Kami mendefinisikan komunikasi organisasi ‘ sebagaipengiriman dan penerimaan pesan di antara individu yang saling terkait dalam lingkungan atau pengaturan tertentu untuk mencapai tujuan individu dan bersama. Komunikasi organisasi sangat bergantung pada kontekstual dan budaya. Individu dalam organisasi mengirimkan pesan melalui saluran tatap muka, tertulis, dan dimediasi.
Komunikasi yang Efektif penting bagi manajer dalam organisasi untuk menjalankan fungsi dasar manajemen, yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Memimpin dan Mengontrol.
Komunikasi membantu manajer untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawab mereka. Komunikasi berfungsi sebagai dasar perencanaan. Semua informasi penting harus dikomunikasikan kepada manajer yang pada gilirannya harus mengkomunikasikan rencana untuk melaksanakannya. Pengorganisasian juga membutuhkan komunikasi yang efektif dengan orang lain tentang tugas pekerjaan mereka. Demikian pula pemimpin sebagai manajer harus berkomunikasi secara efektif dengan bawahannya untuk mencapai tujuan tim. Pengendalian tidak mungkin dilakukan tanpa komunikasi tertulis dan lisan.
Manajer mencurahkan sebagian besar waktunya untuk komunikasi. Mereka umumnya menghabiskan waktu kurang lebih 6 jam per hari dalam berkomunikasi. Mereka menghabiskan banyak waktu untuk komunikasi tatap muka atau telepon dengan atasan, bawahan, kolega, pelanggan atau pemasok mereka. Manajer juga menggunakan Komunikasi Tertulis dalam bentuk surat, laporan, atau memo jika komunikasi lisan tidak memungkinkan.
Dengan demikian, kita dapat mengatakan bahwa ” komunikasi yang efektif adalah blok bangunan organisasi yang sukses “. Dengan kata lain, komunikasi berperan sebagai darah organisasi.
Pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi dapat diringkas sebagai berikut:
- Komunikasi meningkatkan motivasi dengan menginformasikan dan mengklarifikasi karyawan tentang tugas yang harus dilakukan, cara mereka melakukan tugas, dan bagaimana meningkatkan kinerja mereka jika tidak sesuai target.
- Komunikasi adalah sumber informasi kepada anggota organisasi untuk proses pengambilan keputusan karena membantu mengidentifikasi dan menilai tindakan alternatif.
- Komunikasi juga memainkan peran penting dalam mengubah sikap individu , yaitu individu yang terinformasi dengan baik akan memiliki sikap yang lebih baik daripada individu yang kurang informasi. Majalah organisasi, jurnal, rapat, dan berbagai bentuk komunikasi lisan dan tertulis membantu membentuk sikap karyawan.
- Komunikasi juga membantu dalam bersosialisasi . Dalam kehidupan saat ini, satu-satunya kehadiran individu lain mendorong komunikasi. Juga dikatakan bahwa seseorang tidak dapat bertahan hidup tanpa komunikasi.
- Sebagaimana dibahas sebelumnya, komunikasi juga membantu dalam proses pengendalian . Ini membantu mengendalikan perilaku anggota organisasi dengan berbagai cara. Ada berbagai tingkat hierarki dan prinsip serta pedoman tertentu yang harus diikuti karyawan dalam suatu organisasi. Mereka harus mematuhi kebijakan, menjalankan peran pekerjaan mereka secara efisien, dan mengkomunikasikan masalah pekerjaan dan keluhan kepada atasan mereka. Dengan demikian, komunikasi membantu dalam mengontrol fungsi manajemen.
Sistem komunikasi yang efektif dan efisien membutuhkan kemampuan manajerial dalam menyampaikan dan menerima pesan. Seorang manajer harus menemukan berbagai hambatan komunikasi , menganalisis alasan kemunculannya dan mengambil langkah-langkah pencegahan untuk menghindari hambatan tersebut. Dengan demikian, tanggung jawab utama seorang manajer adalah mengembangkan dan memelihara sistem komunikasi yang efektif dalam organisasi.
Communication – Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari. Kemampuan kita dalam berkomunikasi ini sangat menentukan keberhasilan dan kelancaran dalam kehidupan bersosial. Kemampuan komunikasi tidak hanya sekedar kemampuan dalam berbicara dengan lancar saja, namun juga kemampuan dalam menyampaikan pesan kepada seseorang, dan kemampuan dalam memahami pesan yang disampaikan oleh seseorang. Maka dari itu komunikasi juga memiliki peran penting dalam kelancaran aktivitas kerja.
Dalam dunia kerja, komunikasi yang tidak lancar sering kali menimbulkan berbagai masalah. Bahkan sebagian besar masalah bisa dikatakan sebabnya adalah komunikasi yang tidak lancar. Masalah seperti salah paham, adanya kesalahan dalam menjalankan prosedur kerja, dan lain sebagainya adalah beberapa contoh kecil banyaknya masalah yang disebabkan oleh komunikasi yang tidak tepat. Oleh karena penting bagi masing-masing kita untuk memperhatikan aspek komunikasi dalam bekerja dan memastikannya berjalan dengan tepat. Pada kesempatan ini kami akan memberikan beberapa alasan penting mengapa kita harus menjaga komunikasi dalam bekerja.
- Meningkatkan Team Building
Pada dasarnya membangun tim secara efektif didasari oleh bagaimana anggota tim berkomunikasi dan bekerja sama. Dengan menerapkan startegi yang efektif untuk meningkatkan komunikasi, kamu dapat membantu tim menjadi lebih efektif. Dan hal ini akan berdampak pada kepuasan karyawan dan perusahaan itu sendiri.
- Mempermudah Dalam Penerapan Aturan
Komunikasi dalam dunia kerja berperan sebagai penerapan sebuah peraturan dalam perusahaan. Setiap perusahaan pasti memiliki aturan masing- masing dan berfungsi untuk mencapai suatu tujuan bersama. Peraturan berfungsi untuk memudahkan seseorang dalam bekerja, sedangkan peran komunikasi akan digunakan oleh atasan untuk menyampaikan peraturan tersebut kepada karyawannya.
- Mempermudah Pengambilan Keputusan
Keputusan dalam suatu perusahaan diputuskan oleh seorang pemimpin. Keputusan diambil setelah dikomunikasikan terlebih dahulu melalui rapat yang dihadiri oleh petinggi perusahaan dan karyawannya. Komunikasi dalam dunia kerja yang baik akan dibutuhkan sebagai bahan pertimbangan berupa tanggapan dari peserta rapat atas keputusan yang akan diambil.
Motivasi merupakan hal yang penting untuk meningkatkan produktivitas dalam bekerja. Motivasi ini berkaitan dengan komunikasi. Dalam dunia kerja, komunikasi merupakan unsur penting untuk meningkatkan motivasi seseorang dalam bekerja. Komunikasi yang baik dapat mempengaruhi seseorang menjadi lebih giat dalam bekerja. Dan komunikasi yang buruk juga dapat berdampak pada motivasi kerja seseorang, serta menimbulkan konflik dalam perusahaan.
Dari beberapa alasan tersebut, komunikasi yang baik dalam lingkungan kerja akan memberikan dampak positif yang luarbiasa bagi kinerja organisasi. Sehingga tidak hanya peningkatan kinerja saja yang meningkat, tetapi suasana kerjapun menjadi lebih menyenangkan dan nyaman.
Sumber
//www.enervon.co.id/article/447/ini-8-alasan-pentingnya-komunikasi-dalam-dunia-kerja/#:~:text=Dalam%20dunia%20kerja%2C%20komunikasi%20merupakan,serta%20menimbulkan%20konflik%20dalam%20perusahaan.
MARISA BAB 8 RAPAT BISNIS
MAKALAH MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS
Tentang Rapat Bisnis
Dosen Pengampu Dr. Nanang Suryadi, SE, MM.
Oleh : Efi Zela Rista A.I (185020201111030) Fildzah Izzati Rahman (185020201111028) Marisa Mursyidhatul Afifah (185020200111036)
Windy Karina Isura (185020200111035)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2019 BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang
Dalam dunia bisnis, banyak pihak – pihak yang terlibat dan bertanggung jawab dalam terselenggaranya kegiatan bisnis. Seorang pelaku bisnis perlu menjalin banyak relasi atau hubungan dengan pihak yang berkepentingan. Suatu perusahaan mempunyai struktur organisasi yang telah disepakati, dimana setiap pihak dalam organisasi tersebut memiliki tugas dan tanggung jawab masing – masing. Perusahaan memiliki banyak informasi yang masuk dan keluar, perusahaan tersebut harus tepat dan bijak dalam menyerap dan menyalurkan informasi – informasi tersebut. Selain itu pelaku bisnis harus menjalin kerjasama dengan pelaku bisnis lainnya untuk mengembangkan kemajuan usahanya. Segala informasi baik berupa tugas, perintah, isu, serta perjanjian maupun kerjasama dengan pihak lainnya yang menunjang kegiatan bisnis dan kemajuan perusahaan, agar dapat tersebar dan didiskusikan dengan jelas, perlu adanya sebuah pertemuan antar pihak yang dapat disebut dengan rapat bisnis.
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Rapat Bisnis
Rapat merupakan pertemuan atau perkumpulan minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat biasanya dihadiri oleh pimpinan dan staffnya. Sedangkan bisnis adalah usaha yang menjual barang atau jasa yang dilakukan oleh perorangan, sekelompok orang atau organisasi kepada konsumen (masyarakat) dengan tujuan utamanya untuk memperoleh keuntungan/laba (profit). Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun non bisnis, baik yang berskala kecil, menengah, maupun besar. Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu, rapat bisnis didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis (Purwanto,2011:320).
2.2 Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis
Faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Tentu saja rapat bisnis bertujuan dan berorientasi pada bisnis, sedangkan rapat nonbisnis berorientasi bukan pada bisnis, misalnya untuk tujuan sosial kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan.
2.3 Jenis-Jenis Rapat Bisnis Menurut Streibel dalam bukunya The Man ager’s Guide To Effective Meetings dalam Purwanto rapat bisnis dapat dibedakan menjadi tiga, sebagai berikut. Rapat Informasional Rapat Informasional diadakan oleh dua orang atau lebih untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat. Informasi yang disampaikan harus jelas, ringkas, menarik, dan tidak bertele – tele. Dalam menyampaikan informasi dapat berupa, informasi umum yang bersifat rutin informasi yang bersifat strategik Rapat Motivasional Rapat motivasional diadakan oleh dua orang atau lebih untuk memotivasi peserta rapat. Rapat Partisipatif Rapat partisipatif diadakan oleh dua orang atau lebih untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat, diperlukan kemampuan mendengarkan dengan baik agar dapat memahami cara berpikir orang lain serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta rapat yang lain. Berdasarkan tujuan. Rapat Penjelasan. Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. Rapat Pemecahan Masalah. Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi. Rapat Perundingan. Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak. Berdasarkan sifat. Rapat formal. Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan. Rapat informal. Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi. Rapat terbuka. Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia. Rapat tertutup. Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum). Berdasarkan jangka waktu. Rapat mingguan. Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi. Rapat bulanan. Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi. Rapat semester. Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya. Rapat tahunan. Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.. Berdasarkan nama. Rapat kerja. Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi. Rapat dinas. Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah). Musyawarah kerja. Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja. Menurut Oliver Serrat dalam bukunya Conduction Effective Meeting dalam Purwanto mengelompokkan rapat bisnis ke dalam lima jenis, sebagai berikut. Pengarahan (Briefing) Rapat yang berisikan pengarahan yang diberikan oleh pemimpin rapat. Pemimpin rapat cenderung menyampaikan informasi atau arahan serta perintah kepada karyawan dalam perusahaan. Rapat Konsultasi (Advisory Meeting) Rapat konsultasi berisi sharing informasi dengan berbagai pihak lain yang dimaksudkan terjadi suatu proses untuk saling memberi dan menerima ide atau gagasan dari pihak lain. Rapat Komite (Commite Meeting) Rapat Komite merupakan suatu bentuk pertemuan kelompok orang yang memiliki latar belakang, profesi yang berbeda untuk memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan suara terbanyak. Rapat Dewan (Council Meeting) Rapat dewan merupakan suatu bentuk pertemuan kelompok orang yang memiliki latar belakang, minat yang berbeda untuk memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan suara terbanyak. Negoisasi
Negoisasi diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara saling menguntungkan semua pihak.
2.4 Tujuan Rapat Menurut Locker dalam bukunya Business Communication : Building Critical Skills dalam (……..) menyatakan bahwa rapat memiliki 6 tujuan, diantaranya: Berbagi informasi, rapat menjadi media penyebaran informasi secara langsung. Penjajakan ide/gagasan, rapat mengumpulkan berbagai ide/gagasan yang dikemukakan oleh peserta. Evaluasi ide/gagasan, dalam rapat dapat menghasilkan keputusan yang tepat dan mengevaluasi kesalahan dari ide / gagasan yang dikemukakan. Pengambilan keputusan, dalam rapat dapat menentukan keputusan yang diambil berdasarkan suara peserta yang telah disepakati. Membuat dokumen, dokumen dibuat sebelum ide / gagasan dijalankan.
Memotivasi peserta rapat, untuk memberikan motivasi peserta agar meningkatkan kinerja kerjanya.
2.5 Perencanaan Rapat Bisnis Dalam menjalankan kegiatan bisnis, perlu adanya sebuah perencanaan yang matang agar bisnis tersebut dapat maju dan berkembang. Perencanaan (planning) bisnis yang baik akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang dikehendaki. Menurut (Purwanto,2011:325) terdapat beberapa ciri tentang bagaiman mendesain sebuah agenda rapat yang baik, sebagai berikut. Mencantumkan tanggal, tempat, waktu dimulai, dan waktu selesai. Mencantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat. Mencantumkan siapa saja yang hadir Menyusun daftar topik yang akan dibahas Membuat alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas Menyusun bahan – bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai
Bahan – bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat – lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.
Menurut (Purwanto,2011:326) terdapat beberapa hal yang harus dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat, sebagai berikut. Undangan, diedarkan beberapa hari sebelum rapat berlangsung Waktu dan tempat, perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan Berapa lama waktu rapat bisnis, merujuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat Pembawa acara, seringkali MC diperlukan untuk memandu rapat agar rapat tersebut dapat berjalan dengan lancar Ketua panitia penyelenggara, umumnya ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat Jumlah peserta, perlu dipastikan jumlah peserta yang akan diundang dalam rapat Peserta yang diundang, peserta berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini, perlu dipastikan nama peserta dan jabatan fungsional dalam perusahaan. Orang yang membuka dan menutup rapat bisnis, pemimpin tertinggi perusahaan, departemen atau divisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup secara resmi agenda rapat bisnis. Narasumber, penunjukan siapa yang akan diminta menjadi narasumber dalam rapat bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah narasumbernya berasal dari dalam atau luar perusahaan. Alokasi waktu untuk narasumber, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk masing – masing narasumber yang akan menyampaikan materinya dalam rapat bisnis tersebut. Waktu istirahat, agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk istirahat, sholat, dan makan siang atau malam. Presensi peserta,petugas yang diberi tugas mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayaknya datang lebih awal daripada para peserta rapat bisnis. Akomodasi, bidang akomodasi mencakup kesiapan penginapan dan konsumsi bagi para peserta rapat. Fasilitas pendukung lainnya, seperti sound system,LCD projector, akomodasi peserta rapat, dan sebagainya. 2.6 Pelaksanaan Rapat Bisnis Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu kesiapan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan disampaikan, dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut. Gambar Menurut (Purwanto,2011:328), salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson dalam Purwanto, terdapat beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, sebagai berikut. Gaya persegi empat (Boardroom Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat bisnis yang relative terbatas, dan dengan jumlah tersebut dimungkinkan interaksi yang lebih baik antarpeserta.
Bentuk hutuf “U” (“U” Shape Style)
Susunan tempat duduk ini lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat, juga memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih mudah melakukan pendekatan secara tatap muka dengan setiap peserta yang ada dari berbagai sisi.
Gaya ruang kelas (Classroom Style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas ini dapat digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang mencapai ratusan orang. Susunan tempat duduk ini memiliki keterbatasan, diantaranya langkah gerak narasumber yang terbatas dan ia tidak dapat berkomunikasi lebih dekat dengan peserta rapat dikarenakan terhalang oleh kursi dan tidak ada ruang yang tersedia untuk berjalan mendekati peserta.
Gaya melingkar (Circular Style)
Susunan tempat duduk gaya melingkar memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relatif lebih sedikit.
Gaya chevron (Chevron Style)
Susunan tempat duduk gaya ini akan membentuk huruf “V”, dan memberikan keluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau focus pada pembicara yang berada di depan.
Gaya modifikasi (Modified Style)
Secara umum susunan duduk gaya ini masih berbentuk “V”, tetapi gaya ini menempatkan baris tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan.
Gaya setengah melingkar (Semi-Circular Style)
Layout tempat duduk gaya ini memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat. Layout ini juga memberikan ruang gerak yang cukup bagi audiens manakala pembicara menyajikan game atau permainan di dalam ruangan yang memungkinkan antar-audiens berpindah tempat duduknya.
Gaya kelompok (Cluster Style)
Susunan tempat duduk gaya kelompok ini disusun berdasarkan kelompok – kelompok kecil dimana audiens duduk di kursi yang telah disusun secara melingkar.
Langkah-langkah melakukan rapat bisnis seefektif mungkin : Tahap Persiapan Merangkum sebuah kalimat pembuka yang berisi tujuan serta manfaat yang akan didapatkan dari rapat tersebut. Hadirkan first impression yang baik pada pimpinan atau rekan staff yang lain. Dengan memberikan pemaparan yang lugas tentang tujuan dan manfaat rapat, peserta lain akan mampu menangkap arah rapat tersebut nantinya.
Menyusun time management untuk keseluruhan presentasi yang akan dibawakan. Tetapkan berapa alokasi waktu untuk pembukaan, pembacaan materi hingga proses kesimpulan bersama.
Selama Rapat Bisnis Berlangsung
Memasuki waktu rapat, jangan lupa untuk mengutarakan rangkaian kalimat tentang tujuan dan manfaat yang telah Anda susun sebelumnya. Selama rapat bisnis berlangsung, usahakan agar pengaturan waktu tetap dijalankan dengan presisi.
Hal lain yang juga tidak boleh Anda lewatkan adalah memberikan waktu pada setiap peserta yang ingin mengutarakan pendapatan atau idenya. Membatasi ide yang muncul selama proses rapat sama saja menghilangkan potensi munculnya solusi besar untuk perusahaan.
Pasca Rapat
Setelah rapat bisnis selesai, masih ada beberapa hal yang harus Anda lakukan. Notulen dari hasil rapat tentunya sangat penting, oleh karena itu hasil rapat tersebut harus disampaikan pada pihak-pihak yang berkepentingan.
Rapat belum dapat dikatakan berakhir jika tindak lanjut pokok belum terpenuhi yaitu : Mengevaluasi dan mendistribusikan laporan.
Mengevaluasi rapat Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan realisasi masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar. Evaluasi merupakan merupakan kegiatan yang menilai hasil yang diperoleh selama kegiatan pemantauan berlangsung. Lebih dari itu, evaluasi juga menilai hasil atau produk yang telah dihasilkan dari suatu rangkaian program sebagai dasar mengambil keputusan tentang tingkat keberhasilan yang telah dicapai dan tindakan selanjutnya yang diperlukan. Evaluasi bisa dialkukan dengan meminta sarn langsung dari peserta rapat, atau menyediakan formulir kritik yang sederhana kepada setiap peserta rapat. Cara lain untuk mengevaluasi rapat adalah dengan menugasi seseorang untuk menjadi evaluator yang kritis. Sebenarnya untuk mengevaluasi keberhasilan sebuah rapat, setiap peserta cukup menjawab dua pertanyaan sederhana : (1) Apa yang terjadi ?, dan
(2) Bagaimana rapat berlangsung ?. Apa yang terjadi dalam rapat, terkait dengan masalah-masalah apa yang dipecahkan dan keputusan-keputusan apa yang dibuat. Sedangkan bagaimana rapat berlangsung, ini menyangkut proses rapat, apakah ada kerja sama yang baik, bagaimana perasaan para peserta rapat dan lain-lain.
b. Mendistribusikan laporan
Pendistribusian hasil rapat adalah kegiatan membagikan hasil rapat kepada seluruh peserta rapat baik yang hadir maupun tidak hadir ataupun kepada pihak luar/ekstern dalam bentuk dokumen hasil penggandaan maupun melalui buku ekspedisi,pesawat telepon, dan media massa.
Syarat pendistribusian hasil rapat yaitu : a. Bahasa mudah dipahami b. Sesuai dengan kenyataan atau tidak dibuat-buat
c. Merata ke seluruh peserta rapat
Fungsi pendistibusian hasil rapat yaitu : i. Agar semua peserta rapat (yang hadir/tidak hadir) mengetahui secara jelas hasil rapat yang telah diadakan ii. Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan dalam rapat yang diadakan selanjutnya iii. Sebagai bukti bahwa telah diadakan rapat dalam suatu organisasi
iv. Sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan suatu kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya.
Laporan harus diberikan segera setelah rapat selesai, laporan rapat harus singkat dan meliputi : Waktu, tanggal, tempat, dan nama pemimpin rapat. Nama seluruh peserta yang hadir dan yang tidak hadir. Pokok acara yang didiskusikan dan keputusan yang dicapai. Nama orang yang akan menyelesaikan tugas-tugas. Waktu selesainya rapat.
Tanggal, waktu, dan tempat rapat selanjutnya (jika ada).
Melaporkan Rekomendasi Kelompok.
Kelompok-kelompok pemecah masalah dan pembuat keputusan harus melaporkan hasil-hasil diskusi mereka kepada atasan. Bentuk laporan bisa lisan, tulisan, atau gabungan keduanya. Bentuk standar untuk melaporkan pertimbangan dan rekomendasi kelompok adalah laporan tertulis
BAB III
KESIMPULAN
Rapat bisnis (business meeting) merupakan bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal – hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Rapat bisnis berorientasi pada bisnis dan bertujuan untuk mencapai beberapa target yang diinginkan. Rapat bisnis sendiri terbagi menjadi beberapa jenis seperti pengarahan, rapat konsultasi, rapat komite, rapat dewan, negosiasi, rapat informasional, rapat motivasional, dan rapat partisipatif. Dalam rapat bisnis perlu mempersiapkan perencanaan secara matang dan persiapan pelaksanaan semaksimal mungkin. Rapat bisnis juga memiliki gaya susunan tempat duduk meliputi gaya persegi empat, bentuk huruf “U”, gaya ruang kelas, gaya melingkar, gaya chevron, gaya modifikasi, gaya setengah melingkar, dan gaya kelompok.
DAFTAR PUSTAKA
Purwanto, D. 2011. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga
Tags: nanangsuryadi.lecture.ub.ac.id