Tanggal 11-13 Agustus 2015 STMIK Palangkaraya melaksanakan kegiatan Pengabdian pada Masyarakat (Sulistyowati, Susi Hendartie dan Suparno) ke Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Katingan di Kasongan sebagai narasumber pada Pendidikan dan Pelatihan Aplikasi Perkantoran bagi Operator Komputer di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Katingan Tahun 2015. Peserta Pelatihan adalah operator komputer seluruh SKPD di lingkungan Kabupaten Katingan sebanyak 60 orang.
Nah pada saat menyampaikan materi Mail Merge dalam kegiatan Pelatihan tersebut ada peserta yang menanyakan cara menyisipkan gambar pada dokumen mail merge, dalam pemikiran beliau jika seandainya pembuatan Piagam atau Sertifikat Pelatihan selain langsung dicetak dengan data pesertanya juga langsung dicetak dengan Foto dari Peserta yang bersangkutan maka akan lebih menghemat waktu lagi karena tidak perlu nempel foto lagi.
Pertanyaan yang sangat bagus tersebut belum bisa kami berikan jawabannya karena setelah dicoba berulang-ulang selalu gagal, setelah cari referensi dengan searching di internet ternyata banyak blogger yang menulis bahwa penyisipan gambar dalam Mail Merge tidak bisa dilakukan untuk Ms Word versi 2007 dan 2010, termasuk peserta yang bertanya juga telah searching di internet dan juga menemukan informasi yang sama alias tidak bisa dilakukan pada Ms Word versi 2007 dan 2010 namun hanya bisa dilakukan pada versi Word 97 dan Word 2003.
Permasalah bagus ini merupakan tantangan untuk menambah wawasan keterampilan yang telah dimiliki sebelumnya dan hasil coba-coba selanjutnya dengan referensi yang telah didapat dari hasil searching ternyata penyisipan file gambar dalam mail merge menggunakan Ms Word 2007 dan 2010 juga dapat dilakukan, beginilah langkah-langkahnya :
- Siapkan file Gambar atau file Foto dalam satu folder yang sama dengan file induk dan file data.
- Siapkan data yang akan disisipkan dengan format Ms Excel
- Buat salah satu kolom dalam data tersebut yang digunakan untuk menampilkan link ke file Gambar atau file Foto seperti gambar di atas dengan langkah berikut :
- Letakan pointer pada baris data yang sesuai
- Klik Tab Ribbon Insert, Pilih icon Hyperlink sehingga ditampilkan kotak dialog berikut :
- Pilih nama file gambar yang diinginkan.
- Klik tombol OK.
- Simpan dan Tutup data tersebut.
- Buatkan dokumen induk pada Ms Word.
- Klik tab Ribbon Mailings – Start Mail Merge – Directory.
- Klik icon Select Recipients – Use Existing List.
- Pilih file data yang telah dibuat dengan format Ms Excel sebelumnya
- Sisipkan nama-nama field yang diperlukan melalui klik icon Insert Merge Field berulang-ulang sampai semua field yang diperlukan masuk dalam dokumen induk.
- Pilihlah atau bloklah bagian field gambar atau field foto, selanjutnya tekan tombol Alt + F9 untuk menampilkan code sumber field sehingga tampilan field menjadi seperti :
{ MERGEFIELD Foto }
- dimana Foto adalah nama field yang berisi foto atau gambar
- Bloklah code sumber field tersebut selanjutnya tekan tombol Ctrl + F9 sehingga ditambahkan tanda kurung kurawal di depan dan di belakang code sumber field tersbut menjadi seperti :
{{ MERGEFIELD Foto }}
- Pada posisi kursor (diantara dua kurung kurawal buka) tuliskan IF TRUE.
- Bloklah code sumber field yang telah ditambah tulisan IF TRUE tersebut selanjutnya tekan tombol Ctrl + F9 lagi sehingga ditambahkan tanda kurung kurawal di depan dan di belakang code sumber field tersebut menjadi seperti :
{{IF TRUE{ MERGEFIELD Foto }}}
- Pada posisi kursor (diantara dua kurung kurawal buka sebelum IF TRUE) tuliskan INCLUDEPICTURE dan tambahkan tulisan \d sebelum kurung kurawal terakhir sehingga code sumber field tersebut menjadi seperti :
{INCLUDEPICTURE{IF TRUE{ MERGEFIELD Foto }}\d}
- Tekan tombol Alt + F9 kembali untuk menyembunyikan code sumber field tersebut.
- Klik icon Preview Results maka data akan disisipkan kedalam dokumen induk termasuk gambar atau foto yang diinginkan.
Semoa tulisan ini juga bermanfaat bagi pembaca sekalian yang sudah meluangkan waktunya untuk berkunjung ke situs ini, terima kasih.
Fungsi menu mailings pada microsoft word adalah membuat, dan mengelola surat menyurat dari pengirim ke penerima surat secara personal maupun masal dengan dokumen microsoft word. Mailings artinya pengiriman pos surat.
Menu Mailings terdiri atas 5 group yaitu Create, Start Mail Merge, Write & Insert Field, Preview Result, dan Finsih.
- Membuat dokumen pos surat.
- Mengirim dan membuat dokumen surat masal dengan banyak penerima sekaligus.
- Mengelola dan mengatur pengiriman surat secara online.
- Menggabungkan database excel ke word.
Group dan ikon yang ada di dalam menu Mailings yaitu
1. Create
Group / Sub menu Create pada menu mailings ber fungsi untuk membuat dan menentukan ukuran, serta desain surat yang akan dibuat, beserta format di dalamnya seperti Alamat pengiriman, dan Label.
Submenu Creat terdiri atas 2 ikon yaitu Envelopes, dan Label.
Envelopes
Envelopes yang terdapat dalam group Creat berfungsi untuk mengatur format pos surat seperti alamat pengirim, penerima, dan ukuran dari surat tersebut.
Contohnya nih:
Bentuknya amplop (Envelop). Alamatnya penerima: A. Alamat penerima: B.
Label
Label dalam group Creat digunakan untuk menambahkan dan mengelola label di dalam pos surat. Label itu penjelasan mengenai isi darisurat tersebut.
Misalnya ya:
Undangan, KTP dll. Intinya yang menjelaskan isi / garis besar dari surat tersebut.
2. Start Mail Marge
Submenu Start Mail Merge adalah group yang terdapat pada menu Mailings pada microsoft word yang fungsi nya untuk membuat surat secara masal / dengan banyak penerima menggunakan data yang berasal dri file excel.
Group Start Mail Merge terdiri atas beberapa Icon yaitu Start Mail Merge, Select Recipient, dan Edit recipient.
Start Mail Merge
Berfungsi untuk mengelola bentuk dari pos surat tersebut apakah pos surat, dan email.
Select Recipient
Digunakan untuk menambahkan penerima surat.
Edit Recipient
Berfungsi untuk mengedit dan menghapus penerima surat.
3. Write & Insert Field
Submenu Write & Insert Field pada menu Mailings microsoft word memiliki fungsi untuk menulis, menyunting, dan memeriksa pos surat sebelum dikirim.
Di dalam kelompok Write & Insert Field, terdapat beberapa ikon yaitu Highlight Merge Field, Address Block, Greeting Line, Insert Merge Field, Rules, Match Field, dan Update Label.
- Highlight Merge Field: mendandai alamat pengirim, dan penerima surat untuk memeriksa kesalahan penulisan.
- Address Block: Menambahkan blok alamat penerima surat yang telah kita buat pada Mail Merge.
- Greeting Lines: Menambahkan kata salam pembuka dalam surat: seperti: Selamat Siang, Yang Terhormat.
- Insert Merge Field: digunakan untuk menyisipkan informasi tambahan penerima surat seperti format penulian: Phone, Nama Depan/Belakang, Kode Pos dll.
- Rules: untuk memberikan keputusan tindak lanjut dari surat tersebut.
- Match Field: kegunaanya untuk mencocokan identitas dari penerima agar tidak terjadi pengiriman surat ganda.
- Update Label: memperbarui label surat yang terkahir kali diubah.
4. Preview Results
Group Preview Result dalam menu Mailings pada microsoft memiliki fungsi untuk meninjau / memeriksa surat yang telah dibuat sebelum dikirim agar tidak terjadi kesalahan penulisan.
Submenu Preview result terdiri atas beberapa ikon antara lain:
- Preview Results: Menijau isi surat seperti daftar penerima, pengirim dan lain-lain.
- Find Recipient: digunakan untuk mencari penerima dengan menuliskan nama dalam kotak pencarian.
- Check Errors: untuk memeriksa kesalahan input data alamat dalam surat secara otomatis.
5. Finsih & Merge
Submenu / Group Finish & Merge dalam menu Mailings pada software microsoft word ber fungsi untuk mengakhiri pembuatan pos surat dengan cara mengirim, atau mencetak dokumen tersebut.