Adi Syaiful Mukhtar
Pengkaji Bahasa dan Sastra Kantor Bahasa Maluku
Manusia tidak lepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan maupun tertulis. Informasi yang disampaikan secara lisan dan langsung jika pemberi informasi berhadapan langsung dengan penerima informasi. Tidak hanya berhadapan langsung, informasi lisan dan langsung juga dapat melalui telepon, radio, dan televisi. Informasi lisan juga dapat disampaikan secara tidak langsung misal melalui siaran ulang di radio dan televisi. Kemudian, jika pemberi informasi tidak dapat berhadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti contoh di atas, maka pemberian informasi tersebut harus secara tertulis. Komunikasi tersebut dapat dilakukan pada beberapa macam media, salah satu di antaranya adalah surat.
Hakikat surat adalah suatu karangan berupa rumusan dalam bentuk tertulis. Rumusan tersebut berisi informasi mengenai pernyataan, pemikiran, permohonan, permintaan, atau hal-hal lain yang ingin disampaikan kepada pihak penerima informasi atau penerima surat. Surat adalah karangan yang harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan. Sama halnya dengan karangan-karangan lain, isi surat dapat disusun secara deduktif maupun induktif. Dalam kesempatan ini, penulis akan membahas tata naskah surat dinas agar dapat dipahami bersama.
Surat resmi mempunyai beberapa bagian yang wajib ada. Bagian tersebut adalah kepala surat atau kop surat, tanggal, nomor, perihal, lampiran, alamat yang dituju, paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, jabatan penanda tangan, tanda tangan, nama jelas penanda tangan, NIP (bagi PNS), dan tembusan. Selain bagian tersebut, bagian yang sifatnya tidak wajib hadir adalah salam pembuka dan salam penutup. Bagian-bagian inilah yang menjadi ciri wajib surat resmi dibanding surat biasa. Namun, seluruh bagian surat yang disebutkan tadi bergantung pada tata naskah tiap instansi. Dalam kesempatan ini akan disampaikan format surat resmi secara umum.
Bagian teratas dari sebuah surat resmi adalah kepala atau lebih dikenal dengan kop surat. Dalam kop surat mencantumkan identitas instansi pengirim surat. Sama halnya dengan identitas diri seseorang, sebuah identitas selayaknya harus lengkap. Identitas instansi yang terdapat pada kepala atau kop surat terdiri atas logo, nama, alamat, nomor faksimile, dan telepon instansi. Namun, untuk identitas instansi yang bergerak di bidang usaha barang/jasa dapat mencantumkan jenis dan nomor izin usahanya. Fungsi pertama dari kop surat sendiri untuk mengetahui nama dan alamat instansi pengirim surat resmi. Hal tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan untuk menjaga eksistensi instansi di daerahnya. Tidak hanya itu, fungsi berikutnya adalah menerangjelaskan penerima surat tentang bidang pekerjaan yang menjadi wewenang instansi pengirim surat. Identitas dalam kop surat juga dapat menjadi alat promosi terutama bagi instansi yang bergerak di bidang barang/jasa.
Bagian atas dari surat resmi setelah kop adalah tanggal, nomor, perihal, dan lampiran. Tanggal yang dicantumkan pada bagian tersebut adalah tanggal penulisan dan keluarnya surat yang dibuat. Tanggal tersebut diikuti dengan bulan dan tahun. Beberapa contoh penulisan tanggal surat resmi yang diawali dengan nama kota tersebut tidak benar karena nama kota sudah dicantumkan di kop surat. Selanjutnya, nomor surat yang ditulis sesuai dengan format masing-masing instansi. Tiap instansi mempunyai komposisi nomor surat yang berbeda-beda. Namun, nomor urut surat keluar dalam satu tahun takwim dan penyebutan tahun wajib hadir pada setiap surat resmi. Fungsi dari nomor surat tersebut adalah memudahkan pengaturan saat menyimpan sehingga mudah menemukannya kembali jika diperlukan. Selain itu, hal tersebut memudahkan untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam satu tahun takwim. Bagian surat resmi berikutnya adalah lampiran. Lampiran surat resmi berisi jumlah lembaran yang dilampirkan bersama surat resmi. Lampiran tersebut merupakan data dukung untuk isi surat. Penyebutan jumlah lampiran tersebut memudahkan penerima surat untuk memeriksa jumlah lampiran yang disertakan, apakah sesuai atau hilang saat pengiriman. Namun, jika tidak ada lampiran yang disertakan, maka lampiran ini tidak perlu ditulis. Hal tersebut dikarenakan surat harus tampil secara padat, jelas, dan tidak bertele-tele, sehingga sesuatu yang tidak ada tidak perlu disampaikan dalam surat. Bagian berikutnya adalah hal atau perihal surat resmi. Perihal surat resmi ditulis setelah lampiran atau nomor surat (jika lampiran tidak ada). Perihal atau hal. dalam surat resmi berfungsi memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Perihal atau hal. dalam surat resmi merupakan judul pada surat tersebut, sehingga perihal atau hal. hanya ditulis pokok-pokok dari maksud dan tujuannya.
Bagian surat resmi berikutnya adalah alamat tujuan surat yang diawali dengan “Yth.” (Yang terhormat). Alamat tujuan tersebut tidak dicantumkan selengkap alamat tujuan yang ditulis di sampul atau amplop surat. Penulisan “Kepada” tidak perlu dicantumkan karena mengandung unsur kemubaziran. Biasanya kata yang mengikuti setelah “Yth.” adalah Bapak, Ibu, Saudara/i. Namun, hal tersebut hanya diperkenankan jika langsung menyebutkan nama orang. Jika tidak menyebutkan nama orang, maka setelah “Yth.” langsung menyebutkan jabatan. Penggunaan “Yth.” dimaksudkan untuk menghormati orang atau pihak yang dikirimi surat. Setelah itu, alamat tujuan di tulis tanpa kata depan “di” karena alamat yang ditulis tanpa kata depan pun sudah menunjukkan keberadaan instansi yang dikirimi surat dengan jelas. Setiap akhir baris tidak diperlukan tanda baca titik (kecuali singkatan). Selain itu, garis bawah, huruf tebal, dan tanda baca lain yang tidak bermanfaat jangan disertakan, agar surat tampil secara padat dan jelas.
Seringkali bagian isi surat resmi diawali dengan salam pembuka. Salam ini berguna untuk mengawali pembicaraan dalam surat secara adab. Namun, surat yang tidak diawali dengan salam pembuka juga tidak salah. Jika di awal isi surat sudah menyampaikan salam pembuka, maka isi surat pun juga harus diakhiri dengan salam penutup. Dalam isi surat resmi terdapat bagian pembuka, inti, dan penutup. Penting sekali jika dasar-dasar singkat dari isi surat disebutkan dalam bagian pembuka. Hal tersebut memudahkan pembaca surat untuk menerima informasi dari bagian inti isi surat. Tentunya bagian inti dari isi surat itu adalah penjabaran dari maksud dan tujuan surat resmi. Selanjutnya pada bagian penutup dari isi surat berisi simpulan atau ucapan terima kasih.
Bagian terakhir dari surat resmi adalah tanda tangan dan tembusan. Dalam korespondensi Indonesia yang berhak menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut. Hal tersebut dilakukan atas dasar kewenangan dan tanggung jawabnya. Jika yang menandatanganinya harus diwakilkan, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Bagian selanjutnya yang dirasa penting keberadaannya jika surat resmi tersebut perlu diketahui oleh beberapa pihak. Pihak-pihak yang perlu mengetahui surat tersebut harus ditulis di bagian tembusan.
Penjelasan di atas penting agar tidak lagi ada instansi yang beranggapan bahwa hilangnya satu bagian surat resmi tidak akan mengurangi substansi informasi yang disampaikannya. Surat resmi merupakan wajah instansi yang akan dinilai pertama oleh semua orang secara tidak langsung
Terkait
Home » Bahasa » Bagian-Bagian Surat Beserta Penjelasan dan Contohnya [Lengkap]
Bagian-bagian surat – Surat adalah media komunikasi tulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi. Terdapat bagian-bagian surat yang biasanya ada dalam format penulisan surat terutama untuk surat resmi misalnya seperti kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat, nama pengirim surat serta tembusan.
Pengertian surat menurut KBBI adalah kertas dan sebagainya yang bertulis. Sementara definisi surat secara umum diartikan sebagai sebuah kertas yang berisikan informasi atau berita dari pengirim surat yang ditujukan kepada pembaca yang dituju.
Surat digunakan untuk berkirim pesan dengan tujuan memberi informasi atau berita dari pengirim surat kepada pembaca surat yang dituju. Fungsi surat juga untuk menyampaikan pesan atau maksud tertentu dari pengirim pada yang dituju.
Ada banyak jenis-jenis surat dari mulai surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat niaga, surat pemberitahuan atau bahkan surat kaleng. Surat menjadi media komunikasi formal yang biasa dilakukan oleh sebuah lembaga, instansi, organisasi dan perusahaan. Adapun surat elektronik disebut sebagai email atau electronic mail.
Pada surat resmi, terdapat kaidah dan format yang harus dipenuhi, termasuk juga adanya bagian-bagian surat yang harus ada, misalnya seperti kop surat atau nomor surat. Apa sajakah bagian-bagian surat pada surat resmi dan seperti apa contohnya?
(baca juga pengertian deskripsi)
Bagian-Bagian Surat Resmi
Nah di bawah ini akan dibagikan 11 bagian-bagian surat resmi beserta penjelasan dan contohnya, di antaranya meliputi kop surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat dan nama pengirim surat.
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau yang juga dikenal sebagai kop surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting sebagai media promosi dari lembaga atau organisasi pengirimnya.
Bagian kepala surat biasanya terdiri dari hal-hal berikut
- Nama lembaga
- Logo/lambang lembaga
- Alamat lembaga
- Nomor telepon lembaga
- Kode pos dan fax lembaga (jika ada)
- Alamat email dan website lembaga (jika ada)
2. Tempat dan Tanggal Surat
Bagian surat berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Pencatuman tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim.
Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali jika sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meski kadang juga dicantumkan kembali. Sementara tanggal surat ditulis sesuai waktu surat dikirim.
Cara penulisan tempat dan tanggal surat di Indonesia dimulai dari kabupaten/kota diikuti oleh tanggal, lalu bulan dan tahun.
Contoh penulisan tempat tanggal surat :
Surabaya, 26 September 2018 Jakarta, 5 Januari 2019
Medan, 13 Agustus 2015
3. Nomor Surat
Dalam surat resmi selalu ada nomor surat yang dicantumkan. Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar.
Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga.
Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya. Nomor surat bisa diletakkan di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal serta bisa juga diletakkan di bawah judul untuk surat yang berjudul.
Contoh penulisan nomor surat :
045/BNS/01/08/2017
127/PMI/X/2018
4. Lampiran yang Disertakan
Pada beberapa surat juga terdapat lampiran yang disertakan. Bagian lampiran merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan.
Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka. Sedangkan jika tidak ada lampiran bisa ditulis tanda penghubung atau tanda minus.
5. Hal/Perihal
Bagian-bagian surat resmi berikutnya adalah bagian hal atau perihal. Fungsi bagian hal dalam surat adalah memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul.
Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yaitu alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat.
Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan surat:
- Bisa menggunakan kata Yth (singkatan dari yang terhormat) untuk menghormati pihak yang dikirim surat bisa berupa atasan, rekan kerja, kolega atau teman.
- Bisa menggunakan sebutan Bapak, Ibu atau Sdr yang diikuti oleh nama orang yang dituju.
- Di akhir tiap baris tidak perlu diberikan tanda titik, kecuali untuk singkatan.
- Dianjurkan menyertakan kode pos untuk memudahkan pengiriman surat pada yang dituju.
Contoh penulisan alamat tujuan surat :
Yth. Direktur PT Maju Jaya Jalan Airlangga No. 15
Surabaya
Yth. Bapak Sukamto Kepala Sekolah SMA 1 Malang Jalan Arlita No. 26
Kabupaten Malang
PT Rajawali Jaya Karta Jalan Pahlawan No. 125 Medan 15320
Sumatera Utara
7. Salam Pembuka
Bagian surat berikutnya adalah bagian salam pembuka. Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh salam pembuka :
Dengan hormat, Assalamualaikum wr. wb,
Selamat pagi,
8. Isi surat
Bagian ini merupakan bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.
Bagian pembuka pada isi surat berisi pengantar bagi pembaca untuk mengetahui isi dan berita yang akan disampaikan oleh pengirim surat. Pokok masalah atau berita sudah tertera dalam bagian pembuka ini dan akan lebih dijelaskan di bagian inti.
Bagian inti pada isi surat berisi maksud dan tujuan utama dari pengiriman surat. Maksud pengiriman surat disinggung secara jelas, singkat dan padat pada bagian inti agar pesan surat bisa tersampaikan pada pembacanya.
Bagian penutup pada isi surat berisi penegasan dan kesimpulan dari isi surat secara keseluruhan. Selain itu penutup juga bisa berisi harapan atau ucapan terima kasih pada pembaca atas penyampaian pesannya.
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
9. Salam Penutup
Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh salam penutup :
Hormat kami, Wassalamualaikum wr.wb,
Terima kasih,
10. Nama pengirim dan tanda tangan
Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tandatangannya. Nama yang tercantum adalah nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggungjawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga dibubuhi tandatangan dari pengirim.
11. Tembusan
Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat memiliki tembusan.
Nah demikian referensi bagian-bagian surat resmi dan artinya beserta penjelasan lengkapnya. Dalam kaidah penulisan surat terdapat beberapa format dan struktur surat resmi yang harus dipenuhi, meski tidak semua bagian surat harus ada, terutama untuk surat yang tidak resmi.