Kegiatan di atas merupakan bagian dari pelaksanaan fungsi

BAGI pegawai kantoran, kantor adalah rumah kedua yang berfungsi sebagai tempat mencari nafkah. Namun layaknya rumah, kantor yang juga dihuni sejumlah orang butuh pengelolaan atau manajemen perkantoran. Manajemen perkantoran diperlukan, karena masih banyak pegawai kantor yang tidak memahami fungsi kantor, tugas orang-orang yang ada di dalamnya, hingga hal-hal lain menyangkut kantor. Hal ini berimbas pada pemberian pelayanan informasi bagi pihak-pihak yang memerlukan, seperti pimpinan, para pegawai, konsumen hingga masyarakat.

Menurut George R. Terry, manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan menurut Moekijat, manajemen perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan pegawai merasa puas.

www.freepik.com

Manajemen administrasi perkantoran adalah kegiatan pengolahan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik, dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan untuk mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.

Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas ketatausahaan dari suatu kantor untuk mencapai tujuan dengan cara seefisien mungkin yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor disebut dengan manajemen perkantoran.

Ada beberapa fungsi dalam manajemen perkantoran. Pertama, fungsi perencanaan atau planning, yaitu fungsi yang akan digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jadi, dalam fungsi perencanaan, manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.

Kedua, fungsi pengorganisasian (organizing) yang dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Fungsi ini penting, karena dapat membantu mewujudkan lima hal utama dalam organisasi perkantoran. Yakni, struktur organisasi, deskripsi tugas setiap bidang atau bagian, pembagian wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi, memperlihatkan antar tugas setiap unit organisasi, serta kekuatan sumber daya manusia dan materil.

Selanjutnya, fungsi pengarahan (commanding) yang berhubungan dengan usaha pemberian bimbingan, saran, perintah atau instruksi pada bawahan dalam menjalankan tugas, sehingga dapat dijalankan dengan baik dan mengarah pada tujuan yang disepakati di awal.

Terakhir, fungsi pengawasan (controling) yang diperlukan untuk menjaga agar semua kegiatan tidak melenceng, serta efektivitas penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana semula dan tujuan organisasi dapat terwujud.

Manajemen perkantoran melingkupi aktivitas kantor dan sarana atau fasilitas perkantoran. Aktivitas kantor terdiri atas berbagai aktivitas yang berhubungan dengan seluruh pekerjaan kantor mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan perkantoran. Sementara sarana atau fasilitas kantor diantaranya lokasi, gedung dan peralatan, interior dan mesin-mesin yang ada di kantor. Ada enam segi manajemen perkantoran, yakni segi tujuan, pengorganisasian, kepegawaian, metode atau prosedur, mesin-mesin atau perlengkapan, dan lingkungan.

Selain tujuan idealis dari manajemen perkantoran untuk mempercepat dalam mencapai tujuan organisasi, secara pragmatis dapat memberikan keuntungan, diantaranya efisiensi pekerjaan, pengambilan keputusan yang tepat, serta keuntungan yang lebih besar. Jadi, sudahkah kantor anda menjalankan manajemen perkantoran dengan benar? (Arya/dk)

Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi utama yang dikenal dengan istilah POAC, yaitu :

1. Planning (fungsi perencanaan)
2. Organizing (fungsi pengorganisasian)
3. Actuating / Directing (pengarahan)
4. Controlling (pengendalian)

Untuk memperoleh hasil secara maksimal, para manajer harus mampu menguasai seluruh fungsi manajemen yang ada.

Fungsi Manajemen

Fungsi fungsi manajemen menurut para ahli yang satu dengan yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan. Fungsi manajemen menurut Henry Fayol dan GR Terry menyebutkan ada 4 fungsi manajemen, yaitu Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.

Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya.

Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan

• Menetapkan arah tujuan dan target bisnis
• Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut
• Menentukan sumber daya yang dibutuhkan
• Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan

Perencanaan dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:

# Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)

Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis.

Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh.

Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab manajemen puncak.

# Middle Level Planning ( Perencanaan Jenjang Menengah

Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratif.

Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.

Tanggung jawab perencanaan middle level berada pada manajemen menengah.

# Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)

Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap bagaimana cara menghasilkan.

Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaan.

Manajemen pelaksana adalah pihak yang bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang bawah ini

Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:

• Mempunyai tujuan yang jelas
• Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya
• Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan
• Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi
• Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada setiap bagian
• Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna

Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya :

• Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama
• Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi
• Memudahkan pengawasan
• Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan

Baca penjelasan lebih lanjut : Fungsi Perencanaan Dalam Manajemen (Manajemen Planning)  

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya. Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi. Tugas apa yang harus dikerjakan ? Siapa personil yang akan melakukannya ? Bagaimana tugasnya dikelompokkan ? Siapa yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut ? Semua telah ditentukan dalam fungsi organizing manajemen

# Kegiatan Organizing

• Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan
• Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
• Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja
• Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.

# Unsur Unsur Organizing

• Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama
• Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan
• Kegiatan  yang diarahkan untuk mencapai tujuan

# Manfaat Organizing

• Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan
• Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas
• Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.

# Fungsi Organizing

• Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana.
• Adanya pembagian tugas yang jelas.
• Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan

3. Directing (Fungsi Pengarahan)

Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien. Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :

• Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien
• Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan
• Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi terakhir dari 4 fungsi manajemen adalah fungsi pengendalian, fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan. Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

• Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan
• Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan
• Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.

Controlling akan berjalan efektif jika hal hal berikut diperhatikan:

• Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.
• Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.
• Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu. Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan
• Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali

Bentuk pengawasan yang baik adalah pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau karakter dari perusahaan. Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan.

Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan langkah tata pola dan rencana perusahaan sebelum pengawasan dilaksanakan.