Mesin ketik dan mesin dikte termasuk kedalam jenis mesin yang berfungsi sebagai

Mesin kantor (office machine) merupakan salah satu teknologi penunjang untuk membantu menyelesaikan sebuah pekerjaan secara mudah dan efesien.

Mesin-mesin kantor merupakan segenap alat yang digunakan untuk penghimpun, pencatat dan pengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam sebuah pekerjaan tata usaha yang mekanisme kerjanya bersifat elektrik, mekanik, dan magnetik.

Jenis Mesin Kantor beserta Penjelasannya

jenis jenis mesin kantor lengkap

Untuk mengukur sejauh mana kesuksesan dalam manajemen pemeliharaan, maka ada dua unsur yang harus kita perhatikan terlebih dahulu, yaitu keterlibatan para karyawan dan prosedur pemeliharaan.

Adapun tentang prosedur pemeliharaan mesin-mesin, factor yang perlu kita perhatikan adalah prosedur pembersihan dan pelumasan.

Pembersihan ini bertujuan untuk menghindari korosi, kemacetan akibat adanya kotoran dan kegiatan ini dilakukan secara rutin.

Sedangkan perawatan mesin dengan pelumasan bertujuan agar tidak terjadi gesekan material mesin secara langsung, begitu juga mendinginkan mesin yang panas pada kondisi tertentu, dan perawatan ini dapat memperpanjang umur mesin.

Kebanyakan dari mereka para pekerja kantor pasti membutuhkan mesin-mesin kantor untuk menunjang produktifitas pekerjaannya, dari memperbanyak dokumen, mencetak atau print dokumen, mengirim email dan lain sebagainya. banyak sekali yang kita dapat dari fasilitas mesin-mesin pekerjaan tersebut,

Dibawah ini merupakan macam-macam mesin kantor yang dapat mempermudah pekerjaan kantor Anda dan harus menjadi pelengkap di kantor Anda atau pada office container Anda..

1. Mesin Komputer

gambar mesin komputer gaming

Komputer ini bisa kita sebut sebagai salah satu mesin kantor yang serbaguna. Mesin computer ini bekerja dengan menggunakan tenaga listrik dengan kekuatan pengeloaan data yang luas serta berbagai pengelolaan lainnya.

Selain dapat memproses data mesin computer juga dapat kita pakai dalam hal menaruh data dengan kemampuan penyimpanan yang begitu besar.

2. Mesin Kantor Scanner

macam macam mesin kantor scanner

Mesin scanner juga termasuk sejenis mesin pengganda yang mampu menyalin data dari berbagai sistem, proses scanner tersebut terjadi pada satu lembar kertas hvs melalui sistem master sheet dengan cara merekam data.

Sistem kerja mesin scanner seperti halnya mesin foto copy yang mampu menyalin satu dokumen. Namun perbedaannya ialah pada hasil copy dari mesin scanner, jadi salinan dari dokumen aslinya terscan masuk ke komputer kita.

3. Mesin Printer

mesin printer epson l300

Printer merupakan alat yang mampu menampilkan data dalam bentuk cetakan kertas, baik itu berupa teks maupun gambar atau grafik. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, diantaranya seperti penggetil (picker) yang berfungsi sebagai alat mengambil kertas dari baki (tray).

Baki merupakan tempat untuk menaruh kertas. Tinta maupun tinta bubuk (toner) adalah alat pencetak sesungguhnya, karena tinta ataupun tinta bubuk dipakai untuk menulis/mencetak pada kertas.

4. Mesin Diftafon

gambar mesin diktafon

Mesin diftafon merupakan salah satu diantara mesin-mesin kantor atau biasa kebanyakan orang menyebutnya dengan sebutan mesin dikte.

Atau nama lain dari mesin dikte yakni mesin imla dan mesin ini terdiri dari dua macam, yakni mesin dictating machine sebagai perekam dan transcribing machine sebagai alat pelatihan.

Perangkat mesin diktafon atau mesin dikte juga merupakan mesin perekam atau pencatat suara yang hasil dari rekaman tersebut dapat diulang kembali. Sehingga, apa yang telah dibicarakan menjadi lebih jelas.

Diktafon ini digunakan oleh kebanyakan para pekerja kantor untuk mencatat surat, kata per-kata dari mesin dikte ini dikerjakan dengan cara perlahan tapi pasti, sehingga mesin dikfaton ini sangat mungkin membuat kata tersebut dapat tercatat menjadi tulisan yang tertata rapi dari seorang pegawai kantor.

5. Mesin Stensil

mesin stensil manual folio

Mesin ini adalah mesin cetak dokumen yang berupa lembaran kertas dalam jumlah yang banyak. Mesin ini sering kali dipergunakan oleh usaha percetakan atau kantor.

Bila kita melihat cara kerja mesin stensil, maka ada dua penggolongan cara kerja mesin tersebut yakni mesin stensil manual dan mesin stensil listrik.

Mesin ini hampir mirip dengan mesin fotocopy, hanya saja yang membedakannya adalah master mesin stensil ini dibuat pada khusus master dan ditempatkan pada drum atau blanket.

6. Mesin Spirit Duplicator

Mesin spirit duplicator

Mesin spirit duplicator merupakan type mesin kantor yang berfungsi sebagai alat pengganda yang digunakan untuk memperbanyak warkat dalam jumlah yang besar sesuai dengan keperluan.

Untuk memperbanyak warkat, mesin spirit duplicator cukup menggunkan master copy (lembaran induk) yang di belakangnya diberi lembaran karbon spesial.

7. Mesin Facsimile

mesin faksimile disebut juga mesin fotokopi jarak jauh

Yang dimaksud mesin faksimile merupakan mesin telecopier yang dapat bekerja untuk memindahkan data dari satu computer serta secepatnya mampu mencetaknya di beberapa tempat baik dekat ataupun dijarak jauh sekalipun, bahkan mampu hingga ke lintas negara.

Kebanyakan dari mereka sudah menggunakan mesin yg jauh lebih canggih. Mesin faksimile atau biasa disebut dengan copying machine ini mempunyai fungsi untuk mengirim informasi atau dokumen di beberapa tempat dalam kurun waktu yang relatif singkat.

8. Mesin Offset

mesin percetakan offset printing

Mesin offset merupakan type mesin pencetak yang memakai master atau biasa disebut sebagai plate, di mana berlangsung sistem perpindahan huruf ke blanket.

kemudian kalau kita lihat dari bentuk serta kemampuannya, mesin offset ini dibedakan kedalam 3 jenis yaitu mesin offset kecil, tengah serta besar. Karena harganya yang relatif mahal, alat ini biasanya hanya diperuntukan untuk usaha percetakan saja.

9. Mesin Penjilid

mesin penjilid kawat manual

Mesin penjilid atau biding machine merupakan salah satu mesin kantor yang biasa digunakan untuk menjilid berbagai warkat-warkat yang sejenis, seperti buku-buku dan lain sebagainya.

Penggunaan mesin ini jauh lebih praktis, mengingat kemampuan menampung yang besar, selain itu karena penjilidan dengan mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini sangat tergantung dari kapasitas besar dan kecilnya kawat/plastik spiral yang akan dipergunakan.

10. Mesin Kantor Penghitung Uang

mesin sortir uang kertas

Mesin penghitung uang merupakan sebuah alat yang beroperasi untuk mempermudah menghitung jumlah uang baik itu logam maupun kertas) yang ingin kita hitung.

Teknologi ini biasanya digunakan pada jasa perbankan. Karena mesin ini begitu membantu dan mempermudah teller dalam menghitung jumlah uang yang banyak. Bila dibanding dengan cara menghitug uang secara manual maka menghitung uang menggunakan mesin penghitung akan jauh lebih cepat dan praktis.

11. Mesin Absensi Fingerprint

mesin absensi fingerprint

Teknologi terkini dari mesin absensi kantor merupakan alat yang digunakan untuk mengetahui dan melacak kehadiran karyawan.

Seperti halnya kantor, perusahaan, dan institusi pendidikan merupakan beberapa contoh organisasi yang menggunakan mesin absensi sebagai cara untuk mendapatkan data kehadiran karyawan secara akurat dan otomatis.

Mesin absensi memiliki peranan penting bagi pemimpin/pemilik instansi untuk mengotomatisasikan absensi kehadiran karyawan. Itulah mengapa, perangkat mesin absensi ini harus tersedia di kantor.

12. Mesin Kantor Risograph

gambar mesin kantor risograph

Mesin risograph merupakan perangkat kantor yang mempunyai kemampuan dalam mencetak dan menyalin dokumen dengan kecepatan yang sangat tinggi sehingga bisa mencapai 120 halaman permenit.

Selain itu terdapat manfaat lainnya yakni mesin tersebut dapat kita gunakan untuk kepentingan bisnis seperti percetakan, mengapa? Karena biaya mesin risograph lebih efisien dari pada mesin cetak pada umumnya seperti printer.

13. Mesin Fotocopy

mesin fotocopy warna

Mesin foto copy merupakan satu diantara mesin kantor yang berfungsi sebagai mesin penggandaan. Fotocopy ini merupakan salah satu alat penggandaan yang cukup praktis untuk dipakai.

Perangkat pengganda type ini siap digunakan setiap waktu, disaat kita membutuhkan untuk melipat-gandakan dokumen.

Selain itu, dokumen atau warkat juga bisa dengan mudah kita gandakan dalam jumlah yang banyak dalam kurun waktu yang relatif singkat, dan tentu mampu menyesuaikan keperluan yang kita butuhkan, serta dapat menghindari kerusakan pada bahan aslinya.

14. Mesin Tik

mesin tik manual

Mesin tik merupakan salah satu diantara mesin kantor yang berguna dalam penulisan kata atau surat pada lembaran-lembaran dengan tata cara pengetikan.

Dan umumnya mesin tik tersebut banyak kita jumpai di kantor-kantor, adapun mesin tik yang bisa kita pakai saat ini diklasifikasikan menjadi sebagian type, diantaranya yaitu :

a. Berdasarkan sarana : hal ini dibedakan menjadi dua perangkat, yaitu mesin tik yang menggunakan kait (sarana) kemudian ada mesin tik yang tidak memakai sarana.

b. Berdasarkan pencetak huruf : perangkat mesin ini dibagi menjadi tiga perangkat, yaitu mesin tik batang huruf, bola huruf serta roda huruf.

c. Berdasarkan susunan tuts : perangkat mesin tik ini dibagi menjadi dua yaitu mesin tik ideal serta universal

d. Berdasarkan tenaga penggerak : dibagi dalam dua versi yaitu mesin tik manual serta mesin tik elektris

e. Berdasarkan ukuran bodi : dibagi dalam dua versi yaitu mesin tik berukuran standar, dan semi standar serta portabel

f. Berdasarkan ukuran huruf : ada tiga type yang sangat umum dipakai yaitu mesin tik pica, elite, micro serta PS (Proportional Spacing)

15. Mesin Kantor Teleks

gambar mesin telex

Mesin ini biasa disebut sebagai teleprinter exchange yang merupakan jaringan mirip halnya seperti jaringan telepon, namun mesin teleks ini hanya digunakan sebagai alat pengirim pesan yang berbasis teks saja.

Jaringan ini sudah tersedia untuk hubungan internasional dan menerapkan teknik sinyal yang sudah disepakati oleh Internasional Telecommunication Union (ITU).

Mesin kantor teleks merupakan salah satu diantara mesin yang mempunyai keunggulan sebagai pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita untuk mengemukakan berita-berita dari satu tempat ke tempat lain, baik dalam negeri maupun luar negeri.

Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Mesin Kantor

Pekerjaan kantor dapat berjalan dan berhasil sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan, manakala difasilitasi oleh berbagai mesin-mesin kantor yang berteknologi canggih dan minimal memadai.

Sehingga mesin-mesin kantor tersebut sangatlah penting keberadaannya dalam sebuah kantor atau instansi, karena keberadaannya akan membantu dalam proses pekerjaan kantor.

Jadi apabila menggunakan mesin-mesin kantor tersebut seluruh pekerjaan kantor dapat dikerjakan dengan cepat dan hasil karyanya jauh lebih baik ketimbang pekerjaan yang kita kerjakan secara manual.

Dengan demikian, fungsi dari mesin-mesin kantor ialah untuk membantu kelancaran proses kerja, sehingga pekerjaan yang lama, rumit, dan melelahkan bisa kita kerjakan dengan cepat, rapi, dan baik.

Kemudian berikut ini merupakan keuntungan dan kerugian dalam penggunaan mesin-mesin kantor dalam proses pekerjaan kantor :

A. Keuntungan Penggunaan Mesin Kantor

Berikut ini adalah beberapa keuntungan ketika Anda menggunakan mesin kantor dengan baik dan benar:

1. Dapat menghemat biaya, apabila dipergunakan secara maksimal dan sesuai
kebutuhan.

2. Dapat menghemat tenaga dan waktu.

3. Pengendalian atas kecermatan dan akurasi lebih mudah tercapai.

4. Memudahkan pengawasan.

5. Dapat menghasilkan seseuatu yang lebih baik dan rapi.

6. Keterangan yang dimuat, dapat lebih banyak.

7. Dapat mengurangi rasa jemu apabila dibandingkan dengan penggunaan tulis
tangan maupun manual.

8. Dapat mengurangi keletihan pegawai atau karyawan, sehingga dapat menambah mutu
pekerjaan.

Selain keuntungan, mesin-mesin juga mempunyai kekurangan.

B. Kekurangan Penggunaan Mesin Kantor

Berikut adalah dampak dari kekurangan dalam pemakaian mesin kantor, diantaranya sebagai berikut ini:

1. Tingkat penyusutan dari beberapa macam perangkat mesin tertentu cukuplah tinggi.

2. Perangkat mesin tertentu ada yang memerlukan biaya yang tinggi untuk penyelenggaraan dan pemeliharaannya.

3. Sulit memperoleh operator mesin yang ahli dan perlu adanya biaya
untuk melatih mereka.

4. terkadang fleksibilitas beberapa metode sulit didaptkan
dan diterapkan.

5. Sulit dalam pendayagunaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila
terjadi kerusakan.

Mengetahui adanya keuntungan dan kekurangan dari mesin-mesin kantor tersebut, maka dalam pengadaan mesin-mesin kantor memang diperlukan perencanaan yang matang dari seorang manajer kantor.

Dengan kata lain, seorang manajer kantor harus mengetahui mesin-mesin apa yang dibutuhkan, apa saja yang dapat dikerjakan oleh mesin tersebut, apakah dengan mesing-mesin tersebut mempengaruhi prosedur dan metode kerja.

Penutup

Itulah beberapa ulasan mengenai pengertian, fungsi dan jenis mesin kantor beserta keuntungan dan kekurangannya. sekian semoga artikel ini bermanfaat. Semoga artikel ini bisa memberi wawasan yang luas dan bisa mempraktikkan dalam pekerjaan kantor anda.

Jika ada salah ketik atau kurang dalam penjelasan artikel ini, silahkan bisa langsung komentar di bawah. Jangan lupa share artikel ini jika bermanfaat agar bisa menambah pengetahuan teman-teman semua.

Terma kasih, salam berbagi untuk saling melengkapi.