Transaksi adalah kegiatan yang dilakukan oleh individu atau organisasi yang dapat menyebabkan perubahan atau perpindahan harta kepemilikan. Setelah transaksi dilakukan, akan terjadi pertambahan atau pengurangan kas organisasi.
Contoh aktivitas transaksi dalam organisasi atau perusahaan adalah pembelian aset, pembayaran gaji karyawan, hingga pelunasan utang dan menyebabkan pengurangan kas. Sementara contoh transaksi penambahan kas adalah penjualan barang, atau pendapatan dari bunga investasi.
Saat organisasi membayarkan asuransi untuk karyawan, kegiatan tersebut juga bisa tergolong sebagai transaksi. Pengertian asuransi karyawan sendiri merupakan jenis asuransi yang difasilitasi oleh pihak perusahaan atau organisasi bagi para karyawannya.
Nah, pada artikel ini, kita akan membahas lebih dalam tentang jenis dan alat bukti transaksi. Simak, yuk!
Jenis-jenis transaksi ekonomi
Sebenarnya, aktivitas transaksi jenisnya ada dua, lho! Apa saja?
1. Transaksi internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi di dalam internal organisasi. Nah, transaksi ini menyebabkan perubahan posisi kas dalam organisasi tersebut. Berikut ini contoh transaksi internal:
- Biaya penyusutan barang operasional kantor, misalnya penyusutan gedung, penyusutan kendaraan bermotor.
- Penghapusan piutang usaha.
- Pengalokasian beban usaha.
- Penggunaan perlengkapan kantor oleh karyawan atau anggota organisasi.
2. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah kegiatan transaksi yang dilakukan oleh organisasi dengan pihak di luar organisasi tersebut. Untuk lebih jelasnya, berikut beberapa contoh transaksi eksternal.
- Pembelian barang atau jasa milik organisasi.
- Penjualan barang atau jasa milik organisasi.
- Pembayaran utang-piutang.
- Pembelian produk investasi atau saham perusahaan lain.
Alat bukti transaksi
Sebuah transaksi harus disertai dengan alat bukti. Kenapa? Soalnya, alat bukti transaksi bisa berguna untuk pertanggungjawaban transaksi yang dilakukan anggota atau karyawan organisasi kepada perusahaan.
Alat bukti ini nantinya akan diverifikasi oleh pembuat laporan keuangan. Selain itu, alat bukti berguna bila ke depannya ada sengketa dalam pembayaran. Bentuk-bentuknya terdiri atas berbagai jenis, antara lain:
1. Kuitansi
Kuitansi adalah sebuah bukti di atas kertas yang membuktikan penerimaan uang dari pihak pembayar ke pihak penerima. Dalam proses transaksi, kedua pihak tersebut menandatangani kuitansi yang terdiri dari dua bagian.
Bagian pertama diberikan kepada pihak yang membayar. Sementara itu, bagian kedua yang disebut dengan sub atau bonggol kuitansi diberikan untuk penerima uang.
2. Nota debet
Nota debet adalah bukti transaksi atas pengembalian yang sudah dibeli oleh konsumen. Nota debet dibuat oleh konsumen tersebut sebagai bukti adanya transaksi pengembalian barang.
3. Nota kredit
Selain nota debet, ada juga nota kredit. Nota kredit adalah bukti transaksi yang dibuat oleh penjual atau perusahaan, sebagai bukti bahwa perusahaan sudah menerima barang yang dikembalikan oleh konsumen karena rusak, tidak sesuai pesanan, dan lain-lain.
4. Faktur
Faktur pembelian adalah bukti transaksi yang dibuat oleh penjual ketika menjual barang atau jasanya secara kredit dan diberikan kepada pembeli. Biasanya, faktur terdiri dari dua lembar, yakni faktur asli dan salinannya. Nah, lembar asli akan diberikan kepada pembeli dan lembar salinan disimpan oleh penjual sebagai bukti pencatatan penjualan kredit barang.
5. Cek
Cek adalah bentuk surat yang berisi perintah tidak bersyarat kepada suatu bank umum dari nasabah bank untuk membayarkan sejumlah uang kepada orang yang membawa cek tersebut. Nasabah bank memiliki simpanan dana dalam bentuk giro pada bank tersebut.
Nasabah memiliki buku cek, yang nantinya bisa disobek menjadi dua bagian. Pertama adalah bagian bonggol yang disimpan oleh nasabah, kedua adalah lembaran utama yang diserahkan ke pihak lain sebagai alat pembayaran. Setelah nasabah menandatangani lembar utama, sejumlah uang yang dituliskan dalam cek tersebut dapat dicairkan ke bank.
6. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah kepada bank tempat ia menabung untuk memindahkan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima. Nasabah bank dalam bukti transaksi ini menyebutkan ke siapa dan rekening mana uang tersebut dikirimkan. Nantinya, penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan bukti transaksi ini dengan uang tunai, tetapi hanya bisa ditukarkan dengan simpanan di rekening penerima.
7. Rekening koran
Rekening koran adalah bukti transaksi mutasi seorang nasabah yang dicatat oleh pihak bank. Biasanya, bukti transaksi ini diprintkan oleh bank pada buku tabungan milik nasabah. Fungsi rekening koran adalah untuk mencocokkan pencatatan saldo kas oleh bank dan oleh nasabah.
8. Bukti setoran bank
Bukti setoran bank adalah bukti transaksi penyetoran yang dilakukan oleh nasabah. Nasabah wajib mengisi lembaran ini sebelum menyetorkan uangnya ke bank untuk disimpan.
9. Bukti memorandum
Bukti memorandum adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan atau orang yang memiliki wewenang dalam organisasi. Fungsinya adalah untuk kejadian-kejadian yang terjadi di dalam perusahaan tersebut. Misalnya, memo yang digunakan untuk mencatat gaji para karyawan.
10. Bukti kas keluar dan bukti kas masuk
Bukti kas masuk adalah bukti penerimaan uang yang dilengkapi dengan dokumen tertentu, misalnya kuitansi. Sementara itu, bukti kas keluar adalah bukti pengeluaran uang dengan dokumen tertentu.
Demikian pengertian, jenis, dan contoh bukti transaksi. Semoga bermanfaat, ya!
FAQ seputar transaksi
Saat membeli atau menjual suatu produk, pasti kamu akan mendapatkan atau membuat bukti pembayaran, bukan? Dokumen tersebut diberikan di akhir transaksi sebagai bukti bahwa telah terjadi pembayaran antara konsumen, perusahaan, atau pihak lainnya. Dalam dunia bisnis, mengumpulkan bukti transaksi sangat penting dalam membuat pencatatan atau laporan keuangan bagi perusahaan. Terdapat berbagai macam tipe bukti pembayaran tergantung dari perusahaan atau transaksi yang dibuat.
Bukti telah dilakukannya transaksi dapat berupa nota, faktur, kwitansi, dan lainnya. Untuk mengetahui lebih dalam mengenai bukti tersebut, perhatikan contoh dan manfaatnya berikut ini.
Apa itu bukti transaksi?
Transaksi dapat divalidasi dengan menggunakan bukti dokumen. (Sumber: Pexels)
Bukti transaksi merupakan sebuah dokumen pencatatan penting yang digunakan sebagai alat untuk merekam atau merekap seluruh transaksi yang terjadi. Transaksi yang dilakukan pun bisa dalam bentuk apapun, yang terpenting adalah memiliki esensi yang sama. Dimana telah terjadi pembayaran atas suatu barang atau jasa dari satu pihak ke pihak lainnya. Jika suatu perusahaan melakukan pembelian terhadap barang atau jasa, maka akan mendapatkan bukti transaksi bahwa telah melakukan proses pembelian dan pembayaran atas suatu produk.
Sebaliknya, bila perusahaan menjual produk, maka akan memberikan bukti transaksi kepada konsumen. Dilansir dari jurnal.id, terdapat dua jenis transaksi yang biasanya dilakukan dalam perusahaan, yaitu internal dan eksternal. Transaksi internal merupakan transaksi yang terjadi di dalam perusahaan sendiri. Sedangkan, transaksi eksternal dilakukan oleh pihak di luar perusahaan.
Manfaat memiliki bukti transaksi
Bukti terkait transaksi sangat penting untuk membuat laporan keuangan kantor. (Sumber: Pexels)
Proses jual beli dapat dinyatakan tidak valid jika tidak adanya bukti transaksi. Sehingga meminta bukti tersebut merupakan hal yang harus dilakukan, baik itu untuk transaksi kecil, sedang, atau besar. Bukti dari transaksi juga berperan penting dalam mendukung proses pencatatan keuangan dalam internal perusahaan. Dari pencatatan yang dilakukan, kamu akan mengetahui pihak mana yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut.
Selain itu, dengan adanya bukti transaksi akan meminimalisir adanya pengulangan atau duplikasi saat pengumpulan data finansial. Manfaat lain dari bukti transaksi adalah untuk mencegah munculnya masalah terkait proses jual beli di masa yang akan datang.
Baca juga: Memahami financial freedom dan 6 cara tepat mencapainya
10 Jenis bukti transaksi
Terdapat berbagai macam jenis bukti transaksi. (Sumber: Pexels)
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bukti transaksi memiliki berbagai macam jenis tergantung pada perusahaan. Berikut ini merupakan beberapa jenis bukti transaksi yang dapat kamu ketahui.
1. Faktur penjualan
Faktur penjualan merupakan bukti transaksi yang menyatakan bahwa suatu produk telah terjual. Didalamnya dicantumkan pula jumlah dan harga dari produk yang dijual. Adapun beberapa hal yang biasanya ada dalam faktur penjualan, antara lain:
- Nama
- Jumlah
- Harga produk
- Data perusahaan baik penjual dan juga pembeli
- NPWP
- PPN
Bukti ini menjadi sebuah pernyataan bahwa perusahaan telah melakukan pembelian atas produk dari perusahaan lainnya. Faktur penjualan ini juga dapat digunakan untuk merekam jumlah piutang.
2. Faktur pembelian
Bukti terkait transaksi ini berisikan pencatatan dimana perusahaan sudah melakukan pembelian terhadap suatu barang atau jasa. Didalamnya tertera data dari perusahaan yang menjual dan perusahaan yang melakukan pembelian.
Berikut ini data yang biasanya ada dalam faktur pembelian:
- Nama
- Identitas perusahaan (penjual dan pembeli)
- Nomor transaksi
- Detail transaksi
- Harga
- Stempel perusahaan
- Tenggat waktu pembayaran (apabila dilakukan dengan kredit)
3. Faktur pajak
Faktur pajak merupakan bukti sudah melakukan pembayaran pajak. (Sumber: Pexels)
Faktur pajak merupakan bukti yang menyatakan bahwa baik penjual dan pembeli telah menyetorkan sejumlah pajak kepada Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Jika nantinya dilakukan pengecekan, bukti transaksi tersebut dapat dijadikan bukti bahwa perusahaanmu mengikuti program wajib pajak. Bukti tersebut juga merupakan tanda bahwa perusahaan melakukan pembayaran PPN sesuai dengan UU yang telah ditentukan secara tepat waktu.
Baca juga: 6 Cara cek NPWP online yang perlu kamu tahu
4. Nota retur
Nota retur merupakan bukti transaksi mengenai pengembalian barang dagangan yang dilakukan oleh pembeli kepada pihak penjual produk. Dalam transaksi bisnis, pengembalian atau retur barang biasa terjadi. Hal tersebut terjadi karena beberapa hal, seperti barang rusak atau tidak sesuai permintaan. Kamu perlu ingat bahwa nota retur hanya bisa ditujukan untuk pengembalian barang saja, tidak termasuk jasa.
5. Kas masuk
Bukti transaksi kas masuk merupakan terkait penerimaan uang (kas). Bukti tersebut biasanya hanya digunakan oleh pihak internal perusahaan saja sebagai pencatatan bahwa ada uang yang diterima. Kas masuk sendiri dapat berasal dari pembayaran tunai yang dilakukan konsumen yang melakukan pembayaran cicilan, bunga, jenis investasi, dan lainnya. Bukti kas masuk dapat berupa nota atau kwitansi.
Baca juga: Mengenal laporan arus kas dan manfaatnya bagi perusahaan
6. Kas keluar
Kas keluar merupakan bukti terkait pengeluaran dana pada perusahaan (Sumber: Pexels)
Kas keluar merupakan bukti transaksi terkait pengeluaran dana atau pembayaran. Bukti tersebut dikeluarkan untuk membayar berbagai macam keperluan perusahaan. Seperti peralatan, alat tulis, biaya perawatan, dan berbagai macam hal lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Bukti transaksi ini harus mencantumkan keterangan yang lengkap, dari mulai produk, harga, nama perusahaan, tanggal, serta tanda tangan dari pihak yang berkepentingan.
7. Setoran bank
Jenis bukti transaksi ini bisa dilakukan oleh bank atau pihak perusahaan sendiri. Biasanya bukti setoran untuk perusahaan dengan skala besar akan diberikan secara langsung oleh pihak bank. Kamu juga harus membuat rekonsiliasi bank untuk memastikan pencatatan perusahaan sudah sesuai. Bukti ini bisa mempermudah kamu karena tidak harus menulis slip setoran saat ke bank. Bukti transaksi ini merupakan bagian dari kas keluar dan menjadi arsip untuk perusahaan.
8. Kwitansi
Pembayaran atau penerimaan uang yang dilakukan secara kontan biasanya menggunakan kwitansi sebagai bukti transaksi. Bukti ini biasanya ditulis secara manual, dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak yang melakukan transaksi.
9. Bukti memorandum
Memorandum adalah bukti penyerahan wewenang. (Sumber: Pexels)
Bukti memorandum adalah dokumen yang dibuat oleh direktur, pimpinan, atau seseorang yang diberikan kewenangan untuk bertanggung jawab atas internal perusahaan. Sebagai contohnya adalah memo yang diberikan untuk mencatat gaji karyawan yang harus diberikan setiap bulannya.
10. Bukti cek
Cek merupakan bukti transaksi berupa surat perintah yang dibuat oleh pihak yang memiliki rekening di bank. Cek tersebut diberikan agar pihak bank dapat mencairkan sejumlah uang untuk pihak yang disebutkan oleh pemilik rekening. Cek tersebut ditandatangani oleh nasabah yang memiliki simpanan di bank dalam bentuk giro.
Baca juga : 10 Perusahaan sekuritas terbaik Indonesia untuk memulai investasi saham 2021
Nah, untuk kamu yang ingin bekerja dalam bidang audit atau keuangan, kamu bisa mendaftarkan diri di EKRUT untuk mendapatkan pekerjaan impian.Itulah dia 10 jenis bukti transaksi yang perlu kamu ketahui. Penggunaan dari bukti tersebut dapat berbeda-beda tergantung dari kebutuhan perusahaan. Bukti terkait transaksi tersebut sangat penting untuk melakukan pencatatan pada perusahaan. Jadi, jangan sampai lupa untuk mengoperasikannya, ya!
Sumber:
- jurnal.id
- paper.id
- online-pajak.com