Kapanlagi.com - Manusia hidup sebagai makhluk sosial yang artinya tidak bisa hidup sendiri. Terbukti, setiap orang selalu membutuhkan interaksi dengan orang lain untuk memenuhi kebutuhannya. Dalam interaksi sosial inilah sering kali terjadi konflik akibat perbedaan kepentingan. Tapi, untungnya ada banyak cara menyelesaikan konflik. Negosiasi adalah salah satu caranya.
Secara umum, negosiasi merupakan salah satu metode menyelesaikan konflik antara dua orang atau kelompok. Negosiasi sering kali diartikan sebagai kegiatan berunding. Negosiasi adalah cara yang biasa ditempuh orang atau kelompok yang berkonflik untuk mencapai kesepakatan. Selain itu, negosiasi dipilih untuk memaksimalkan keuntungan atau meminimalkan kerugian di kedua pihak.
Negosiasi sering kali dianggap sebagai suatu keahlian yang belum tentu dimiliki oleh setiap orang. Benarkah demikian? Dirangkum dari berbagai sumber, simak ulasan mengenai negosiasi berikut ini.
(credit: freepik)
Secara etimologis, kata negosiasi berasal dari bahasa Inggris 'to negotiate'. Dalam bahasa Indonesia, kata tersebut berarti membicarakan, merundingkan, atau menawarkan. Sementara pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), makna kata negosiasi adalah proses tawar-menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak dengan pihak lain yang bersengketa.
Berdasarkan pemaknaan kata tersebut, secara umum negosiasi dapat diartikan sebagai bentuk interaksi sosial antara beberapa pihak yang sedang bersengketa. Interaksi berupa negosiasi tersebut dilakukan dengan tujuan untuk mencapai kesepakatan yang sama-sama menguntungkan. Orang atau pihak yang melakukan negosiasi sering disebut sebagai negosiator.
Negosiasi adalah salah satu cara menyelesaikan konflik atau sengketa dari dua pihak atau lebih. Negosiasi biasa dilakukan dalam kegiatan berunding atau berdiskusi demi tercapainya kesepakatan. Dalam kegiatan negosiasi terdapat unsur-unsur yang harus terpenuhi. Adapun unsur-unsur tersebut antara lain sebagai berikut.
1. Pihak yang terlibat konflik atau sengketa.
2. Hubungan atau interaksi sosial di antara kedua belah pihak.
3. Komunikasi yang terjalin intensif untuk mencapai kesepakatan.
4. Alternatif cara penyelesaian masalah.
5. Opsi realistis berupa penawaran-penawaran untuk kesepakatan
6. Klaim yang sah atas keputusan yang disepakati.
(credit: freepik)
Negosiasi merupakan salah satu bentuk interaksi sosial. Namun tak seperti interaksi sosial biasanya, negosiasi dilakukan dengan sejumlah tujuan. Adapun tujuan dari dilakukannya suatu negosiasi adalah sebagai berikut.
1. Untuk menyelesaikan suatu permasalahan dengan cara menemukan solusi yang tepat dan efektif.
2. Untuk mencapai suatu kesepakatan yang dianggap menguntungkan semua pihak.
3. Untuk mencapai suatu kondisi yang saling menguntungkan, pihak-pihak yang bernegosiasi atau dengan kata lain kedua belah pihak mendapatkan manfaat (win-win solution).
Sebagai salah satu bentuk interaksi sosial yang digunakan untuk menyelesaikan masalah sengketa, negosiasi juga membawa banyak manfaat. Adapun manfaat dari negosiasi adalah sebagai berikut.
1. Negosiasi bermanfaat dalam menciptakan kesepakatan yang saling menguntungkan bagi pihak yang terlibat dalam negosiasi.
2. Negosiasi juga berpotensi menciptakan kerja sama antara satu pihak dengan pihak lain untuk mencapai tujuan masing-masing.
3. Negosiasi juga berperan dalam menciptakan interaksi yang positif antara pihak-pihak yang bernegosiasi. Dengan begitu, kesempatan menjalin kerja sama semakin luas dan bisa menguntungkan banyak orang.
4. Negosiasi turut membangun situasi yang saling pengertian antara pihak-pihak yang bernegosiasi. Pasalnya, kedua belah pihak akan berusaha menemukan kesepakatan yang sama-sama menguntungkan.
(credit: freepik)
Negosiasi bukanlah interaksi sosial biasa. Untuk mencapai tujuan dan kesepakatan tertentu, negosiasi juga harus melalui proses atau tahapan yang panjang. Adapun tahapan dalam proses negosiasi adalah sebagai berikut.
1. Tahap Persiapan dan Perencanaan
Persiapan dan perencanaan menjadi tahapan yang paling mendasar dalam kegiatan negosiasi. Tahapan ini meliputi proses mengumpulkan data untuk mendukung argumen masing-masing pihak saat melaksanakan negosiasi. Selanjutnya, proses penyampaian argumen juga harus dilakukan dengan bijaksana.
2. Menentukan Aturan
Tahapan yang kedua yaitu menentukan aturan. Dalam kegiatan negosiasi harus ada garis besar atau aturan-aturan yang jelas. Aturan-aturan ini biasanya meliputi: siapa yang akan menjadi bagian dari negosiasi dan masalah apa yang akan dinegosiasikan.
3. Penjelasan
Pada tahap ini, masing-masing pihak yang bernegosiasi akan menjelaskan pendapatnya. Masing-masing pihak bisa memberikan data atau pemaparan yang jelas untuk mempertahankan argumennya.
4. Tawar-menawar dan Penyelesaian Masalah
Setelah tahapan penjelasan, selanjutnya adalah tahap tawar-menawar dan penyelesaian masalah. Pada tahapan ini, akan mulai dicari solusi. Kedua pihak akan saling fokus pada masalah dan kepentingan bersama untuk mencapai kesepakatan.
5. Penutupan dan Implementasi
Tahapan terakhir dari proses negosiasi adalah penutupan dan implementasi. Tahapan ini berlangsung ketika kesepakatan telah diputuskan bersama. Dalam tahapan ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Beberapa hal tersebut, antara lain:
1. Dokumen yang berisi kesepakatan bersama
2. Meneliti kembali pon-poin utama dari kesepakatan. Tujuannya untuk menghindari adanya salah pengertian di kemudian hari.
3. Uraikan dengan jelas semua ketetapan dari persetujuan yang telah disepakati.
4. Dokumentasikan kesepakatan secara tertulis. Beri kesempatan kedua pihak untuk membaca dan menandatangani dokumen berisi kesepakatan tersebut.
Itulah di antaranya ulasan mengenai negosiasi adalah satu bentuk interaksi sosial untuk mengatasi konflik kepentingan. Semoga bermanfaat dan bisa menambah wawasan.
Baca Artikel Menarik Lainnya:
Tuesday, August 27, 2019 Bisnis Pengertian
Aktivitas negosiasi sebenarnya seringkali kita lakukan dalam kehidupan sehari-hari tanpa kita sadaro. Selama manusia menjalankan komunikasi antar sesama, disitulah kita melakukan negosiasi dalam menyelesaikan suatu perbedaan dan permasalahan yang diperlukan adanya dialog dan musyawarah. Pentingnya tulisan ini juga dilandasi dengan kenyataan bahwa pengetahuan tentang negosiasi, tahapan negosiasi, dan strategi khusus menjadi negosiator yang handal tidak pernah diajarkan atau dijadikan materi pelatihan pada sebuah perusahaan. Kemampuan negosiasi seseorang didapat hanya secara otodidak semata. Padahal kemampuan negosiasi akan membawa penyelesaian konflik di proyek yang lebih baik dan lebih cepat.
Contoh aktivitas negosiasi yang sering dilakukan dalam dunia pengadaan barang/jasa adalah pada pekerjaan konstruksi. Pekerjaan konstruksi memiliki potensi yang tinggi terjadinya konflik sebagai akibat dari tingginya kompleksitas pelaksanaan. Adanya konflik menuntut pelaku konstruksi untuk melakukan penyelesaian konflik dan resolusi konflik tersebut yang seringkali dilakukan dalam bentuk negosiasi. Sehingga kompetensi seorang negosiator menjadi penting bagi pelaku konstruksi agar masalah dan konflik menjadi dapat diselesaikan dengan baik dan cepat.
Pengertian Negosiasi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), definisi dari negosiasi lebih mengarah pada proses bisnis, yaitu negosiasi diartikan sebagai sebuh proses tawar-menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain. Ujung dari sebuah negosiasi adalah kata "sepakat" dari suatu hal yang telah disetujui bersama. Negosiasi (bahasa Inggris: Negotiation) adalah suatu metode yang digunakan untuk menjadikan sebuah kesepakatan yang disetujui secara bersama-sama antarkelompok atau individu setelah adanya perdebatan/perbedaan.Negosiasi merupakan proses pengambilan keputusan/kesepakatan yang biasanya dilakukan melalui pertukaran usul dengan tujuan untuk menghindari terjadinya pertengkaran dan perselisihan. Dalam menyikapi perselisihan atau permasalahan apa pun, setiap individu akan berusaha untuk mencapai hasil terbaik untuk posisi mereka ataupun untuk organisasi yang mereka wakili. Namun pada prinsip keadilan, menyepakati tingkat kerjasama untuk mencari keuntungan bersama dan menjaga hubungan adalah kunci utama untuk mencapai keberhasilan.
Terdapat beberapa tujuan dari negosiasi khususnya dalam berbisnis, yaitu antara lain:
- Untuk mendapatkan atau untuk mencapai kata sepakat yang mengandung kesamaan persepsi, saling pengertian dan persetujuan.
- Untuk mencapai kondisi penyelesaian dan menemukan jalan keluar dari konflik atau masalah yang sedang dihadapi bersama.
- Untuk mencapai kondisi yang saling menguntungkan dimana masing-masing pihak merasa menang (win-win solution) atau semua pihak merasa diuntungkan;
- Selain itu, negosiasi dalam bidang bisnis (jual-beli barang/jasa) memiliki beberapa tujuan, yaitu: menjual produk atau gagasan; mempelajari tawaran klien/seseorang; dan menawarkan suatu solusi permasalahan client atau customer.
- Dengan adanya negosiasi, maka akan tercipta jalinan kerja sama antara badan usaha, institusi ataupun perorangan dalam melakukan suatu kegiatan dan usaha bersama atas dasar saling pengertian. Dengan terjalinnya kerjasama diantara kedua belah pihak yang berkepentingan tersebut maka dapat tercipta transaksi bisnis yang saling terkait, sehingga mampu menghidupkan perekonomian dalam skala yang lebih luas.
- Di dalam sebuah perusahaan, aktivitas negosiasi merupakan pekerjaan yang paling penting guna untuk menjalin hubungan bisnis yang lebih luas. Sebuah negosiasi dalam bisnis perusahaan dimanfaatkan untuk mengembangkan pasar, yang diharapkan dapat memberikan peningkatan pada penjualan. Proses negosiasi bisnis juga akan menghasilkan harga yang lebih baik dan lebih efesien sehingga akan berdampak pada keuntungan perusahaan yang lebih besar.
Tahapan Seorang Negosiator dalam Bernegosiasi
Dalam proses negosiasi terdapat beberapa tahapan proses yang akan dilakukan oleh seorang negosiator agar berjalan dengan lancar dan sesuai dengan keinginan. Untuk mencapai suatu kesepakatan dan hasil yang diinginkan, diperlukan suatu pendekatan yang sistematis dan terstruktur dalam bernegosiasi.Berikut ini adalah 6 (enam) tahapan dalam negosiasi yang harus diketahui oleh seorang negosiator, dan pihak-pihak yang saling bersengketa. 1. Tahap Persiapan
Tahapan pertama yang perlu dilakukan oleh negosiator, adanya persiapan yang dilakukan dalam proses negosiasi. Sebelum melakukan negosiasi, para pihak perlu melakukan penetapan lokasi dan waktu pertemuan serta siapa yang harus menghadiri pertemuan negosiasinya. Pembatasan jangka waktu pelaksanaan negosiasi juga dapat membantu untuk mencegah perselisihan yang berkelanjutan.
Pada tahap ini negosiator harus memiliki bekal dan pengalaman yang banyak sehingga dapat memastikan semua fakta terkait dari situasi yang diketahui dan untuk memperjelas posisi pihak yang akan bernegosiasi berdasarkan wawasan disertai pengalamannya.
Melakukan persiapan sebelum membahas suatu permasalahan ini akan membantu menghindari konflik lebih lanjut dan sangat menentukan kesuksesan keberhasilan dalam bernegosiasi.
2. Tahap Penyusunan
Dalam tahap ini, perlu adanya penyusunan atau langkah-langkah dari tahap awal dan akhir yang dapat mempengaruhi kualitas negosiasi tersebut. Sehingga akan ada panduan yang bisa digunakan masing-masing pihak ketika proses negosiasi akan berlangsung.
Penyusunan dilakukan agar negosiasi dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan skema penyusunan yang telah direncanakan. Setiap individu atau anggota dari masing-masing pihak akan melakukan diskusi dengan mengajukan kasus permasalahan mereka.
Keterampilan yang diperlukan dalam tahap ini adalah bertanya, mendengarkan dan mengklarifikasikan. Membuat catatan juga sangat membantu selama tahap diskusi terutama pada poin yang diajukan dan poin-poin yang perlu diklarifikasikan. 3. Tahap Pengumpulan data/Mengklarifikasikan tujuan
Pengumpulan data terkait dengan kepentingan dan sudut pandang dari kedua pihak yang berselisih yang telah didiskusikan bersama perlu diklarifikasikan. Seorang negosiator harus mampu membaca karakteristik seseorang dari masing-masing kedua belah pihak sehingga dapat mengetahui gaya pembicaraan dan sudut pandangnya. Hal itu dimaksudkan agar dimungkinkan untuk membangun landasan bersama.
Pengumpulan data dan klarifikasi merupakan bagian penting dalam proses negosiasi sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang akan menyebabkan masalah baru. Pengumpulan data tersebut mempunyai banyak peran untuk menentukan strategi apa yang digunakan sehingga akan tercapai hasil yang menguntungkan kedua belah pihak.
4. Pilihan strategi untuk Win-win Outcome
Keempat adalah pilihan strategi. Tahap ini berfokus pada apa yang disebut sebagai hasil “win-win solution” yang mana saran akan strategi alternatif dan kompromi perlu dipertimbangkan pada poin ini. Kedua belah pihak merasa telah memperoleh sesuatu yang positif melalui proses negosiasi dan kedua belah pihak juga merasa bahwa sudut pandang mereka telah dipertimbangkan.
Hasil kompromi untuk mencapai win-win solution biasanya merupakan hasil terbaik yang seringkali dapat mencapai manfaat yang lebih besar bagi semua pihak. Meskipun ini tidak selalu terjadi atau tidak selalu memungkinkan, namun win-win solution harus menjadi tujuan akhir dari proses negosiasi dibandingkan semua pihak berpegang pada posisi semula. Yang penting dilakukan dalam strategi negosiasi adalah negosiator menjadi penengah dan tidak memihak salah satu pihak, sehingga tidak akan ada rasa keberpihakan dalam proses negosiasi tersebut. 5. Perjanjian Perjanjian dapat dicapai setelah pemahaman tentang sudut pandang dan kepentingan kedua belah pihak telah dipertimbangkan. Sangat penting bagi semua orang yang terlibat untuk tetap berpikiran terbuka untuk mencapai solusi yang dapat diterima oleh pihak-pihak yang memiliki perbedaan. Kesepakatan apa pun harus dibuat sangat jelas sehingga kedua belah pihak tahu apa yang telah diputuskan. 6. Menerapkan Kesepakatan dari Hasil Perjanjian
Yang terakhir adalah menerapkan perjanjian yang telah disepakati bersama, sehingga nantinya tidak akan ada masalah dibelakang karena telah ada kesepakatan baik tertulis ataupun tidak tertulis dalam sebuah negosiasi.
Dalam menerapkan kesepakatan inilah yang menentukan negosiasi berhasil atau tidaknya. Kesepakatan harus disetujui kedua belah pihak yang disaksikan oleh badan hukum yaitu Notaris, sehingga akan aman dan adil ketika sudah disetujui dan disaksikan bersama dalam kesepakatan tersebut.
Untuk menjadi negosiator yang baik, harus memiliki strategi khusus dan sikap-sikap tertentu untuk mencapai kesepakatan dalam bernegosiasi, yaitu: 1. Tidak gampang menyerah Tidak jarang aktivitas negosiasi akan memakan waktu yang panjang dan cukup menguras pikiran. Seorang negosiator haruslah kuat mental dan psikis. Selain itu, ia harus pintar dalam mengatur waktu yang tepat untuk memberikan kesempatan bicara kepada masing-masing pihak sehingga proses negosiasi bisa berjalan lancar dan cepat.
2. Mempunyai skill komunikasi yang baik
Dalam proses negosiasi memiliki potensi untuk terjadinya konflik mulai awal hingga akhir pembicaraan. Sehingga dibutuhkan sikap komunikatif dari seorang negosiator. Tanpa memiliki communication skills atau keterampilan komunikasi yang baik, seorang negosiator tidak pernah mendapat keberhasilan dan kesuksesan.
Keterampilan komunikasi tersebut mencakup mulai dari mendengar, meneliti, mengilustrasikan, mempersuasi kedua belah pihak untuk menjadi satu kesatuan hingga menghasilkan sebuah kesepakatan dalam negosiasi. Teknik komunikasi yang perlu diperhatikan dalam melakukan negosiasi adalah memulai pembicaraan dengan tepat, menyesuaikan antara pembahasan dengan lawan bicara, jika terjadi perbedaan pendapat tidak langsung ditentang namun dilakukan dengan suatu persetujuan yang diikuti dengan kata "tapi", dan disampaikan dengan cara yang bijaksana dan elegan. 3. Cerdas dan BerwawasanKecerdasan dan wawasan akan membantu negosiator untuk mendapatkan solusi atas masalah dan keputusan terbaik yang harus diambil. Skill ini sangat terkait dengan teknik problem solving dan kemampuan seorang negosiator dalam menganalisa sebuah permasalahan.
4. Mempunyai selera humorSelera humor berfungsi untuk mengurangi ketegangan saat negosiasi, dan menjadikan suasana akrab dan santai. Namun, seorang negosiator harus tetap menyampaikan gagasannya dengan bahasa yang lugas dan berbobot. Gagasan yang disampaikan dengan selingan humor akan mampu mencairkan suasana di dalam perundingan atau negosiasi. Selain itu, akan membuat partner/klien tidak merasa dipojokkan.
5. Mempunyai sikap yang positif Seorang negosiator tidak akan terlepas dari aktivitas interaksi satu dengan yang lainnya. Sehingga ia harus memiliki sikap positif sehingga akan mengarahkan hasil negosiasi yang positif pula. 6. Bersikap perhatian kepada klienSeorang negosiator harus bersikap perhatian terhadap hal-hal yang terjadi pada klien. Empati atau sikap perhatian akan membuat klien menjadi merasa didengar, diperhatikan, dan dirasakan secara mendalam permasalahan yang membelitnya. Sehingga feedback dari klien pun akan ikut berempati terhadap tujuan yang diinginkan oleh negosiator.
7. Mempunyai sikap sabar Sikap sabar seorang negosiator akan mampu membaca peluang disaat terjadi hal yang tidak menyenangkan. Negosiator harus mampu menjaga emosionalnya ketika berhubungan dengan orang lain. Sikap sabar jika sesuatu hal yang tidak menyenangkan menimpanya harus tetap dikedepankan. Anggap saja hal itu sebagai hambatan yang harus dilewati dan hal tersebut terjadi karena dengan suatu sebab tertentu. 8. Bersikap jujur Kejujuran adalah modal utama yang harus dimiliki oleh seorang negosiator. Hal ini dikarenakan kebenaran memiliki sifat yang mutlak dimana kebenaran akan selalu terbukti. Pembuktian kebenaran fakta yang terjadi terhadap klien yang disampaikan oleh negosiator akan meningkatkan level kepercayaan negosiator yang merupakan kunci keberhasilan seorang negosiator. 9. Inisiatif, solutif, dan kreatifSeorang negosiator harus memiliki sikap yang dinamis dalam menghadapi setiap permasalahan. Mereka dituntut untuk memiliki sikap inisiatif, solutif dan kreatif yang tinggi. Sikap ini akan membawa negosiator untuk mampu menganilsa setiap permasalahan dan secara cepat mengambil keputusan. Sikap ini memiliki hubungan dengan kemampuan seseorang dalam hal problem solving.
10. Sensitif atau Peka Karena pada umumnya aktivitas negosiasi dilakukan dalam tatap muka, menggunakan bahasa lisan, gerak atau bahasa tubuh maupun ekspresi wajah, maka seorang negosiator haruslah peka terhadap situasi dan perubahannya terkait perkembangan proses negosiasi. Hal-hal seperti kebohongan dalam negosiasi akan mudah terdeteksi jika seorang negosiator memiliki sikap sensitif untuk menilai kondisi negosiasi yang sebenarnya.Itulah ulasan mengenai negosiasi dan tips menjadi negosiator handal. Bagi kamu yang mewakili sebuah perusahaan atau organisasi penting untuk mengetahuinya. Semoga bermanfaat dan salam sukses selalu!