Kenapa harus menggunakan bahasa yang formal ketika melakukan panggilan telepon

Perbesar

Di era teknologi serba canggih seperti sekarang, banyak urusan bisnis bisa beres bahkan hanya lewat telepon.Dengan kemajuan teknologi, pertemuan-pertemuan bisnis yang penting bahkan bisa dilakukan lewat jaringan telepon. Panggilan konferensi (conference call) bahkan menawarkan Anda akses komunikasi untuk lebih dari dua orang.

Namun seperti dilansir dari magforwomen.com, Minggu (23/6/2013), berbicara melalui telepon merupakan seni tersendiri.

Menyampaikan pesan secara efektif dan akurat merupakan tantangan tersendiri karena orang lain hanya mendengar suara Anda. Komunikasi lewat telepon penting dilakukan di era serba digital seperti sekarang yang memperluas perkembangan globalisasi.Berbicara dengan klien lewat telepon menjadi bagian di hampir semua pekerjaan di berbagai bidang.

Agar Anda tak kesulitan saat melakukan percakapan bisnis lewat telepon, sebaiknya lakukanlah 4 hal sebagai berikut:

1. Lakukan beberapa persiapan sebelum menelepon

Sebelum menekan nomor yang akan dihubungi, catatlah poin-poin yang hendak Anda bicarakan. Teknik tersebut merupakan yang paling efektif agar percakapan berjalan lancar. Persiapkan juga alat tulis seperti catatan dan pulpen jika Anda butuh menulis hal-hal penting yang disampaikan penerima telepon.

2. Perkenalkan diri terlebih dahulu

Meski Anda menggunakan telepon genggam, dan penerima telepon mengenali nomor Anda, dalam urusan bisnis memperkenalkan diri tetap menjadi hal penting. Selain itu, Anda juga perlu memastikan bahwa penerima telepon memang orang yang dituju.Hal terbaik berikutnya yang harus dilakukan adalah menanyakan apakah pihak penerima mau meluangkan waktunya untuk bercakap-cakap dengan Anda. Setelah semua langkah tersebut dilakukan, lanjutkan ke inti pembicaraan.

3. Sampaikan ringkasan percakapan

Komunikasi bisa dikatakan sempurna jika penerima telepon memahami dengan baik apa yang dibicarakan. Untuk memastikannya, baik bagi Anda untuk menyampaikan kembali isi percakapan secara keseluruhan secara ringkas, atau mintalah penerima telepon memastikannya.Hal tersebut memastikan bahwa kedua pihak memahami isi pembicaraan dengan baik dan tak ada bagian percakapan yang terlewat.

4. Perhatikan kejelasan percakapan dalam panggilan konferensi

Jika pertemuan bisnis dilakukan lewat telepon dan melibatkan lebih dari dua orang, maka Anda perlu mengidentifikasi diri Anda sebelum mengatakan sesuatu. Dan juga pastikan Anda berbicara dengan nada netral selama pembicaraan berlangsung.Ingat, kejelasan percakapan perlu dilakukan di berbagai komunikasi lewat telepon. Jika Anda adalah pimpinan pertemuan lewat konferensi telepon tersebut, berikan gambaran singkat soal topik pembicaraan dan peserta konferensi lainnya.

Pengetahuan dan penerapan etika berhubungan lewat telepon penting untuk mengantarkan Anda ke karir yang lebih baik di masa depan. (Igw)

• Siska Amelie F DeilAuthor
• Irna GustiawatiEditor

TOPIK POPULER

POPULER

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7
• 8
• 9
• 10

Berita Terbaru

Berita Terkini Selengkapnya

Apakah kamu termasuk orang yang suka telfonan? Jika ya, pernahkah kamu telfonan menggunakan bahasa Inggris? Saat telfonan menggunakan bahasa Inggris dengan teman atau keluarga, kamu mungkin tidak ambil pusing mengenai tata bahasa atau ketepatan penggunaan vocabulary. Namun, saat berbicara melalui telepon dengan orang lain dalam lingkup profesional, kamu tentu ingin terdengar lancar tanpa salah saat berbicara dalam bahasa Inggris. Nah, berikut tips yang bisa kamu lakukan agar meminimalkan kesalahan:

Jika kamu yang menelepon orang lain, tentu kamu harus memperkenalkan diri terlebih dahulu, berikut menjelaskan kepentingan menelepon. Jangan lupa, kamu juga harus menggunakan bahasa formal yang baik dan sopan.

Biasanya, sebagian besar orang ‘keceplosan’ menggunakan bahasa Inggris informal karena terbiasa menggunakannya saat berbicara dengan orang terdekat. Nah, berikut adalah beberapa contoh bahasa Inggris formal untuk memperkenalkan diri melalui telepon:

Hello, this is Chandra Adi Pamungkas speaking.

Hello Alan. This is Bagaskara calling from Bagaskara Group.

Bagi kamu yang gemar telfonan dengan orang terdekat, cara menjawab telepon biasanya tidak terlalu dipikirkan. Artinya, kamu bisa saja menjawab hanya dengan kata, “Hello” saat menjawab telepon dari orang yang sudah akrab denganmu.

Namun, jika kamu menjawab telepon dalam lingkup profesional, tentu kamu harus memperhatikan bahasa yang kamu gunakan. Apalagi jika kamu mewakili perusahaan atau tempat kamu bekerja. Oleh sebab itu, jangan sampai salah menggunakan bahasa informal, ya.

Berikut adalah contoh bahasa Inggris formal untuk menjawab telepon:

Good morning. This is Sisca speaking. How can I help you?

Hello, this is Miranda Presley’s office. How may I help you?

Miranda Presley’s office. This is Jenna speaking. May I help you?

Tidak semua orang mengangkat teleponnya sendiri. Biasanya, orang dengan jabatan tinggi atau orang yang menggunakan telepon kantor bersama tidak bisa mengangkat teleponnya secara langsung. Alhasil, saat kamu menghubungi tempatnya bekerja, bisa jadi orang lain yang akan menjawab telepon tersebut.

Hal ini membuat kamu harus meminta orang yang mengangkat telepon untuk menyambungkan telepon tersebut kepada orang yang ingin kamu hubungi. Nah, dalam lingkup profesional, kamu tentu tidak bisa sembarang mengatakan, “Is John there?” karena hal ini dianggap tak sopan.

Berikut ini adalah beberapa pilihan bahasa Inggris formal yang bisa kamu gunakan jika ingin meminta disambungkan dengan orang lain:

May I speak to Mrs. Johnson in the marketing department, please?

Good morning. Is Mrs. Presley available, please?

Hello, I’d like to speak to Mr. Buckley, please.

Kini, posisikan dirimu sebagai orang yang hendak menyambungkan telepon. Ini artinya, kamu adalah orang yang mengangkat telepon dan hendak memberikan sambungan telepon tersebut kepada orang yang dicari penelepon.

Tentu saja, kamu tidak bisa mengatakan, “Ok,” atau “Wait” jika melakukannya saat bekerja, karena kamu akan dianggap tidak sopan dan tidak profesional. Oleh karena itu, perhatikan beberapa contoh yang bisa kamu gunakan berikut:

One moment, sir. I’ll see if he’s available.

Hold the line, please. I’ll put you through in a moment.

Could you please hold on a minute?

Dengan berbagai tips di atas, kini kamu sudah tidak perlu khawatir lagi jika harus telfonan menggunakan bahasa Inggris dalam lingkup profesional. Pasalnya, awalan telepon yang baik akan membuatmu lebih percaya diri saat melakukan percakapan lebih lanjut.