Perlengkapan dalam mengelola kas kecil
Istilah kas kecil atau petty cash tentunya sudah tidak asing lagi bagi kita semua. Pada dasarnya, dibutuhkan beberapa perlengkapan dalam mengelola kas kecil. Sebelumnya, mari kita simak sedikit mengenai kas.
Kas merupakan uang tunai yang dapat digunakan untuk membiayai operasi perusahaan, termasuk dalam pengertian kas adalah cek yang diterima dari para pelanggan dan simpanan perusahaan di bank dalam bentuk giro atau demand deposit, yaitu simpanan di bank yang dapat diambil kembali (dengan menggunakan cek atau bilyet).
Kas dan bank meliputi uang tunai dan simpanan-simpanan di bank yang langsung dapat diuangkan pada setiap saat tanpa mengurangi nilai simpanan tersebut. Kas dapat terdiri dari kas kecil atau dana-dana kas lainnya seperti penerimaan uang tunai dan cek-cek (yang bukan mundur) untuk disetor ke bank keesokan harinya.
Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara lain:
- Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil
- Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil
- Jurnal pengeluaran kas
- Buku jurnal kas kecil
- Buku laporan penggunaan dana kas kecil
- Bukti pengeluaran kas kecil
- Alat tulis dan alat hitung.
Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu
You're Reading a Free Preview
Page 4 is not shown in this preview.
Pada Kesempatan Kali Ini Pengajar.co.id ingin membagikan artikel tentang kas kecil Berikut Adalah Penjelasannya:
Pengertian Kas Kecil
Kas kecil (Petty Cash) adalah beberapa dana yang dibentuk terutama untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya. Kas kecil dipakai untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil contohnya seperti dana entertain klien maupun rekan kerja pimpinan dan dana konsumsi untuk kepentingan rapat.
Tujuan Dibentuknya kas kecil
Menangani masalah perlengkapan dan perbekalan kantor yang dialami oleh sebuah bagian di kantor enghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis dari pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada konsumen juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. Mempercepat kegiatan atasan yang memakai dana secara mendadak dan tidak terencana sebelumnya.
Ciri-Ciri Kas Kecil
Adapun ciri-ciri yang dimiliki kas kecil yaitu sebagai berikut :
- Jumlah yang terbatas. maksudnya, jumlahnya tidak boleh melebihi atau kurang dari jumlah tertentu yang sudah disepakati oleh manajemen perusahaan.
- Dipakai untuk mendanai pengeluaran yang sifatnya rutin (setiap hari).
- Dana kas kecil umumnya disimpan di tempat khusus, dengan meemakai kotak kecil yang disebut sebagai petty cash box.
- Dipegang oleh karyawan atau petugas keuangan yang terdapat di tingkat pemula.
Lihat Juga: Pengertian Konsiliasi
Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil
Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yakni bukti pengeluaran Internal dan bukti pengeluaran Eksternal. Peralatan atau dokumen yang diperlukan dalam pengelolaan dana kas kecil yaitu
1. Bukti kas keluar
Dokumen ini berguna agar perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi pada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas Kecil, dokumen ini sangat dubutuhkan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2. Cek
Cek adalah dokumen yang dipakai untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
3. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dipakai oleh pengguna kas kecil untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berguna sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini akan disimpan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.
4). Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pengguna dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pengguna dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
5. Permintaan pengisian kembali kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil.
Metode dalam Pengelolaan Kas Kecil
Metode ini meliputi tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada, sehingga pada saat laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait bisa ditunjukkan dengan segera serta lengkap tanpa ada kesalahan. Ada 2 macam metode pencatatan kas keci yaitu sebagai berikut :
Lihat Juga: Rumah Adat Sulawesi Selatan
1. Metode Tetap (Imprest fund system)
Metode Tetap merupakan metode pembukuan kas kecil di mana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. semua pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, namun hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya saja.
Ciri-ciri Metode Tetap (Imprest fund system)
Bukti-bukti pemakaian dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah dipakai sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang disepakati semula.
Langkah-langkah operasional metode tetap
Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan dapat memenuhi keperluan dalam waktu tertentu.
Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.
2. Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)
Metode berubah-ubah merupakan suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil yang mana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). Sistem ini menginginkan bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi harus sesuai dengan keperluan. Misalnya, pada saat pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp5 Juta kemudian dipakai sesuai dengan keperluan dan kemudian kas kecil diisi kembali.
Ciri-ciri Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)
Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam akun kas kecil. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan pemakaian kredit akun kas kecil.
Setelah dana kas kecil habis atau hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.
A. Pengertian Kas dan Kas Kecil
Dalam suatu perusahaan terdapat siklus keuangan baik penerimaan dan pengeluaran uang untuk kepentingan perusahaan.Agar dapat dipantau dengan baik, seluruh penerimaan dan pengeluaran uang di perusahaan sebaiknya menggunakan cek. Tapi ada kalanya suatu perusahaan melakukan pengeluaran dengan skala kecil dan tidak efektif dan efisien jika menggunakan cek.
Contohnya ongkos pembayaran taxi, pembelian makanan di warung, dll. Maka dari itu dibutuhkan suatu dana yang berbentuk tunai yang nantinya digunakan untuk mengatasi hal-hal tersebut yaitu dengan Kas Kecil (Petty cash).
Apa itu Kas?
Kas adalah alat pembayaran yang siap dan aktif dipergunakan untuk pembiayaan kegiatan atau pengeluaran umum perusahaan. Kas berupa uang tunai atau simpanan di bank.
Kelompok kas meliputi :
a. Uangkertas atau logam
b. Cek dan blyet giro
c. Simpanan di bank dalam bentuk giro
d. Traveler’s cheque.
e. Money Order
f. Chasier’s order
g. Bank draft
Ciri-ciri kas adalah kas tersebut dapat dipergunakan segera sebesar nilai nominal yang diperlukan. Maka apabila tidak dapatdigunakan sebagai pembayaran langsung dan tidak sesuai dengan nominalnya, disebut bukan kas.
Kelompok bukan kas :
a. Cek mundur
b. Wesel atau promes
c. Deposito berjangka
d. Surat berharga
e. Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu yangberbentuk dana.
Kas kecil adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas pengeluaran yang dilakukan bersifat rutin dan berskala kecil dalam suatu perusahaan serta meliputi jumlah yang kecil.
Kas Besar merupakan kas yang digunakan untuk melakukan semua penerimaan kas dan pengeluaran kas dalam jumlah yang relatif besar.
Pemegang kas kecil bertanggung jawab penuh teradap pengelolaan kas kecil.
Tugas sekretaris atau staff administrasi sebagai pemegang kas kecil antara lain:
a. Menerima cek dan bukti kas keluar 3 lembar dari bendahara perusahaan.
b. Mencairkan cek ke bank.
c. Mneyimpan uang tunai dari bank.
d. Menyimpan bukti pengeluaran kas dan diarsipkan menurut tanggal.
e. Mencatat setiap pengeluaran atau transaksi dari kas kecil ke dalam buku kas kecil.
- Setiap penggunaan kas kecil akan mengurai jumlah uang dan menambah jumlah bukti pengeluaran kas dalam peti uang.
- Apabila dana kas kecil menipis, maka bisa dilakukan permintaan kas kecil.
- Bukti-bukti pengeluaran kas kecil berfungsi untuk mengajukan permintaan pengeluaran dana kas kecil.
- Pada setiap pengambilan dana kas kecil maka pihak kasir atau bendahara akan membubuhkan stempel “telah dibayar” pada bukti pengabilan kas.
- Setelah itu kasir akan memberikan cek yang isinya sebesar total pengeluaran kas kecil.
Dalam meneglola kas kecil pemegang kas kecil harus menyiapkan beberapa kelengkapan dokumen untuk mengelola kas kecil. Antara lain meliputi :
- Bukti kas keluar atau Bukti pemasukan kas kecil
- Cek
- Permintaan pengeluaran kas kecil
- Bukti Pengeluaran kas kecil
- Permintaan pengisian kembali kas kecil
- Buku kas kecil
Simak juga: Pengelolaan Keuangan (Pengertian, tahapan dan tugas)
Dalam pengelolaan dana kas kecil terdapat 2 metode pencatatan yang dilakukan oleh pemegang kas kecil, yaitu :
1. Sistem dana tetap (Imprest Fund System)
Merupakan sistem yang menetapkan nilai dana kas kecil.Saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar tidak berubah sesuai dengan pengeluaran yang dilakukan.
Pengeluaran dana kas keciltidak dijunal akan tetapi semua bukti pengeluaran dana kas kecil direkap untuk dasar pengisihan dana kas kecil kembali. Dengan demikian, jurnal pengeluaran kas perusahaan tetap dapat direkonsiliasikan dengan rekening koran bank.
Dalam metode imprest pemegang kas kecil tidak melakukan pembukuan, tetapi agar dapat mengetahui saldo daam kas kecil, pengelola janya membuat catatan yang bersifat intern.
2. Sistem dana tidak tetap (Fluctuation Fund System)
Dalam metode ini saldo rekening pada dana kas kecil dalam buku besar berubah-ubah sesuai dengan pengisihan dan pengeluaran dana kas kecil.
Pada metode ini semua pengeluaran dijurnal dan pengisihan kembali dana kas kecil tidak harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan.
Dengan sistem ini penganggaran dana kas kecil tidak membuat pengendalian intern seperti sistem imprest, baik terhadap kas perusahaan karena catatan akuntans kas perusahaan tidak bisa direkonsiliasikan dengan rekening koran bank.
Dalam pemeriksaan dana kas kecil terkadang terjadi kesalahan ada catatan buku kas kecil dengan penghitungan uang secara fisik, yang disebabkan karena:
- Kesalahan pencatatan.
- Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas.
- Adanya uang palsu.
- Kehilangan akibat kesalahaan pada saat melakukan transaksi.
- Sebab-sebab lain yang tidak diketahui.
Terdapat beberapa istiah di dalam penghitungan kas kecil, yaitu ;
Cash Overage, merupakan penghitungan secara fisik dana kas kecil yang lebih besar daripada yang dicatat pada buku kas kecil.
Cash Shortage, adalah penghitungan secara fisik dana kas kecil lebih sedikit dibandingkan oleh pencatatan pada buku kas kecil.
1. Bukti Transaksi Internal
Merupakan bukti yang dikeluarkan dan dibuat oleh suatu perusahaan dan digunakan dalam lingkungan perusahaan itu sendiri.
Contohnya seperti memo.2. Bukti Transaksi Eksternal
- Faktur, bukti yang dibuat dan dikeluarkan suatu organisasi atau perusahaan yang terjadi karena adanya transaksi pembelian dan penjuaan dengan kredit.
- Kuitansi, Bukti transaksi karena adanya penerimaan sejumlah uang yang disebabkan terjadinya pembayaran.
- Cek, adalah dokumen atau surat yang dipergunakan untuk memerintah bank guna melakukan pembayaran sejumlah uang kepada seseorang.
- Bilyet Giro, adalah surat perintah memindah bukukan sejumlah uang yang tercantum dari rekening seorang nasabah bank kepada nasabah lain di bank yang bersangkutan.
- Nota kontan, merupakan transaksi terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat 2 rangkap, satu rangkap diberikan kepada pembeli dan yang satu nya diarsip.
- Nota Kredit atau Debit, adalah pengembalian barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.