Kata efektif dan efisien memiliki banyak kesamaan, dan karena itu, mereka sering disalahgunakan dan disalahtafsirkan, baik dalam penggunaan dan aplikasi sehari-hari.
Setiap bisnis harus mencari cara baru untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi karyawan ketika melakukan brainstorming cara untuk membangun berdasarkan strategi. Hanya karena sebuah perusahaan atau karyawan memiliki satu, bagaimanapun, itu tidak selalu berarti bahwa yang lain sama-sama hadir.
Memanfaatkan metodologi yang efektif dan efisien dalam hampir semua kapasitas pekerjaan dan kehidupan akan menghasilkan tingkat produktivitas yang tinggi; sementara kekurangan itu, yah, hasil positif akan sangat tipis.
Sebelum kita membahas berbagai nuansa antara masing-masing dan bagaimana mereka menjadi faktor dalam produktivitas, mari kita uraikan semuanya dengan definisi istilah mereka.
Efektif dan Efisien
Efektif didefinisikan sebagai “menghasilkan efek yang diputuskan, tegas, atau diinginkan.” Sementara itu, “efisien” didefinisikan sebagai “mampu menghasilkan hasil yang diinginkan dengan sedikit atau tanpa kendala, efek samping atau limbah (berdasarkan waktu atau bahan).”
Cara yang agak sederhana untuk menjelaskan perbedaan antara keduanya adalah dengan mempertimbangkan bola lampu. Katakan bahwa lampu teras Anda padam dan Anda memutuskan untuk mengganti bola lampu pijar di luar dengan lampu LED. Entah bohlam akan efektif dalam mencapai tujuan memberikan Anda cahaya di malam hari, tetapi lampu LED akan menggunakan lebih sedikit energi dan karenanya menjadi pilihan yang lebih efisien.
Sekarang jika Anda salah mengatur timer untuk lampu dan dihidupkan sepanjang hari, maka Anda akan membuang-buang energi. Sementara bola lampu masih melakukan tugas menciptakan cahaya dengan cara yang efisien, bola lampu menyala pada waktu yang salah dan karenanya tidak efektif.
Cara efektif difokuskan pada mencapai tujuan, sedangkan metode yang efisien difokuskan pada cara terbaik untuk mencapai tujuan.
Baik kita berbicara tentang metode, karyawan, atau bisnis, subjek yang dimaksud dapat menjadi efektif, tetapi tidak efisien; atau efisien, tetapi tidak terlalu efektif.
Ketika datang ke efektif dan efisien, tujuan mencapai produktivitas maksimum akan menjadi kombinasi di mana subjek efektif dan seefisien mungkin dalam melakukannya.
Baca juga : 11 Aplikasi dan Fitur pada Google Chrome yang Memudahkan Anda
Seperti Apa Efektivitas untuk Kesuksesan dan Produktivitas?
Efektif adalah semua tentang melakukan sesuatu yang menghasilkan niat atau efek yang diinginkan.
Contohnya : Jika sebuah perusahaan pengendalian hama disewa untuk menghilangkan kutu bangunan dan mereka menggunakan “metode A” dan berhasil menyelesaikan pekerjaan, maka mereka telah efektif dalam mencapai tugas yang diberikan kepada mereka.
Tugas itu dilakukan dengan benar, sejauh perusahaan pengontrol hama melakukan apa yang harus mereka lakukan. Adapun seberapa efisien “metode A” dalam menyelesaikan tugas, itu cerita lain.
Jika perusahaan pengendalian hama membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan menggunakan lebih banyak sumber daya dari yang dibutuhkan, maka efisiensi mereka dalam menyelesaikan tugas itu tidak terlalu baik. Klien mungkin merasa bahwa meskipun pekerjaan telah selesai, nilai dalam layanan tidak sesuai dengan standar.
Ketika menilai efektivitas strategi bisnis apa pun, sebaiknya mengajukan pertanyaan tertentu sebelum bergerak maju:
- Apakah solusi target untuk masalah telah diidentifikasi?
- Apa waktu respons ideal untuk mencapai tujuan?
- Apakah biaya seimbang dengan manfaatnya?
Melihat pertanyaan-pertanyaan ini, seorang pemimpin harus bertanya sejauh mana metode, alat, atau sumber daya memenuhi kriteria di atas dan mencapai efek yang diinginkan? Jika subjek yang dipermasalahkan tidak mencapai salah satu dari tanda-tanda ini maka produktivitas kemungkinan akan berkurang.
Seperti Apa Efisiensi dalam Kesuksesan dan Produktivitas
Efisiensi akan memperhitungkan sumber daya dan bahan yang digunakan dalam kaitannya dengan nilai pencapaian efek yang diinginkan. Uang, orang, inventaris, dan mungkin yang paling penting, waktu, dan semua faktor dalam persamaan.
Efisiensi dapat diukur dengan berbagai cara, tetapi secara umum, bisnis yang menggunakan lebih sedikit bahan akan lebih efisien dan memiliki keunggulan dibandingkan pesaing, dengan asumsi mereka juga efektif.
Pertimbangkan tim penjualan misalnya. Katakanlah bahwa tim penjualan perusahaan ditugasi melakukan 100 panggilan seminggu dan bahwa anggota tim itu mencapai tujuan mereka setiap minggu tanpa kesulitan. Anggota di tim penjualan efektif dalam mencapai tujuan mereka, tetapi pertanyaan tentang efisiensi muncul ketika manajemen melihat berapa banyak dari panggilan tersebut yang berubah menjadi koneksi yang solid dan akhirnya menutup transaksi.
Jika kurang dari 10 persen panggilan itu menghasilkan koneksi, produktivitasnya relatif rendah karena efisiensinya tidak cukup seimbang dengan efeknya. Manajemen dapat mempertahankan strategi yang sama atau mengambil pendekatan baru. Mungkin mereka memecah tim penjualan mereka dengan anggota tertentu menangani bagian berbeda dari proses penjualan, atau mereka mencari cara yang lebih baik untuk berhubungan dengan pelanggan mereka melalui perusahaan komunikasi.
Tujuannya pada akhirnya adalah menemukan keseimbangan yang tepat di mana mereka menjadi efisien dengan sumber daya yang mereka miliki untuk memaksimalkan tujuan penjualan mereka tanpa memforsir kinerja mereka. Menemukan keseimbangan ini seringkali lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, tetapi sangat penting untuk bisnis apa pun yang akan berkembang.
Baca juga : 20 Buku Motivasi Terbaik Sepanjang Masa untuk Menginspirasi Anda
Menggabungkan Efisiensi dan Efektivitas untuk Memaksimalkan Produktivitas
Jika bisnis tidak efektif dalam mencapai tujuan secara keseluruhan dan pelanggan tidak merasa bahwa layanan tidak sesuai dengan biaya yang dikeluarkan, maka efisiensi menjadi sangat tidak relevan.
Karena alasan inilah yang terbaik adalah membentuk kerangka kerja yang efektif dan kemudian bekerja untuk mewujudkan efisiensi dalam praktik produktivitas.
Peningkatan produktivitas dimulai dengan mengambil inisiatif untuk melihat seberapa efektif perusahaan, karyawan, atau metode melalui tinjauan kinerja. Para pemimpin harus membuat pemantauan secara teratur memeriksa kinerja di semua tingkatan secara keseluruhan, dan memperhitungkan hasil yang dihasilkan.
Bisnis dan karyawan sering tidak efisien karena mereka tidak mencari cara yang lebih baik untuk melakukan hal yang benar, atau kekurangan alat yang tepat untuk menjadi efektif dengan cara yang seefisien mungkin.
Mirip dengan meningkatkan tingkat efektivitas manajer atau karyawan, secara teratur mengukur sumber daya yang diperlukan untuk mendapatkan efek yang diinginkan akan memastikan bahwa efisiensi dipertanggungjawabkan. Ini dapat melibatkan segala sesuatu mulai dari melacak inventaris dan pengeluaran, hingga bagaimana komunikasi ditangani dalam suatu organisasi.
Dengan menetapkan nilai dasar untuk metrik utama, dan secara teratur melihatnya setelah perubahan tertentu dilakukan, para pemimpin perusahaan akan memiliki gagasan yang jauh lebih baik tentang hasil seperti apa yang mereka hasilkan dalam bisnis.
Tidak diragukan lagi proses ini selangkah demi selangkah akan membuat produktivitas bisnis menjadi meningkat. Dengan melakukan upaya terkonsentrasi, kelemahan dapat diidentifikasi dan diperbaiki lebih cepat daripada nanti ketika kerusakan sudah terjadi pada setiap bagian bisnis.
Baca juga : Tips Efektif Mengelola Banyak Bisnis Secara Bersamaan
Kesimpulan
Memahami perbedaan antara menjadi efektif dan efisien adalah kunci dalam memaksimalkan produktivitas. Dengan menggabungkan 2 hal tersebut akan menghasilkan pencapaian yang diinginkan tercapai dengan cara terbaik. Menemukan keseimbangan optimal harus menjadi tujuan akhir bagi karyawan dan bisnis:
- Ambil langkah-langkah yang menghasilkan solusi.
- Tinjau prosesnya dan cari tahu bagaimana melakukannya dengan lebih baik.
- Ulangi proses ini dengan apa yang telah dipelajari dengan cara yang lebih efisien.
Dan begitu saja, produktivitas yang efektif dan efisien dimaksimalkan. Cukup mudah bukan?
Ketika menjadi produktif, banyak orang dan organisasi berusaha menjadi lebih efisien. Mereka ingin mencentang lebih banyak daftar item kegiatan per hari, menjangkau lebih banyak prospek per bulan, atau melakukan lebih dari satu hal dalam waktu yang lebih singkat.
Sementara efisiensi bisa menjadi hal yang baik, itu juga bisa menjadi pengalih perhatian dari tujuan Anda yang sebenarnya. Sangat baik untuk melakukan sesuatu secara efisien, tetapi jika itu tidak mendorong Anda atau tujuan organisasi Anda, maka itu tidak terlalu penting. Efisiensi dan efektivitas bukanlah hal yang sama.
Mari gali dan jelajahi perbedaan antara menjadi efisien dan efektif — dan perhatikan kapan harus berjuang untuk masing-masing. Anda akan menemukan mengapa keefektifan itu penting.
Efisiensi vs. Efektivitas
Jika Anda berpikir tentang apakah akan efektif vs efisien, penting untuk melihat apa arti efisiensi dan efektivitas serta hasil menjadi efisien dibandingkan hasil menjadi efektif.
Menurut kamus, efisiensi adalah tentang melakukan tugas-tugas tertentu dengan cara yang dioptimalkan. Anda lebih efisien jika Anda menemukan cara untuk melakukan sesuatu dua kali atau lima kali atau sepuluh kali dalam waktu yang digunakan untuk membawa Anda melakukannya sekali.
Mari kita lihat contoh efisiensi: pembuatan prospek. Cara yang sangat efisien untuk menjangkau banyak prospek adalah mengirim email massal, semua dengan teks pemasaran yang sama. Anda dapat menjangkau ratusan atau ribuan prospek per hari dengan cara ini. Pada pertemuan tim Anda berikutnya, Anda akan dapat berdiri dan mengatakan Anda menghubungi 5.000 calon pelanggan dalam satu sore. Itu sekitar 30 prospek yang dihubungi per menit — cukup efisien, bukan?
Sekarang mari kita lihat apa itu keefektifan. Memeriksa kamus lagi kita akan menemukan bahwa keefektifan adalah semua tentang melakukan tugas yang benar terlepas dari waktu yang diperlukan. Melanjutkan contoh pembuatan prospek kita di atas, jika tujuan Anda yang sebenarnya adalah menghasilkan penjualan, ledakan email massal biasanya benar-benar tidak efektif. Tentu, Anda menghubungi banyak orang sekaligus, tetapi seberapa sering mereka benar-benar membuka dan membaca email pemasaran umum Anda, apalagi mengeklik dan membeli apa pun yang Anda jual?
Cara yang jauh lebih efektif untuk melakukan penjualan nyata adalah meluangkan waktu untuk meneliti klien atau pelanggan potensial dan mengirimi mereka email khusus yang menjelaskan bagaimana produk Anda dapat membantu situasi khusus mereka dengan beberapa ide tentang bagaimana mereka dapat menerapkannya. Mereka jauh lebih mungkin menanggapi pesan seperti ini dengan langkah yang sangat jelas daripada pesan generik. Bumm! Anda punya satu yang terjual, bahkan jika itu telah membuat Anda sepanjang sore — atau bahkan lebih lama lagi — untuk membuatnya.
Ini, bagaimanapun, adalah dua ekstrem. Meskipun Anda harus berusaha menjadi yang efektif terlebih dahulu, Anda juga harus mempertimbangkan apakah Anda menghabiskan waktu dan sumber daya secara efisien. Saat membuat email khusus yang diteliti dengan baik akan menjadi cara yang sangat efektif untuk mengubah prospek menjadi penjualan, mereka sangat menghabiskan waktu. Jika Anda menjual layanan berlangganan multi-ribuan dolar per bulan, maka itu mungkin layak dilakukan. Di sisi lain, jika Anda menjual aplikasi seharga $ 0,99, email khusus sangat tidak efisien sehingga Anda mungkin menghabiskan 100x potensi keuntungan dari salah satu prospek jika Anda menelitinya untuk membuat email yang disesuaikan.
Di sinilah efektivitas dan efisiensi penyeimbangan masuk. Bagaimanapun, melakukan tugas yang salah secara efisien adalah buang-buang waktu, tetapi melakukan yang benar secara efisien adalah bagaimana Anda akan berhasil.
Mari kita lihat suatu proses yang dapat Anda gunakan untuk menyeimbangkan efisiensi dan efektivitas.
1. Lakukan Hal yang Benar
Kami telah melihat lebih dalam pada penetapan tujuan sebelumnya, tetapi untuk menyegarkan ingatan Anda, Anda ingin sasaran menjadi SMART atau Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-Constrained (spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terkendali waktu). Untuk informasi lebih lanjut, tinjau tutorial ini:
Penetapan Tujuan
Cara Menetapkan (+ Menjangkau) Tujuan Pribadi Anda dalam Kehidupan dan Pekerjaan
Harry Guinness
Langkah pertama untuk mencapai tujuan apa pun — atau apa pun yang benar — adalah memastikan Anda menuju ke arah yang benar, atau tindakan Anda Relevan. Jika Anda mencoba menurunkan berat badan, Anda harus berhenti makan makanan yang tidak sehat sebelum Anda melakukan hal lain! Pergi ke gym tidak akan melakukan apa pun tentang pizza besar atau semangkuk es krim yang Anda miliki untuk makan malam tadi malam.
2. Seringlah Lakukan Hal yang Tepat
Tidak masalah, setidaknya pada awalnya, berapa lama Anda melakukan sesuatu yang membuat Anda lebih dekat dengan tujuan Anda, selama hal itu menggerakkan Anda ke arah yang benar. Mulailah dengan hal yang paling efektif yang dapat Anda lakukan, seperti langsung menjangkau pelanggan. Pengoptimalan datang kemudian. Sebelum Anda bahkan dapat mulai mengoptimalkan, Anda harus terlebih dahulu melakukan tindakan yang efektif cukup banyak sehingga Anda tahu bit apa yang dapat diotomatiskan, dikelompokkan, dipercepat, disederhanakan, atau bahkan dilewati.
Kembali untuk pembuatan prospek dan mengubah prospek penjualan, terlepas dari apakah Anda menjual layanan perangkat lunak yang mahal atau aplikasi yang murah, langkah pertama Anda harus menjangkau calon pelanggan dan mencoba melakukan penjualan secara langsung. Ini adalah tindakan paling efektif yang dapat Anda lakukan untuk menjual produk Anda.
Berbicaralah dengan pelanggan Anda dan, yang lebih penting, dengarkan mereka. Cari tahu apa masalah mereka dan bekerja bersama mereka untuk menemukan cara agar produk Anda dapat membantu mereka menyelesaikannya. Pada tahap ini, semuanya akan sangat tidak efisien. Dan jika satu-satunya tujuan Anda adalah membuat penjualan tunggal itu akan menjadi masalah. Namun, karena sasaran Anda adalah membuat lebih dari satu penjualan, Anda benar-benar belajar tentang pelanggan Anda secara efisien. Terkadang Anda perlu bergerak ke samping untuk beberapa saat untuk bergerak maju. Untuk beberapa kiat tentang cara mendapatkan umpan balik dari klien Anda, pelajari ini:
Manajemen Proyek
Bagaimana Mendapatkan Umpan Balik Berkualitas dari Klien Anda
Paul Boag
Setelah Anda membuat beberapa lusin penjualan dengan berusaha seefektif mungkin, tanpa memperhatikan biaya, Anda sekarang memiliki cukup informasi untuk mulai mencoba membuat proses yang efektif menjadi lebih efisien.
3. Lakukan Hal yang Benar dengan Baik
Setelah Anda mengidentifikasi tugas yang tepat untuk Anda atau organisasi Anda, saatnya untuk melihat melakukannya secara efisien. Efektivitas mengalahkan efisiensi, tetapi menjadi efektif efisien jelas yang terbaik. Melakukan hal yang benar lebih penting daripada melakukan hal-hal acak dengan baik, tetapi melakukan hal yang benar dengan baik adalah apa yang menciptakan bisnis yang menguntungkan.
Lihatlah tindakan apa yang Anda ambil untuk menjadi efektif dan bagi mereka menjadi langkah yang berbeda. Kemudian, mulailah mencari cara untuk mempercepat dan mengoptimalkan setiap langkah. Mari terus menggunakan prospek kontak dan mengonversinya menjadi penjualan sebagai contoh.
Katakanlah Anda telah menjual aplikasi atau layanan Anda secara langsung ke 20 pelanggan yang berbeda. Anda sekarang memiliki sejumlah besar informasi tentang apa yang mereka cari dan teknik penjualan apa yang berhasil. Jika, misalnya, Anda menemukan bahwa ada tiga kategori besar perusahaan yang tertarik dengan produk Anda dan masing-masing kelompok memiliki alasan yang berbeda untuk tertarik dengannya. Itu lebih dari cukup informasi untuk mulai melakukan pemasaran email yang lebih bertarget.
Alih-alih meneliti setiap prospek secara detail, Anda bisa meneliti mereka cukup hanya untuk mengetahui apakah mereka adalah klien potensial Kategori A, B, atau C. Kemudian, Anda dapat mengirimi mereka email semi-pribadi dengan teks yang ditulis untuk memenuhi kebutuhan dari perusahaan kategori mana mereka berada. Anda benar-benar hanya memiliki tiga email berbeda dengan beberapa celah tempat Anda dapat mengisi beberapa hal spesifik tentang calon klien.
Meskipun pendekatan semi-pribadi ini mungkin tidak seefektif sepenuhnya dalam meneliti setiap prospek potensial, Anda akan dapat menjangkau lebih banyak dari mereka dalam waktu yang bersamaan. Meskipun penurunan efektivitas yang kecil akan ada (semoga) lebih dari imbang oleh peningkatan efisiensi.
Ketika Anda mulai mengoptimalkan tindakan Anda, penting untuk memiliki baseline untuk membandingkan berbagai hal. Anda harus memilih metrik bisnis. Untuk perolehan prospek, saya merekomendasikan Biaya Akuisisi Pelanggan — dan analisis nilainya saat Anda bekerja untuk menjadi sangat efektif. Setelah Anda menerapkan rencana Anda untuk menjadi lebih efisien, Anda dapat menganalisis ulang metrik untuk melihat apakah apa yang telah Anda lakukan berhasil. Pelajari lebih lanjut tentang metrik bisnis dalam tutorial ini:
Keuangan
4 Pelanggan Metrik Setiap Bisnis Harus Dilacak
Andrew Blackman
Dengan contoh yang kita gunakan, kami ingin Biaya Akuisisi Pelanggan kita turun dan kita mungkin akan melihat peningkatan penjualan secara keseluruhan. Itu akan memberi tahu kita bahwa kita menjangkau lebih banyak pelanggan dengan sumber daya yang lebih sedikit dan dengan demikian, kita dapat menjangkau lebih banyak pelanggan sehingga peningkatan efisiensi baik untuk garis bawah.
4. Menilai, Menilai, Menilai
Kunci dengan strategi semacam ini adalah selalu mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas, dan, di setiap langkah, untuk melihat ke belakang dan menilai dampak setiap perubahan yang Anda lakukan.
Seperti yang saya sebutkan di atas, menetapkan nilai dasar untuk metrik utama dan kemudian membandingkannya setelah Anda menerapkan beberapa perubahan sangat penting. Ini benar-benar memungkinkan Anda melihat bagaimana hal yang Anda lakukan memengaruhi organisasi. Di setiap langkah Anda harus siap untuk memutar kembali perubahan Anda jika mereka tidak memberi Anda hasil yang Anda cari. Berjuang untuk menjadi terlalu efisien dapat secara serius menghambat efektivitas. Anda tidak pernah ingin berada dalam situasi di mana kesehatan keseluruhan bisnis Anda menderita.
Dengan begitu, penting untuk tidak menaruh terlalu banyak modal untuk mendapat angka. Metrik utama berfungsi sebagai pedoman yang baik, tetapi mereka tidak menjadi semua dan mengakhiri semua. Seperti yang dikatakan Ted Coiné, “Jika itu bisa diukur, itu bisa dimanipulasi.” Anda ingin metrik membantu kinerja Anda, bukan menjadi target tak beralasan bagi orang-orang berusaha untuk mendapatkan biarpun mereka bisa.
Selain itu, ingatlah tujuan organisasi yang tidak diukur lainnya seperti menjaga staf tetap senang. Jika dorongan Anda untuk efisiensi mulai memengaruhi kebahagiaan staf, dalam jangka panjang Anda kemungkinan akan melihat pergantian staf yang lebih tinggi, yang akan memiliki dampak negatif yang serius. Efektivitas dan efisiensi selalu seimbang.
Sekali lagi, untuk melanjutkan contoh pembuatan prospek kita. Mungkin ternyata orang-orang penjualan suka menjalin hubungan dengan klien masing-masing. Meskipun hubungan tersebut mungkin tidak seefisien seluruh tim penjualan yang mencakup setiap klien, sedikit prestasi kinerja mungkin sebanding dengan kebahagiaan staf tambahan (meskipun sulit diukur).
Terapkan Prinsip-Prinsip Ini Secara Lebih Luas
Meskipun saya telah menggunakan contoh sederhana dalam artikel ini, proses yang sama berlaku jauh lebih luas untuk setiap sasaran organisasi (dan bahkan pribadi) yang Anda miliki. Inilah prosesnya:
- Ambil langkah dan tindakan yang paling efektif, terlepas dari biayanya, buat Anda mendekati tujuan Anda.
- Lakukan tindakan tersebut cukup sering sehingga Anda tahu mana yang berhasil dan mana yang tidak.
- Analisis tindakan untuk cara mengotomatiskan, percepat, hapus, kelompokkan, kurangi biaya, atau lakukan hal lain dengan lebih cepat tanpa mengorbankan (terlalu banyak) efektivitas.
- Analisis hasilnya dan ulangi prosesnya.
Berikut contoh lainnya: Saya adalah seorang penulis lepas. Jika saya ingin mendapatkan lebih banyak klien, tugas pertama saya adalah meluangkan waktu untuk menyusun surat keterangan individu ke beberapa situs yang prospektif.
Begitu mendapat tanggapan — positif atau negatif — kembali, saya bisa menilai apa yang berhasil dan yang tidak untuk berbagai jenis situs.
Kemudian, saatnya mengirimkan satu lagi pitches, kali ini menggabungkan apa yang saya pelajari dari ronde pertama dan terutama mencoba mencari cara untuk mengirim lebih banyak pitch dalam waktu yang sama.
Setelah itu, itu penilaian lain. Apakah perubahan yang saya buat mengarah ke lebih banyak pekerjaan? Atau apakah mereka menyebabkan lebih sedikit pekerjaan? Bagi saya, saya benar-benar perlu melakukan surat pitch yang sangat individual untuk mendapatkan pekerjaan. Bagi Anda, itu mungkin berbeda.
Mulai Menyeimbangkan Efisiensi dan Efektivitas
Sekarang setelah Anda membandingkan menjadi efektif dan efisien, Anda akan ingin menerapkannya dalam praktik. Proses ini berfungsi apa pun yang Anda coba lakukan. Lakukan dengan efektif, buatlah efisien, uji, ulangi. Cobalah, Anda tidak akan kecewa.