Barang-barang perbekalan atau PERLENGKAPAN kantor yang ada di dalam gudang

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi, menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengola, menyimpan sampai mengeluarkan dan mendistribusikan informasi. Oleh karena itu perlengkapan kantor mempunyai peranan penting bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta, untuk menangani berbagai informasi dikantor tersebut.

Aktivitas kerja sekretaris menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan. Maka perlengkapan kantor sangat berfungsi dalam membantu kelancaran aktivitas dan kegiatan kantor baik di instansi pemerintah maupun swasta. Jika dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta kekurangan perlengkapan kantor maka aktivitas dan kegiatan kantor akan terganggu. The Liang Gie (1992) mengatakan bahwa perlengkapan kantor dapat berupa peralatan kantor, perabot kantor, hiasan kantor, dan persediaan kantor.

Proses perlengkapan kantor artinya penyelenggaraan mengenai kebutuhan, penyediaan, penggunaan alat, benda, tempat dan fasilitas lainnya dan semua kebutuhan tersebut digunakan dalam kerangka untuk membantu kelancaran dalam melaksanakan aktifitas kantor. Sehubungan dengan perlengkapan kantor, perlu diperhatikan khususnya kebutuhan perlengkapan kerja, standarisasi dan perincian benda-benda, proses pembelian benda-benda serta pembayaran, prosedur pemakaian benda baik permintaan maupun pengeluaran, pencatatan dan pengurusan harta benda, teknik menyimpan dan merawat harta benda, pemeliharaan gudang dan pengangkutan benda-benda, karena ini berhubungan dengan perlengkapan (bekal) kantor untuk membantu kelancaran aktifitas dan kegiatan kantor.

BAB II

PERMASALAHAN

A.    RUMUSAN MASALAH

1.      Apa pengertian Perbekalan atau Peralatan kantor ?

2.      Apa Macam - macam Perbekalan atau Peralatan Kantor ?

3.      Bagaimana Penanganan Perbekalan atau Peralatan Kantor ?

4.      Langkah – langkah dalam Permintaan Perbekalan atau Peralatan Kantor ?

5.      Bagaimana Pemeliharaan Perbekalan atau Peralatan ?

B.     TUJUAN

Makalah ini di susun bertujuan untuk :

1.      Mengerti dan memahami pengertian perbekalan atau peralatan kantor

2.      Mengetahui macam – macam perbekalan atau peralatan kantor

3.      Mengetahui bagaimana cara penanganan perbekalan atau peralatan kantor

4.      Mengetahui langakah – langkah permintaan peralatan atau perlengkapan kantor

5.      Mengetahui cara – cara pemeliharaan peralatan atau perlengkapan kantor

BAB III

PEMBAHASAN

A.    Pengertian perbekalan atau peralatan kantor

Perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi. Perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing – masing unsur organisasi tersedia pada tempat yang dibutuhkan.

B.     Macam - macam Peralatan Kantor

Peralatan atau perbekalan

kantor terdiri dari 5 macam yaitu : Perabot, peralatan atau perlengkapan, mesin, pesawat kantor dan interior kantor.

Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor. Tanpa ada perbekalan, kantor tidak mungkin menghasilkan sesuatu karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

B.1 Macam-macam Peralatan Kantor

Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :

1.      Perabot kantor yaitu segala macam barang atau benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

2.      Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

Apabila dirinci peralatan atau perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

1. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip atau penjepit kertas dsb.
2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter atau stepler, gunting dsb.

3.      Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

4.      Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.

5.      Interior kantor yaitu semua jenis barang atau fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

B.2 Identifikasi Kebutuhan

Untuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan. Untuk menentukan peralatan apa yang akan digunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan atau perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan atau perlengkapan suatu kantor.

Pengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada dikantor.

Biasanya daftar kebutuhan barang di buat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan atau rumah tangga kepada pimpinan melalui bendaharawan.

C.    Penanganan Perlengkapan Kantor

Untuk menangani masalah peralatan atau perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1.      Pengadaan

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa atau mengontrak dan bantuan atau sumbangan.

2.      Penyimpanan

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

3.      Pengeluaran atau Pendistribusian

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

4.      Pemeliharaan

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

5.      Penghapusan

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan atau menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

D.    Langkah – langkah permintaan peralatan atau perlengkapan

Adapun langkah-langkah permintaan peralatan atau perlengkapan yang dimaksud adalah :

1.      Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan atau perlengkapan.

2.      Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).

3.      Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan atau perlengkapan.

4.      Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan atau perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.

5.      Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan atau perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.

6.      Bagian gudang menghitung persediaan peralatan atau perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.

7.      Bagian administrasi bersama bagian peralatan atau perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan atau perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.

8.      Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan atau Bendaharawan.

E.     Pemeliharaan Peralatan atau Perlengkapan

Barang-barang perbekalan atau perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.

Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:

1.      Menurut Tempat Barang

a.      

Ada dalam gudang atau persediaan Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.

Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

b.     

Ada dalam pemakaian Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.

Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.

2.      Menurut Jenis Barang

a.      

Barang bergerak (bisa dipindahkan) Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.

Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.

b.     

Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.

Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.

3.      Menurut Kurun Waktu

a.       Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.

b.      Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.

Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya atau diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.

BAB IV

SIMPULAN DAN SARAN

A.      SIMPULAN

Dari pembahasan makalah ini dapat kami simpulkan bahwa pekerjaan atau aktivitas kantor seperti menangani berbagai informasi dan kegiatan dikantor akan terganggu jika perbekalan atau perlengkapan kantor kuranglengkap, oleh karena itu perlengkapan kantor mempunyai peranan penting bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta. Perlengkapan kantor dapat berupa Perabot, peralatan atau perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.

B.       SARAN

1.      Dalam sebuah kantor harus ada perbekalan atau perlengkapan kantor yang lengkap.

2.      Agar perlengkapan kantor tahan lama harus dipelihara dengan baik.

3.      Lelang barang barang yang masih bisa di gunakan tetapi sudah tidak terpakai

DAFTAR PUSTAKA

Tri Winarsih, S.Pd. 2008.smk bisnis manajemen.//globalsmarteducation.blogspot.com/2008/08/perbekalanperalatan-kantor.html.09 Oktober 2012