Faktur penjualan atau sales invoice adalah dokumen akuntansi yang mencatat transaksi bisnis. Faktur penjualan memberikan catatan layanan kepada bisnis yang mereka berikan kepada klien, ketika layanan diberikan dan berapa banyak uang yang harus dibayarkan klien kepada bisnis.
Biasanya, sales invoice akan menyertakan deskripsi layanan yang diberikan, jumlah utang, dan batas waktu pembayaran. Faktur penjualan sangat penting untuk akuntansi bisnis kecil karena memungkinkan Anda untuk mencatat transaksi penjualan Anda untuk tujuan pembukuan.
Pengertian Faktur Penjualan dalam Akuntansi
Faktur penjualan dalam akuntansi keuangan adalah alat yang digunakan perusahaan untuk berkomunikasi dengan klien tentang jumlah yang jatuh tempo untuk pertukaran barang yang telah dijual.
Faktur penjualan harus mencakup informasi tentang barang apa yang telah dibeli oleh pelanggan, jumlah yang telah ia beli, diskon yang telah diterimanya, dan jumlah total yang ia hutangkan. Selain itu, sales invoice harus berisi ringkasan singkat tentang persyaratan transaksi, seperti jeda waktu yang dapat diterima antara penjualan dan pembayaran.
Faktur Penjualan dan Buku Besar
Faktur penjualan merupakan pendapatan yang diperoleh perusahaan Anda. Menggunakan metode akuntansi akrual, yang memperlakukan penjualan sebagai pendapatan bahkan sebelum Anda benar-benar dibayar untuk itu, sales invoice adalah item yang akan dimasukkan di bagian pendapatan dari buku besar Anda.
Penghasilan total bisnis Anda adalah angka yang mencakup jumlah total semua sales invoice Anda untuk jangka waktu tertentu, serta setiap penghasilan tambahan yang diperoleh perusahaan Anda, seperti dari penjualan atau penyewaan properti bisnis.
Faktur Penjualan dan Piutang Usaha
Akuntansi keuangan Anda juga harus mencakup sistem untuk melacak sales invoice mana yang telah dibayarkan oleh klien Anda, dan transaksi mana yang merupakan pendapatan yang masih perlu dikumpulkan.
Piutang usaha adalah istilah akuntansi yang menjelaskan penjualan atau transaksi yang telah dilakukan bisnis Anda yang pembayarannya masih jatuh tempo.
Melacak piutang usaha memungkinkan Anda untuk menagih pelanggan nakal secara efisien, dan juga memberikan informasi tentang apakah kekurangan arus kas berasal dari volume penjualan yang rendah atau pelanggan yang lambat membayar.
Baca juga : Mengetahui Lebih Jauh Pengertian Persamaan Dasar Akuntansi
Faktur Penjualan dan Penagihan
Penagihan adalah proses akuntansi keuangan untuk memberikan laporan kepada pelanggan dengan saldo terutang, memberi mereka informasi tentang berapa banyak mereka berutang dan apakah saldo mereka sudah lewat jatuh tempo.
Proses penagihan membantu pelanggan Anda dengan memberi mereka informasi yang jelas tentang saldo yang belum dibayar dan membantu perusahaan Anda dengan mendorong dan memfasilitasi pembayaran pelanggan. Membuat sistem penagihan relatif mudah jika bisnis Anda terus melacak sales invoice dan piutang.
Faktur Penjualan dan Penganggaran
Faktur penjualan adalah alat penting untuk aspek penganggaran akuntansi keuangan karena mereka memberikan Anda informasi tentang berapa banyak pendapatan yang Anda harapkan akan datang selama periode mendatang. Jika sales invoice Anda menghitung hingga jumlah yang mengesankan, masuk akal bagi bisnis Anda untuk merencanakan pembelian inventaris besar atau peningkatan modal, karena kemungkinan Anda akan segera menerima pendapatan dari faktur yang belum dibayar untuk membayar pengeluaran ini.
Baca juga : Pengertian Neraca Saldo, Fungsi, dan Contohnya Pada Bisnis
Jenis-Jenis Faktur Penjualan
Faktur penjualan ini memudahkan penjual maupun pembeli untuk melakukan cek ulang barang atau jasa yang dijual belikan. Bagi penjual faktur ini menjadi catatan yang bisa membantu memudahkan pembukuan. Sedangkan pembeli mudah mengecek apa saja yang sudah dibeli dan mencocokkannya dengan barang yang sudah dibawa. Jika ada kekurangan bisa segera komplain.
Di sini ada beberapa jenis faktur penjualan yang biasa digunakan. Apa saja jenisnya? Berikut ini adalah sedikit ulasan singkat tentang jenis faktur penjualan.
1. Faktur Reguler
Jenis yang pertama adalah bukti transaksi penjualan standar atau regular. Faktur reguler atau standar adalah jenis faktur yang paling sederhana. Faktur ini dapat diterapkan dalam transaksi jual-beli apapun. Informasi yang dimuat di faktur ini diantaranya yakni nomor referensi, tanggal pengiriman, tanggal jatuh tempo, nama penjual, informasi kontak, daftar produk atau jasa yang ditransaksikan, harga, dan cara pembayaran.
2. Faktur Pro-forma
Faktur proforma (atau pra faktur) adalah jenis faktur yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli sebelum barang atau jasa diserahkan kepada pembeli. Bukti pembayaran berupa faktur ini biasanya tidak diberikan untuk menagih pembayaran, tetapi untuk menginformasikan pelanggan mengenai biaya yang harus dibayar setelah mereka menerima barang atau jasa.
Baca juga : Kas kecil: Pengertian, Tujuan, Manfaat, Dan Metode Yang Perlu Diketahui
3. Faktur Berulang
Disebut juga sebagai faktur otomatis, faktur ini digunakan untuk menagih pelanggan dengan transaksi yang sama secara berkala. Biasanya, faktur jenis ini digunakan oleh penyedia layanan yang memiliki pelanggan tetap, seperti penyedia layanan internet, telepon TV, dan lain-lain. Dengan bantuan E-Invoicing, faktur berulang dapat dibuat dan dijadwalkan secara instan.
4. Faktur Komersial
Berbeda dari faktur harian yang biasanya kita jumpai, faktur komersial adalah faktur khusus yang dirancang untuk dokumentasi perdagangan luar negeri seperti pengiriman suku cadang mesin dari satu negara ke negara lain. Faktur jenis ini digunakan sebagai informasi nilai pabean ketika produk melintasi perbatasan internasional.
Baca juga : Pengertian Akuntansi Sektor Publik, Karakteristik, Tujuan, dan Ruang Lingkupnya
CREATOR: gd-jpeg v1.0 (using IJG JPEG v90), quality = 82
Komponen dalam Faktur Penjualan
Agar bisa membuat bukti transaksi penjualan yang sesuai maka ada beberapa komponen yang perlu dimasukkan. Berikut ini adalah komponen-komponennya.
1. Rincian bisnis Anda
Buat tajuk untuk faktur yang menyertakan logo Anda, jika ada, nama bisnis, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda.
2. Informasi pelanggan atau klien Anda
Di bawah detail kontak Anda sendiri, daftarkan informasi kontak klien. Konfirmasikan pada pelanggan bahwa Anda memiliki informasi kontak untuk penghubung yang benar . Jika klien Anda adalah perusahaan besar, pastikan Anda memiliki kontak untuk penagihan mungkin berbeda dari orang yang berhubungan dengan bisnis Anda sehari-hari.
Baca juga : Pengertian Akuntansi Keuangan, Fungsi, Tujuan, dan Standarisasinya
3. Nomor faktur
Setiap faktur yang Anda terbitkan harus memiliki nomor faktur unik yang ditetapka. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah melacak faktur dan merujuk faktur penjualan tertentu dalam diskusi dengan klien Anda.
Jika Anda tidak memiliki sistem penomoran, mudah untuk memulai dengan menomori faktur penjualan Anda secara berurutan, dimulai dengan Faktur # 001, lalu Faktur # 002 dan seterusnya.
4. Daftar barang atau layanan yang dipesan
Berikan daftar terperinci dari layanan atau barang yang Anda berikan pada faktur penjualan Anda, dengan deskripsi singkat tentang setiap layanan, jumlah yang diberikan atau jam kerja, dan tarif untuk layanan dan barang tersebut.
5. Persyratan dan cara pembayaran
Uraikan persyaratan pembayaran pada faktur penjualan Anda, termasuk metode pembayaran yang Anda terima (yaitu uang tunai, cek, kartu kredit, dll.) Dan terangakan setiap biaya keterlambatan yang akan Anda bebankan pada faktur yang sudah lewat waktu (jika ada).
6. Pastikan ada tanggal pembayaran
Cantumkan dengan jelas batas waktu pembayaran pada faktur penjualan Anda. Yang terbaik adalah mencantumkan tanggal yang tepat, misalnya. “Pembayaran Jatuh Tempo 31 Oktober 2020” daripada tanggal jatuh tempo yang lebih samar yang bisa disalahpahami, misalnya “Pembayaran Jatuh Tempo dalam 30 Hari” atau “Pembayaran Jatuh Tempo Setelah Penerimaan.”
Baca juga : Laporan Perubahan Modal : Pengertian, Rumus, Elemen, dan Contohnya
7. Nominal yang harus dibayar
Berikan saldo total yang jatuh tempo pada faktur penjualan, termasuk pajak yang berlaku. Pastikan informasi ini ditampilkan dengan jelas pada faktur sehingga klien Anda dapat melihat berapa banyak mereka berutang sekilas.
8. Nama dan tanda tangan
Nama dan tanda tangan kasir serta nama dan tanda tangan konsumen. Ini merupakan bukti bahwa transaksi sudah dilakukan atas persetujuan dua belah pihak
Data-data di atas bisa memudahkan pencatatan atau pembukuan di akhir periode akuntansi perusahaan. Jika terdapat penagihan atau hal lainnya, tentunya lebih mudah diperiksa karena data yang diberikan lengkap.
Baca juga : Apa itu Nota Penjualan? Ketahui Pentingnya dalam Sebuah Bisnis
Manfaat Faktur Penjualan
Faktur penjualan memiliki banyak kegunaan atau manfaat sehingga sebaiknya jangan langsung membuangnya begitu saja setelah berbelanja. Berikut beberapa kegunaan atau manfaat faktur atau bukti transaksi penjualan:
1. Alat untuk pembukuan yang akurat
Faktur penjualan adalah alat penting untuk usaha kecil karena berfungsi sebagai dasar untuk sistem pembukuan bisnis. Faktur penjualan membuat catatan penjualan. Dengan mencatat dan mengarsipkan semua faktur yang Anda kirim ke klien dengan benar, Anda akan memiliki semua informasi yang Anda butuhkan untuk melacak penjualan Anda, memantau arus kas Anda dan membuat laporan keuangan yang kuat.
2. Bukti saat pelaporan pajak
Faktur penjualan adalah dokumentasi penting untuk memverifikasi klaim yang Anda buat pada laporan pajak Anda. IAI merekomendasikan agar usaha kecil menyimpan dokumen pendukung seperti faktur di tempat utama, jika Anda perlu mengkonfirmasi informasi yang Anda sertakan dalam buku perusahaan Anda.
Anda dapat merujuk ke daftar lengkap dokumen bisnis pendukung yang direkomendasikan oleh IAI untuk rincian lebih lanjut. Faktur yang direkam dengan benar juga membuat proses penyelesaian pajak Anda lebih mudah, karena Anda akan memiliki catatan lengkap tentang pendapatan dan pengeluaran bisnis Anda.
Baca juga : Mengenal Lebih Jauh Pengertian Ekuitas Dalam Ilmu Akuntansi
3. Alat manajemen persediaan
Jika bisnis Anda menjual produk fisik kepada pelanggannya, sales invoice Anda dapat membantu Anda mengelola inventaris Anda dan memastikan Anda selalu memiliki cukup setiap produk untuk memenuhi pesanan masuk Anda.
Faktur penjualan Anda membantu Anda melacak berapa banyak inventaris yang Anda miliki dan memungkinkan Anda memperkirakan berapa banyak yang akan Anda butuhkan untuk bulan-bulan mendatang, berdasarkan data masa lalu.
4. Perlindungan hukum
Faktur penjualan Anda dapat membantu melindungi Anda dari tuntutan hukum atau tidak berdasar yang dapat diajukan terhadap perusahaan Anda. sales invoice dapat menunjukkan layanan apa yang disediakan bisnis Anda kepada klien dan jadwal untuk pekerjaan tersebut. Faktur penjualan yang ditandatangani oleh klien sangat berguna dalam hal ini, tetapi tidak perlu.
5. Data untuk perencanaan bisnis
Faktur penjualan berfungsi sebagai data penting ketika bisnis Anda merencanakan masa depannya. Faktur penjualan dapat menawarkan informasi tentang berapa banyak pendapatan yang Anda bawa dan bagaimana penghasilan Anda telah berubah dari waktu ke waktu.
Anda dapat menggunakan informasi itu untuk melakukan perkiraan anggaran. Anda juga dapat menggunakan data penjualan Anda untuk melihat berapa banyak uang tunai yang Anda miliki untuk berinvestasi dalam menumbuhkan atau meningkatkan bisnis Anda.
Faktur penjualan merinci semua layanan berbeda yang Anda berikan kepada klien, sehingga Anda dapat melihat penawaran mana yang paling populer dan layanan mana yang tidak menghasilkan banyak pendapatan. Dengan informasi itu, Anda dapat membuat keputusan tentang cara memperbarui penawaran bisnis Anda untuk membuat perusahaan Anda lebih menarik bagi klien potensial.
Bukti transaksi penjualan termasuk salah satu dokumen penting dalam perusahaan. Selain sebagai bukti transaksi, adanya sales invoice juga sebagai tanda berapa banyak barang yang telah dijual. Sehingga perusahaan dapat memperbarui stok barang mereka.
Baca juga : Ayat Jurnal Penyesuaian : Pengertian, Contoh, dan Cara Pencatatannya
Cara Membuat Faktur Penjualan
Pembuatan faktur ini sebenarnya memiliki dua cara yaitu secara modern maupun secara konvensional atau manual. Tentunya pemilihan cara tersebut harus disesuaikan dan dipilih tergantung sepenuhnya pada preferensi suatu perusahaan. Selain preferensi perusahaan tentunya juga harus dipertimbangkan hal yang berkaitan dengan kapasitas perusahaan itu sendiri.
Untuk lebih jelasnya ada ulasan singkat tentang cara membuat faktur khususnya faktur penjualan baik secara manual atau secara modern.
1. Cara Manual
Membuat faktur ini dengan menggunakan cara konvensional dapat dilakukan dengan cara menuliskan atau mengisi informasi. Informasi yang harus diisi tersebut diantaranya adalah detail pembelian, jumlah pembayaran, identitas diri, dan juga informasi-informasi penting lainnya yang sekiranya perlu untuk dimasukan untuk melengkapi data serinci mungkin.
Pembuatan faktur manual dapat menggunakan software yang sering kita temui. Software yang mudah ditemui yaitu microsoft excel. Untuk membuat faktur dengan excel cukup mudah. Untuk petunjuk lengkap pembuatannya dan contohnya anda dapat mencari contoh sales invoice excel di internet dengan mesin pencarian google atau pencarian lainnya.
2. Cara Modern
Cara kedua yaitu dengan menggunakan software pembukuan seperti Accurate Online. Bisa dikatakan ini adalah cara membuat bukti transaksi secara modern. Mengingat sekarang ini perkembangan teknologi sudah sangat maju, pembuatan faktur pun bisa secara digital dan otomatis
Dengan adanya software ini, bagian penjualan bisa membuat, mencetak, dan juga mengirimkan suatu faktur dalam waktu singkat. Di dalam software ini Anda juga bisa mengkostumisasi tampilan faktur dan komponen apa saja yang ada dalam faktur tersebu sesuai dengan kebutuhan dan keperluan bisnis.
Dengan menggunakan Accurate Online, Anda tidak hanya bisa membuat faktur penjualan dengan cepat, mudah, dan tepat. Anda juga bisa merasakan fitur terbaik yang dibutuhkan oleh bisnis seperti pencatatan pembelian dan penjualan, penghitungan dan pelaporan pajak otomatis, pencatatan dan pemantauan stok, otomatisasi lebih dari 100 jenis laporan keuangan, dan masih banyak lagi.
Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari melalui tautan ini.
Kesimpulan
Sudah tahu kan apa itu faktur atau bukti transaksi penjualan itu seperti apa dan bagaimana cara membuatnya. Pastikan untuk selalu memiliki bukti transaksi saat melakukan jual-beli barang maupun jasa. Ada banyak sekali manfaat yang bisa diperoleh dengan adanya bukti transaksi ini baik dari sudut penjual maupun pembeli.