Oleh : Dian Ayu Saputri, Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas jenderal soedirman
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sekelompok atau sekumpulan proses di mana data dapat diolah, dianalisis, dan ditampilkan supaya data tersebut menjadi berguna untuk kebutuhan pengambilan suatu keputusan. Sistem ini merupakan alat yang berguna untuk menunjang dan mengendalikan operasi perusahaan. Adapun tujuan utama dari Sistem Informasi Manajemen yaitu untuk mengumpulkan dan mengatur semua data dari berbagai tingkat perusahaan, meringkas, kemudian memfasilitasi dan meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan untuk meningkatkan produktivitas dan profitabilitas sebuah perusahaan. Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetitif organisasi.
Konsep sistem informasi sudah ada dari sebelum munculnya komputer yaitu sebelum pertengahan abad ke-20, yang di mana pada masa itu masih berlakunya kartu punch. Tahun 1964 komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Pada hasilnya sistem informasi manajemen mulai diterima oleh beberapa perusahaan maupun institusi pemerintahan untuk menangani pengelolaan anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.
Sistem informasi dan teknologi sangat penting bagi perusahaan saat ini. Sistem Informasi membantu perusahaan dalam mengefisiensikan operasi perusahaan, membantu menciptakan produk dan jasa baru sebagaimana model bisnis yang benar-benar baru pula, memungkinkan manajer menggunakan data terbaru dari pasar untuk pengambilan keputusan serta sistem informasi membantu perusahaan melakukan sesuatu yang lebih baik dari pesaing, harga lebih baik dari pesaing, harga lebih murah untuk produk unggulan, dan respon yang cepat terhadap pelanggan dan pemasok, semuanya dapat meningkatkan penjualan dan laba yang tidak bisa diikuti oleh pesaing. Oleh sebab itu teknologi sistem informasi sangat penting dalam dunia bisnis saat ini.
Tujuan strategi bisnis dalam sistem informasi :
Dalam berbisnis, tentunya sebuah perusahaan terus berusaha untuk meningkatkan efisiensi operasionalnya dalam rangka mencapai profitabilitas yang lebih tinggi. Sistem informasi dan teknologi informasi adalah beberapa alat yang paling penting yang tersedia bagi manajer untuk mencapai tingkat efisiensi yang lebih tinggi dan produktivitas dalam operasi bisnis, terutama ketika digabungkan dengan perubahan dalam praktik bisnis dan perilaku manajemen.
- Produk Baru, Jasa dan Model Bisnis
Sistem informasi dan teknologi informasi adalah alat utama yang memungkinkan bagi perusahaan untuk menciptakan produk dan layanan baru, serta sepenuhnya model bisnis baru. Sebuah model bisnis menggambarkan bagaimana sebuah perusahaan memproduksi, memberikan dan menjual produk atau jasa untuk menciptakan keuntungan yang sebesar-besarnya (prinsip dasar dalam ekonomi).
Ketika sebuah bisnis benar-benar sukses serta besarnya jumlah pelanggan melebihi apa yang telah ditargetkan, otomatis perusahaan harus dapat melayani pelanggan dengan baik, hasilnya pun para pelanggan umumnya merespon kembali dan membeli lebih. Hal ini yang akan membuat perusahaan mendapat pendapatan dan keuntungan. Demikian juga dengan pemasok, semakin banyak bisnis melibatkan pemasoknya, semakin baik pemasok dapat memberikan masukan yang penting. Hal ini tentunya akan menurunkan beban biaya, dengan mendapatkan keuntungan yang maksimal.
Dalam berbisnis, Sistem Informasi semakin dibutuhkan untuk memastikan bisnis beroperasi dengan baik, terutama dalam pengelolaan data. Manfaat pemakaian sistem pun semakin terasa saat bisnis mengalami perkembangan pesat, karena untuk mengimbangi jumlah permintaan yang akan masuk sembari meningkatkan kemampuan SDM dalam mengoperasikan sistem informasi.
Akan tetapi, masih ada sejumlah pelaku bisnis yang belum mengoptimalkan sistem informasi. Alasannya bisa karena merasa bisa mengolah data secara manual hingga enggan mempelajarinya. Padahal, ada beberapa alasan yang membuat sistem informasi penting dalam bisnis, antara lain :
- Mengejar Kemajuan Teknologi Informasi
Semakin maju dan komplek sebuah teknologi, maka semakin mudah pula pihak manajemen dalam menjalankan tugas. Perkembangan teknologi informasi pun sebenarnya akan meringankan SDM saat mengerjakan tugas berat dan harus diselesaikan secara cepat. Apalagi sistem informasi mampu menghasilkan data yang diperlukan dengan tingkat akurasi tinggi.
- Perubahan dalam kondisi perekonomian
Saat ini pasti sudah banyak yang merasakan dampak nyata wabah Covid-19 terhadap sektor perekonomian. Meski sangat lumpuh, perekonomian Indonesia dapat segera bangkit berkat pesatnya digitalisasi. Sistem informasi pun kian dibutuhkan mengingat sebagian besar konsumen beralih menggunakan platform online untuk membeli kebutuhan sehari-hari selama pandemi berlangsung.
- Persaingan bisnis yang semakin ketat
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi persaingan bisnis, salah satunya pemakaian teknologi. Melihat kecenderungan konsumen yang kini mengendalikan aplikasi digital, pebisnis pun berlomba-lomba memakai teknologi terbaru untuk mencuri perhatian. Jika belum memakai sistem informasi, akan sulit bersaing dengan kompetitor yang selangkah lebih maju.
- Dampak dari kecepatan waktu
Pengaplikasian teknologi dalam bisnis tak dipungkiri membuat konsumen semakin kecanduan dengan kecepatan. Berpacu dengan kecepatan sebenarnya mudah karena dibantu oleh berbagai platform. Namun, tanpa sistem informasi yang memadai, mungkin akan kesulitan mendapatkan data secara real time dengan tingkat akurasi tinggi dan mudah dipahami.
- Munculnya Inovasi dalam berbisnis
Selain perkembangan teknologi, inovasi muncul dalam bisnis bisa dikatakan tak kalah cepat. Temuan inovasi sebenarnya dapat menunjang sistem informasi, sehingga bisa memperoleh data yang lebih berkualitas. Jadi, kalau tak mau ketinggalan zaman, ada baiknya memakai sistem informasi dan mengikuti setiap perkembangannya.
- Tekanan Lingkungan dan Sosial
Kegiatan operasional dalam bisnis berhubungan pula dengan lingkungan sekitar. Tekanan sosial yang muncul dari lingkungan berdampak pada kinerja seseorang sebagai pelaku bisnis dan dapat memberi efek positif maupun negatif. Namun, sistem informasi bisa membantu meringankan tekanan tersebut melalui proses analisis, sehingga bisa mengambil solusi untuk menyelesaikannya.
Demikian enam faktor yang membuat Sistem Informasi memiliki peran yang penting dalam berbisnis. Dan sistem informasi manajemen ini dapat memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan pendapatan atau mengurangi biaya dengan menyediakan informasi yang membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik atau meningkatkan pelaksanaan proses suatu bisnis (*)
This preview shows page 5 - 8 out of 28 pages.
Maka dari itu, tujuan dari sistem informasi secara umum adalah sebagai dasar agar perusahaan mengerti dan mengetahui sampai manakah kemajuan sebuh perusahaan mampu berjalan dalam bidang bisnisnya.
Berikut ini poin-poin utama mengapa sistem informasi harus ada dan wajib ada dalam sebuah perusahaan :
1.
Mendorong perusahaan untuk sadar bahwa data informasi perusahaan dapat dikelola dengan lebih baik.
2.
Menghindari kesalahan fatal akibat kelalaian sumber daya manusia, meskipun dengan sebuah sistem informasi tetap harus menggunakan paling tidaknya tidak sebanyak kegiatan manual.
3.
Kemudahan manajemen perusahaan baik dari segi waktu, kemudahan dan keefektifan.
4.
Perusahaan akan lebih peka dengan adanya kekeliruan, dan kelengkapan informasi data pada perjalanan bisnis perusahaan. Sehingga dengan latar belakang tersebut segala upaya perbaikan dan evaluasi bisa cepat segera dilakukan.
5.
Mengendalikan kinerja bisnis supaya lebih cepat dengan pendayagunaan waktu yang efektif dan maksimal.
Beberapa poin diatas jika diterapkannya sistem
informasi pada sebuah perusahaan akan memiliki efek dan manfaat baik untuk
perusahaan. Jika dalam perusahaan tersebut pemanfaatan informasi sangat
penting, maka sistem informasi ini sangat sesuai dengan manfaat yang
ditimbulkan pada perusahaan tersebut. Kesadaran akan hal inilah mengapa
perusahaan maju lebih konsen kepada perkembangan perusahaan bisnis perusahaan
dari segala hal, termasuk penerapan sistem informasi pada sebuah perusahaan
yang berguna untuk menunjang kinerja perusahaan yang lebih baik.
Bagi sebuah perusahaan, mengadopsi sistem teknologi dipahami akan mampu mempermudah pekerjaan dan pengambilan keputusan secara lebih efektif dan efisien. Ketika seluruh sistem yang mengelola informasi telah berjalan dengan baik, maka perencanaan dan pengembangan bisnis menjadi lebih terukur. Seluruh divisi manajemen akan saling terhubung satu sama lain, dan informasi yang dihasilkan menjadi lebih baik dan minim kesalahan.
Nah. agar semua bagian di perusahaan itu saling terhubung, maka perusahaan harus menerapkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management Information System (MIS). Apa itu SIM? Secara sederhana, SIM merupakan sistem yang direncanakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan menyebarluaskan data berupa informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan berbagai fungsi manajemen. SIM ini biasanya berbasis komputer, termasuk lembar excel sederhana atau platform yang lebih kompleks. Informasi yang dikumpulkan dan dianaliasa dalam sistem biasanya berasal dari sumber internal dan eksternal.
Dalam SIM ini terdapat lima komponen. Pertama, Sistem Administrasi dan Operasional. Sistem ini meliputi beberapa bagian dari manajemen yang melakukan kegiatan rutin dengan prosedur yang telah ditentukan. Prosedur ini ada pada bagian personalia, administrasi, dan lain sebagainya. Komponen ini perlu diawasi secara teliti sebab apabila ada perubahan maka dapat segera diantisipasi. Kedua, Sistem Pelaporan Manajemen, yang merupakan komponen informasi manajemen yang mencakup bagian yang mana memiliki tugas utama untuk menyusun laporan kinerja baik secara periodik maupun secara rutin.
Ketiga, Sistem Pencarian, yaitu komponen yang memberikan ragam informasi yang dibutuhkan perusahaan. Bentuk sistem pencarian tidak terstruktur tetapi penting untuk mengambil keputusan. Keempat, Sistem Database. Sistem ini adalah komponen yang memiliki manfaat untuk menyimpan semua data dan informasi mengenai kegiatan dari perusahaan. Kelima, Manajemen Data, yang memberi kepastian bahwa ragam data yang dimiliki lebih akurat, kekinian, aman, dan juga siap digunakan. Manajemen data berfungsi sebagai penghubung antara database dengan ragam komponen sistem informasi yang lain. Sistem ini menggunakan software yang akan membantu mendapatkan, memelihara, mengontrol, dan mengolah hingga akses data lebih mudah untuk digunakan.
SIM ini menggabungkan berbagai sistem utama yang ada di perusahaan. Antara lain:
Executive Information System (EIS), untuk membuat keputusan yang memengaruhi seluruh organisasi; Marketing Information System (MkIS), untuk melaporkan efektivitas histori proses pemasaran dan saat ini. Juga menggunakannya sebagai data yang dianalisa untuk merencanakan proses pemasaran di masa depan; Business Intelligence System (BIS), untuk membuat keputusan bisnis berdasarkan pengumpulan, integrasi, dan analisis data dan informasi yang dikumpulkan. Sistem ini mirip dengan EIS, tetapi manajer dan eksekutif tingkat bawah menggunakannya.
Customer Relationship Management System (CRM). Sistem ini menyimpan informasi penting tentang pelanggan, termasuk penjualan sebelumnya, informasi kontak, dan peluang penjualan. Tim pemasaran, layanan pelanggan, penjualan, dan pengembangan bisnis sering menggunakan CRM; Sales Force Automation System (SFA), yang mengotomatiskan banyak tugas yang dilakukan oleh tim penjualan. Ini dapat mencakup manajemen kontak, pelacakan dan pembuatan kontak, dan manajemen pesanan; Transaction Processing System (TPS). Pada tingkat dasar, TPS dapat berupa sistem point of sale (POS). Karyawan dapat menggunakan data yang dibuat untuk melaporkan tren penggunaan dan melacak penjualan dari waktu ke waktu.
Knowledge Management System (KMS). Layanan pelanggan dapat menggunakan sistem KMS untuk menjawab pertanyaan dan memecahkan masalah; Financial Accounting System (FAS): Sistem ini khusus untuk departemen yang berhubungan dengan keuangan dan akuntansi, seperti untuk menghitung hutang dagang (AP) dan piutang dagang (AR); Human Resource Management System (HRMS): Sistem ini melacak catatan kinerja karyawan dan data penggajian; Supply Chain Management System (SCM): Perusahaan manufaktur menggunakan SCM untuk melacak aliran sumber daya, bahan, dan layanan dari pembelian hingga produk akhir dikirim.
Cara kerja SIM ini dimulai dari pemrosesan data, kemudian disimpan dalam database terpusat di mana informasi dapat diakses dan di-update oleh semua orang yang memiliki wewenang sesuai dengan tujuan mereka.
Pada intinya, SIM adalah untuk menyimpan data dan membuat laporan yang dapat digunakan para profesional bisnis untuk menganalisis dan membuat keputusan. Ada tiga jenis laporan dasar pada sistem ini. Pertama, Dijadwalkan. Dibuat secara berkala, laporan ini menggunakan aturan yang disediakan pemohon untuk menarik dan mengatur data. Laporan terjadwal memungkinkan perusahaan untuk menganalisis data dari waktu ke waktu (contoh: Sebuah maskapai penerbangan dapat melihat persentase bagasi yang hilang berdasarkan bulan), lokasi (contoh: Distributor dapat membandingkan angka penjualan dari toko yang berbeda), atau parameter lainnya.
Kedua, Ad-hoc. Ini adalah laporan satu kali yang dibuat pengguna untuk menjawab pertanyaan. Jika laporan berguna, Anda dapat mengubah laporan ad-hoc menjadi laporan terjadwal. Ketiga, Real-time. Jenis laporan ini memungkinkan seseorang untuk memonitor perubahan saat terjadi. Misalnya, kepala costumer service dapat melihat lonjakan volume panggilan yang tidak terduga dan menemukan cara untuk meningkatkan produktivitas atau mengecek beberapa panggilan di tempat lain.
SIM ini penting bagi perusahaan untuk mempelajari kebutuhan informasi manajemen organisasi di setiap tingkat guna pengambilan keputusan operasional, taktis dan strategis. Dan, tentunya banyak manfaat bagi perusahaan dari penerapan SIM ini, antara lain: Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang memiliki hubungan atau koordinasi; Meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit sistem kerja yang terkoordinasi dan sistematis; Meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya dalam perusahaan; Menyediakan informasi yang digunakan dalam penghitungan harga pokok produk, jasa, serta tujuan lain yang diinginkan oleh manajemen; Menyediakan informasi yang digunakan untuk merencanakan, mengendalikan, mengevaluasi, serta melakukan perbaikan yang berkelanjutan; Perusahaan dapat mendorong peningkatan alur kerja yang menghasilkan penyelarasan proses bisnis yang lebih baik dengan kebutuhan pelanggan; Dapat memudahkan akses data yang telah disediakan secara akurat dan real time (tepat waktu) bagi para user tanpa perlu melalui perantara sistem informasi secara langsung. (*dari berbagai sumber)