Alternatif apa saja yang bisa dilakukan jika tidak dilakukan rekrutmen

Diperbarui 02 Apr 2022 - Dibaca 5 mnt

Pernah frustasi karena tidak juga menemukan kandidat yang tepat padahal berbagai tips rekrutmen dan instruksi atasan sudah dilakukan? Mungkin saja, yang menjadi masalah selama ini adalah bukan yang tidak Anda lakukan sebagai rekruter perusahaan, tetapi yang Anda lakukan. Bisa jadi, ada kesalahan rekrutmen yang Anda lakukan sehingga prosesnya tidak berjalan seefektif yang diharapkan.

Faktanya, kesalahan rekrutmen yang paling sering dilakukan oleh perusahaan adalah hal-hal yang paling mendasar, seperti tidak mengecek ulang iklan lowongan kerja yang sudah dipasang di job portal. Untuk itu, agar memudahkan Anda menjalankan strategi rekrutmen perusahaan, berikut telah kami rangkum kesalahan rekrutmen yang paling sering dilakukan dan tips menghindarinya.

© Freepik.com

1. Menanyakan pertanyaan yang dapat diprediksi

98% orang yang Anda wawancara pastinya sudah pernah diwawancara sebelumnya, baik saat melamar sebagai intern atau hanya sebagai anggota BEM. Tentunya mereka pernah mendengar pertanyaan seperti “what is your greatest weakness?” atau “Tell us about a time you faced a challenge at work?”. Dengan pertanyaan tersebut pastinya mereka sudah mempersiapkan jawaban sendiri sehingga Anda tidak berkesempatan untuk mengenal kemampuan mereka lebih dalam.

Solusinya, pilih alternatif pertanyaan dengan membuat studi kasus . Misalnya saja tindakan kandidat tersebut ketika  berada di posisi yang menyulitkan di kantor, atau ketika tidak ada anggota tim yang mendukung gagasannya. Dengan mengajukan pertanyaan yang lebih spesifik, Anda dapat sekaligus melakukan assessment yang lebih mendalam tentang kelebihan atau kekurangan kandidat.

Baca Juga: 6 Tips Menentukan Gaji Karyawan dengan Tepat

2. Bergantung pada atasan dalam menulis deskripsi pekerjaan

Mendengarkan saran dari atasan memang hal yang dapat membantu kualitas hasil kerja Anda. Namun, dalam hal ini, bergantung sepenuhnya dengan deskripsi pekerjaan yang diberikan oleh atasan sama saja dengan melakukan kesalahan rekrutmen. Hal ini karena biasanya mereka hanya memberikan gambaran umum tentang lowongan kerja yang dibuka. Padahal di sisi lain, deskripsi pekerjaan yang detail akan menarik lebih banyak kandidat berkualias. Inilah saatnya Anda memanfaatkan resourcefulness dan kreativitas dalam membuat deskripsi pekerjaan.

Selain informasi yang diberikan atasan, cari referensi lain tentang tugas dan kualifikasi lowongan kerja tersebut. Misalnya, dari karyawan lain yang duduk di posisi yang sama dengan posisi yang dibuka atau browsing di internet. Tapi jangan asal copy-paste. Pastikan pula Anda menysuaikan dengan branding dan latar belakang perusahaan.

Baca Juga: Rekrut Kandidat Terbaik dengan Iklan Lowongan Kerja yang Tepat!

3. Tidak melihat kandidat yang sudah mendaftar melalui berbagai platform

Salah satu cara untuk mempublikasikan lowongan baru di perusahaan Anda adalah dengan membuka lowongan pekerjaan tersebut di beberapa job portal. Namun, sering kali Anda mungkin hanya membuka lowongan pekerjaan namun tidak melakukan pengecekan akan kandidat yang sudah melamar dan memberikan update lamaran mereka.

Mengecek satu per satu dari ratusan lamaran yang masuk memang menyulitkan. Apalagi jika lowongan kerja yang dibuka lebih dari satu. Oleh karena itu, tidak ada salahnya menyicil proses penyeleksian awal, bahkan dari beberapa jam pertama setelah lowongan tersebut dipublikasikan. Siapa tahu, kandidat potensial untuk perusahaan Anda ada di antara ratusan lamaran yang masuk.

4. Terlalu fokus dengan culture fit dibandingkan dengan culture add

Beberapa orang menggunakan alasan “You’re not fit with our culture” untuk menolak kandidat. Walaupun hal tersebut bukan hal yang salah, namun tidak sedikit perusahaan yang mengabaikan kemampuan kandidat dalam bekerja karena alasan tidak cocok denganculture perusahaan. Untuk itu, ada baiknya jika Anda mempertimbangkan culture add untuk calon kandidat Anda.

Culture add sendiri dapat diterapkan dengan cara yang paling mudah yaitu sosialisasi. Anda dapat memberikan sosialisasi mengenai culture fit di perusahaan Anda. Selain sosialisasi, Anda perlu memastikan bahwa rekan kerja Anda dan Anda sendiri sudah benar-benar paham mengenai culture fit di perusahaan Anda dan dapat menerapkannya

Baca Juga: 5 Alasan Pentingnya Keberagaman di Perusahaan Anda

5. Tidak memberi info jika kandidat tidak mendapatkan pekerjaannya

Tidak memberikan info jika kandidat tidak diterima di suatu perusahaan merupakan hal yang kurang menyenangkan. Karena sebenarnya, kandidat sedang menunggu kepastian dari Anda, baik diterima atau ditolak di perusahaan Anda. Apalagi jika sudah sampai ke tahap wawancara.

Jelaskan alasan tersebut kandidat belum diterima di perusahaan Anda. Selain dapat menjadi masukan untuk kandidat, Anda juga dapat tetap menjaga relasi Anda dengan kandidat yang mungkin akan dibutuhkan nantinya.

Menghindari kesalahan-kesalahan rekrutmen di atas memang tidak bisa sekejap mata. Bermacam-macam penyesuaian perlu dilakukan dan terkadang, malah memakan waktu sedikit lebih lama dari yang sebelumnya. Akan tetapi, jika hasilnya adalah untuk mendapatkan kandidat dengan kualifikasi dan attittude yang sesuai dengan perusahaan, bukankah akan sepadan? Di samping itu, Anda pun dapat meningkatkan kemampuan sebagai seorang rekruter yang terpercaya di perusahaan Anda.

Melalui program TalentHunt, Glints dapat membantu Anda dalam menemukan karyawan yang memiliki kemampuan dan range gaji yang sesuai dengan yang dicari oleh perusahaan Anda. Register di sini dan tim konsultan kami akan langsung menghubungkan Anda dengan kandidat potensial.

Membicarakan metode rekrutmen, tentunya perekrut mengenal beberapa cara seperti posting iklan kerja, referral, hingga yang modern seperti gamification. 

Permasalahan muncul ketika perekrut bingung mau menggunakan metode yang mana, yang paling cocok dengan kebutuhan dan kapasitas perusahaan. Seberapa berhasil rekrutmen saya jika menggunakan portal kerja kali ini? Mungkin terlintas di kepala beberapa perekrut.

Oleh sebab itu, kali ini HR NOTE akan memperkenalkan beberapa metode rekrutmen beserta kelebihan dan kekurangannya, agar perekrut dapat memilih metode mana yang paling pas dengan kebutuhan rekrutmennya.

Kenali Proses Rekrutmen secara Umum

Sebelumnya, mari kita berkenalan dulu dengan apa itu proses rekrutmen.

Proses rekrutmen adalah proses untuk mencari, menyeleksi, dan mempekerjakan tenaga kerja untuk ditempatkan di sebuah tempat kerja, dimana sebelumnya terdapat kebutuhan yang jelas dari user/tempat kerja tersebut. Sebagaimana kita tahu bahwa salah satu faktor perusahaan bisa berkembang pesat berasal dari SDM-nya, maka dari itu metode pemilihan SDM yang tepat akan mendukung perkembangan tersebut.

Untuk itu, mari kita sama-sama cek metode dan sumber pencarian kandidat berikut.

Metode Rekrutmen yang Kerap Anda Jumpai

Perlu pembaca ketahui, metode rekrutmen pada dasarnya terbagi ke dalam dua jenis, yaitu metode tertutup dan metode terbuka. Mari simak lebih lanjut penjelasannya.

Metode Tertutup

Metode tertutup adalah proses mencari kandidat dari dalam perusahaan/internal. Hal ini bisa dicapai dengan cara vertikal (promosi atau demosi) atau cara horizontal (rotasi atau pindah divisi tanpa naik atau turun jabatan).

Promosi / Rotasi Karyawan Internal

Secara sederhana, rotasi kerja adalah strategi di mana pekerjaan karyawan akan ditukar, namun masih dalam perusahaan dan divisi yang berbeda. Sedangkan promosi adalah dengan mengangkat posisi karyawan sebagai bentuk rewards/apresiasi, misalnya dari staf ke asisten supervisor.

Kelebihan: 

• Dapat memberikan pengalaman luas dan jenjang karir kepada existing employee.
• Memangkas waktu, biaya dan effort tim rekrutmen untuk mencari kandidat ideal yang sesuai dengan budaya perusahaan.

Kekurangan:

• Budaya kerja jadi stagnan dan tidak beragam menyebabkan perusahaan lama untuk berkembang.
• Kesulitan dalam berinovasi.

Rekomendasi Karyawan Internal (Employee Referral)

Cara ini adalah dengan meminta karyawan-karyawan di perusahaan untuk menyebarkan informasi lowongan dan minta rujukan calon kandidat; bisa dari keluarga karyawan, kerabat, sahabat, dan siapa pun yang bisa direkomendasikan.

Kelebihan:

• Proses rekrutmen bisa jadi lebih cepat karena calon kandidat yang dikenalkan biasanya sudah diberi informasi mengenai bisnis perusahaan dan budaya perusahaan.
• Memangkas biaya rekrutmen seperti posting lowongan iklan di internet.

Kekurangan:

• Adanya informasi yang berbeda pada kualifikasi kandidat, seperti melebih-lebihkan kompetensi kandidat. Hal ini dapat berujung kekecewaan pada ekspektasi perusahaan.
• Kemungkinan timbulnya persaingan tidak sehat serta diskriminasi dari pihak karyawan internal jika kandidat rujukannya tidak terpilih.

Metode Terbuka

Metode terbuka adalah pencarian kandidat dengan menggunakan media di luar internal perusahaan sendiri. Online posting job adalah salah satu metode terkini yang paling sering digunakan perekrut untuk mencari kandidat, mengingat peran SNS saat ini semakin menguat dari bermacam bidang usaha. Berikut adalah beberapa contoh metode rekrutmen terbuka:

1. Pemasangan Iklan (Job Advertisements)

Job advertisement adalah salah satu metode paling umum yang dilakukan dalam proses rekrutmen. Banyak sekali pilihan platform iklan yang bisa digunakan untuk menyebarkan informasi lowongan pekerjaan, mulai dari mengoptimalisasikan SNS hingga menggunakan situs pencari kerja.

Kelebihan:

• Akses ke ratusan hingga ribuan pencari kerja.
• Sudah banyak platform situs pencari kerja yang terpercaya.
• Biaya yang terjangkau dengan cara pakai yang tidak sulit.

Kekurangan:

• Adanya kesulitan screening CV dalam jumlah banyak hingga memakan waktu rekrutmen.

2. Jasa Recruitment Agencies

Bagi perekrut yang ingin mempercepat proses rekrutmen namun tetap mendapatkan kandidat yang bagus, khususnya tenaga kerja ahli atau posisi manajerial, bisa mempertimbangkan cara ini.

Dengan jasa recruitment agency, biasanya perekrut tinggal memberikan detail job description dan job specification kepada konsultan penyalur kerja dan proses screening akan dilakukan oleh mereka. Tim perekrut nantinya tinggal melakukan wawancara kerja terhadap kandidat yang sudah disaring dan diminati perusahaan.

Kelebihan:

• user/perekrut akan diberikan beberapa kandidat berkualitas yang sudah melewati proses screening pihak recruitment agency.
• Proses rekrutmen lebih cepat tanpa membuat perekrut menghabiskan waktu di screening CV

Kekurangan:

• Biaya jasa yang cukup mahal (meskipun variatif)
• Tantangan komunikasi dengan konsultan recruitment agency sebagai pihak perantara perusahaan dengan kandidat bisa menyebabkan salah paham.

3. Lembaga Pendidikan (Educational Institution)

Lembaga pendidikan juga dapat dipertimbangkan untuk mencari kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, khususnya jika mencari tenaga kerja ahli. Dengan mencari dari tempat tenaga ahli tersebut ditempa, besar kemungkinan untuk mendapatkan kandidat yang dicari perusahaan.

Kelebihan:

• Mendapatkan talenta yang memiliki skill khusus seperti ilmu teknik termasuk teknologi informasi, dan sebagainya.

Kekurangan:

• Sulit untuk mendapatkan talenta yang memiliki pengalaman lama di bidang tertentu.

4. Penyaluran Kerja dari Pemerintah (Government Job Center)

Pemerintah Indonesia, khususnya Dinas Tenaga Kerja dan Kementerian Ketenagakerjaan kerap memasang informasi lowongan kerja di situs resmi mereka. Tentu saja, karena dikelola Dinas Pemerintah, lowongan kerja tersebut memiliki kredibilitas.

Kelebihan:

• Tidak dipungut biaya
• Dapat ditampilkan di media sosial Dinas Tenaga Kerja

Kekurangan:

• Sama seperti pada layanan job portal, perekrut mungkin akan kesulitan untuk menyaring banyaknya CV yang masuk.

5. Gamification 

Gamification adalah metode unik yang baru-baru ini digunakan dalam proses rekrutmen. Poin dari metode ini adalah dengan membiarkan kandidat menjalani tes dalam bentuk game, hingga memungkinkan kandidat mengevaluasi dirinya sendiri.

Game akan dirancang sedemikian rupa sesuai dengan tujuan rekrutmen dan nantinya kandidat akan dibiarkan menyelesaikan game tersebut hingga keluar pemenangnya. Pemenang tersebut yang nantinya akan dipertimbangkan lebih lanjut untuk diterima di perusahaan.

Google adalah salah satu yang sudah menerapkan metode ini dalam proses rekrutmennya!

Kelebihan:

• Appeal point bagi perusahaan yang melakukannya karena belum banyak perusahaan yang menggunakan metode ini.
• Memberikan user experience yang berharga.

Kekurangan:

• Tricky untuk dilakukan, juga butuh effort serta komitmen besar dalam menjalankannya.

6. Job Fair

Metode klasik yang tidak kalah menguntungkannya jika dimanfaatkan secara maksimal. Pastikan perekrut mengetahui jenis job fair yang akan diikuti sudah sesuai dengan apa yang dicari oleh perusahaan. 

Tidak hanya akan mendapatkan banyak kandidat, perekrut juga akan memiliki kesempatan untuk memperluas koneksi yang memungkinkan untuk dapat referral kandidat lebih banyak.

Kelebihan: 

• Cocok untuk yang ingin merekrut dalam jumlah banyak dengan tim perekrut yang juga banyak.
• Menambah relasi dan networking dengan perekrut lain
• Menambah talent pool

Kekurangan:

• Sulit dilakukan secara optimal di saat pandemi, apalagi memeriksa kredibilitas penyelenggara event job fair yang diselenggarakan secara daring.

7. Software ATS (Applicant Tracking System)

Software ATS memungkinkan perekrut untuk mengontrol proses rekrutmen secara digital. Meskipun software aplikasi, kini kehadiran ATS sudah banyak yang berupa cloud base sehingga semakin memudahkan perekrut untuk mengaksesnya.

Proses yang bisa dikontrol melalui ATS ini tersedia mulai dari tahap seleksi hingga offering. Selain biaya yang disinyalir terjangkau, efisiensi menjadi faktor lain mengapa cara ini mulai dilakukan oleh beberapa perekrut. Workable, recuriterbox, atau Urbanhire adalah sebagian dari penyedia software ATS berbasis cloud.

Kelebihan:

• Meningkatkan akurasi dan mempersingkat proses screening CV kandidat
• Meningkatkan pengalaman perekrut dan juga kandidat sehingga menjadi appeal point tersendiri bagi perusahaan.

Kekurangan:

• Bisa menjadi tantangan bagi perekrut yang belum terbiasa dengan teknologi.
• AI (artificial intelligence) pada ATS tidak bisa diandalkan sepenuhnya untuk menyaring kandidat dengan tepat, sehingga tetap dibutuhkan sisi manusiawi dari perekrut.

8. Database Talent Pool

Talent pool, atau dalam bahasa Indonesianya pangkalan bakat, adalah sebuah strategi dalam mengumpulkan kandidat atau karyawan berbakat dan berpotensi. 

Pada saat Anda mencari kandidat, mungkin Anda akan menemukan mereka yang hampir memenuhi kualifikasi yang sedang dicari. Kelompok tersebut dapat Anda simpan sebagai talent pool agar memudahkan Anda mencari kandidat berpotensi di waktu mendatang.

Kelebihan:

• Mempercepat proses pencarian kandidat yang bagus
• Meminimalkan biaya rekrutmen

Kekurangan:

• Jumlah talent pool yang mungkin terbatas, sehingga perekrut tetap harus mencari dengan metode lain.

9. Program Internship

Program internship bisa menjadi metode dalam merekrut karyawan tetap untuk suatu posisi. Bahkan, pemimpin tangguh sekali pun berasal dari internship di suatu tempat. Karyawan internship yang dikelola dengan baik bisa menjadi prospek karyawan tetap yang memberikan performa baik bagi perusahaan.

Kelebihan:

• Mudah untuk dibentuk dengan budaya, visi, dan misi perusahaan sehingga dapat bekerja dengan baik.
• Memiliki potensi besar dalam mengembangkan skill

Kekurangan:

• Perusahaan mungkin akan memerlukan effort dan waktu dalam mengelola internship.

10. Re-hire Karyawan Lama

Menawarkan posisi ke karyawan lama sangatlah memungkinkan! Tapi, mari definisikan karyawan lama sebagai karyawan yang resign secara baik-baik, ya.

Perusahaan telah mengenal orang tersebut dan mengetahui kemampuannya, sehingga bisa memprediksikan kecocokan mereka dengan perusahaan.

Kelebihan:

• Perusahaan sudah mengenali kemampuan dan kecocokan dengan budaya perusahaan, begitu pula dengan karyawan yang bersangkutan.
• Mengurangi risiko mendapatkan kualitas rekrutmen yang kurang baik, juga cost per hire.

Kekurangan:

• Perusahaan perlu menawarkan kompensasi dan benefit yang lebih daripada umumnya untuk menarik minat ex-employee yang dimaksud.

Download Konten Spesial dari HR NOTE, GRATIS!

Ada konten khusus untuk pembaca setia HR NOTE. Konten ini menyediakan pendapat kami tentang suatu topik tertentu. Kontennya GRATIS, jadi silakan langsung download! Konten PDF kali ini membahas topik:

• Dampak Covid-19 Terhadap Pekerjaan HRD, “The Struggle Is Real”

• 8 Perubahan yang Dihadapi HRD Selama Pandemi
• Covid-19, Fokus Terbagi Dua: Mendukung Jalannya Bisnis dan Menjaga Keselamatan Karyawan

• Bagaimana HRD Merespon Tantangan Ini?

Menentukan Metode Rekrutmen yang Tepat

Jadi, dari sejumlah metode rekrutmen di atas, mana yang cocok untuk kebutuhan saya? Mungkin beberapa pembaca akan berpikir demikian.

Metode rekrutmen bisa dipilih lebih dari satu, sesuai dengan kebutuhan atau urgensinya. Bisa juga sesuai dengan target rekrutmen.

Maka itu, HR NOTE akan memberikan sedikit contoh pemilihan metode rekrutmen yang sekiranya bisa memberikan gambaran kepada pembaca bagaimana memilih cara rekrutmen yang sesuai dengan kebutuhan.

Kebutuhan perusahaan X: supervisor produksi, asisten produksi manajer

Latar belakang: dengan meningkatnya jumlah operator dalam kurun enam bulan, manajer produksi saat ini tidak dapat meng-handle pekerjaannya sendirian sehingga dibutuhkan seorang asisten; manajer produksi juga membutuhkan orang yang mampu mensupervisi karyawan junior. 

Tingkat urgensi : as soon as possible;

Perkiraan biaya: tidak terbatas;

Jumlah tim perekrut : satu orang; 

Dengan informasi di atas, ditambah job description dan job specification, perekrut memutuskan untuk menggunakan metode tertutup (promosi) untuk posisi asisten produksi manajer dan metode terbuka (jasa recruitment agency) untuk supervisor produksi, dengan pertimbangan sbb:

Posisi asisten manajer produksi: menggunakan metode tertutup (promosi) karena selain menghemat waktu dan biaya, juga untuk mengapresiasi kinerja karyawan.

Posisi supervisor produksi: menggunakan metode terbuka (jasa recruitment agency) untuk mendapatkan kandidat memenuhi syarat dalam waktu singkat.

Penutup 

Setelah membaca penjelasan di atas, semoga rekan-rekan recruiter mampu memilih metode mana yang cocok untuk proses rekrutmen yang akan dijalankan nanti. Pastikan selalu kebutuhan dan tujuan rekrutmen juga pertimbangan lainnya sebelum memulai proses pencarian kandidat untuk menghindari effort yang sia-sia.

Metode dan sumber proses rekrutmen di atas adalah sebagian dari apa yang sudah ada sekarang. Tidak menutup kemungkinan, dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi juga budaya, metode dan sumber rekrutmen juga akan berkembang dan akan semakin memudahkan perusahaan dalam mencari SDM yang ideal.

Atau, tidak ada salahnya juga jika Anda mengembangkan sendiri metode dan sumber rekrutmen yang menurut Anda efisien dan costless yang sesuai dengan kapasitas perusahaan, bukan?