Sebelum bermigrasi, izinkan saya berbicara sedikit tentang sistem akuntansi. Sistem akuntansi (juga disebut aplikasi akuntansi) dibuat untuk memudahkan proses pencatatan transaksi keuangan. Seluruh prosedur yang digunakan untuk menghasilan laporan keuangan dituangkan dalam sistem ini.
Sistem akuntansi pada saat ini telah menggunakan tehnologi canggih. Menggunakan bahasa pemrograman yang biasanya menggunakan server, dan penggunanya sebagai client. Sistem akuntansi digunakan untuk mengelola hutang, piutang, buku besar, faktur, penggajian, sampai aset perusahaan.
Saat ini, banyak bisnis sudah mulai beralih ke sistem akuntansi. Perangkat lunak ini memungkinkan pemilik bisnis untuk melacak transaksi keuangan dan secara instan menghasilkan berbagai laporan keuangan.
Migrasi ke Sistem Akuntansi Baru
Anda mungkin merasa bahwa sistem Anda saat ini tidak lagi memenuhi semua kebutuhan bisnis Anda. Jadi Anda membuat keputusan untuk pindah ke software akuntansi yang lebih baik. Mengubah perangkat lunak akuntansi adalah tugas yang sangat kompleks dan dapat memengaruhi operasi bisnis Anda, jadi penting bagi Anda untuk memiliki rencana sebelum beralih.
Kapan harus beralih ke sistem akuntansi baru?
Waktu yang ideal untuk memindahkan data Anda ke perangkat lunak baru biasanya pada akhir tahun fiskal. Untuk proses migrasi yang lancar, Anda juga harus merencanakan fase transisi. Persiapkan beberapa bulan sebelum tanggal migrasi berakhir. Alangkah baiknya sebelum transisi ini, anda melakukan backup data yang ada. Ini sangat penting jika terjadi kesalahan pada saat implementasi sistem baru.
Penting juga untuk melakukan beberapa pemeriksaan dan menentukan apakah ada kesalahan dalam data Anda saat ini. Ini juga saat yang tepat untuk bersih-bersih data yang tidak berguna. Jika ada masalah dalam sistem yang lama, pastikan juga agar anda meneruskannya ke sistem yang baru.
Jadi, Anda telah memutuskan untuk bermigrasi, dan Anda telah memilih tanggal. Sekarang, ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk transisi ke sistem akuntansi baru.
- Beri tahu akuntan Anda
Memberitahu orang yang berkompeten selalu saya anggap sebagai langkah awal terbaik. Merekalah yang tahu persis proses bisnis di dalam perusahaan anda dan bagaimana implementasi dari proses ini di dalam sistem akuntansi. Keahlian mereka akan sangat membantu anda dalam memilih paket yang tepat untuk bisnis Anda. Mereka harus nyaman menggunakan perangkat lunak yang baru. Mereka juga nantinya yang akan membantu vendor sistem akuntansi dalam proses implementasi. Dan juga mempersiapkan data yang dibutuhkan untuk di masukkan dalam sistem yang baru - Pastikan tanggal tanggal batas (cut off)
Tanggal batas adalah saat Anda mulai menggunakan sistem baru dan berhenti menggunakan sistem akuntansi sebelumnya. Meskipun Anda bisa fleksibel untuk memilih tanggal apa pun, ini adalah praktik yang baik untuk melakukan rekonsiliasi bank untuk akhir satu bulan dan mulai menggunakan perangkat lunak baru pada hari pertama bulan berikutnya. - Teliti dan pilih software yang tepat
Ketahui kebutuhan Anda sebelum mulai mencari perangkat lunak. Manfaatkan uji coba gratis dan lihat seberapa nyaman Anda dengan berbagai produk. Carilah fitur tambahan yang bermanfaat, seperti komputasi awan, yang mungkin Anda gunakan saat bisnis Anda berkembang. - Cek infrastruktur TI Anda
Pemeriksa apakah perangkat lunak baru kompatibel dengan perangkat keras yang ada. Jika infrastruktur Anda yang ada tidak dapat menjalankan perangkat lunak yang Anda inginkan, Anda mungkin harus memilih opsi terbaik berikutnya atau meningkatkan perangkat keras Anda. Ingatlah bahwa hanya karena perangkat lunak mahal tidak berarti itu yang terbaik. Ada sistem yang lebih baik yang bekerja dengan baik di semua browser dan tidak memiliki persyaratan perangkat keras khusus. - Cadangkan data Anda
Sebelum Anda melakukan perubahan sistem, pastikan bahwa data Anda telah dicadangkan dan tersedia. Jika terjadi kesalahan saat bermigrasi, Anda tidak akan kehilangan informasi penting. - Lakukan uji coba
Sebelum memindahkan semua data Anda ke database sistem baru, jalankan neraca percobaan atau buat neraca, dan simpan. Melakukannya akan memastikan informasi dihitung dengan benar oleh perangkat lunak pilihan Anda. - Tentukan tujuan yang dapat diukur
Sasaran yang dapat diukur adalah sasaran yang secara teratur melacak kinerja bisnis. Mendefinisikan tujuan ini akan membantu manajemen selama fase perencanaan, implementasi, dan kontrol dari transisi perangkat lunak. Ini merupakan langkah penting karena membantu Anda memutuskan format data terbaik untuk mencapai tujuan ini dan merencanakan langkah selanjutnya. - Format dan petakan data Anda saat ini
Sistem akuntansi yang berbeda mendukung format data yang berbeda saat merekam informasi. Sebelum transfer, data Anda harus bebas dari kesalahan dan disimpan dalam format yang disarankan. Banyak bisnis memilih untuk membuat cadangan di Excel, tetapi data pada spreadsheet ini rentan terhadap gangguan dan kesalahan transkripsi. - Uji data yang diimpor
Anda harus menjalankan tes pada data yang diimpor untuk memeriksa apakah perangkat lunak bekerja secara optimal dengan kesalahan minimal. Anda juga dapat membandingkan laporan dari sistem lama Anda dengan yang baru untuk memeriksa ketidaksesuaian. - Latih pengguna Anda
Berikan waktu yang cukup untuk melatih dan menguji pengguna Anda sebelum menjalankan sistem akuntansi baru. Berikan prosedur sistem standar untuk mempelajari perangkat lunak baru, dan pastikan bahwa pengguna mematuhinya. Ini akan membantu Anda menghindari gangguan besar yang disebabkan oleh masalah kecil seperti entri data yang tidak akurat.
Jalankan bisnis Anda dengan lancar
Sekarang setelah Anda memiliki daftar apa yang harus dilakukan untuk migrasi sistem akuntansi, coba ikuti tanpa melewatkan langkah apa pun. Pelajari dan pahami lebih lanjut tentang software akuntansi yang telah Anda pilih. Pikirkan tentang paket perangkat lunak yang berbeda dan pilih salah satu yang berhasil.
Apakah anda pernah mendengar Istilah Migrasi Data atau Data Migration? Apa pengertian dari kata tersebut? dan apa manfaat yang bisa kita dapatkan? Oke, Migrasi data adalah proses pemindahan atau penggabungan data dari satu sistem ke sistem yang lain dengan mengubah penyimpanan, database atau sistem dari aplikasi itu sendiri. Contoh nya yaitu dalam studi kasus, terdapat sebuah perusahaan atau sebuah organisasi yang sedang berkembang, kemudian mereka berniat mengubah sistem yang ada, entah mungkin untuk menambah atau mengubah fitur yang sudah dibuat, atau memperbaiki sistem security, yang mengharuskan perubahan sistem secara global, disinilah proses migrasi data dapat digunakan, dengan memanfaatkan beberapa data dari sistem yang sudah ada. Secara umum migrasi data dapat memudahkan pengguna dalam menyelesaikan masalah berikut : Ada beberapa cara atau metode yang bisa anda gunakan untuk melakukan migrasi data yaitu : A. Export & Import Dalam beberapa kasus, tools mendukung ekspor data ke data netral dan melakukan impor dengan format yang sama. Seperti contoh, Software bisnis memungkinkan data diimpor dari file teks yang dibatasi. Hal ini memudahkan seorang analis data untuk bekerja dengan data dalam spreadsheet, untuk mendapatkannya dalam format yang diharapkan dan kemudian dapat mengimport data tersebut. B. Script Database scripts adalah cara yang umum digunakan untuk mengimpor dan mengekspor data dari database. Pada dasarnya, cara ini sama seperti proses impor/ekspor dengan script yang digunakan sebagai lawan dari antarmuka pengguna. Jika data yang digunakan cukup kecil, spreadsheet bisa digunakan untuk menyiapkan data untuk database target. Sebagai alternatif, operasi basis data seperti perintah SQL sering digunakan untuk membuat tabel sementara dan memindahkan data — data di sekitarnya sampai sesuai dengan model data baru. C. Extract, Transform, Load (ETL) Extract, Transform, Load (ETL) adalah sebuah proses atau sebuah fitur yang disediakan oleh beberapa tools untuk melakukan migrasi data. ETL tools ini biasanya dapat menangani kumpulan data yang besar. Tools tersebut dirancang untuk terhubung ke sejumlah sumber data dan mengotomatisasi transformasi seperti pemetaan dan business rules untuk mengkonversi dari satu model data ke data lainnya. D. Integration Jika integrasi data dikembangkan antara dua sistem, kadang-kadang dapat dimanfaatkan untuk melakukan migrasi data awal. Tools integrasi seperti ESB (Enterprise Service Bus) memiliki kemampuan pemetaan dan transformasi yang dapat menangani migrasi data. Tools yang dirancang untuk integrasi real time biasanya dianggap agak intensif untuk migrasi data satu kali. Meski demikian, mereka berpotensi melakukan pekerjaan itu. Jadi, bisa bisa disimpulkan, intinya dengan adanya proses migrasi data ini, ketika kita melakukan perpindahan sistem lama ke sistem yang baru dari suatu aplikasi, data yang sudah ada dari sistem sebelumnya dapat kita gunakan kembali untuk sistem yang baru dengan beberapa cara atau metode proses yang beberapa diantaranya sudah didukung oleh tool — tool yang tersedia. Manfaat dari proses migrasi data ini yaitu dapat menjalankan proses pemindahan database secara terprogram (programmatically), efisiensi waktu, dan mengurangi human error. Semoga informasi yang saya berikan ini dapat bermafaat terutama dalam pengembangan aplikasi. Referensi :
www. dataintegration.info/data-migration
www. simplicable.com/new/data-migration
dan berbagai sumber lainnya.