Mengapa dalam memilih peralatan kantor kita perlu menganalisis peralatan yang akan kita beli?

Dalam mendirikan kantor, salah satu hal yang juga penting dilakukan adalah memilih perlengkapan kantor yang akan digunakan untuk menunjang kegiatan perkantoran. Ada banyak jenis dan merek alat dan perlengkapan kantor yang tersedia di toko. Karena itulah dibutuhkan strategi memilih peralatan tersebut agar dalam penggunaanya bisa efektif dengan pengeluaran biaya yang efisien.

Kelengkapan dan peralatan kantor memang akan sangat mendukung dalam kinerja semua karyawan yang ada di kantor. Sebagus apapun kantor yang ada, jika tidak di dukung dengan berbagai peralatan dan perlengkapan kantor yang baik, maka akan dapat mengganggu kelancaran dalam bekerja. Banyak kejadian, karena hal sepele pekerjaan musti tertunda dalam waktu berjam-jam hanya karena sarana-prasarana tidak ada.

Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam berbelanja dan memilih peralatan kantor. Jika mengutip pendapat Quible dalam Sukoco (2007) adalah sebagai berikut :

1. Tujuan penggunaan peralatan

Dalam memilih peralatan kantor, satu hal yang harus menjadi pertimbangan adalah tentang tujuan penggunaan peralatan kantor tersebut. Banyak orang yang memiliki kantor baru terkadang membeli semua perlengkapan namun pada kenyataanya tidak semua dipakai saat bekerja.

Sebelum membelanjakan uang untuk membeli peralatan dan perlengkapan, ada baiknya membuat daftar secara rinci berbagai perlengkapan yang benar-benar dibutuhkan, sehingga apa yang dibelanjakan akan sesuai dengan tujuan penggunaan peralatan. Selain itu dengan membuat daftar belanja maka saat berada di toko ATK tidak terjebak untuk “memborong” peralatan yang sebenarnya belum/tidak dibutuhkan.

2. Memilih peralatan yang sesuai

Setiap bidang pekerjaan dalam kantor biasanya akan memiliki perbedaan perlengkapan yang dibutuhkan. Untuk itulah dibutuhkan kejelian dalam memilih perlengkapan kantor agar dapat sesuai dengan bidang pekerjaan yang ada di kantor tersebut.

Misalnya saja, kantor yang bergerak dibidang jasa desain tentu berbeda dengan kantor yang bergerak dibidang jasa travel. Kantor yang melayani jasa desain biasanya akan membutuhkan beberapa perlengkapan seperti printer laser, scanner gambar, kamera foto, dan lain-lain, sedangkan untuk kantor bidang jasa travel tidak begitu membutuhkan peralatan tersebut.

3. Tingkat kegunaan peralatan;

Masing-masing peralatan kantor memiliki fungsi yang berbeda-beda, baik dalam tingkat kegunaannya maupun tujuan dalam penggunaannya, untuk itu buatlah skala prioritas dalam daftar belanja. Dengan membuat skala prioritas, diharapkan  apa yang dibeli akan benar-benar terpakai dalam pekerjaan. Peralatan yang memiliki tingat kegunaan paling tinggi (sering digunakan), itulah yang harus menjadi prioritas untuk dibeli.

4. Spesifikasi peralatan;

Seiring perkembangan teknologi yang ada saat ini, spesifikasi peralatan kantor juga memiliki banyak ragam. Hampir setiap merek juga memiliki fitur yang berbeda, memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, oleh karena itu dalam memilih peralatan kantor juga harus disesuaikan dengan kebutuhan kantor.

Misalnya saja dalam membeli kamera untuk dokumentasi kantor, bagi yang membutuhkan data foto dengan resulusi tinggi dan hasilnya bagus bisa membeli kamera DSLR yang memiliki fitur lebih lengkap, namun jika hanya untuk dokumentasi biasa bisa menggunakan kamera poket. Begitu pula dalam memilih perlengkapan kantor lainnya seperti printer, komputer, dll.

5. Biaya peralatan;

Setiap jenis peralatan dan perlengkapan kantor selain memiliki spesifikasi yang berbeda tentu juga memiliki harga yang berbeda. Perbedaan harga ini bisa dipegaruhi oleh kualitas produk maupun brand yang melekat pada produk tersebut.

Pengadaan perlengkapan hendaknya mempertimbangkan kondisi keuangan yang dimiliki perusahaan. Untuk peralatan yang akan digunakan untuk jangka waktu yang lama, usahakan untuk mencari kualitas terbaik agar lebih awet meski biaya lebih tinggi. Jika dana yang tersedia pas-pasan bisa disiasati dengan membeli peralatan yang dioperasikan secara manual, karena dari sisi harga biasanya lebih murah jika dibanding peralatan yang menggunakan mesin ataupun digital.

6. Proses operasional peralatan;

Proses operasional peralatan kantor, dari merek satu dengan merek yang lain biasanya memiliki perbedaan. Berbagai informasi mengenai cara penggunaan dan proses operasional harus didapatkan saat memilih peralatan tersebut. Jika peralatan butuh perakitan atau pengoperasian secara khusus maka pastikan peralatan tersebut mempunyai buku petunjuk. Beberapa peralatan kantor bisa juga dilakukan uji coba pemakaian di toko untuk memastikan kondisi barang bisa bekerja dengan normal.

7. Fitur keamanan;

Keamanan dan kenyamanan dalam bekerja dibutuhkan semua orang yang ada dalam kantor, untuk itulah dalam memilih peralatan kantor usahakan yang memiliki fitur keamanan yang baik. Fitur keamanan ini sebenarnya bisa diartikan secara luas, baik keamanan untuk peralatan itu sendiri, keamanan terhadap akses peralatan, maupun keamanan alat bagi pemakainya.

Keamanan yang terkait dengan akses misalnya penggunaan kunci pada rak dan lemari, pemberian password pada jaringan WiFi, komputer, brankas, atau yang lainya. Dengan adanya berbagai fitur keamanan ini maka seluruh data-data penting dalam kantor hanya bisa diakses oleh mereka yang memiliki kewenangan untuk mengakses.

Peralatan kantor yang rawan dengan kerusakan dan bisa mengancam keselamatan pemakainya biasanya adalah barang-barang yang membutuhkan tegangan listrik seperti barang elektronika yang memiliki potensi terjadinya hubungan arus pendek.

8. Fleksibilitas peralatan;

Peralatan yang baik tentu peralatan yang memiliki fleksibilitas yang tinggi, mudah dipindahkan, mudah diletakkan di berbagai tempat, dan peralatan tersebut bisa disesuaikan dengan kebutuhan ruang kantor. Misalnya saja untuk kebutuhan almari atau filing canbinet, akan lebih mudah jika dibawahnya terdapat roda yang bisa memudahkan untuk memindah tempat. Begitu juga dengan kursi, rak, dan lain sebagainya.

Untuk saat ini perlatan-peralatan kantor sebagian besar telah memiliki tingkat fleksibilitas yang cukup baik. Misalnya saja monitor komputer yang saat ini telah banyak menggunakan layar LCD bukan tabung, ada hardisc eksternal, mesin printer yang dileengkapi mesin fotocopy dan scanner, dan lain-lain.

9. Kemudahan penggunaan peralatan;

Saat melakukan belanja, ada baiknya Anda memilih peralatan kantor yang sekiranya mudah digunakan oleh pegawai kantor yang akan mengoperasikan peralatan tersebut. Semakin mudah penggunaan peralatan maka akan semakin mempermudah dan mempercepat proses pekerjaan.

Kemudahan penggunaan peralatan memang sangat relatif, tapi setidaknya dalam memilih peralatan tersebut mudah dipelajari cara penggunaanya.

10. Kecepatan operasi peralatan

Tidak bisa dipungkiri, untuk masalah peralatan kantor yang berbasis mesin atau digital memang memiliki tingkat kecepatan operasi yang lebih tinggi daripada yang manual. Begitu juga dengan mesin-mesin dengan teknologi terbaru biasanya juga memiliki tingkat kecepatan operasi yang lebih cepat daripada yang menggunakan teknologi yang lama. Beberapa contoh nyata misalnya peralatan komputer, printer, mesin fotocopy, dan lain sebagainya.

Memilih peralatan yang up to date memang akan memakan biaya yang lebih banyak, namun sebagai investasi dan sarana efektivitas kerja, pembelian alat keluaran terbaru juga tidak ada salahnya.

11. Masukan dari operator peralatan

Setiap pembelian peralatan kantor khususnya yang berupa mesin, operator ahli yang bertugas di toko biasanya akan memberi masukan, saran dan rekomendasi terkait dengan peralatan yang akan dibeli dan dipergunakan di kantor. Untuk itu lakukan semua yang disarankan tersebut agar peralatan bisa bekerja dengan baik, optimal, dan tahan lama.

12. Standarisasi peralatan.

Setiap perusahaan selalu memiliki standarisasi peralatan yang digunakan, untuk itu sesuaikan standar yang digunakan dengan biaya yang tersedia. Jika alokasi dana untuk peralatan cukup banyak bisa memilih peralatan yang baru dan berkualitas, namun jika dana terbatas bisa juga membeli peralatan kantor yang sederhana namun bisa dipakai secara optimal.