Apa yang kamu ketahui tentang telephone operator

Anda mungkin pernah menghubungi langsung telepon operator hotel. Apakah tugas dan tanggung jawab telepon operator hanya berkaitan dengan mengangkat telepon saja? Tentu saja masih ada tugas dan tanggung jawab lain yang harus dilakukan.

Baca Juga: Tugas dan Tanggung Jawab F&B Service

Setiap karyawan yang ada harus bisa memberikan pelayanan terbaik untuk mencapai kepuasan pengunjung atau tamu yang datang ke hotel. Itulah mengapa pentingnya memahami responsibilities masing-masing sesuai dengan posisinya. 

Syarat Menjadi Telepon Operator

Tidak semua orang bisa menjadi telepon operator karena ada beberapa syarat yang harus terpenuhi untuk bisa menjalani perannya. Berikut adalah beberapa syarat menjadi telepon operator: 

• Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan komputer.
• Memahami Seluk Beluk Telepon, baik lokal, antar kota hingga antar negara.
• Mengetahui sistem kerja dalam switchboard.
• Mengucapkan spelling board dengan benar agar pesan tersampaikan pada tamu.
• Menguasai dan menghafal nomor-nomor yang ada di kantor dan nomor telepon travel agent, travel perusahaan dan lainnya.

Hotel memiliki banyak pekerja dengan peran dan tanggung jawab masing-masing, termasuk bagian telepon operator. Berikut ini ialah tugas dan tanggung jawab dari telepon operator yang ada di hotel: 

• Mengetahui dan mengingat nomor tiap departemen di hotel.
• Menyebutkan identitas hotel dengan bahasa sopan saat membuka percakapan.
• Menjaga kerapian dan kebersihan dari ruang operator.
• Memahami sistem telepon dan mampu bekerja dengan semua peralatan di ruang operator telepon.
• Memahami informasi terkait fasilitas hotel dan berbagai acara yang berlangsung di hotel.
• Menghafalkan nomor telepon penting, misalnya dinas pemadam kebakaran.
• Mengerjakan wake-up call untuk membangunkan tamu dari tidur jika diminta oleh tamu.
• Menerima pesan telepon dari tamu agar bisa tindaklanjuti hingga selesai.
• Membantu sistem operasional komunikasi.
• Bertanggung jawab pada semua telepon masuk maupun keluar.
• Menerima tugas dari shift sebelumnya, khususnya jika ada masalah yang belum selesai.
• Mengisi daftar hadir time card dan membaca buku laporan log book.

Bagi Anda yang ingin bekerja sebagai telepon operator, maka pastikan untuk memahami setiap work duties telepon operator di atas. Dengan begitu, Anda bisa menjalankan pekerjaan secara baik untuk mencapai kepuasan pengunjung.

Telephone operator merupakan bagian yang cukup penting dari Front Office Department. Karena telephone operator juga merupakan bagian yang mewakili perusahaan atau hotel dalam hal komunikasi melalui telepon.

Seksi telepon operator di hotel masuk dalam departemen apa?

Operator telepon merupakan salah satu seksi yang berada di FO departemen yang memiliki tugas yang sangat penting, karena merupakan gerbang pertama bagi calon tamu yang membutuhkan informasi melaui telepon.

Apa yang dimaksud dengan Interlocal call?

3. Hubungan Interlokal Hubungan interlokal merupakan hubungan telepon antara dua orang secara langsung dalam jarak yang jauh, misalnya antarkota atau antarprovinsi, tetapi tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini penelepon terlebih dahulu harus menekan kode area yang dituju.

Sebutkan apa saja layanan di bagian telephone operator?

Jawaban

• Menjawab telepon yang masuk baik internal maupun eksternal.
• Melayani menyambungkan telepon baik dari tamu atau departemen.
• Menjaga Privacy tamu kamar dalam memberikan informasi.
• Selalu menjaga standard “Telephone Courtesy”
• Menangani permintaan tamu kamar.

Apa pekerjaan staff operator telepon?

Operator telepon adalah orang yang bertanggung jawab menyampaikan sambungan telepon yang masuk kepada orang yang dituju. Selain itu seorang operator telepon juga bertanggung jawab membuka saluran telepon bila ada karyawan yang hendak menghubungi pihak luar.

Apa pengertian dari Seksi operator telepon?

Apa pengertian dari seksi telepon operator di hotel?

2.1.Pengertian Telepon Operator Telepon operator adalah salah satu seksi yang ada pada Kantor Depan Hotel yang mempunyai kedudukan yang sama dengan petugas informasi, penerima tamu, pemesanan kamar, pelayanan barang dan kasir kantor depan. Di hotel,sarana telepon merupakan kunci utama sebagai penunjang bisnis.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan collect call?

Apa itu layanan Collect Call? Collect Call adalah layanan yang memungkinkan Anda untuk melakukan panggilan telepon walaupun tidak memiliki pulsa. Jika penerima telepon setuju untuk membayarkan biaya panggilan, maka panggilan telepon dapat dilakukan.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan wake up call?

Wake up call merupakan istilah panggilan untuk membangunkan seseorang dari tidurnya. Istilah ini biasanya digunakan oleh para pegawai dan tamu hotel.

Apa yang anda ketahui tentang telephone operator?

BAB II URAIAN TEORITIS

2.1 Ruang Lingkup Telephone Operator

Operator telepon adalah orang yang bertanggung jawab menyampaikan sambungan telepon yang masuk kepada orang yang dituju. Selain itu seorang operator telepon juga bertanggung jawab membuka saluran telepon bila ada karyawan yang hendak menghubungi pihak luar. Untuk melaksanakan pelayanan komunikasi jarak jauh bagi para tamu hotel maupun untuk kepentingan hotel, seorang petugas operator harus mengetahui apa yang menjadi tugasnya dan sampai sejauh mana pekerjaan yang harus dikerjakannya. Didukung dengan peralatan yang ada operator harus erusaha melaksanakan tugasnya dengan baik. Sebelum memulai pekerjaannya, petugas telepon operator pada setiap shift harus melakukan persiapan-persiapan seperti membaca log book dan formulir yang penting lainnya. Misalkan formulir pesan yang harus diketahui, dilaksanakan, ataupun disampaikan. Hal yang tak kalah penting lainnya adalah memriksa kelengkapan stationary alat tulis baik pulpen, pensil, maupun kertas untuk mencatat pesan atau sesuatu yang susah diingat begitu saja. Rincian tugas pokokrutin petugas operator telepon adalah : • Memonito TV, radio, kaset videom dan tape deck • Malayani permintaan sambungan telepon untuk lokal, interlokal, dan internasional. • Membuat bill atas segala transaksi penggunaan telepon, baik lokal, interlokal, maupun internasional bagi staff, karyawan hotel, maupun tamu hotel. • Membuat laporan transaksi harian dan bulanan untuk diserahkan ke bagian accounting. • Memberi pelayanan keteranganinformasi situasi luar dan dalam hotel kepada tamu yang menginap,serta tamu luar yang meminta keterangan tentang hotel melalui jasa telepon. • Melayani permintaan tamu untuk di bangunkan pada pagi hari morning call ataupun dibangunkan pada jam-jam tertentu sesuai dengan permintaan tamu. Universitas Sumatera Utara • Menangani pesan dari atau untuk tamu hotel dan staffkaryawan hotel, dengan mencatat pesan tersebut dan segera menyampaikannya. • Membuat dan mencatat informasi yag penting di dalam log book sebagai pedoman sewaktu pertukaran shift. • Menangani keluhan complain oleh tamu, dan segera disampaikan kepada atasan bersangkutan. • Tenggap terhadap segala peristiwa yang terjadi dengan sikap bijak, dan jangan panik apalagi lari dari tanggung jawab. • Segera menghubungi engineering jika terjadi kerusakan pada salah satu alat telekomunikasi, serta kerusakan yang dilaporkan tamu di ruangannya, maupun terhadap escalatorlift bila terjadi kerusakan atau macet yang kemudian di konfirmasikan kepada Head Department. • Mempersiapkan bill tamu dan segera menyerahkan kepada front office cashier. • Menjaga kebersihan, kerapian, dan ketenangan area kerjanya sera merawat dan memelihara inventaris barangnya. • Mengenal suara para staff serta mengetahui semua nomor extention hotel dan semua nomor penting lainnya. • Saat berbicara selalu didahului oleh salam greeting, mengatur suaranada bicara yang baik, mengenal telepon manner, mengetahui spelling board, menjaga tata sopan berbicara, serta mengucapkan terima kasih di akhir pembicaraan. • Melaksanakan pekerjaan berdasarkan prosedur serta menjaga tata tertib yang berlaku. • Melakukan serah terima yang baik dan benar serta saling bertukar informasi pada saat pertukaran shift. • Menjaga hubungan dan kerja sama yang baik dengan staff dan karyawan hotel yang lain. • Menjaga citra hotel, dengan tidak melakukan perbuatan yang dapat merusak nama baik hotel tempat bekerja. Melihat begitu banyaknya tugas operator, sudah menjadi keharusan jika petugas operator harus benar-benar orang yang terlatih dan telah diseleksi dengan hati-hati. Universitas Sumatera Utara Karena seorang operator yang baik dapat dianggap sebagai tuan rumah suatu hotel dimana petugas operator lah yang menyambut serta menerima setiap panggilan, memperkenalkan hotel, meminta maaf bagi kesalahan dari pihak hotel, den sering dipersalahkan atas kekurangan staff maupun karyawan hotel, maka sudah sewajarnya jika pihak staff maupun karyawan hotel berkenan membantu operator dengan : 1. Mengerti dan memahami cara kerja atau sistem telepon yang digunakan hotel tempatnya bekerja. 2. Berikan nomor telepon yang tepat dan jelas jika ingin disambungkan dengan nomor telepon lain. 3. Tidak menggantung atau menutup telepon begitu saja setelah meminta petugas operator menghubungi nomor yang dikehendaki. 4. Segera menjawab telepon ketika operator menelepon kembali. 5. Melaksanakan pesan yang telah disampaikan petugas operator, tanpa adanya penundaan.

2.2 Peralatan dan Jenis-Jenis Perlengkapan