Menurut Gie (2007:188), dalam penyusunan tata ruang kantor ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendak dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang hendak dicapai adalah:
1. pekerjaan kantor itu dalam proses pelaksanaanya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3. Segenap tata ruang dipergunakan efisien untuk keperluan pekerjaan. 4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara. 5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. 6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan
yang baik mengenai organisasi tersebut.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Haryadi (2009:122), tujuan tata ruang kantor adalah :
1. Memanfaatkan seluruh ruangan yang ada untuk keuntungan ekonomis yang besar. Dengan demikian setiap meter persegi, sudut, atau tengah ruangan seluruhnya terkendali, dengan kata lain tidak ada tempat yang tidak yang berguna.
2. Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja.
3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja yang baik akan mempengaruhi kualitas arus komunikasi.
4. Layout ruangan yang baik akan memberikan kepuasan dan kenyamanan untuk bekerja, sehingga pegawai merasa betah bekerja di kantor.
5. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer, telepon, interkom, faksimili, e-mail, dan pelayanan lainnya yang menyangkut pelayanan rumah tangga perusahaan seperti menyediakan air minum.
6. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip, khususnya untuk arsip aktif, lemari dan ruangan harus ditempatkan berdekatan dengan pegawai yang membutuhkan arsip tesebut.
2.4. Perancangan Tata Ruang Kantor
Menurut Gie (2007:186), Salah satu faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha adalah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik–baiknya. Penyusunan alat–
alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran.
Di Indonesia tata ruang kantor masih kurang mendapatkan perhatian dalam instansi-instansi pemerintahan dan swasta. Misalnya, sering terlihat bahwa suatu instansi atau pejabat yang banyak melayani publik ditaruh di belakang sehingga orang-orang bertanya kian kemari sebelum dapat
menjumpainya. Akibatnya, menghamburkan waktu dan mengganggu pegawai lain yang setiap kali harus memberikan petunjuk itu. Tidak jarang dijumpai pula perusahaan yang dalam menyelesaikan suatu pekerjaannya, pegawainya harus berjalan mondar-mandir dari satu meja ke meja yang lain sehingga mengurangi kecepatan dalam bekerja. Ini terjadi karna tata ruang yang buruk. (Gie, 2007:186)
Tata ruang yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada prinsipnya impelementasi tata ruang yang baik akan diperoleh keuntungan – keuntungan sebagai berikut: (Gie, 2007:188).
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar – mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.
Tata ruang yang dirancang dengan baik umumnya akan memiliki dampak positif dan tata ruang yang buruk umumnya akan memberikan dampak negatif. Dari sudut pandang biaya efektif, merancang sebuah area kerja yang efisien sangat penting. Tata ruang melibatkan tiga komponen
peralatan, alur atau kerja, dan hubungan karyawan, komponen ini harus benar-benar dipelajari dan dianalisis agar karyawan bekerja dengan efisien.
Berikut adalah perbandingan antara tataruang kantor yang buruk dengan tata ruang kantor yang baik : (Gie 187:2007 ).
Tata ruang kantor yang buruk Tata ruang kantor yang baik
S
Sumber : The Liang Gie (2007:187)
Sumber : Gie (2007:187)
Gambar-gambar di atas menunjukkan suatu seksi perusahaan yang bertugas membuat perhitungan, misalnya membuat faktur. Proses membuat faktur tersebut dimulai dengan diterimanya daftar pesanan dari seksi lain.
Juru arsip kepala Juru hitung Juru tulis Lemari arsip
Juru periksa Juru tulis
Juru periksa
LEMARI Juru arsip
Juru hitung Kepala
Kepala seksi bertugas membuat catatan-catatan mengenai harganya, potongan yang harus diberikan, asuransi tambahan biaya pengiriman, atau pertanggungan Lalu diteruskan juru hitung untuk dihitung. Setelah ini selesai perhitungan ini diperiksa oleh juru periksa. Kemudian diteruskan kepada juru tulis untuk diketik. Akhirnya, setelah diperiksa oleh juru periksa dan kepalanya, barulah diteruskan kepada juru arsip untuk dikirimkan ke seksi lain, sedang salinannya disimpan dalam lemari arsip. Pada gambar kiri karena tata ruang tidak direncanakan sebaik-baiknya, maka warkat itu harus mondar-mandir secara tidak efisien.
Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruangan yang ada. Ruang itu tidak hanya luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah sehingga kemungkinan ruang yang tidak terpakai kecil. Asas untuk suatu perencanaan tata ruang yang baik menurut Richard Muther (dalam Nuraida, 2008:166): 1. Asas mengenai jarak terpendek
tata ruang yang terbaik ialah yang memunginkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya ini dijalankan sejauh mungkin.
2. Asas mengenai rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hal ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Akan tetapi, adalah proses itu selalu mengarah maju ke muka menuju ke penyelesaian.bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran atau berwujud huruf L atau U.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Suatu tata ruang yang terbaik adalah yang mempergunakan sepenuhnya ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang ke atas maupun ke bawah.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
tata ruang yang terbaik ialah dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.
5. Asas mengenai integrasi kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian yang ada dalam organisasi.
6. Asas keamanana dan kepuasan kerja bagi pegawai
Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman, dan puas.
Selain asas-asas yang dikemukakan oleh di atas, Moekijat (2008:130), juga mengungkapkan prinsip-prinsip dalm perencanaan tata ruang kantor, yaitu:
1. Arus pekerjaan yang sederhana, yang membatasi mondar-mandirnya pegawai sampai yang seminimum mungkin.
2. Ruang lantai harus bebas dari rintangan, contohnya almari. 3. Meja-meja menghadap ke arah yang sama kepada pengawas. 4. Ruang kerja seminimum mungkin.
5. Perlengkapan kantor harus ditaruh dekat dengan pekerjaan-pekerjaan yang menggunakannya.
6. Jumlah gang yang cukup dengan luas yang memadai.
7. Pekerjaan terperinci yang memerlukan penerangan banyak harus ditempatkan dekat dengan jendela.
8. Tata ruang harus seimbang dan nanmpak menyenangkan.
Pendekatan praktis dalm perncanaan tata ruang kantor yang baik adalah (Moekijat, 2008:16):
1. Buatlah rencana ruangan kantor dengan menggunakan skala. 2. Perhatikan rencana jalan masuk, jendela dan sebagainya.
3. Tentukan jumplah dan ukuran semua perkakas dan perlengkapan. 4. Gunakanlah model-model dari semua perkakas dan perlengkapan.
5. Bicarakan dengan kepala-kepala seksi mengenai ruangan yang diperlukan untuk tiap pegawai.
6. Buat model-model pada rencana sesuai dengan prinsip-prinsip maupun asas-asas dalam perencanaan tata ruang kantor.
7. Perhatikan nama pekerja telepon dan sebagainya.
2.5. Jenis Tata Ruang Kantor
Menurut Gie, (2007:192) tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi 2 yaitu :
1. Tataruang Kantor Terbuka
Ruang pimpinan dan para pegawainya berada dalam satu ruangan terbuka tanpa adanya sekat pemisah.
Keuntungannya:
a. Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai. b. Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
c. Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
d. Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar. e. Mudah merubah ruangan.
f. erubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.
g. Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor agak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.
Kelemahannya:
a. Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
b. Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia. c. Pekerja akan kehilangan kepribadian.
d. Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.
e. Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.
f. Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.
2. Tata Ruang Kantor Tertutup
Susunan tataruang ini dibagi dalam kamar-kamar atau ruangan terpisah. Kamar atau ruangan ini pada umumnya dipisahkan berdasarkan pelaksanaan fungsi tiap-tiap seksi atau bagian.
Keuntungannya:
a. Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
c. Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
d. Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.
Kelemahannya:
a. Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat. Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
b. Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
c. Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
2.6. Penyusunan Perabotan Kantor
Perabot merupakan perlengkapan kantor yang bertujuan untuk membantu proses tata usaha dengan tidak langsung. Perabot kantor terdiri dari lemari, lemari arsip, lemari katalog, meja, kursi, rak, asbak, dan perlengkapan lainnya yang diberikan kepada pegawai perseoarangan atau untuk umum.
Menurut Gie (2007:193), teknik untuk mencapai suatu tataruang kantor yang baik ialah sebagai berikut:
1. Meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap kejurusan yang sama ini akan mengurangi kemungkinan para pegawai sering mengobrol atau memperhatikan apa yang dikerjakan oleh rekannya.
2. Pada tata ruanga yang terbuka, susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Di antara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan para pegawai. Sebaiknya ditengah-tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm dan lorong-lorong lainya cukup selebar 80 cm.
4. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau yang di belakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm.
5. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan di belakang para pegawainya. Karena, di situ akan lebih mudah dalam mengawasi pegawainya.
6. Pada tata ruang terbuka di mana bekerja banyak orang, apabila pegawai-pegawai dikelompokkan di bawah pengawasan seorang pejabat maka mereka akan ditempatkan di sekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu.
7. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar yang halus, diberikan tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya. Ini demi kesehatan matanya dan kesempurnaan hasil kerjanya.
8. Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung resiko besar ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui orang-orang, kalau perlu dapat dibuatkan pedengan dari kaca. Misalnya, pegawai yang bertugas tersebut adalah kasir dengan demikian terjaminlah keamanan uang yang ada di bawah tanggung jawabnya.
9. Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya ditaruh didekat pegawai-pegawai yang paling sering mempergunakan benda-benda itu.
Alat-alat kantor yang menimbulkan suara rebut. Misalnya, mesin stensil sebaiknya ditaruh didekat jendela sehingga gema suara mesinnya dapat langsung terbuang keluar ruangan.
10.Pagawai-pegawai yang sering berhubugan dengan publik atau dengan pegawai-pegawai lainnya ditempatkan di dekat pintu. Dengan begitu oaring-orang yang harus menghubunginya tidak harus mondar-mandir melewati meja-meja dan tidak mengganggu pegawai-pegawai lainnya. 11.Meja yang memuat ala-alat yang banyak menghasilkan getaran. Misalnya,
mesin hitung, tidak boleh menempel pada tembok atau tiang. Ini untuk mencegah getaran dan mengganggu seluruh ruangan.
12.Lemari berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya.
13.Bagi pejabat yang sering menerima tamu penting membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia dapatlah dibuatan kamar tamu sendiri.
14.Apabila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar membutuhkan ruangan tersendiri dapatlah dibuatkan ruangan pribadi.
Menurut Gie (2007:194) dalam merancang tata ruang kantor diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala tertentu sesuai dengan kebutuhan.
2. Mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor, hendaknya semua aktivitas perkantoran dicatat.
3. Menyusun letak meja-meja kerja untuk para pegawai.
4. Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan kursi diatas gambar denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang yang terbaik kemudian guntingan-guntingan gambar tersebut pada gambar denah tadi untuk mencegah kekeliruan dan pengamburan tenaga, sebaiknya perabotan itu diberi nomor urut baik pada gambar maupun pada benda yang sebenartnya. Dengan demikian sewaktu memindah perobat kedalam ruangan, pelakasanaannya berjalan tertib dan beres sebaiknya secara berkala dilakukan peninjauan terhadap suatu tataruang kantor misalnya setiap satu tahun sekali. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan kantor atau organisasi yang bersangkutan. Apabila pada suatu ketika terjadi perubahan yang
mempunyai pengaruh terhadap tata ruang kantor tersebut, peninjauan kembali merupakan keharusan.
2.7. Lingkungan Fisik Kantor
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatur sebaiknya-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Kondisi fisik dalam tata ruang kantor sangatlah berperan penting dalam proses perencanaan tata ruang kantor. Apa bila semua unsur itu diperhatikan maka akan terciptanya kondisi lingkungan kantor yang nyaman.
Gie (2007:195), menyatakan bahwa ada empat hal penting yang mempengaruhi efisiensi pekerjaan perkantoran yaitu cahaya, warna, udara dan suara.
1. Cahaya
Ada beberapa tipe cahaya penerangan buatan yaitu cahaya langsung dan cahaya tidak langsung, cahaya setengah langsung, cahaya setengah tak langsung, dan cahaya tak langsung
a. Cahaya langsung
Cahaya ini memancar lansung dari sumbernya ke permukaan meja.Bila menggunakan lampu biasa (pijar), cahaya bersifat tajam.Bayangan yang ditimbulakannya sangat jelas. Cahaya ini menimbulkan kelelahan pada mata.Jadi penerangan lampu cahaya langsung sebetulnya tidak baik untuk digunakan.
b. Cahaya setengah langsung
Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti susu. Cahaya tersebar keseluruh jurusan sehingga tidak begitu tajam tetapi cahaya tetap lasung jatuh ke permukaan meja sehingga memantul ke arah mata pekerja. c. Cahaya setengah tak langsung
Cahaya ini terjadi akibat pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan sebagian lagi dari tudung kaca. Cahaya ini sudah cukup baik dari pada cahaya setengah langsung. Sifat bayang-banyangnya sudah tidak begitu tajam.
d. Cahaya tak langsung
Penerangan lampu terbaik adalah cahaya langsung. Sifat cahaya ini sudah lunak dan tidak akan menimbulkan kelelahan pada mata. Karena cahaya ini tersebar ke seluruh penjuru dan tidak menimbulkan bayangan .
2. Warna
Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara.
Para ahli membedakan tiga (3) warna pokok, yaitu : merah, kuning, dan biru. Merah adalah warna menggambarkan panas, kegembiraan dan
kegiatan kerja. Sebagai alat untuk merangsang pancaindra di jiwa agar bersemangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan, warna merah tepat untuk dipergunakan.
Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini terutama merangsang mata dan saraf, pengaruh mental yang dapat ditimbulkan adalah perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
Warna biru adalah warna adem. Sebagai warna langit dan samudera, warna biru ini menggambarkan keluasan dan ketenteraman. Oleh karna itu warna ini menpunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
3. Udara
Mengenai faktor udara ini yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Tubuh manusia secara terus menerus mengeluarkan panas agar dapat hidup terus.untuk dapat memancarkan panas itu perlulah udara di sekelilingnya mempunyai suhu yang lebih rendah dari pada suhu badan manusia.
Udara di Indonesia terlampau panas dan lembab, sehingga orang tidak dapat memancarkan panas dari tubuhnya dengan sebaikbaiknya. Udara yang panas membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah, dan kurang bersemangat. Di Indonesia nilai kelembapan udaranya rata-rata lebih daripada
70%. Mengenai besarnya suhu udara, hal ini berbeda dari satu tempat ketempat lain .
4. Suara
Untuk mengatasi faktor suara yang dapat mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaklah diperhatikan letak alat-alat gaduh seperti telah diterangkan dalam pembahasan sebelumnya. Usaha-usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat-alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan-lapisan penyerap suara. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan ialah misalnya mesin-mesin tik di bawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian suara-suara dari mesin-mesin yang gaduh tidak mengganggu suasana ruangan kerja yang aman / hening.
Suatu cara yang akhir-akhir ini dijalankan di luar negeri untuk menambah efisiensi kerja ialah menggunaan musik. Dari percobaan-percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja.
28 3.1. Lokasi Penelitian
Lokasi yang dijadikan tempat penelitian adalah di sub bagian Perencanaan dan Keuangan Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang, yang beralamat di Jl. KH Hasyim Ashari No 3 Ungaran.