Show Pengertian Kearsipan Sistem Abjad Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada. Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system) Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:
ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :
Peraturan Mengindeks Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan Diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada unit terakhir. Merancang Daftar Klasifikasi Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:
Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya. Contoh : A, B, C,…………………………………Z Aa, Ab, Ac, ……………………………Az Aba, Abb, Abc, ………………………Abz Aca, Acb, Acc, …………………………Acz Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sbb :
<!–Penambahan Spasi Kosong ke bawah –> Jenis Perlengkapan Sistem Abjad Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah :
Prosedur Penyimpanan Arsip Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:
Prosedur Penemuan Kembali (Finding) Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
Kearsipan Sistem Abjad [Download] Bagaimana cara mengkode pada penyimpanan dokumen sistem abjad?Kode abjad siambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis dipojok kanan bawah. Sedangkan jika penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas.
Apa yang dimaksud filing sistem abjad?Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system).
Langkah langkah sistem abjad?Langkah-langkah menyimpan arsip dengan sistem abjad yaitu: Pengumpulan yaitu mengumpulkan dokumen yang akan diarsipkan. Memeriksa dan menyortir surat yang akan disimpan. Mengindeks dengan cara memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan sesuai abjad.
Bagaimana cara memberikan kode dalam mengindeks?Cara mengindeks nomor kode yaitu: Dua angka dibelakang merupakan unit 1, yang menunjukkan nomor laci dan juga guide. Satu angka berikutnya menunjukkan nomor folder. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 adalah unit 3 yaitu menunjukkan surat dari sekian yang ada dalam folder.
|