Administrasi PERKANTORAN dalam fungsinya yang berkaitan dengan manajerial membutuhkan

Pengertian Administrasi Perkantoran – Administrasi Perkantoran merupakan serangkaian kegiatan dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data serta informasi guna mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi tersebut secara sistematik. Untuk lebih jelasnya lagi kami akan membahas materi makalah mengenai Administrasi Perkantoran mulai dari Pengertian, Fungsi, Tujuan, Tugas, Unsur, dan Ruang Lingkup. Maka simaklah ulasannya di bawah ini.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran merupakan serangkaian kegiatan dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data serta informasi guna mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi tersebut secara sistematik.

Secara etimologi, Administrasi ini berasal dari bahasa Latin, yakni Ad yang berarti intensif dan ministrare jika dalam bahasa Indonesia artinya  melayani dan memenuhi.

Jika dalam arti yang luas, administrasi perkantoran di sebut juga sebagai kegiatan perencanaan, mengarahkan, menyelenggarakan, , mengorganisir, serta mengawasi pekerjaan – pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup di kantor.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Fungsi teknis administrasi perkantoran yakni fungsi yang memerlukan suatu pendapat, keputusan dan keterampilan dalam aktivitas perkantoran, misalnya seperti mengetahui cara  penggunaan perangkat lunak(software) dan perangkat keras (Hardware). Fungsi teknis ini sebagaimana yang sering di lakuakan oleh para staf administrasi yang berada di departemen Teknologi Informasi.

Fungsi Rutin, merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran yang baik , paling tidak menguasai hal yang mencakup pengarsipan, penggandaan dan lainnya. Fungsi rutin ini biasanya dilakukan oleh para staf administrasi yang harus bertanggung jawab atas kegiatan administrasi.

Fungsi Interpersonal yakni pada administrasi perkantoran ini memerlukan penilaian serta analisis yang akan menjadi dasar terhadap pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain. Adapun fungsi interpersonal ini sering kali dipakai oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik pangkat menjadi manajer.

Fungsi ini dalam administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran yang kreatif dan kritis diikuti dengan adanya kemampuan dalam mengambil keputusan. Fungsi analisis ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang memiliki tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat atasannya.organisasi.

Fungsi Manajerial administrasi perkantoran ini memerlukan perencanaan, pemotivasian,pengoraganisasi, serta pengukuran. Fungsi manajerial ini biasanya gunakan oleh staf yang sejajar dengan manajer yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur dalam administrasi organisasi.

Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran yakni diantaranya ;

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
3. Membuat catatan dengan biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

Tugas administrasi perkantoran

1. Menangani segala keluhan dari pelanggan atau atau menjawab pertanyaan pelanggan tentang kebijakan dan prosedur.
2. Memantau setiap aktivitas pekerjaan perkantoran dan administrasi untuk memastikan kepatuhan terhadap standar kualitas, waktu, dan prosedur yang tepat.
3. Memewancarai, Memilih dan merekrut karyawan.
4. Menjalani kebijakan perusahaan atau standar pelayanan dalam hubungannya dengan manajemen.
5. Mendiskusikan setiap masalah tentang prestasi kerja dengan karyawan untuk mengidentifikasi penyebab permasalahan kemudian berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
6. Memberi bimbingan kepada karyawan dalam hal menangani suatu masalah yang sulit atau kompleks.
7. Membimbing atau menginstruksikan karyawan mengenai pekerjaan.
8. Membuat laporan yang berhubungan dengan kegiatan seperti produksi, penggajian, maupun pengiriman untuk memverifikasi rincian, mengevaluasi kinerja dan mengawasi aktivitas kerja.
9. Mengkomunikasikan atau menginformasikan prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada staf.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-unsur administrasi perkantoran melputi:

1. Organisasi, yakni merupakan tempat dan kerja sama dalam mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditentukan.
2. Manajemen, yakni merupakan suatu rangkaian kegiatan penataan yang teratur agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran dapat terkendali.
3. Keuangan, yakni merupakan kegiatan yang dilaksanakan yang berhubungan dengan pengelolaan anggaran.
4. Perlengkapan, yakni merupakan kegiatan yang mengelola segala kebutuhan seperti ; mesin kantor, alat tulis kantor, perabotan kantor dan perlengkapan ruang kerja lainnya.
5. Personalia, yakni merupakan bentuk aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam suatu organisasi kerja.
6. Ketatausahaan, yakni merupakan aktivitas dalam pengolahan informasi yang dibutuhkan dalam membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi.
7. Komunikasi, yakni merupakan aktivitas yang mengdistribusikan informasi pada proses penyelesaian pekerjaan.
8. Hubungan masyarakat, aykni merupakan kegiatan yang mengkaitkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingannya dengan organisasi kerja atau malah sebaliknya.

Ruang lingkup administrasi perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran meliputi:

1. Kegiatan Kantor

A. Perencanaan perkantoran (office planning)

1. Penataan ruang kantor
2. Penerangan ruang kantor
3. Perencanaan gedung
4. Ventilasi udara
5. Perlengkapan peralatan kantor
6. Standar kualitas kerja
7. Sistem informasi dan telekomunikasi
8. Anggaran (budgeting) perkantoran

B. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1. Pembagin mengenai pekerjaan atau tugas agar lebih efisien dalam perusahaan
2. Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun terhadap bawahan
3. Penyediaan perabotan, peralatan/perlengkapan yang tepat, dan sesuai dengan jenis pekerjaan agar memudahkan karyawan dalam menjali tugas atau pekerjaan

C. Pengarahan perkantoran (office actuating)

1. Memiliki teknik yang efektif dalam mengawasi pekerjaan bawahan
2. Memiliki teknik yang efektif dalam memberikan motivasi kepada bawahan
3. Pemberian bantuan terhadap karyawan dalam hal menyelesaikan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam tugas atau pekerjaannya.
4. Penyatus visi dan misi karyawan serta organisasi
5. Penggunaan pertimbangan yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

1. Faktor Kenyamanan
2. Faktor keamanan
3. Faktor lingkungan
4. dan Faktor harga

1. Menjamin Kenyamanan, keamanan dan kesehatan terhadap karyawan
2. Memiliki fasilitas yang baik
3. Harga gedung yang seimbang dengan biaya dan keuntungan.

1. Perabotan kantor :Kursi, meja, laci dll
2. Perbekalan kantor : Tinta, pena, kertas, printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

Interior ialah tatanan perabot kantor yang mendukung pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti Ventilasi, Jendela, penghias ruangan, plafon, dan penerang ruang kantor.

Mesin-mesin kantor harus disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Demikianlah pembahasan kami mengenai Pengertian Administrasi Perkantoran, Semoga bermanfaat..

Media Grafis yang Lazim di Pakai dalam proses pembelajaran, Beberapa jenis media grafis yang lazim dipakai dalam proses pembelajaran di lembaga sekolah, diantaranya akan kita

Oleh : Komang Indrayasa*1 dan I Nyoman Suprapta*2

*1Alumni FISIP UNIPAS. *2Staf  Pengajar FISIP Universitas Panji Sakti

(Locus Majalah Ilmiah Fisip Vol 5 No. 1- Pebruari 2016, hal 88-97)

Abstrak. Fungsi administrasi perkantoran bagi perangkat desa pada kantor perbekel bebetin adalah: perangkat desa memiliki/menyumbangkan ide-ide yang kreatif dan kritis (Fungsi analis), mengarsipkan dan menyiapkan data yang diperlukan (Fungsi rutin), memanfaatkan dan memfungsikan peralatan yang dimiliki kantor perbekel (Fungsi teknis), memiliki penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan (fungsi interpersonal), memiliki perencanaan atau struktur kerja masing-masing perangkat desa (fungsi Manajerial), dimana fungsia dministrasi tersebut diatas juga sangat diperlukan bagi perangkat desa bebetin. Dan Kinerja perangkat desa untuk saat ini sudah mengalami banyak peningkatan dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya, itu terbukti dengan pelayanan administrasi yang sudah cukup singkat/cepat untuk masyarakat, pelayanan administrasi pada kantor perbekel bebetin sudah cepat dan tepat.

Kata-kata kunci : Fungsi Administrasi, Kinerja, Pelayanan Perangkat Desa.

1.        Pendahuluan

Menurut Haryadi (2009:1) Mengatakan bahwa ada dua pengertian administrasi yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas, Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperoleh kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata usaha. Sedangkan administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi pengertian administrasi dalam arti luas memiliki unsur sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan pemanfaatan berbagai sumber.Intinya, administrasi melingkupi seluruh kegiatan, dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama                   Pada Haryadi, (2009:3-4) Qiuble mengatakan ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran adalah :

1)  Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.

2)   Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.

3)  Fungsi analisis yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4)  Fungsi interpersonal yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilam yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengiidinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

5)      Fungsi manajerial yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasuan karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan system dan prosedur administrasi

2.        Kajian Pustaka

2.1.  Pelayanan Publik

Menurut Sinambela (2008:5-6), Pelayanan adalah kegiatan yang menguntungkan dalam suatu kumpulan atau kesatuan, dan menawarkan kepuasan meskipun hasilnya tidak terikat pada suatu produk secara fisik. Menurut Moneir (2000:26-27), Pelayanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor material melalui sistem, prosedur, dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sebagai suatu haknya. Sedangkan menurut Ratminto (2006:2) yang dimaksud dengan pelayanan adalah suatu aktifitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antar konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi layanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen atau pelanggan.

Pada Kepmenpan No 63/KEP/M.PAN./7/2003, pelayanan publik adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelakanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dengan demikian, pelayanan publik adalah pemenuhan keinginan dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara Negara.

Pada hakikatnya pelayanan publik merupakan tugas utama dalam administrasi Negara yang dilakukan oleh aparatur Negara. Perkembangan yang muncul di sejumlah Negara dalam bidang pelayanan publik menunjukkan adanya pergeseran lebih kearah penerapan prinsip orientasi pasar dalam penyediaan pelayanan, ini berarti bahwa pelayanan yang diberikan pemerintah harus mengutamakan pelayanan terhadap masyarakat. Hal ini diperkuat dengan prinsip catalytic government, yang mengandung arti bahwa aparatur pemerintah dalam memberikan pelayanan publik bertindak sebagai katalisator, memberikan kemudahan dan kelancaran. Untuk itu dibutuhkan visi yang jelas dalam memberikan pelayanan yang terdepan untuk masyarakat.

2.2.   Kinerja

Kinerja adalah melakukan suatu kegiatan dan menyempurnakan pekerjaan tersebut sesuai dengan tanggung jawabnya sehingga dapat mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan, (Lijan, 2007:136-137). Kinerja Perangkat Desa  didefinisikan sebagai kemampuan Perangkat Desa  dalam melakukan sesuatu dengan keahlian tertentu. Ada empat elemen dalam pengertian kinerja yaitu :

1)   Hasil kerja yang dicapai secara individual atau secara institusi yang berarti bahwa kinerja tersebut adalah hasil akhir yang diperoleh secara sendiri sendiri ataupun berkelompok.

2)   Dalam melaksanakan tugas, orang atau lembaga diberikan wewenang dan tanggung jawab yang berarti orang atau lembaga diberikan hak dan kekuasaan untuk bertindak sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan baik. Meskipun demikian orang atau lembaga tersebut tetap harus dalam kendali, yakni mempertanggung jawabkan pekerjaan kepada pemberi hak dan wewenang, sehingga tidak akan menyalahgunakan hak dan wewenang tersebut.

3)   Pekerjaan haruslah dilakukan secara legal yang berarti dalam melaksankan tugas individu ataupun lembaga harus mengikuti aturan yang telah ditetapkan.

4)   Pekerjaan tidaklah bertentangan dengan moral atapun etika, artinya selain mengikuti aturan yang telah ditetapkan, tentu saja pekerjaan tersebut haruslah sesuai dengan moral dan etika yang berlaku umum.

Dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan, pimpinan melakukan tugasnya dibantu oleh pimpinan yang lain bersama dengan Perangkat Desa. Keberhasilan pimpinan melaksanakan tugasnya akan dipengaruhi oleh kontribusi pihak lain. Artinya kinerja pimpinan akan dipengaruhi oleh kinerja Perangkat Desa, jika kinerja Perangkat Desa  baik akan mempengaruhi kinerja pimpinan dan selanjutnya kinerja organisasi. Untuk mengetahui kinerja organisasi perlu dilakukan pengukuran. Adapun indikator kinerja organisasi ini antara lain adalah efektifitas dan efesiensi. Performance atau kinerja merupakan hasil atau keluaran dari suatu proses (Nurlaila, 2010:71).  

3.        Metode Penelitian

Penelitian ini mengambil lokasi di Kantor Perbekel Bebetin, Desa Bebetin, Kecamatan Sawan, Kabupaten Buleleng, penulis menggunakan metode penelitian kulaitatif, dengan maksud agar memperoleh gambaran secara mendalam mengenai fungsi administrasi perkantoran dalam meningkatkan kinerja perangkat desa pada kantor perbekel desa bebetin. Informan tersebut  dipilih secara purposive dengan mempertimbangkan pengetahuan mereka tentang masalah yang  ditelaah dan pengumpulan datanya dilakukan dengan observasi, wawancara dan pemanfaatan dokumen.

4.        Hasil Dan Pembahasan

Menurut Qiuble pada haryadai (2009:3-4) mengatakan bahwa ada lima jenis fungsi Pendukung administrasi dalam perkantoran adalah sebagai berikut :

1)      Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.

2)      Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.

3)      Fungsi analisis yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4)      Fungsi interpersonal yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilam yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengiidinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

5)      Fungsi manajerial yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasuan karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan system dan prosedur administrasi.

Kendala-kendala yang muncul dalam proses kegiatan administrasi di kantor perbekel bebetin yakni kurangnya pemahaman atau kurang pedulinya masyarakat terhadap pentingnya proses administrasi, perlunya peningkatan pengetahun teknologi bagi perangkat desa, dan perlunya peningkatan profesionalisme, kedisiplinan, dan kesadaran bagi perangkat desa.

Kinerja adalah melakukan suatu kegiatan dan menyempurnakan pekerjaan tersebut sesuai dengan tanggung jawabnya sehingga dapat mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan, (Lijan, 2011). Kinerja Perangkat Desa  didefinisikan sebagai kemampuan Perangkat Desa  dalam melakukan sesuatu dengan keahlian tertentu. Ada empat elemen dalam pengertian kinerja yaitu :

1)      Hasil kerja yang dicapai secara individual atau secara institusi yang berarti bahwa kinerja tersebut adalah hasil akhir yang diperoleh secara sendiri sendiri ataupun berkelompok.

2)   Dalam melaksanakan tugas, orang atau lembaga diberikan wewenang dan tanggung jawab yang berarti orang atau lembaga diberikan hak dan kekuasaan untuk bertindak sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan baik. Meskipun demikian orang atau lembaga tersebut tetap harus dalam kendali, yakni mempertanggung jawabkan pekerjaan kepada pemberi hak dan wewenang, sehingga tidak akan menyalahgunakan hak dan wewenang tersebut.

3)   Pekerjaan haruslah dilakukan secara legal yang berarti dalam melaksankan tugas individu ataupun lembaga harus mengikuti aturan yang telah ditetapkan.

4)   Pekerjaan tidaklah bertentangan dengan moral atapun etika, artinya selain mengikuti aturan yang telah ditetapkan, tentu saja pekerjaan tersebut haruslah sesuai dengan moral dan etika yang berlaku umum.

Keberhasilan perangkat desa dalam suatu organisasi akan terwujud apabila memiliki syarat-syarat seperti yang dijelaskan dibawah ini.

1)        Efektifitas dan efisiensi 

Bila suatu tujuan tertentu akhirnya bisa dicapai, kita boleh mengatakan bahwa kegiatan tersebut efektif tetapi apabila akibat-akibat yang tidak dicari kegiatan menilai yang penting dari hasil yang dicapai sehingga mengakibatkan kepuasan walaupun efektif dinamakan tidak efesien.Sebaliknya, bila akibat yang dicari-cari tidak penting atau remeh maka kegiatan tersebut efesien (Prawirosentono, 1999:27).

2)        Otoritas (wewenang)

Otoritas menurut adalah sifat dari suatu komunikasi atau perintah dalam suatu organisasi formal yang dimiliki seorang anggota organisasi kepada anggota yang lain untuk melakukan suatu kegiatan kerja sesuai dengan kontribusinya (Prawirosentono, 1999:27). Perintah tersebut mengatakan apa yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dalam organisasi tersebut.

3) Disiplin 

Disiplin adalah taat kepda hukum dan peraturan yang berlaku (Prawirosentono,1999:27).Jadi, disiplin karyawan adalah kegiatan karyawan yang bersangkutan dalam menghormati perjanjian kerja dengan organisasi dimana dia bekerja.

4) Inisiatif 

Inisiatif yaitu berkaitan dengan daya pikir dan kreatifitas dalam membentuk ide untuk merencanakan sesuatu yang berkaitan dengan tujuan organisasi.

Pada Sukonco (2007:7) Fredick Herzberg mengungkapkan ada dua faktor pekerja yang selalu mempengaruhi kinerja Pegawai (Perangkat Desa), yaitu :

Motivator, dihasilkan dari pengalaman yang diperoleh dari kerja itu sendiri yang menciptakan sikap yang positif terhadap pekerja. Kondidi ini dapat dicontohkan seperti pengembangan diri, pencapaian target, pengakuan dari atasan maupun pemberian tanggung jawab yang lebih besar. Faktor pemeliharaan (hygienic), yaitu faktor eksternal yang berkaitan dengan produktivitas sebuah pekerjaan. Misalnya kondisi tempat kerja yang nyaman, kebijakan perusahaan mengenai penggajian, dan lain sebagainya. Selanjutnya, pada Sukonco (2007:7), Herzberg menerangkan bahwa kedua faktor tersebut saling berkaitan. Apabila factor motivator sudah bagus, sementara Hygienic factor tidak terlalu mendukung, misalnya kantor terlalu sempit atau komputernya terlalu tua dan perlu di-upgrade, maka hasil pekerjaan pasti tidak akan optimal.

5.        Kesimpulan Dan Saran

5.1.       Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian diatas, didasarkan atas analisis kualitatif,maka dapat peneliti simpulkan hal-hal sebagai berikut :

1.        Fungsi administrasi Perkantoran bagi perangkat desa adalah mampu memiliki/menyumbangkan ide-ide yang kreatif dan kritis (Fungsi analis), mengarsipkan dan menyiapkan data yang diperlukan (Fungsi rutin), memanfaatkan dan memfungsikan peralatan yang dimiliki kantor perbekel (Fungsi teknis), memiliki penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan (fungsi interpersonal), memiliki perencanaan atau struktur kerja masing-masing perangkat desa (fungsi Manajerial).

2.        Kinerja perangkat desa untuk saat ini sudah mengalami banyak peningkatan dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya, itu terbukti dengan pelayanan administrasi yang sudah cukup singkat/cepat untuk masyarakat.

3.        Faktor-faktor pendukung dalam pelaksanaan administrasi bagi perangkat desa adalah : 1).Staf Administrasi yang membantu kelancaran proses administrasi, 2).Rak/lemari untuk pengarsipan data-data penting seperti pelaporan pertanggung jawaban, struktur organisasi, 3). Meja kerja untuk masing-masing kaur, 4). Adanya komputer dan printer dimana komputer dan printer tersebut dapat membantu proses kegiatan administrasi, baik dari penghematan waktu, pelayanan untuk masyarakat, dan bahkan peningkatan untuk kinerja perangkat desa. Dan faktor-faktor penghambat pelaksanaan administrasi bagi perangkat desa adalah: 1). Kurangnya pemahaman masyarakat tentang pentingnya administrasi, 2). Masih perlunya peningkatan pengetahuan tentang teknologi yaitu komputer dari perangkat desa, 3). Perlunya peningkatan Profesionalisme, kedisplinan, dan kesadaran bagi perangkat desa.

4.        Solusi atau strategi untuk mengatasi faktor-faktor pengambat pelaksanaan administrasi bagi perangkat desa adalah: 1). Mengadakan pelatihan-pelatihan secara otodidak dalam pengoprasian komputer, 2). Mengadakan Sosialisasi kepada masyarakat tentang pentingnya administrasi, 3). Pengadaan aplikasi/program tentang pendataan penduduk, 4). Mengangkat staf administrasi, dimana staf administrai ini sangat membantu sekali dalam kelancaran proses administrasi baik surat-menyurat, pengarsipan, maupun pelaporan, meningkatkan kedisiplinan, profesionalisme, dan kesadarannya untuk masyarakat.

5.2.  Saran – Saran

Adapun saran yang perlu disampaikan antara lain adalah:

1.      Agar seluruh lapisan masyarakat sadar/peduli tentang pentingnya proses administrasi meskipun sudah ada beberapa masyarakat yang sudah tertib administrasi tetapi perlu juga untuk ditingkatkan, seperti Pembuatan Kartu Keluarga yang Model Baru, KTP yang terbaru, akta kelahiran, akta perkawinan, dan yang lebih penting lagi jika ada keluarga yang pindah domisili, kawin, dan yang meninggal agar cepat melapor agar data kependudukan tidak dobel atau masih tercatat dalam daftar penduduk.

2.      Untuk perangkat desa agarmeningkatkan pengetahuan tentang teknologi yaitu komputer, dan menggunakan fasilitas kantor baik itu Rak/Lemari Untuk pengarsipan, Komputer dan yang lain, agar segala sesuatu yang berhubungan dengan administrasi perkantoran itu bisa berjalan dengan baik dan tanpa masalah.

3.      Sesegera mungkin untuk mengadakan dan mengoprasikan  program atau aplikasi untuk pendataan penduduk. Dimana aplikasi/programkependudukan tersebut dapat mendeteksi semua yang berhubungan dengan identitas penduduk baik No KK, NIK, Nama, alamat, tgl lahir, jumlah anggota keluarga, jenis pekerjaan, mengetahui jumlah pemilih, dan lain-lain.

DAFTAR PUSTAKA

Bungin Burhan, 2007.Penelitian Kualitatif : Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Prenada Media Goup. Jakarta

Haryadi Hendi, 2009, Administrasi perkantoran untuk Manajer dan Staf, Transmedia Pustaka, Jakarta.

Miles B. Matthew dan Huberman A. Michel.2007, Analisis Data Kualitatif. UI-PRES: Jakarta.

Moleong, L. 2004. Metodologi Penelitian Kulitatif. Rosda Karya, Bandung

Moneir, H.A.S, 2000, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia,PT. Bumi Angkasa Persada. Jakarta

Nurlaila, 2010. Manajemen  Sumber Daya Manusia I. Penerbit Lep Khair.

Prawirosentono, Suryadi. 1999. Kebijakan Kinerja Karyawan. Yogyakarta: BPFE.

Ratminto & Atik Septi Winarsih, 2010, Manajemen Pelayanan, Pustaka Pelajar.Yogyakarta.

Sinambela, 2008. Pelayanan Publik. Bandung Rineka Cipta

Sinambela, Lijan Poltak, 2011. Reformasi Pelayanan Publik: Teori, Kebijakan dan Implementasi.  Bumi Aksara, Jakarta

Sukonco Badri Munir. 2007.Manajemen Administrasi Perkantoran. PT. Gelora Akasara Pratama.

Page 2