, the committee, the head of accounting and staff accounting Foundation Waqaf Al-Muhajirien.
From an analysis of the data done show that planned school facilities and infrastructure started from an analysis of needs, , the determination of priorities, the establishment of the budget, and examination of the needs. The result of the research indicated that the planning process that done SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama Bekasi is 1) needs analysis by receiving inputs necessity, evaluate activities, check inventory data once a year, sums up the results of the analysis necessity to pour in budget plan school income and expenditure (RAPBS). 2) The determination of priorities goods only to choose when purchase of goods was conducted not determining of the goods are bought and was not bought. 3) Planning its loan and goods be performed by submitting a request in borrowing, the acquisition of goods to the grant performed by submitting an application grants, publicly-listed of goods by means of exercised buy with concluded the needs of goods, looking for a public price, and put together a budget plan in the RAPBS. 4) Asking of needs, done with presentation RAPBS, do the revise, and make good purchasing.
Keyword : Planning, Facilities and Infrastructure of Education.
Pendahuluan
Sarana dan prasarana mendukung kegiatan pembelajaran baik secara langsung maupun tidak langsung. Mengelola sarana dan prasarana berarti mengelola segala fasilitas fisik yang ada di lingkungan sekolah sehingga dapat bermanfaat secara maksimal. Sekolah memiliki kewenangan untuk mengelola sarana dan prasarana, dengan tetap memperhatikan regulasi yang diberlakukan oleh pemerintah.
Sekolah sebagai satuan pendidikan yang menerapkan kegiatan manajemen sarana dan prasarana dengan ruang lingkup perencanaan, pengadaan, perawatan, dan penghapusan sarana prasarana. Perencanaan adalah tahap awal sebelum sekolah melakukan kegiatan pengelolaan selanjutnya. Tahap perencanaan harus dilaksanakan tepat sasaran agar sarana dan prasarana yang berada di sekolah sesuai dengan kebutuhan sekolah. Dengan perencanaan yang baik akan menghadirkan sarana dan prasarana yang tepat dan dapat bermanfaat dengan maksimal bagi pihak sekolah.
SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama menerapkan Kurikulum 2013 yang dikembangkan dengan kurikulum islam yang disebut dengan Kurikulum Ke-Al-Azharan. Sebagai sekolah yang didirikan dengan status sekolah unggulan, maka SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama melakukan berbagai pengembangan di segala bidang seperti pengelolaan kurikulum, peserta didik, tenaga pendidik, dan sarana dan prasarana.
Pengembangan yang dilakukan tidak terlepas dari berbagai proses pengelolaan sarana dan prasarana yang dimulai dengan tahap perencanaan sampai dengan tahap penghapusan. SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama juga menerapkan kegiatan manajemen yang dimulai dari perencanaan pengadaan sarana dan prasarana. Perencanaan yang dilaksanakan di sekolah ini berbeda dengan sekolah lainnya, karena terdapat kerja sama antara pihak sekolah dengan Yayasan Waqaf Al-Muhajirien.
Tinjauan Pustaka
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sarana adalah apa saja yang dapat digunakan untuk melaksanakan sesuatu, untuk memajukannya, atau untuk mencapai tujuan. Menurut Suharsimi Arikunto yang dikutip oleh Ambar (2004:4), sarana pendidikan ialah semua fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar mengajar, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak agar pencapaian tujuan pendidikan dapat berjalan dengan lancar, teratur, efektif, dan efisien.
Wahyu Sri Ambar Arum (2007:6) mengemukakan bahwa: sarana pendidikan adalah semua peralatan atau fasilitas yang langsung digunakan dalam proses belajar mengajar agar tujuan pendidikan dapat tercapai. Sedangkan prasarana pendidikan adalah alat yang tidak langsung yang digunakan untuk mencapai tujuan pendidikan
Menurut Keputusan Menteri P dan K No. 079/1975, sarana pendidikan dibagi menjadi tiga kelompok besar yaitu: a) bangunan dan perabot sekolah, 2) alat pelajaran yang terdiri dari pembukuan dan alat-alat peraga, dan laboratorium, dan 3) media pendidikan yang dapat dikelompokkan menjadi audiovisual yang menggunakan alat penampil dan media yang tidak menggunakan alat penampil.
Berdasarkan beberapa definisi di atas, dapat disintesiskan bahwa sarana pendidikan ialah semua fasilitas baik yang bergerak maupun tidak bergerak yang diperlukan untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar mengajar secara langsung dan tidak langsung, agar pencapaian tujuan pendidikan dapat berjalan dengan lancar, teratur, efektif, dan efisien.
Dalam ketentuan umum Permendiknas Nomor 24 Tahun 2007, prasarana diartikan sebagai fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Ibrahim Bafadal (2004:2-3) juga menjelaskan, prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di sekolah. Sedangkan menurut Ambar Arum (2007:7), prasarana pendidikan adalah alat yang tidak langsung yang digunakan untuk mencapai tujuan pendidikan.
Berdasarkan beberapa definisi yang telah dijelaskan di atas dapat disintesiskan bahwa prasarana pendidikan adalah perangkat atau alat yang berpengaruh secara tidak langsung terhadap proses belajar mengajar.
Menurut Daryanto (2011:51) manajemen sarana pendidikan adalah kegiatan pengelolaan atau usaha yang dilakukan untuk memanfaatkan segala sumber daya yang ada untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan. Menurut Ari Gunawan (2011:114), administrasi sarana dan prasarana pendidikan merupakan keseluruhan proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan kontinu terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap pakai (ready for use) dalam proses belajar mengajar sehingga proses belajar mengajar semakin efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Ambar Arum (2007:8) juga menjelaskan, manajemen sarana dan prasarana adalah kegiatan pengelolaan atau usaha yang dilakukan untuk memanfaatkan segala sumber daya yang ada untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan.
Berdasarkan beberapa definisi konseptual yang dikemukakan para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan pengadaan, pendayagunaan, dan pengawasan yang dilakukan secara sengaja dan kontinu untuk memanfaatkan segala sumber daya atau peralatan/material bagi terselenggaranya proses pendidikan yang ada untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan di sekolah secara efektif dan efisien.
Menurut Wahyu Sri Ambar Arum (2007:6) manajemen sarana dan prasarana pendidikan bertujuan memberikan sistematika kerja dalam mengelola pendidikan berupa sarana dan prasarana, sehingga tugas-tugas operasional kependidikan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien menuju sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Suharsimi Arikunto (1993:81) proses atau fungsi-fungsi manajemen perlengkapan sekolah terdiri dari 1) Perencanaan; 2) Pengadaan; 3) Pengaturan; 4) Penggunaan; 5) Penyingkiran; 6) Dasar pengetahuan mengenal perpustakaan.
Menurut Chuck Williams (2009:12) mengatakan bahwa “planning is determining organizational goals and a means for achieving them.” Sedangkan menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter (2010:190), perencanaan (planning) melibatkan pendifinisian tujuan organisasi, penentuan strategi untuk mencapai tujuan itu, dan pengembangan rencana untuk mengintegrasikan serta mengoordinasikan kegiatan kerja mereka. Ismail Solihin (2009:63) perencanaan (planning) pada dasarnya merupakan suatu proses untuk menetapkan di awal berbagai hasil akhir (end result) yang ingin dicapai perusahaan di masa mendatang.
Menurut Wahyu Sri Ambar Arum (2007:20), perencanaan sarana dan prasarana pendidikan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan pendidikan.
Sedangkan menurut Soetjipto dan Kosasi (2009:170), perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dapat juga diartikan sebagai: penyusunan daftar kebutuhan prasarana dan sarana di sekolah didasarkan atas pertimbangan bahwa: (a) pengadaan kebutuhan prasarana dan sarana karena berkembangnya kebutuhan sekolah; (b) pengadaan prasarana dan sarana untuk penggantian barang-barang yang rusak, dihapuskan, atau hilang; (c) pengadaan prasarana dan sarana untuk persediaan barang.
Sementara menurut Ibrahim Bafadal (2004:26), perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan adalah: Perencanaan perlengkapan pendidikan dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana pendidikan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.
Berdasarkan beberapa definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa perencanaan sarana dan prasarana pendidikan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan pendidikan di masa yang akan datang, dengan mempertimbangkan: (a) pengadaan kebutuhan prasarana dan sarana karena berkembangnya kebutuhan sekolah; (b) pengadaan prasarana dan sarana untuk penggantian barang-barang yang rusak, dihapuskan, atau hilang; (c) pengadaan prasarana dan sarana untuk persediaan barang, untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Ibrahim Bafadal (2004:26) tujuan yang ingin dicapai dengan perencanaan pengadaan perlengkapan atau fasilitas tersebut adalah untuk memenuhi kebutuhan perlengkapan.
Menurut Ambar Arum (2007:21), ruang lingkup perencanaan pengadaan sarana dan prasarana terbagi menjadi dua jenis yaitu perencanaan barang bergerak dan tidak bergerak serta perencanaan sarana dan prasarana investasi. Perencanaan barang bergerak terdiri dari: 1) barang habis pakai; 2) barang tidak habis pakai. Perencanaan barang tidak bergerak terdiri dari: 1) tanah; dan 2) bangunan. Perencanaan sarana dan prasarana investasi terdiri dari 1) perluasan bangunan yang sudah ada; 2) rehabilitasi; 3) meningkatkan mutu keindahan ruang belajar; 4) memilih perabot dan perlengkapan; 5) tanggung jawab keberesan sekolah; 6) memperhatikan kondisi sanitasi; 7) pemeriksaan itu perlu; 8) penyimpanan alat-alat yang tepat; 9) mengatur dan memelihara ruang belajar; 10) pemeliharaan halaman dan tempat bermain
Menurut Jones yang dikuitp Bafadal (2004:27) langkah-langkah perencanaan pengadaan perlengkapan adalah: 1) menganalisis kebutuhan pendidikan suatu masyarakat dan menetapkan program untuk masa yang akan datang sebagai dasar untuk mengevaluasi keberadaan fasilitas dan membuat model perencanaan perlengkapan akan datang, 2) melakukan survei ke seluruh unit sekolah untuk menyusun master plan untuk jangka waktu tertentu, 3) memilih kebutuhan utama berdasarkan hasil survey, 4) mengembangkan educational specification untuk setiap proyek yang terpisah-pisah dalam usulan master plan. 5) merancang setiap proyek yang terpisah-pisah sesuai dengan spesifikasi pendidikan yang diusulkan, 6) Melengkapi perlengkapan gedung dan meletakkannya sehingga siap untuk digunakan.
Menurut Wahyu Sri Ambar (2007:24) terdapat beberapa prosedur dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan. Untuk perencanaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah dilakukan melalui tahapan sebagai berikut: 1) menganalisis kebutuhan; 2) menginventarisasi sarana dan prasarana yang ada; 3) mengadakan seleksi; 4) menyediakan dana; dan 5) pemberian wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sarana dan prasarana
Metode Penelitian
Pendekatan yang digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif. Peneliti diharuskan terjun ke lapangan untuk melakukan pengamatan terhadap proses kegiatan yang terjadi dengan tujuan mendapatkan data deskriptif. Data yang tercatat dalam penelitian ini adalah fakta yang terjadi di lapangan, ditulis dengan apa adanya tanpa ada tambahan ataupun pengurangan data yang dilakukan oleh peneliti sehingga data-data yang dilaporkan merupakan data yang sebenar-benarnya terjadi di lapangan. Dalam hal ini bertujuan untuk menemukan data dan informasi yang berhubungan dengan perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang meliputi analisis kebutuhan, penentuan prioritas, penyusunan anggaran, dan pengusulan kebutuhan di SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama Bekasi.
Latar penelitian yang dipilih peneliti adalah SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama Bekasi. Teknik pemilihan informan dilakukan dengan teknik snowball sampling, peneliti mencari informasi mengenai informan lain yang dapat menjadi narasumber dari informan kunci. Prosedur pengumpulan data yaitu melalui wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Tahap penelitian dilakukan melalui tahap pra lapangan, tahap pekerjaan lapangan, dan analisis data.
Adapun langkah-langkah teknik analisis data dalam penelitian kualitatif menurut Miles dan Hubermen yang dikutip oleh Sugiyono (2005:91), yaitu: mereduksi data, penyajian data (display data), dan penarikan kesimpulan (conclusing drawing). Sedangkan menurut Sugiyono (2005: 121), untuk mengetahui keabsahan data, pada penelitian kualitatif ini peneliti melakukan tiga tahapan yaitu: kredibilitas, transferabilitas, dan konformabilitas.
Hasil dan Pembahasan
Analisis kebutuhan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui kebutuhan sarana dan prasarana untuk kegiatan belajar mengajar selama satu tahun. Melalui analisis kebutuhan sekolah dapat mengetahui sarana dan prasarana yang perlu ditambah, diperbaiki, diganti, memenuhi bahan-bahan yang habis, dan yang dapat mendukung program yang akan dikembangkan di tahun depan sehingga kegiatan sekolah dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana. Dengan melakukan analisis kebutuhan maka pengajuan pengadaan sarana dan prasarana sekolah akan sesuai dengan kebutuhan.
Barang yang dianalisis adalah seluruh sarana dan prasarana mulai dari kebutuhan alat tulis kantor (ATK) sampai kebutuhan besar. Harga barang digunakan untuk membedakan barang yang termasuk ke dalam inventaris kecil dan barang yang termasuk dalam inventaris besar. Barang yang termasuk inventaris kecil adalah barang dengan harga di bawah Rp.500.000,- dan merupakan barang habis pakai. Adapun barang inventaris besar adalah barangan dengan harga di atas Rp.500.000,- dan merupakan barang yang memiliki nilai manfaat di atas satu tahun.
Proses analisis kebutuhan adalah dengan menerima masukan kebutuhan sarana dan prasarana untuk tahun ajaran yang akan datang. Pihak yang terlibat dalam memberikan masukan kebutuhan adalah dari seluruh civitas akademika sekolah. Kegiatan analisis kebutuhan dimulai sejak awal tahun ajaran dimulai dan dapat berlangsung selama satu tahun. Adapun waktu penyampaian analisis secara khusus adalah ketika rapat rutin yang dilaksanakan satu bulan sekali. Penyampaian kepada pihak tata usaha fleksibel, sehingga civitas akademika dapat memberikan masukan kapan saja.
Selain itu, sekolah juga melakukan evaluasi kegiatan yang sudah berlangsung. Evaluasi kegiatan melibatkan guru dan karyawan yang mengetahui keberlangsungan kegiatan. Evaluasi tersebut dilaksanakan dalam rapat kerja setiap satu bulan sekali. Dari evaluasi kegiatan diketahui sarana dan prasarana yang sudah memenuhi kebutuhan atau yang kurang.
Terdapat kegiatan pengecekan data inventaris sekolah sebelum sekolah mengajukan kebutuhan sarana dan prasarana. Tim inventaris dari Yayasan Waqaf Al-Muhajirien melakukan pengecekan terhadap sarana dan prasarana didampingi oleh staff tata usaha sekolah. Inventarisasi dilakukan dengan mengecek data inventaris sekolah yang tercatat di yayasan dengan kondisi di sarana dan prasarana di lapangan. Kegiatan inventarisasi barang mempengaruhi pengajuan pembelian barang. Berdasarkan data inventaris sarana prasarana dapat dilihat barang yang sudah dimiliki sekolah sehingga tidak perlu diajukan kembali.
Pihak tata usaha akan merangkum sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk selanjutkan dituangkan dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah. Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS).
Penentuan prioritas menentukan kebutuhan sekolah dan kebutuhan pembelajaran yang paling dibutuhkan dan dibeli lebih dulu. Tingkat urgensi kebutuhan barang berbeda-beda, penentuan prioritas bertujuan untuk memprioritaskan kebutuhan yang mendesak agar kegiatan pembelajaran tidak terhambat. Karena kebutuhan barang tidak dapat diajukan secara bersamaan mengingat kecukupan dana yang tersedia. Kebutuhan yang sifatnya mendesak adalah barang yang diprioritaskan.
Penentuan prioritas dilakukan dengan menentukan kebutuhan sekolah mulai dari materi pengajaran, kebutuhan kegiatan belajar mengajar, perlengkapan penunjang kegiatan sekolah, sampai dengan ATK. Semua barang yang diajukan untuk tahun ajaran adalah barang prioritas sehingga tidak ada kebutuhan yang derajatnya lebih tinggi.
Penentuan prioritas barang di SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama Bekasi hanya menentukan kapan pembelian barang dilakukan bukan menentukan barang yang dibeli dan tidak dibeli. Barang dengan prioritas lebih tinggi akan dibeli lebih dahulu. Sekolah akan mengajukan pembelian barang secara bertahap. Barang yang diajukan lebih dulu adalah barang yang berkaitan langsung dengan pelaksanaan kurikulum sehingga kegiatan belajar mengajar berlangsung dengan lancar serta barang yang berkaitan dengan kegiatan sekolah sehari-hari seperti ATK. Urutan barang yang diajukan sudah ditentukan bersamaan dengan penyusunan anggaran. Bahkan jika kebutuhan yang diusulkan tidak banyak sekolah dapat mengajukan kebutuhan tersebut sekaligus, tidak bertahap apabila barang tersebut sudah dianggarkan. Yayasan Waqaf Al-Muhajirien tidak memberikan syarat mengenai penentuan prioritas dan memberi keluasan kepada sekolah untuk menentukan pengajuan kebutuhan barangnya.
Barang yang direncanakan sekolah dapat dilakukan dengan tiga cara perolehan yaitu pinjam, hibah, dan beli. Peminjaman dilakukan kepada unit Al-Azhar lain atau Yayasan Waqaf Al-Muhajirien untuk kegiatan tertentu yang pelaksanaannya hanya sesekali. Peminjaman barang dilakukan dengan mengajukan surat permohonan peminjaman barang kepada unit yang dituju. Perolehan barang dengan hibah dilakukan ketika pemerintah memberikan informasi pengadaan barang hibah, kemudian sekolah mengecek kebutuhan sarana dan prasarana, jika barang yang ditawarkan oleh pemerintah sesuai dengan kebutuhan maka sekolah mengajukan permohonan.
Untuk barang yang diperoleh dengan cara beli, sekolah menyusun anggaran di sekolah. Proses penyusunannya adalah melihat daftar kebutuhan yang akan diajukan kemudian pihak yang mengajukan mencari harga barang tersebut di pasaran. Harga barang dicari dengan menelepon supplier barang, melihat harga barang tersebut di tahun sebelumnya, meminta katalog dari supplier melalui e-mail, atau mencari harga melalui internet. Tujuan sekolah mencari harga barang tersebut, adalah agar sekolah dapat menyusun anggaran dengan dana yang lebih pasti meskipun pada saat pembelian barang, biaya yang dikeluarkan tidak selalu sama persis dengan harga barang yang tercantum dalam anggaran. Karena dalam menyusun anggaran sekolah harus menyesuaikan antara pemasukan dengan biaya operasional yang dikeluarkan.
Pihak yang terlibat dalam penyusunan anggaran adalah kepala sekolah, guru, tenaga tata usaha, dan karyawan. Guru terlibat pada saat mengajukan kebutuhan pengajaran, guru yang bersangkutan memberikan jenis barang yang dibutuhkan beserta dengan harga barang. Adapun harga barang inventaris besar seperti sofa dan alat elektronik dicari oleh tenaga tata usaha. Tidak dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari harga barang, hanya sekitar dua sampai tiga jam. Pencarian harga barang yang dibutuhkan dapat dilakukan pada saat guru memberi masukan kebutuhan kepada pihak tata usaha sehingga dalam menerima masukan, pihak tata usaha sudah mendapatkan jenis barang dan harga barang. Selain itu, pencarian harga barang juga dapat dilakukan pada saat rapat evaluasi kegiatan yang dilaksanakan rutin satu bulan sekali.
Dalam menyusun anggaran ada syarat-syarat dari Yayasan Waqaf Al-Muhajirien yang harus dipenuhi oleh sekolah seperti kenaikan harga barang tidak boleh lebih dari 5% dari harga barang di tahun sebelumnya. Selain itu, sudah terdapat besarnya persentase yang dianggarkan untuk pos-pos anggaran yang terdapat dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS). Yayasan Waqaf Al-Muhajirien akan menilai kecocokan harga barang. Terdapat pihak dari yayasan yang dapat menilai logisnya harga barang yang diajukan. Sekolah dapat mengajukan kebutuhan namun tidak melebihi dana yang dimiliki. Penyusunan anggaran dibagi menjadi dua jenis yaitu barang inventaris kecil atau barang habis pakai seperti ATK dan barang inventaris besar yang harganya di atas Rp.500.000,- dan memiliki nilai manfaat di atas satu tahun.
Dalam menyusun RAPBS pihak tata usaha sekolah dalam hal ini dilakukan oleh kepala tata usaha, harus melakukan beberapa hal diantaranya adalah menganalisa antara RAPBS yang akan diajukan dengan RAPBS di tahun sebelumnya untuk melihat besarnya perubahan anggaran yang tejadi. Kepala tata usaha juga melakukan master budget dan master realisasi yaitu mengelola anggaran terkait dengan mengelola besarnya pemasukan dengan pengeluaran agar seimbang dan bagaimana merealisasikan hal-hal yang tertuang dalam anggaran.
Dalam menyusun RAPBS, sekolah mengadakan rapat khusus yaitu rapat kerja tahunan yang dilaksanakan secara berkala setiap satu tahun sekali sebelum tahun ajaran baru dimulai. Hasil dari RAPBS yang sudah disusun juga akan diinformasikan kepada komite sekolah. RAPBS yang sudah disusun selanjutnya diajukan kepada Yayasan Waqaf Al-Muhajirien. Sekolah akan mendapatkan waktu untuk mempresentasikan RAPBS yang diajukan tersebut untuk memperoleh persetujuan dari pihak yayasan terkait dengan pendapatan dan pengeluaran sekolah.
Pada saat pengusulan kebutuhan di sekolah, pihak yang terlibat adalah kepala sekolah, karyawan tata usaha, karyawan non tata usaha, dan guru. Sedangkan pengajuan anggaran dari sekolah kepada Yayasan Waqaf Al-Muhajirien dilakukan oleh kepala sekolah didampingi dengan kepala tata usaha. Proses pengajuan RAPBS adalah kepala sekolah melakukan presentasi anggaran RAPBS kepada pihak Yayasan Waqaf Al-Muhajirien. Presentasi dilaksanakan di Gedung Yayasan Waqaf Al-Muhajirien Jakapermai Bekasi.
Syarat dalam pengusulan anggaran anggaran adalah anggaran yang diajukan harus sesuai dengan kebutuhan sekolah. Adapun dana maksimal yang bisa diajukan adalah sesuai dengan pendapatan sekolah. Pihak yayasan akan mengecek apakah kegiatan tersebut memang sesuai dengan kebutuhan sekolah. Presentasi dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh pihak yayasan di mana unit-unit yang menjadi bagian yayasan mendapat waktu presentasi bergiliran. Dalam satu hari sekolah ada dua sekolah yang melakukan presentasi secara bergantian. Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) yang memuat seluruh rincian belanja dimulai dari biaya personalia, biaya Al-Azhar Pusat, biaya aktiva tetap, biaya kantor, biaya KBM, termasuk di dalamnya kebutuhan sarana dan prasarana sekolah. Paparan disampaikan kepala sekolah selama dua jam ditampilkan kepada pihak yayasan dengan menggunakan layar LCD. Pihak yayasan yang terlibat adalah bagian anggaran yayasan, pengurus yayasan, tim accounting yayasan, dan kepala pendidikan Al-Azhar.
Pihak yayasan yang terdiri dari pengurus yayasan, tim accounting, dan kepala pendidikan, akan memberi penilaian terhadap anggaran yang diajukan sekolah. Pihak tersebut dapat melihat apakah RAPBS yang disusun oleh sekolah rasional dan sesuai dengan kebutuhan sekolah. Apabila terdapat anggaran yang tidak sesuai dengan kebutuhan sekolah maka sekolah akan melakukan revisi anggaran. Anggaran yang sudah disetujui juga dapat direvisi seiring berjalannya tahun ajaran untuk menyesuaikan kembali kebutuhan sekolah dengan pengajuan pembelian barang. Revisi tersebut dilakukan dalam jangka waktu tiga bulan.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dari pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama Bekasi, maka ditarik kesimpulan sebagai berikut:
- Analisis Kebutuhan Sarana Dan Prasarana Pendidikan
Analisis kebutuhan bertujuan untuk mengetahui kebutuhan sarana dan prasarana selama satu tahun. Kegiatan analisis kebutuhan dilakukan dengan menerima masukan kebutuhan sarana dan prasarana dari seluruh civitas akademika sekolah. Sekolah juga melakukan evaluasi terhadap kegiatan sekolah yang sudah berjalan untuk mengetahui kebutuhan serta mengecek data inventaris sekolah. Kemudian sekolah merangkum hasil analisis kebutuhan, hasil analisis kebutuhan dituangkan dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS).
- Penentuan Prioritas Sarana Dan Prasarana Pendidikan
Penentuan prioritas bertujuan untuk memprioritaskan kebutuhan yang mendesak agar kegiatan pembelajaran tidak terhambat. Dapat disimpulkan bahwa penentuan prioritas yang dilakukan SMP Islam Al-Azhar Kemang Pratama Bekasi adalah dengan melihat kebutuhan barang yang sudah disusun, kemudian sekolah menentukan prioritas barang, dan mengajukan permohonan barang secara bertahap berdasarkan prioritas yang sudah ditentukan. Penentuan prioritas barang hanya menentukan kapan pembelian barang dilakukan, bukan menentukan barang yang dibeli dan tidak dibeli. . Barang dengan prioritas lebih tinggi akan dibeli lebih dahulu.
- Penyusunan Anggaran Sarana Dan Prasarana Pendidikan
Barang yang direncanakan sekolah dapat dilakukan dengan tiga cara perolehan yaitu pinjam, hibah, dan beli. Peminjaman dilakukan kepada unit Al-Azhar lain atau Yayasan Waqaf Al-Muhajirien untuk kegiatan tertentu yang pelaksanaannya hanya sesekali. Peminjaman barang dilakukan dengan mengajukan surat permohonan peminjaman barang kepada unit yang dituju. Perolehan barang dengan hibah dilakukan ketika pemerintah memberikan informasi pengadaan barang hibah, kemudian sekolah mengecek kebutuhan sarana dan prasarana, jika barang yang ditawarkan oleh pemerintah sesuai dengan kebutuhan maka sekolah mengajukan permohonan. Adapun perolehan barang dengan cara beli dilakukan dengan penyusunan anggaran. Proses penyusunan anggaran adalah dengan cara menyimpulkan kebutuhan barang yang akan dibeli, kemudian sekolah mencari harga umum barang tersebut untuk dicantumkan dalam anggaran, dan terakhir sekolah menyusun rencana anggaran dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS).
- Pengusulan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Pengusulan kebutuhan dilakukan dengan pengajuan anggaran presentasi anggaran Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) kepada pihak Yayasan Waqaf Al-Muhajirien oleh kepala sekolah didampingi kepala tata usaha. Pihak yayasan akan memberi penilaian terhadap anggaran yang diajukan sekolah. Apabila terdapat anggaran yang tidak sesuai dengan kebutuhan sekolah maka sekolah akan melakukan revisi. Anggaran yang sudah disetujui juga dapat direvisi seiring berjalannya tahun ajaran untuk menyesuaikan kembali kebutuhan sekolah dengan pengajuan pembelian barang. Pada proses pembelian barang ssekolah menjelaskan spesifikasi barang yang diminta. Pengusulan pembelian barang adalah dengan menggunakan SPP atau Surat Permintaan Pembelian (SPP).
Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti, maka peneliti mencoba memberikan saran yang berkaitan dengan perencanaan pengadaan sarana dan prasarana di SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama Bekasi.
- Bagi Kepala SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama Bekasi
Sebaiknya seluruh warga sekolah diberi pengarahan untuk meningkatkan komunikasi mengenai kebutuhan sarana dan prasarana yang mendukung program sekolah.
- Bagi Karyawan Tata Usaha SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama Bekasi
Sebaiknya kepala tata usaha meningkatkan ketelitian dalam menyusun RAPBS sehingga tidak terjadi kekeliruan dalam penghitungan anggaran.
Sebaiknya staf tata usaha memberi informasi kepada karyawan non tata usaha untuk selalu berkomunikasi dalam mengelola sarana dan prasarana.
- Bagi Guru dan Karyawan Non Tata Usaha SMP Islam Al-Azhar 8 Kemang Pratama Bekasi
Sebaiknya guru dan karyawan sekolah meningkatkan komunikasi dengan pihak tata usaha dalam hal-hal yang berkaitan dengan penggunaan dan pengelolaan sarana dan prasarana sekolah sehingga pihak tata usaha mengetahui kondisi setiap sarana dan prasarana.
Sebaiknya pihak sekolah meningkatkan koordinasi dengan pihak Yayasan Waqaf Al-Muhajirien dalam mengusulkan pembelian barang terutama mengenai spesifikasi barang yang dibutuhkan.
sekolah.
Daftar Pustaka
Agustino, Tri Purnomo. Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah di SDN Jatinegara 10 Pagi Kecamatan Cakung Jakarta Timur. Skripsi Jurusan Manajemen Pendidikan UNJ. Jakarta: tidak diterbitkan. 2011.
Arum, Wahyu Sri Ambar. Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan. Jakarta: CV. Multi Karya Mulia. 2007.
Bafadal, Ibrahim. Manajemen Perlengkapan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara. 2004.
Gunawan, Ary H. Administrasi Sekolah. Jakarta: PT Rineka Cipta. 2011.
Peraturan Pemerintah No 32 Tahun 2013 tentang Standar Nasional Pendidikan
Robbins, Stephen P. dan Coulter, Mary. Manajemen (Terjemahan Edisi Kesepuluh Jilid 1). Jakarta: Erlangga. 2010.
Rohiat. Manajemen Sekolah. Bandung: PT Refika Aditama. 2010.
Safitri, Vera. Perencanaan Sarana dan Prasarana Sekolah (Studi Grounded Theory di SMA Negeri 68 Jakarta. Skripsi Jurusan Manajemen Pendidikan UNJ. Jakarta: tidak diterbitkan. 2011.
Soetjipto dan Kosasi, Raflis. Profesi Keguruan. Jakarta: Rineka Cipta. 2009.
Solihin, Ismail. Pengantar Manajemen, Jakarta: Penerbit Erlangga. 2009.
Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 1 Ayat 1
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 3
Undang-Undang Dasar Negara Kesatuan Republik Indonesia 1945 Pasal 31 Ayat 4
Undang-Undang No 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 45 ayat 1
Williams, Chuck. Management. Canada: South-Western Cengage Learning. 2009.