Sebutkan dan jelaskan 3 tujuan umum dalam merancang suatu sistem pengendalian internal yang efektif

You're Reading a Free Preview
Pages 4 to 5 are not shown in this preview.

Apa itu Pengendalian Internal? Pengertian pengendalian internal adalah suatu sistem dan prosedur dari sebuah perusahaan untuk melindungi aset-aset di dalam perusahaan. Hal ini juga digunakan untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan yang berlaku. Yang dimaksud dari pengendalian internal adalah seluruh data dari suatu bagian akan otomatis diperiksa oleh bagian lain di suatu perusahaan.

Dalam teori akuntansi, pengendalian internal merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan teknologi informasi yang dirancang untuk membantu sebuah organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuannya masing-masing. Pengendalian internal ini sebuah cara untuk mengawasi, mengarahkan, dan mengukur sumber daya manusia dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Pengendalian internal ini cukup penting bagi perusahaan karena menyangkut data-data di dalam perusahaan karena setiap ada data yang masuk harus diverifikasi. Contohnya seperti rotasi jabatan, pengajuan cuti, laporan kerja dinas, dan lain-lain.

Sistem di dalam pengendalian internal ini meliputi seluruh cara dan alat yang ditetapkan untuk menjaga keamanan harta dan data milik perusahaan, memeriksa ketepatan data, meningkatkan efisiensi operasional, dan menjaga peraturan yang sebelumnya sudah ditetapkan. Aktivitas dalam pengendalian internal ini menjadi penting untuk dibahas karena tidak jauh berbeda dengan aktivitas lain seperti, berbisnis, produksi, hingga legalitas barang.

Buku ini ditujukan kepada pejabat yang bekerja di lingkungan instansi pemerintah pusat maupun pemerintah daerah yang terkait dengan sistem pengendalian akuntansi dan pelaporan, dan sistem pengendalian pelaksanaan APBN.

Pengertian Pengendalian Internal Menurut Ahli

Pengendalian internal sebelumnya sudah pernah dibahas oleh para ahli. Berikut adalah beberapa pengertian pengendalian internal.

1. Horngren (2009:390)

Pengendalian internal adalah semua rencana dan tindakan dalam organisasional yang dirancang untuk mengamankan aktiva, mendorong karyawan agar mengikuti kebijakan perusahaan, memastikan catatan akuntansi yang tepat, dan meningkatkan efisiensi operasional.

2. Hery (2016:159)

Pengendalian internal adalah sebuah kesatuan perangkat kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk melindungi aset atau kekayaan perusahaan dari penyalahgunaan, menjamin informasi akuntansi yang akurat, serta untuk memastikan bahwa semua peraturan dan undang-undang dan kebijakan manajemen telah dipatuhi oleh seluruh karyawan.

3. Dasaratha, V. Rama-Frederick, L. Jones (2008:132)

Pengendalian internal adalah suatu proses kebijakan perusahaan yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel-personel lainnya. Hal ini dibuat untuk memastikan kepastian terkait beberapa pencapaian meliputi, efektivitas dan efisiensi operasional, keakuratan laporan keuangan, dan ketaatan terhadap peraturan yang berlaku.

Pengendalian internal adalah proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, serta personel lainnya untuk meyakinkan beberapa pencapaian meliputi, keandalan laporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasional, serta kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

5. Mulyadi (2013:163)

Pengendalian internal adalah struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang telah dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan sebuah perusahaan yang tugasnya meliputi, mengecek ketepatan laporan keuangan, mendorong efisiensi operasional, dan mendorong karyawan untuk mematuhi kebijakan manajemen yang ada.

Jenis Pengendalian Internal

Berdasarkan tujuan dari pengendalian internal maka jenis pengendalian internal ini dibagi menjadi dua yaitu, pengendalian internal akuntansi, dan pengendalian internal administrasi.

1. Pengendalian Internal Akuntansi

Yang dikendalikan dalam pengendalian internal akuntansi ini meliputi, keandalan data, persetujuan, pemisahan fungsi operasional, pencatatan, pengawasan, serta pengawasan aset perusahaan.

Buku ini mengulas cara modern dalam melalukan transaksi pembelian serta kebutuhan perusahaan dalam melakukan aktivitas pengolahan data dan informasi dengan efektif, efisien, akurat dan cepat produk/jasa yang berkualitas serta agar mampu menghadapi persaingan usaha yang sedang terjadi saat ini.

2. Pengendalian Internal Administrasi

Dalam pengendaliannya, internal administrasi mengurus beberapa hal meliputi, efisiensi usaha, analisis risiko, kebijakan direksi, manajemen sumber daya, dan pengendalian mutu.

Berdasarkan manfaatnya, jenis pengendalian internal juga dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu.

1. Pengendalian Preventif

Pengendalian ini digunakan untuk mencegah kesalahan yang terjadi. Dalam hal ini secara otomatis akan dilakukan pengecekan yang dirancang untuk mencegah penyalahgunaan.

2. Pengendalian Detektif

Pengendalian ini digunakan untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam memasukkan data.

3. Pengendalian Korektif

Pengendalian ini digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak manajemen untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi. Pengendalian ini dirancang untuk mengoreksi kesalahan yang terdeteksi.

Berdasarkan cakupannya, jenis pengendalian internal juga dibagi lagi menjadi dua kelompok, yaitu.

1. Pengendalian Umum

Pengendalian ini digunakan untuk memproses semua aktivitas yang berhubungan dengan data di dalam komputer. Hal-hal yang diproses meliputi, pemisahan tanggung jawab dan pengolahan data.

Pengendalian ini digunakan untuk mengawasi jalannya transaksi dan penggunaan program di aplikasi-aplikasi komputer. Pengendalian ini bertujuan untuk menjaga setiap transaksi harus selalu dicatat, mendapat otorisasi, diproses, dan dilaporkan dengan baik.

Tujuan Pengendalian Internal

Berikut adalah beberapa tujuan dari pengendalian internal dalam sebuah perusahaan.

Untuk memastikan kegiatan perusahaan berjalan sesuai kebijakan yang telah berlaku.
Untuk menjaga aset atau keuangan dalam sebuah perusahaan.
Untuk mencapai tujuan dari perusahaan yang sebelumnya telah ditetapkan.
Untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan tepat.
Untuk mencegah kerugian yang terjadi pada sumber daya perusahaan.
Untuk memastikan sudah dipatuhinya kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan.
Untuk mendorong efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan.

Komponen Pengendalian Internal

Komponen pengendalian internal dibagi menjadi lima. Berikut adalah komponen-komponen pengendalian internal.

1. Prosedur Pengendalian

Dalam melakukan pengendalian internal tentunya ada prosedur-prosedur yang harus dilakukan terlebih dahulu. Ini bertujuan agar pengendalian internal tetap berjalan sesuai yang sudah direncanakan. Adanya prosedur ini juga sebagai pencegahan terhadap kecurangan dan kesalahan dalam aktivitas perusahaan.

Prosedur dalam pengendalian internal meliputi:

Karyawan yang berpotensi;
Rotasi kinerja dan kewajiban cuti;
Ulasan kinerja;
Pemisahan fungsi dan tanggung jawab;
Perlindungan aset dan data akuntansi.

2. Pengawasan

Pengawasan ini juga salah satu hal penting dalam sebuah pengendalian internal. Pengawasan berfungsi untuk memastikan agar semua aktivitas di dalam pengendalian internal berjalan sesuai aturan dan pedoman yang berlaku. Selain itu, pengawasan juga membuat manajemen perusahaan dapat melakukan indentifikasi suatu hal yang dapat menentukan tindakan yang efektif untuk mencapai tujuan.

Dalam hal ini pengawasan dapat dilakukan dengan dua cara seperti, penilaian khusus atau audit internal maupun keuangan, serta melakukan indentifikasi langsung dari sinyal peringatan dengan karyawan yang bersangkutan dan juga sistem akuntansi.

Contoh sinyal yang berhubungan langsung dengan karyawan seperti perubahan perilaku dan kinerja karyawan yang semakin memburuk setiap harinya, hingga seringnya karyawan mengambil cuti dengan alasan tidak jelas.

Lalu contoh dalam peringatan sistem akuntansi seperti adanya transaksi yang tidak biasa dilakukan perusahaan untuk pembelian barang perusahaan atau adanya perbedaan data antara setoran kas dengan setoran bank.

3. Penilaian Risiko

Setiap aktivitas yang dilakukan pasti memiliki risiko di dalamnya. Risiko ini bisa saja berkaitan dengan bisnis secara langsung ataupun tidak. Dalam hal ini perusahaan menilai risiko dengan manajemen perusahaan yang dilakukan dengan analisis, tindakan, dan evaluasi.

Manajemen perusahaan harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi risiko yang terjadi dan untuk mengendalikannya agar mencapai tujuan dari perusahaan. Dengan mengurangi risiko, selain mencapai tujuan, perusahaan juga bisa mendapatkan keuntungan yang maksimal dan mengurangi kerugian.

Risiko yang terjadi pada perusahaan bisa saja seperti risiko perubahan hukum, penipuan internal, ancaman pesaing, situasi politik dan ekonomi, serta anomali permintaan pasar.

Contoh lain misalnya manajer gudang menganalisis risiko yang terjadi pada cedera punggung karyawan. Jika manajer merasa bahwa risiko yang terjadi itu penting maka perusahaan membeli kembali pekerja gudang dan meminta untuk menggunakan bantuan tersebut.

4. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan seluruh aspek mulai dari perilaku, struktur, dan pedoman yang ada pada sebuah operasional perusahaan. Dengan adanya lingkungan pengendalian ini suatu perusahaan dapat menjadi lebih disiplin dan terstruktur.

Ada beberapa faktor yang memengaruhi lingkungan pengendalian, yaitu:

Integritas dan nilai kode etik perusahaan;
Filosofi dan gaya operasional manajemen;
Struktur organisasi;
Praktik administrasi dan personal;
Kebijakan operasional;
Komitmen pada kompetensi.

Lingkungan pengendalian ini menjadi fondasi terhadap unsur-unsur yang membentuk pengendalian internal lainnya. Suatu organisasi jika tidak memiliki fondasi tentunya akan roboh karena tidak ada aturan-aturan yang berlaku dan integritas yang dimiliki suatu organisasi tersebut.

Contohnya kebijakan pengembangan sumber daya manusia. Jika tidak dilakukan dengan berdasarkan kebijakan yang baik maka perusahaan tidak akan bisa memiliki sumber daya manusia dengan kualitas yang baik juga dan sesuai dengan perusahaan.

5. Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi ini juga salah satu komponen yang penting dalam pengendalian internal. Tanpa adanya informasi dan komunikasi ini tentunya akan sulit untuk melakukan segala pengendalian internal seperti, pembentukan kebijakan, analisis risiko, serta pengawasan yang harus dilakukan.

Informasi dan komunikasi ini dapat digunakan sebagai penilaian terhadap suatu kejadian atau kondisi yang mampu memberi pengaruh pada pengambilan keputusan dan hubungan eksternal perusahaan.

Contohnya manajemen perusahaan menggunakan informasi dari Dewan Standar Akuntansi Indonesia untuk menilai dampak perubahan struktur laporan keuangan di suatu perusahaan.

Konsep Pengendalian Internal

Di bawah ini ada beberapa konsep dalam pengendalian internal. Konsep ini biasanya diterapkan di beberapa perusahaan atau organisasi untuk tujuan perusahaan masing-masing.

Pengendalian internal merupakan tanggung jawab dari manajemen perusahaan. Meski terlihat bahwa pelaksanaan pengendalian internal ini melibatkan seluruh anggota, namun tetap saja secara struktur manajemen yang bertanggung jawab.
Memberikan kepercayaan yang wajar dan tidak absolut. Hal itu terjadi karena banyak pertimbangan mengenai kebutuhan, biaya, dan tujuan lain.
Pengendalian internal memiliki keterbatasan. Pelaksanaan ini tidak selalu efektif, tergantung pada kompetensi dan keandalan pelaksananya.
Sistem pengolahan data dalam pengendalian internal berguna untuk mengembangkan informasi terkait tujuan dari perusahaan.
Pengendalian internal memiliki tujuan dalam laporan keuangan, kepatuhan, dan operasi tumpang tindih.
Pengendalian internal dalam audit merupakan suatu proses pengembangan dalam akuntansi. Pengendalian internal ini adalah langkah komprehensif dan terintegrasi serta tidak ditambahkan dalam infrastruktur perusahaan.

Unsur-unsur Pengendalian Internal

Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan perlu adanya sistem pengendalian internal. Sistem pengendalian internal pada perusahaan memiliki unsur-unsur sebagai berikut.

1. Struktur Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional

Struktur dalam organisasi merupakan kerangka untuk pembagian tanggung jawab secara fungsional pada unit organisasi yang dibentuk untuk kepentingan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi dibagi menjadi dua prinsip berikut.

Dipisahkan antara fungsi-fungsi operasional dan penyimpangan dari fungsi akuntansi. Fungsi dari operasional itu sendiri adalah tugas untuk melaksanakan suatu kegiatan, seperti pembelian. Sedangkan fungsi penyimpanan adalah tugas untuk menyimpan aktiva perusahaan.
Suatu fungsi dibatasi, tidak boleh melakukan tanggung jawab penuh untuk semua tahap transaksi.

2. Wewenang dan Prosedur Memberi Upaya Perlindungan

Di sebuah organisasi setiap transaksi hanya bisa terjadi karena adanya otoritas wewenang untuk menyetujui adanya transaksi. Oleh karena itu, di dalam sebuah organisasi harus ada sistem yang mengatur sebuah wewenang dalam setiap transaksi untuk melindungi kekayaan, uang, pendapatan dan biaya dalam organisasi tersebut.

Dalam pembagian tugas dan fungsi di organisasi tidak akan terlaksana dengan baik apabila tidak dengan praktik yang sehat. Berikut adalah beberapa praktik yang sehat dalam melaksanakan wewenang dan fungsi di organisasi.

Pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak
Penggunaan formulir dengan nomor urut cetak yang penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
Transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir hanya satu orang atau satu unit organisasi tanpa bantuan orang atau unit organisasi lainnya.
Adanya pemeriksaan mendadak dengan jadwal yang tidak teratur.
Diadakan perputaran jabatan untuk menghindari adanya persekongkolan antar pejabat.
Diadakan pencocokan kekayaan dengan catatannya untuk menjaga aset sebuah organisasi.
Membentuk unit organisasi yang memiliki tugas mengecek efektivitas unsur sistem pengendalian internal lain.

4. Karyawan Berkualitas

Dalam struktur organisasi seharusnya dibuat sistem pencatatan dan berbagai cara lain untuk mendorong praktik yang sehat dalam sebuah organisasi dengan sumber daya manusia yang berkualitas juga. Hal tersebut yang menjadi unsur penting dalam organisasi adalah adanya karyawan yang berkualitas. Cara sebuah organisasi agar mendapatkan karyawan yang memiliki potensi dan dapat dipercaya adalah dengan cara berikut ini.

Seleksi calon karyawan berdasarkan kriteria yang berlaku di dalam sebuah organisasi.
Dilakukan pengembangan pendidikan terhadap karyawan sesuai dengan tuntutan pekerjaan.

Contoh Pengendalian Internal

Setelah menguraikan mulai dari pengertian sampai unsur pengendalian internal tentunya harus disertakan contoh dari pengendalian internal ini. Contoh ini diambil dari kasus toko kelontong yang buka selama 24 jam. Contoh pengendalian internalnya sebagai berikut.

Memasang kamera pengawas;
Memiliki sistem untuk mencatat kas otomatis untuk mempermudah pekerjaan;
Memiliki dua karyawan yang bertugas bergantian dan satu orang sebagai pencatat transaksi;
Menempatkan kasir di depan pintu masuk untuk memudahkan pelanggan melakukan transaksi;
Melakukan penyetoran kas langsung ke bank sebelum pergantian karyawan;
Setiap pergantian karyawan wajib dilakukan presensi;
Setiap barang yang keluar dan masuk dicatat ke dalam dokumen atau sistem data.

Baca juga artikel terkait “Pengertian Pengendalian Internal” :

Buku Terkait :

Nah seperti itulah paparan mengenai pengendalian internal. Sudah jelas bukan apa itu yang dimaksud pengendalian internal. Untuk memiliki organisasi atau perusahaan yang baik tentunya juga harus membuat pengendalian internal yang matang agar aset-aset di dalam organisasi atau perusahaan terjaga dengan aman.

Untuk Grameds yang ingin banyak belajar mengenai administrasi dan akuntansi lebih dalam dapat mempelajarinya dari buku-buku yang dijual oleh Gramedia. Gramedia sebagai #SahabatTanpaBatas menyediakan berbagai buku yang mungkin kalian butuhkan. Yuk kunjungi Gramedia dan beli bukunya sekarang juga!