|
MODUL KORESPONDENSI SMK X OTKP |
|
SITI KURNIA S.Pd SMK KAWUNG 2 SURABAYA |
MODUL INI DISUSUN UNTUK PRAKTEK PEMBELAJARAN PPG 2020
Satuan Pendidikan : SMK Kawung 2 Surabaya
Program keahlian : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran
Mata Pelajaran : Korespondensi
Kelas/semester : X/genap
| KOMPETENSI DASAR | INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI |
| 3.8. Menganalisis surat niaga 4.8. Membuat surat niaga | 3.8.1. Menjelaskan pengertian surat niaga 3.8.2. Mengklasifikasi jenis-jenis surat niaga 3.8.3. Mengemukakan prosedur pembuatan surat niaga 3.8.4. Menganalisispermasalahan pembuatan surat niaga 4.8.1. Menyiapkan alat dan bahan dalam pembuatan surat niaga dengan tepat sesuai standar 4.8.2. Membuat konsep surat niaga dengan tepat dan benar sesuai kaidah 4.8.3. Membuat naskah surat niaga dengan tepat dan benar sesuai kaidah |
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti serangkaian kegiatan pembelajaran, peserta didik dapat
1. Menjelaskan pengertian surat niaga
2. Mengklasifikasi jenis-jenis surat niaga
3. Mengemukakan prosedur pembuatan surat niaga
4. Menganalisis permasalahan pembuatan surat niaga
5. Menyiapkan alat dan bahan dalam pembuatan surat niaga dengan tepat sesuai standar
6. Membuat konsep surat niaga dengan tepat dan benar sesuai kaidah
7. Membuat naskah surat niaga dengan tepat dan benar sesuai kaidah
PETUNJUK PEMBELAJARAN
1. Setelah membaca materi pada setiap pertemuan disajikan tugas dan latihan-latihan soal
2. Kerjakan sesuai petunjuk disetiap latihan soal maupun tugas baik secara mandiri maupun kelompok
3. Selamat belajar
PENGANTAR MODUL
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di prangko harus semakin besar juga.
Materi Pembelajaran
Pertemuan ke 1
Surat niaga merupakan surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya. Surat niaga juga merupakan surat resmi yang umumnya berisi mengenai tawaran, jual-beli yang ada hubungannya dengan barang ataupun jasa.
Fungsi Surat Niaga
· Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis atau surat niaga memiliki fungsi sebagai berikut.
· Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, maka pengirim surat biasanya perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya objektif, sistematis, sederhana, dan mudah dipahami serta jelas.
· Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan (klaim).
· Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai sebagai alat bukti tertulis, seseorang dapat melakukan pengecekan atas berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan pada masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis masa depan.
· Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan ketika dibutuhkan dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan dimasa lalu atau sebelumnya.
· Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
· Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
· Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk produk-produk yang dihasilkan kepada pihak lain baik perorangan maupun instansi/perusahaan. Misalnya surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan.
Surat niaga terdiri dari berbagai macam jenis, antara lain:
· Surat Perkenalan
· Surat Penawaran
· Surat Permintaan Penawaran
· Surat Pesanan
· Surat Konfirmasi Pesanan
· Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
· Surat Penolakan Pesanan
· Surat Penagihan
· Dll
Ciri-Ciri Surat Niaga
Sesuai dengan pengertian surat niaga, surat ini digunakan untuk tujuan bisnis, dan kita dapat dengan mudah mengetahui karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat niaga pada umumnya:
· Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
· Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
· Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
· Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
· Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.
TUGAS
Setelah anda membaca materi pada pertemuan 1. Buatlah resume dari apa yang anda baca !
Pertemuan ke 2
Jenis-Jenis Surat Niaga
Surat Perkenalan
surat perkenalan ialah salah satu jenis surat niaga yang secara umum merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi dari perusahaan. Dalam suatu surat perkenalan memuat infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli.
Surat Penawaran
surat penawaran ialah surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menawarkan barang yang dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan untuk calon pembeli untuk dapat menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari surat penawaran ialah informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara pembayaran.
Untuk surat penawaran, pihak penjual wajib pandai untuk menawarkan barang atau jasa yang mereka punyai menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga dapat menarik minat pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.
Surat penawaran biasanya dibuat atas keperluan pribadi perusahaan maupun sebagai balasan untuk surat permintaan penawaran. jika dibuat untuk surat balasan, surat penawaran perlu mengacu pada infomasi yang diberikan pihak penjual atau pengirim surat permintaan penawaran. Surat penawaran biasaya juga dilengkapi dengan daftar harga atau brosur untuk meyakinkan si pembeli.
Surat Permintaan Penawaran
Surat jenis ini nantinnya dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan kepada sang penjual yang secara umum berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan.
Namun, surat permintaan penawaran juga dapat dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan penawaran ini secara umum berisikan tentang permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang pada suatu produk atau jasa yang hendak dibeli.
Inti utama dari surat ini ialah nama dan harga produk yang dijual, cara pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain yang dianggap perlu.
Surat pesanan
Surat pesanan ialah surat yang diterbitkan oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan / surat penawaran yang memang dibutukan diperusahaan.
Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. jika pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli perlu menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.
Surat Konfirmasi Pesanan
Surat jenis ini diterbitkan oleh penjual untuk memberitahukan si pembeli perihal pesanan mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan ialah memberitahukan secara detail barang pesanan oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat jual beli, dan juga harga barang.
Surat pemberitahuan pengiriman barang
Surat ini diterbitkan oleh penjual apabila kedua belah pihak menyetujui transaksi jual beli tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan pembeli jika pesanan telah siap dikirim. Surat ini juga bertujuan agar pembeli mengetahui tentang kondisi barang pesanan dan siap untuk menerima barang tersebut.
Biasanya surat seperti ini dibuat untuk pengiriman barang jarak jauh dan partai besar. Dalam surat pemberitahuan pengiriman barang dijelaskan secara detail jenis dan jumlah barang, serta metode pengiriman yang digunakan dan perkiraan proses pengiriman barang untuk sampai ke pembeli. Surat ini juga dapat dilampiri dengan dokumen pengiriman, packing list, serta asuransi jika diperlukan.
Surat penolakan pesanan
Surat penolakan biasanya dikirimakan oleh penjual jika mereka tidak bisa memenuhi permintaan pembeli karena suatu hal. Agar tidak mengecewakan pembeli, surat penolakan pesanan sebaiknya dikirimkan secepat mungkin.
Surat pengaduan
Surat pengaduan dikirim oleh pembeli kepada sang penjual karena adanya ketidaksesuaian dengan barang yang mereka terima. Ketidaksesuian tersebut dapat berupa barang rusak, kualitas dan jumlah barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
Surat jawaban pengaduan
jika penjual menerima surat pengaduan, penjual perlu sesegera mungkin untuk menjawab surat tersebut dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari surat ini ialah ucapan terima kasih untuk surat pengaduan dari pembeli serta memberikan keputusan untuk memecahkan masalah pengaduan tersebut.
Surat penagihan
Surat penagihan dibuat karena ada transaksi jual beli yang dilakukan dengan menggunakan sistem hutang. Surat ini diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli untuk membayar hutang mereka karena sudah jatuh tempo atau sudah diluar perjanjian.
Surat pengiriman pembayaran
jika si pembeli sudah menerima barang yang mereka pesan dan tidak ada komplain tentang barang tersebut, maka pembeli harus untuk melakukan pembayan. Surat ini diterbitkan karena pembayaran dilakukan secara non-tunai.
Pada surat ini perlu dicantumkan jumlah uang yang sudah dibayarkan, cara pembayaran, beserta bukti pembayaran.
Surat pengangguhan pembayaran
surat penangguhan pembayaran dibuat atas dasar inisiatif dari para pembeli karena menerima surat pengihan. Isi dari surat pengangguhan pembayaran meliputi pernyataan yang sesuai tentang adanya suatu hal yang membuat pembeli tidak dapat membayar sesuai dengan perjanjian.
Serta dalam surat tersebut juga berisi permohonan penjadwalan ulang pembayaran yang sudah dijanjikan.
Surat jawaban penagguhan pembayaran
surat ini dibuat oleh si penjual untuk menjawab permohonan penagguhan pembayaran dari pembeli. Surat ini dapat berisikan persetujuan ataupun penolakan untuk penangguhan tersebut.
Mengetahui jenis surat niaga sangat bermanfaat terutama apabila anda seorang pengusaha. Jenis jenis surat niaga ini akan sangat dibutuhkan dalam kegiatan jual beli antar perusahaan maupun didalam perusahaan dengan anak cabangnya.
TUGAS
Amati gambar surat dibawah ini kemudian analislah termsuk jenis surat niaga yang mana menurut anda dan berikan penjelasan !
Pertemuan ke 3
Syarat penulisan Surat yang Baik
• Ditulis dengan teknik penyusunan yang benar
• bagian-bagian surat diurutkan sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat
• pengetikan yang benar, jelas, bersih, serta rapi
• kertas sesuai dengan ukuran yang baku (kuarto/folio), jenis kertas HVS, warna (putih, kuning, biru muda, dan merah jambu)
• penggunaan bentuk surat (style) yang lazim
• Isi surat dinyatakan dengan ringkas, jelas, dan eksplisit sehingga penerima surat dapat memahami isinya dengan tepat sehingga penerima dapat memberikan tanggapan yang tepat pula.
• Bahasa surat disusun sesuai dengan kaidah yang baku (ejaan, diksi, kalimat, dan paragraf), jelas, ringkas, lugas, sopan, dan komunikatif.
Struktur Surat Niaga
Berdasarkan contoh surat di atas dapat diketahui bahwa struktur atau unsur-unsur surat niaga adalah sebagai berikut:
· Kop surat
· Nomor surat
· Lampiran
· Perihal
· Tanggal surat
· Alamat surat
· Salam pembuka
· Isi surat (pendahuluan, inti, dan penutup)
· Salam penutup
· Tanda tangan pengirim surat
· Jabatan pengirim surat
Contoh Surat Niaga
Berikut ini adalah salah satu contoh surat niaga, yaitu surat yang digunakan untuk pemesanan barang oleh pembeli.
Ada beberapa hal yang menjadi indikator cara membuat sebuah surat penawaran yang baik. Berikut ini beberapa di antaranya:
1. Identitas Perusahaan
Hal yang pertama harus dilampirkan dalam sebuah surat penawaran adalah terkait identitas dari pengirim surat penawaran tersebut. Dari identitas inilah klien kemudian mengetahui siapa pengirim surat tersebut.
Identitas perusahaan salah satunya dapat dilampirkan pada bagian kop surat. Sehingga klien akan langsung memahami siapa yang mengirim surat tersebut.
Tak ada salahnya juga mencantumkan identitas perusahaan pada bagian utama surat. Bahkan jika ingin memberikan profil singkat perusahaan tak ada salahnya untuk memberikannya pada bagian lampiran. Sehingga klien lebih mengenal terkait dengan profil singkat perusahaan yang menjadi pengirim surat tersebut.
2. Jumlah Stok Barang
Selanjutnya yang harus dilampirkan adalah jumlah stok barang yang dimiliki. Adanya lampiran jumlah stok barang ini untuk mempermudah klien mengerti kemampuan pengirim yang akan menjalin kerjasama dengannya.
Hal ini menjadi salah satu pertimbangan bagi klien. Karena di sini klien akan mempertimbangkan kemampuan pengirim surat penawaran dalam memenuhi kebutuhan klien.
Berikan stok barang yang ada serta seberapa banyak kebutuhan tersebut dapat dipenuhi jika pasokan kebutuhan dilakukan secara rutin.
Tak ada salahnya jika melampirkan rincian terkait hal ini dalam surat penawaran. Sehingga klien dapat memiliki pertimbangan yang baik. Untuk pengaplikasian stok barang dalam isi surat, sebaiknya cari contoh surat penawaran yang memberikan hal tersebut.
3. Penjelasan Produk
Hal yang kemudian juga harus diberikan pada surat penawaran adalah terkait produk. Berikan penjelasan yang rinci terkait produk yang akan ditawarkan. Spesifikasi produk serta pilihan produk yang dapat diberikan. Apalagi jika ada berbagai jenis produk yang dapat menjadi pilihan untuk memenuhi kebutuhan klien.
Penjelasan produk serta lampiran penjelasan produk ini akan memberikan gambaran yang baik bagi klien terkait kondisi produk yang dimiliki.
Sehingga klien dapat memberikan pertimbangan dalam segi produk saat akan melakukan kerjasama. Selain itu melampirkan jenis-jenis produk yang dapat menjadi alternatif juga dapat memberikan peluang kerjasama baru.
4. Harga Khusus
Masalah harga menjadi salah satu pertimbangan utama saat akan melakukan pembelian barang. Sehingga perihal harga menjadi masalah krusial yang perlu dicantumkan dalam surat penawaran.
Karena setiap klien pasti ingin mendapatkan harga terbaik dengan kualitas terbaik. Tak ada salahnya untuk melampirkan ‘harga khusus’ bagi klien yang akan diajak melakukan kerjasama.
Harga khusus yang dilampirkan tersebut menjadi suatu ‘kelebihan’ yang dapat ditonjolkan pada klien. Apalagi untuk pembelian dalam jumlah yang banyak. Sertakan juga range harga jika harga barang tersebut naik turun.
5. Tata Cara Pembayaran
Tata cara pembayaran menjadi hal yang penting untuk dijelaskan di dalam surat ini. Karena kesepakatan pembayaran ini menjadi salah satu perjanjian yang akan mempengaruhi kerjasama ke depannya.
Apalagi tiap perusahaan memiliki kriteria pembayarannya masing-masing. Untuk itu perlu diberi penjelasan bagaimana tata cara pembayaran di awal.
Ada berbagai tata cara pembayaran yang biasanya ditawarkan. Mulai dari pembayaran lunas di depan, pembayaran dengan DP(uang muka), hingga pembayaran di tempat. Jika memang masalah pembayaran dapat dibicarakan lebih lanjut sebaiknya sertakan keterangan tersebut.
6. Pengiriman Barang
Selanjutnya adalah masalah pengiriman barang. Dalam contoh surat penawaran yang baik, seharusnya masalah pengiriman barang ini menjadi hal yang wajib dilampirkan.
Masalah pengiriman barang ini akan berkaitan dengan masalah pembayaran. Karena biasanya barang dikirim setelah perjanjian pembayaran menemui kesepakatan.
Bagi barang-barang tertentu tak ada salahnya mencantumkan, bagaimana barang tersebut dikemas, metode transportasi yang akan digunakan serta berbagai hal lainnya.
Ini penting untuk memberikan jaminan pada klien jika barang yang dipesan akan selamat sampai ke tujuan. Sehingga perlu meyakinkan klien terkait dengan hal ini.
7. Sifat Penawaran Dengan Klien
Ada berbagai sifat penawaran yang dapat ditawarkan pada klien. Berbagai sifat penawaran ini sebaiknya dijelaskan pada bagian surat penawaran. Beberapa sifat penawaran yang ada antara lain sebagai berikut.
Penawaran terikat. Pada penawaran jenis ini maka penawaran yang terjadi antara klien dan perusahaan pengirim penawaran sifatnya terikat. Sehingga jika ada perubahan harga atau jumlah barang pihak perusahaan wajib memberitahukan pada pihak klien. Begitu juga sebaliknya.
Jenis penawaran tidak terikat atau penawaran bebas. Di penawaran jenis ini maka jika ada perubahan harga maupun jumlah produk pihak perusahaan maupun klien tidak wajib saling memberitahukan. Inilah yang membuat penawaran ini diberi nama penawaran bebas. Karena pihak klien dan perusahaan tidak saling terikat.
Penawaran berjangka waktu. Jenis penawaran yang satu ini berlaku di jangka waktu tertentu. Biasanya jenis penawaran yang satu ini berlaku untuk penawaran jasa. Sehingga kerjasama hanya berlaku pada jangka waktu tertentu sesuai dengan perjanjian.
8. Administrasi Pendukung
Masalah administrasi pendukung ini juga penting untuk dilampirkan. Ini karena masalah administrasi dapat menjadi salah satu faktor pendukung yang membuat klien menjadi semakin tertarik.
Sertakan berbagai macam administrasi yang dapat membuat klien menjadi semakin yakin. Beberapa administrasi yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut.
NPWP.
Surat Izin Perdagangan (SIUP).
Daftar Rekam Jejak (TDR).
Contoh Surat Dispensasi
Serta berbagai administrasi pendukung lain yang dirasa nantinya membuat klien semakin yakin untuk mengadakan kerjasama. Masukkan hal-hal tersebut ke dalam surat lampiran. Untuk lebih jelasnya cari contoh surat penawaran yang memuat cara pemberitahuan lampiran tersebut..
TUGAS
Secara berkelompok, silahkan buat satu surat penawaran barang/jasa kepada perusahaan lain. Perusahaan anda adalah PT Anugerah Jaya berlokasi di jln Gajah Mungkur 112 Surabaya dan anda sebagai manajer pemasaran. !
sumber //www.gurupendidikan.co.id/pengertian-surat-niaga/
//dunia.pendidikan.co.id/jenis-surat-niaga/
//www.romadecade.org/contoh-surat-penawaran/#!
Paket korespondensi SMK/MAK kelas X penerbit Erlangga, Sri Endang R, dkk
RANGKUMAN
Surat niaga adalah surat yang dibuat dan ditujukan untuk keperluan perdagangan atau niaga. Ada beberapa macam surat niaga dapat dilihat berdasarkan isi dari surat yang dimaksud.
Dalam penyusunan surat niaga diperlukan kejelian dalam penyusunan isi surat sehingga informasi dapat tersampaikan dengan benar.
UJI KOMPETENSI
I,Pilihlah jawaban yang paling tepat !
1. Surat yang isinya mengenai perdagangan atau perniagaan yang dibuat oleh perusahaan untuk dikirim kepada para langganannya adalah surat….
A. Niaga
B. Dinas Pemerintah
C. Dinas Swasta
D. Dinas Pribadi
E. Pribadi
2. Surat pesanan merupakan contoh dari surat….
A. Sangat Segera
B. Surat Biasa
C. Surat Kilat
D. Surat Segera
E. Konfidensial
3. Kertas yang biasa dipergunakan untuk pengetikan tindasan dalam sebuah surat adalah….
A. HVS
B. Buram
C. Duplicator
D. Stensil sheet
E. Dorslag
4. Petugas yang mengagendakan surat disebut….
A. Arsiparis
B. Agendaris
C. Konseptor
D. Ekspeditor
E. Sekretaris
5. Surat pesanan atas barang atau jasa, baik yang ditawarkan maupun tidak, berdasarkan penawaran dan pemesanan menyanggupi untuk membayarnya adalah pengertian dari ....
A. Order
B. Klaim
C. Offerte
D. Adjustments
E. Pengaduan
6. Penyelesaian perihal keluhan/ pengaduan yang dianjurkan oleh calon pembelian disebut ....
A. Order
B. Offerte
C. Klaim
D. Adjusments
E. Penyerahan
7. Surat usaha memperkenalkan barang atau jasa dengan maksud untuk menjualnya disebut ....
A. Order
B. Offerte
C. Klaim
D. Adjusments
E. Pengaduan
8. Pernyataan keluhan/ pengaduan yang disampaikan calon pembeli atas ketidaksesuaian pesanannya (harga, mutu, kuantitas) disebut....
A. Offerte
B. Order
C. Klaim
D. Adjusments
E. Penyelesaian
9. Cara orang atau badan usaha untuk menarik perhatian khalayak ramai terhadap sesuatu yang sedang dikemukakan disebut ....
A. Penawaran
B. Klaim
C. Pengaduan
D. Undangan
E. Promosi penjualan
10. Bentuk surat promosi penjualan seperti ....
A. Surat dinas
B. Surat swasta
C. Surat pribadi
D. Surat edaran
E. Surat golongan tertentu