Klik sel pointer kemudian tekan F2 pada keyboard adalah langkah untuk?

BAB I

PENGENALAN MS. EXCEL

Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode – metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data – data  perusahaan, hasil- hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

Sebelum memulai Microsoft Excel terlebih dahulu harus memulai Microsoft Windows. Microsoft Windows dinyatakan siap digunakan untuk menjalankan aplikasi lain seperti gambar berikut :

• Klik Menu Start

• Pilih Program
• Pilih Icon Microsoft Excel

1. Pengenalan Lembar Kerja Microsoft Excel

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah – istilah umum yang akan digunakan. Beberapa istilah – istilah umum yang diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan baik.

1.  Sistem Menu Utama EXCEL For Windows

Balok menu utama Excel for Windows berisi sembilan menu, seperti yang tertera dalam tabel berikut. Setiap menu berisikan sejumlah pilihan dan sub menu.

2.  Balok Sarana EXCEL 2000

2. Memindahkan Penunjuk Pointer

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table dibawah.

Tabel 1. Beberapa Cara Memindahkan Cell Pointer

ToPindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah

Enter Pindah satu sel ke bawah

Home Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif

Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif

Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan

PgUp Pindah satu layer ke atas

PgDn Pindah satu layer ke bawah

Alt + PgUp Pindah satu layer ke kiri

Alt + PgDn Pindah satu layer ke kanan

Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya

Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya

         Sedangkan bila Anda ingin menggunakan mouse untuk memindahkan penunjuk pointer, cukup dilakukan dengan menekan tombol mouse satu kali pada alamat pointer yang diinginkan  (bila pointer itu terlihat di layar).

3. Memasukkan Data ke Lembar Kerja

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :

1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data

2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan

3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

4. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah – langkah berikut ini :

1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri mouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai

5. Langkah Menyimpan Data

            Buku kerja (Workbook) yang telah anda buat dapat anda disimpan kehardisk atau disket dengan langkah berikut :

1.    Pilih menu File, Save atau tekan CTRL+S. Apabila anda menyimpan buku kerja tersebut untuk pertama kali, kotak dialog Save As akan ditampilkan.

2.    Micrsoft Excel akan menawarkan nama file book1.xls sebagai nama file defaultnya. Tetapi anda memberikan nama file lain sesuai dengan keinginan anda. Untuk memberi nam file cukup dilakukan dengan cara mengetikkan nama yang diinginkan pada kotak isian File Name. Misalnya anda ketikkan nama ASM-1.

1. Selanjutnya tentukan nama Drive dan Direktori, tempat file tersebut akan disimpan.
2. Pilih OK.

Menggunakan Tombol Toolbar

Toolbar	Perintah	Keterangan
	Save	Digunakan untuk menyimpan data.

6.  Menyimpan Dengan Nama Lain

        Buku kerja yang pernah  disimpan perlu disimpan lagi kalau anda melakukan perubahan pada buku kerja tersebut. Untuk menyimpan buku kerja dengan nama yang sama Pilih Menu File, Save atau tekan CTRL + S. Tetapi bila anda bermaksud menyimpan buku kerja tersebut dengan nama lain pilih menu File, Save As.

7.  Menutup Buku Kerja

            Buku kerja atau Work Book dengan seluruh lembar kerjanya yang telah disimpan, dapat anda tutup dengan memilih menu File, Close.

8  Membuka Buku Kerja Baru

Apabila anda membutuhkan buku kerja yang baru yang masih kosong, anda dapat memilih menu File, New atau CTRL + N

Menggunakan Tombol Toolbar :

Toolbar	Perintah	Keterangan
	New Workbook	Digunakan untuk membuka lembar kerja baru.

9. Membuka File ( Dokumen )

1.  Pilih menu File, Open atau CTRL + O, pada layar akan tampil Kotak Dialog Open berikut :

2. Bila File yang akan anda buka tidak berada di Direktori yang berlaku, tentukan drive dan direktori tempat File tersebut berada.

3. Pada kota isian File Name, Ketiklah Nama File yang anda inginkan atau  Klik Nama File yang anda pilih.

4.  Pilih OK.

Menggunakan Tombol Toolbar :

Toolbar	Perintah	Keterangan
	Open	Digunakan untuk membuka lembar kerja yang telah disimpan.

BAB II

ENTRI DATA

Microsoft Excel adalah salah satu aplikasi yang relatif mudah untuk melakukan proses data tersebut. Data yang berada dalam Microsoft Excel terdiri dari teks, angka, tanggal, waktu, rumus atau formula dan fungsi.

1. Jenis Data

1. Karakter/Teks

Microsoft Excel membaca data dari :

• A sampai dengan Z
• Gabungan antara huruf dan angka atau angka dengan huruf termasuk spasi, misalnya LK4, 1TR dan sebagainya

Data teks pada lembar kerja ini akan ditempatkan dengan format rata Kiri (Left Align)

1. Numerik/Angka

Microsoft Excel membaca data berjenis angka (Numeric) yaitu mulai dari 0 sampai dengan 9 termasuk karkater khusus, misalnya : +,-,( ) dan %. Untuk data desimal dimulai dengan angka 0, misalnya 0.25 dan negatif diawali dengan minus(-) atau tanda ( ).

1. Tanggal

Contoh :

Langkah memasukkan tanggal :

1. Tempatkan penunjuk sel di posisi yang diinginkan.
2. Ketik tanggal yang diinginkan . Misalnya tanggal 17 Agustus 1945, maka cukup diketik 8/17/45 atau =DATE(45,8,17).
3. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah format tampilan tanggalnya.
4. Pilih menu Format, Cells atau tekan CTRL + 1, kotal dialog Format Cells akan ditampilkan.
5. Pada kotak dialog Format Cells Pilih Tab Number.

1. Pada kotak daftar pilih Catagory, pilih Date
2. Pilih bentuk kode format tanggal yang angda inginkan pada kotak daftar pilihan Type
3. Pilih OK.

1. Waktu

Contoh

Langkah memasukkan Waktu:

1. Tempatkan penunjuk sel di posisi yang diinginkan.
2. Ketik waktu yang di inginkan . Misalnya jam 19:30, maka cukup diketik 19:30 atau =TIME (19,30,00).
3. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah format tampilan tanggalnya.
4. Pilih menu Format, Cells atau tekan CTRL + 1, kotal dialog Format Cells akan ditampilkan.
5. Pada kotak dialog Format Cells Pilih Tab Number.
6. Pada kotak daftar pilih Catagory, pilih Time

1. Pilih bentuk kode format tanggal yang anda inginkan pada kotak daftar pilihan Format Codes.
2. Pilih OK.

1. Formula/Rumus

Memasukkan Formula/Rumus Pada lembar kerja Microsoft Excel berupa rumus matematika dengan operator aritmatika

+       (plus)          :   Penjumlahan

–        (minus)      :   Pengurangan

*       (kali)            :   Perkalian

/        (bagi)          :   Pembagian

^       (pangkat)   :   Pangkat.

Setiap perhitungan dalam microsoft Excel harus didahului dengan lambang sama dengan (=), misalnya pada sel C5 terdapat rumus A10*B5, maka data numerik yang berada pada sel A10 akan dikalikan dengan data numerik yang berada dalam sel B5 dan hasilnya akan ditempatkan pada sel C5.

1. Fungsi

Microsoft Excel menyediakan beberapa fungsi yang siap pakai, yaitu fungsi yang umum digunakan (Most Recently Used) , Fungsi Keuangan (Financial), Fungsi tanggal dan waktu (Date & Time )  fungsi matematika dan trigonometri (Math & Trig), fungsi statistik (Statistical), fungsi pembacaan tabel dan Refenrensi (Lookup dan Reference), fungsi Database (Database) , Fungsi logika (Logical) dan fungsi informasi (Information).

Untuk menggunakan fungsi tersebut dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :

Menuliskan fungsi pada alamat sel yang akan diisi.

Yang terpenting dalam menuliskan fungsi ini adalah kita harus memahami struktur atau bentuk dari fungsi tersebut, misalnya fungsi SUM. Bentuk umum dari fungsi tersebut adalah SUM(number 1,number2,..). Langkah yang digunkan untuk menerpkan fungsi ini adalah :

1. Klik alamat sel yang akan diisi fungsi, misalnya D7.

1. Ketik tanda = SUM(
2. Sorot range D2 samapi dengan D6 (range D2:D6)
3. Ketik ) atau kurang tutup
4. Tekan enter

Dilayar akan terlihat seperti berikut :

Klik Sel D7, kemduaian =sum(

Sorot Range D2 sampai dengan D6

Dilayar akan terlihat seperti ini

Ketik kurung tutup, kemudian tekan tombol Enter

1. Sel dan Range

Lembar kerja Microsoft Excel teridiri dari sel dan Range. Sel (Cell) dibentuk dari alamat kolom dari baris, mislanya kolom A dan baris 15, maka dikenal dengan sebutan sel A15.

Sedangkan range dibentuk dari sekupulan sel tertentu yang berbeda pada daerah yang sama. Range dapat dibentuk oleh sel – sel yang berbeda dalam satu kolom atau sel – sel yang berbeda dalam satu baris, bahkan gabungan dari sel – sel dalam kolom dan sel – sel dalam baris. Alamat dari range ini diambil dari awal alamat sel dan akhir alamat sel. Mislanya range A2:A7 adalah pemilihan beberapa sel mulai dari sel A2 sampai dengan sel A7.

1. Alamat Sel

Alamat sel pada umumnya digunakan dalam proses perhitungan. Alamat sel ini terdiri atas :

1. Sel Relatif

Sel relatif adalah sel yang apabila dicopy menyesuaikan dengan tempat atau lokasi yang baru. Misalnya

Jika alamat sel D2 di copy ke b awah maka kolom alamat sel tersebut tetap sedangkan baris akan menyesuaiklan dengan tempat yang baru.

(Perhatikan alamat sel pada kolom E)

Jika alamat sel B4 di copy ke samping, maka posisi baris alamat sel tersebut tetap sedangkan kolom akan menyesuaikan dengan tempat yang baru (perhatikan alamat sel pada baris 5)

1. Sel Semi Absolut

Sel semi absolut ditandai denga $ pada salah satu posisi, baik kolom atupun baris.

Apabila berada pada posisi baris, mislalnya alamat sel B$1, dicopy ke posisi alamat sel yang baru, maka baris yang bersangkutan selalu tetap, sedangkan kolam akan berubah mengikuti alamat yang sel yang baru.

Apaila berbeda pada posisi kolom, misalnya alamat sel $A2, dicopy ke posisi alamat sel yang baru, maka kolam yang bersangkuatan selalu tepat, sedangkan baris akan berubah mengikuti alamat sel yang baru.

Tanda $ dapat ditulis secara manual atau menggunakan tombol fungsi F4, dengan terlebih dahulu menempatkan kursor pada alamat sel yang akan diabsolutkan.

Alamat sel B$1 apabila dicopy je bawah maka posisi baris alamat sel tersebut tetap (A2*B$1 atau 1*1, A3*B$1 atau 2*1, A4*B$1 atau 3*1 dan demikian seterusnya)

Alamat sel $A2 apabila dicopy ke kanan, maka posisi kolom alamat sel tersebut tetap ($A2*B1 atau 1*1, @A2*C1, atau 1*2 dan demikian seterusnya

1. Sel Absolut

Sel absolut ditandai dengan $ pada posisi baris maupun kolom, misalnya $B$1. apabila dicopy pada tempat/posisi alamat sel yang lain, maka baris maupun kolom tersebut akan tetap.

1. Memilih dan Range

Memilih sel dan range selain menggunakan mouse juga dapat menggunakan panah á,â,ã,ä pada keyboard. Selain itu juga dapat disertai dengan tombol control (Ctrl) yang berfungsi untuk memindahkan kursor pada alamat sel yang saling berkaitan dan menggunakan tombol shift yang berfungsi untuk menandai range yang berdekatan (berurutan).

Menggunakan Tombol Shift

Menandai range dengan mouse.

Langkah yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Klik sel awal yang akan ditandai, misalnya B2
2. Tekan tombol Shift dan jangan dilepaskan
3. Klik sel akhir dari range yang akan ditandai, misalnya B8.

Sel yang dipilih adalah sel B2 samapi dengan sel B8 atau lebih dikenal dengan sebutan range B2:B8.

Atau dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Klik sel akhir dari range data yang akan ditandai, misalnya B8.
2. Tekan tombol Shift dan jangan dilepaskan
3. Klik sel awal dari range tersebut, misalnya B2.

Menandai range dengan keyboard

Langkah yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Tempatkan kursor pada awal data yang akan ditandai, mislanya tempatkan kursor pada sel B2.
2. Tekan tombol shift dan jangan dilepaskan.
3. Gerakkan kursor dengan panah sesuai dengan data yang akan dipilih, misalnya, gunakan panah ke bawah (ä) sampai dengan sel B8.

Sel yang dipilih adalah sel B2 samapi dengan sel B8 atau lebih dikenal dengan sebutan range B2:B8.

Menggunakan tombol Ctrl

Langkah yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Klik sel yang akan ditandai, misalnya B2
2. tekan tombol Ctrl dan jangan dilepaskan
3. Klik sel lain yang diinginkan, misalnya B4, C3, D5 dan D8.

Sel yang dipilih adalah sel B2, B4, C3, D5, dan D8

Cara pemilihan sel dan range dengan menggunakan tombol Ctrl dan Shift tersebut diatas juga berlaku dalam memilih kolom dan baris, misalnya akan memilih kolom A, C dan D, maka dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Klik kolom sesuai dengan keinginan, misalnya kolom A.
2. Tekan tombol Ctrl dan jangan dilepaskan
3. Klik kolom lain yang diinginkan, misalnya kolom C dan kolom E.

1. Memasukkan data berurutan

Untuk memasukkan data beruru tan, misalnya data angka, tanggal dan data teks pada lembar kerja Microsoft Excel dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Klik alamat sel A1  dan ketik angka 1
2. Klika alamat sel A2 dan ketik angka 2
3. Sorot range A1:A2
4. Tempatkan mouse dipojok kanan bawah dari range tersebut ( pada posisi pojok kanan bawah pada alamat sel A2) sehingga membentuk tanda Ë
5. Draging atau geser mouse ke bawah sesuai dengan jumlah data yang diinginkan

Tempatkan pointer disini sehingga membentuk seperti berikut kemudian drag (misal sampai  sel A10 )

Memasukkan data dapat juga dilakukan dengan cara :

5.1. Menggunakan Menubar Autofill

Langkah – langkah yang diggunakan untuk memasukkan data berurutan dengan fasilitas Fill Series yang berada pada menubar adalah sebagai berikut :

1. Klik sel yang akan diisi data, misalhnya sel A1
2. Ketik data awal data, misalnya 1
3. Posisi pointer tetap pada alamt sel awal tersebut kemudian klik menubar Edit , kemudian arahkan pada Fill
4. Klik Pilihan Series… kota dialog akan terlihat sebagai berikut :

• Rows : Data akan berurutan secara baris (horizontal)
• Coloumns : Data akan berurutan secara kolom (Vertikal)
• Liniear : Data akan berurutan menurut deret hitung, dimana data akan ditambah atau dikurangi menurut interval tertentu
• Growth : Data akan berurutan menurut deret ukur, dimana nilai berikutnya merupakan perkalian antara yang bersangkutan dengan nilai interval pada step value
• Date : Data akan berurutan menurut data tanggal. Pengisian data berurutan tergantung pada Date Unit-nya. Data unitnya terdiri dari Day  (Pengisian urutan berdasarkan hari), Weekday (pengisian urutan data berdasarkan hari kerja yang berlaku), Month (pengisian urutan data berdasarkan bulan ) dan Year (pengisian urutan data berdasarkan tahun).
• AutoFill : Data secara otomatis akan berurutan, sesuai dengan nilai awal dari data tersebut.
• Step Value : Nilai kenaikan dari data
• Stop Value : Nilai akhir dari data. Bagian ini tidak perlu diisi, apabila telah melakukan pemilihan data ( menyorot/blok range) terlebih dahulu.

1. pada pilihan series in, Klik pilihan Coloumns
2. Pada pilihan Type, klik pilihan Linear
3. Pada pilihan Step Value, isi  dengan angka 1
4. Pada pilihan Stop value, isi dengan nilai 12
5. Klik Ok

BAB III

MENYUNTING DATA

1. Edit Data

• Cara yang digunakan untuk merubah atau edit data adalah :

1. Tempatkan pointer pada data yang akan dirubah
2. Klik formula bar kemudian rubah data tersebut atau klik tombol Edit Formula pada formula bar :
3. Kemudian ketik perubahannya
4. Akhiri dengan menekan Enter
   • Merubah data ini dapat dilakukan juga dengan menekan tombol fungsi F2 . Cara yang digunakan dengan melakukan perubahan dengan tombol fungsi F2 ini adalah :

1. Tempatkan pointer pada data yang akan dirubah
2. Tekan tombol F2, kemudian rubah data tersebut
3. Akhiri dengan menekan Enter

Perubahan ini dilakukan pada alam sel data yang bersangkutan.

1. Duplicat/Copy Data

• Copy data berurutan

Cara yang digunakan untuk copy data ini adalah :

1. Tempatkan pointer pada sel D2
2. Ketik =A2*C2 atau klik sel A2 dan sel C2 kemudian tekan Enter
3. Tempatkan mouse dipojok kanan bawah alamat sel D2 sampai berubah menjadi simbol Ë, kemdian Draging ke bawah

Contoh

  

   

• Copy Data ke tempat Lain

Cara yang digunakan untuk copy data ketempat lain yaitu :

Pilih data yang mau dicopy/ Range data yang akan di copy

1. Pilih menubar Edit, Copy… /Ctrl+C atau klik Icon Copy
2. Pindahkan pointer pada tempat hasil copy, kemudian tekan Ctrl+V atau klik Icon Paste

• Copy Data menggunakan Paster Spesial

Cara yang digunakan untuk copy data ini adalah :

1. Pilih data mulai sel B1 sampai dengan C6, dengan cara Klik sel B1, kemudian Shift+Klik Sel C6
2. Pilih menubar Edit, Copy…Ctrl+c
3. Klik sel F1 sebagai tempat hasil copy data, kemudian pilih menubar Edit, Paste Spesial, kemudian dilayar akan terlihat kota dialog sebagai berikut :

Pilih pada paste :

• All : Seluruh data berikut atributnya akan disalin pada daerah tujuan
• Formula : Menyalin formula/rumus yang berada pada sel/range yang dipilih
• Value : Menyalin nilai data  pada sel/range yang dipilih
• Formats : Menyalin atribut atau format yang ada pada sel / range yang dipilih
• Comments : Seluruh data berikut atributnya akan disalin pada daerah tujuan
• Validation : Menyalin keterangan validasi yang dibuat dengan data,, Validation
• All Excpect  Borders :  Menyalin isi dan format sel kecuali border/bingkai dari data tersebut
• Coloumn Width : Menyalin lebar kolom dari data yang dipilih.

Pilihan pada Operation

• None  : Menyalin dengan tidak ada proses matematika ( hasil sama dengan proses paste )
• Add : Menjumlahkan data pada range tujuan dengan data paa range asal
• Subtract : Mengurangkan data pada range tujuan dengan data pada range asal
• Multiply : Mengalikan data pada range tujuan dengan data pada range asal
• Devide : membagi data pada range tujuan dengan data pada range asal
• Skip blanks : sel kosong akan dilewati (tidak ikut dioperasikan)
• Transpose : Mengubah posisi data dari vertikal menjadi horizontal atau sebaliknya.
• Paste Link : Data yang  dioperasikan saling berhubungan terhadap sel asalnya.

1. Klik All pada pilihan Paste dan None pada pilihan Operation
2. Klik OK, hasilnya sebagai berikut :

3. Hapus Data

Menghapus data

Langkah yang digunakan untuk menghapus data ini adalah :

1. sorot alamat yang akan dihapus
2. Tekan tombol Delete pada keyboard

Menghapus Format Data

Langkah yang digunakan untuk menghapus format data aladah sebagai berikut :

1. sorot alamat sel data yang akan dihapus
2. Klik menu bar Edit, Clear, kemudian pilih Formats. Yang terhapus adalah formatnya saja (misalnya efek pencetakan cetak tebal, cetak miring ), bingkai dan format data yang lain, sementara datanya tetap.

Selain perintah  menghapus tersebut diatas, dapat dilakukan dengan perintah :

1. Sorot alamat sel data yang akan dihapus, misalnya range B4:C5
2. Klik menubar  Edit kemudian pilih Delete maka dilayar akan terlihat kotak dialog sebagai berikut :

• Shift Cells Left : Menghapus data pada sel/ range yang dipilih dan sel/ range di sebelah kanan akan pindah ke kiri menempati posisi sel/range yang dihapus.
• Shift Cells Up :  Menghapus data pada sel/range yang dipilih dan sel/range  yang terletak dibawah akan dipindah ke atas menempati posisi sel/range yang dihapus.
• Entire Row : Menghapus data pada baris yang dipilih dan baris yang berada dibawahnya akan menempati posisi bari yang dihapus
• Entire Coloumn : Menghapus data pada kolom yang dipilih  dan kolom yang berada dikanannya akan menempati posisi kolom yang dihapus

1. Klik OK

4. Menyisipkan Data

4.1. Menyisipkan baris

Cara yang digunakan untuk menyisipkan baris ini adalah :

1. Pilih posisi baris yang  akan disisip, misalnya baris 1 dan 2
2. Klik menubar Insert, rows. Sebaliknya untuk menghapus baris adalah dengan memilih baris yang akan dihapus, kemudian klik menubar Edit, Delete

4.2. Menyisipkan kolom

Cara yang digunakan untuk menyisipkan kolom ini adalah :

1. Pilih posisi kolom yang akan disisipkan misalnya kolom A dan kolom B.
2. Klik menubar Insert, Column. Sebaliknya untuk menghapus  kolom adalah dengan memilih kolom yang akan dihapus, kemudian klik menubar Edit, Delete.

5.  Fasilitas Undo dan Redo

Apabila melakukan kesalahan dalam memberikan perintah terhadap data, maka dapat dilakukan pembatalan terhadap perintah tersebut dengan menggunakan perintah Undo  atau  Redo

Undo berfungsi untuk membatalkan perintah yang telah dikenakan pada data

Redo berfungsi untuk membatalkan perintah Undo

BAB IV

FORMAT DATA

1. Format Angka (Number)

Langkah  yang digunakan untuk memformat angka adalah :

1. Sorot atau blok range yang akan di format, misalnya C2:D6
2. Pilih dan klik menubar Format, Cells atau menekan Ctrl+1
3. Klik Tab Number, pilih kategori Number
4. Lengkapi pilihan yang lain (Lihat contoh)
5. Klik TOmbol OK

2. Mengatur Format Tampilan Huruf

Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data anda.

Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

Format Melalui Perintah di Baris Menu

1. Sorot sel atau range yang akan anda format
2. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan
3. Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.
4. Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.

Jenis Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf

oolb

Toolbar	Jenis Perintah	Fungsi Perintah
	Text Font Bold Font Size Italic Underline Font Color	Memilih jenis huruf (font) Menebalkan huruf (font) Mengubah ukuran huruf Menampilkan huruf miring Memberi garis bawah (underline) Memilih warna huruf

enis Perintah Keterangan Fungsi

3. Meratakan Tampilan Data

Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah sel atau di tengah beberapa kolom tertentu.

Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

Meratakan Data dengan Peintah di Baris Menu

1. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
2. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan

1. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment
2. Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :

Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan adalah :

• Top (rata atas),
• Center (rata tengah),
• Bottom (rata bawah),
• Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh).

Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah :

• General Huruf ditampilkan rata kiri dan angka rata kanan
• Left (Indent) Data ditampilkan rata kiri
• Center Data ditampilkan rata tengah
• Right Data ditampilkan rata kanan
• Fill Mengisi seluruh sel dengan mengulang data
• Justify Data ditampilkan pada sel secara penuh
• Center Across Selection Data ditampilkan di tengah2 beberapa kolom

Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.

e. Klik OK

Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar

Tabel 3. Perintah Meratakan Data pada Toolbar

Toolbar Perintah Keterangan

• Align Left Data ditampilkan rata kiri
• Center Data ditampilkan rata tengah
• Align Right Data ditampilkan rata kanan
• Merge and Center Menyambung beberapa kolom, dan menaruh data ditengah kolom baru tersebut

4. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai (Border)

1. Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai
2. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan tampil seperti di bawah ini.

1. Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :

– None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai

– Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range

– Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range

1. Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
2. Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
3. Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan
4. Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang telah anda set. Klik  OK bila sudah selesai.

5. Format Pola (Patterns)

Format ini berfungsi untuk memberikan warna dan corak/pola latar belakang terhadap sel/range yang dipilih.

Langkah yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Sorot atau blok atau range yang akan diformat
2. Pilih Menubar Format, Cells
3. Klik Tab Patterns, kemudian pilih warna pada Cell Shad

1. Klik TOmbok OK

6. Format Melindungi (Protection)

Format ini berfungsi untuk mengunci suatu sel/range terhadap adanya perubahan yang dilakukan oleh orang lain atau menyembunyikan sel/range sehingga tidak nampak dilayar.

Format Protection ini berkaitan dengan perintah Tools, Protections, Protect Sheet.

• Locked : Memilih sel/range tertentu untuk di kunci atau tidak. Apabila ada Checlist maka sel/range tersebut dikunci, begitu juga sebaliknya.
• Hidden : Memilih sel/range tertentu yang berisi formula/rumus untuk disembunyikan atau tidak. Apabila ada Checlist maka sel/range tersebut disembunyikan, begitu juga sebaliknya.

Proteksi Data ini terdiri dari :

6.1. Proteksi Sel/Range

Langkah yang digunakan untuk melakukan proteksi sel atau range adalah :

1. Pilih Seluruh sel pada lembar kerja dengan menekan Ctrl+A
2. Pilih dan klik menubar Format, Cells
3. Klik tab Protection, kemudian hilangkan ceklis pada Locked
4. PIlih salah satu range sesuai dengan kebutuhan
5. pilih dan klik kembali menubar Format, Cells kemudian pilih tab Protection dan tandai kembali dengan ceklis pada Locked.
6. Pilih dan klik menubar Tools, Protection, Protect Sheet….Dilayar akan terlihat kota dialog sebagai berikut :

1. Ketik kata kunci (Pasword) pada Password (Optional ) kemudian klik OK
2. Ketik kata kunci (Password) kembali sesuai dengan kata kunci sebelumnya pada Reenter Password to Proceed, kemudian klik OK.

6.2. Proteksi Lembar Kerja

Langkah yang digunakan untuk melakukan proteksi lembar kerja adalah :

1. Pilih lembar kerja yang akan diproteksi
2. Pilih dan klik menubar Tools, Protection, Protect Sheet….Dilayar akan terlihat kotak dialog sebagai berikut :

Contents :  Proteksi worksheet untuk isi dari lembar kerja

Object : Proteksi worksheet untuk obyek grafik

Scenarios : Proteksi worksheet untuk setiap pengaturan data yang disimpan dalam scenarios.

1. Ketik kata kunci (Password) pada kotak dialog tersebut diatas, kemudian klik OK. Dilayar akan terlihat kotak dialog sebagai berikut :

1. Ketik kata kunci kembali sesuai dengan kata kunci sebelumnya pada Reenter Password to Proceed, kemudian klik OK

Untuk membuka proteksi terhadap lembar kerja (Sheet) ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Klik dan pilih menubar Tools, Protection, Unprotect Sheet…Dilayar akan terlihat kota dialog sebagai berikut :

1. Ketik kata kunci sesuai dengan kata kunci yang sebelumnya sudah dibuat, kemudian klik OK.

6.3. Proteksi Susunan Lembar Kerja dan Window

Langkah  yang digunakan untuk melakukan proteksi susunan lembar kerja (Sheet) dan window adalah :

1. Aktifkan buku kerja yang akan diproteksi
2. Pilih dan klik menubar Tools, Protection, Protect Workbook….Dilayar akan terlihat kotak dialog sebagai berikut :

Structure : Proteksi worksheet untuk susunan dari lembar kerja

Windows : Proteksi worksheet untuk tampilan buku kerja dilayar

1. Ketik kata kunci pada kota dialog tersebut diatas, kemudian klik OK. Dilayar akan terlihat kota dialog berikut :

1. Ketik kata kunci sesuai dengan kta kunci yang sebelumnya telah dibuat, kemudian klik OK.

6.4. Proteksi Buku Kerja

Langkah yang digunakan untuk melakukan proteksi buku kerja atau nama file adalah :

1. Aktifkan buku kerja yang diproteksi
2. Pilih dan klik menubar File, Save…, Ctrl+S atau Save
3. Klik Pilihan Tools, kemudian pilih General Options. Dilayar akan terlihat kotak dialog :

Password to Open : Diisi dengan kata kunci untuk proteksi buku kerja dan kita diminta untuk mengisi kata kunci tersebut pada saat akan membuka buku kerja

Password to modify : Diisi dengan katan kunci untuk proteksi perubahan data pada lembar kerja dan kita diminta untuk mengisi kata kunci tersebut pada saat akan melakukan perubahan data.

1. Ketik Kata kunci pada kota dialog kemudian klik OK. Dilayar akan terlihat kota dialog sebagai berikut :

1. Ketik kata kunci kembali sesuai dengan kata kunci pada kota sebelumnya kemudian klik OK
2. Ketik nama file pada pilihan File Name, kemudian klik Save

BAB V

PROSES DATABASE

Microsoft Excel menjadikan fasilits database yang berfungsi untuk mengelola data yang ada sehingga menghasilkan informasi baru.

Database terdiri dari sekumpulan racord, sedangkan recoard terdiri atas kumpulan field (data) yang membentuk satu kesatuan arti, dan masing – masing filed (data) saling berhubugan satu dengan yang lain, sehingga membentuk satu pengertian tertentu.

Di dalam Microsoft Excel 2000 disediakan berbagai kegiatan pengoprasian database seperti mengurutukan dat, memlacak dan menampilkan data dengan filter, melengkapi tabel dengan subtotal, membuat rekapitulasi data dengan pivot tabel dan konsolidasi data dari beberapa lembar kerja dan lain sebagainya.

1. Mengurutkan Data

Langkah yang digunakan untuk mengurutkan data adalah :

1. Sorot atau blok range data yang akan diurutkan, misalnya A3:G12
2. Pilih dan klik menubar Data, Sort…., kemudian dilayar terlihat kotak dialog sort.
3. Tentukan field/judul kolom sebagai kunci pengurutan pertama dari data tersebut, misalnya Jenis Kelamin dengan urutan Ascending (urutan menarik dari A ke Z) atau dengan Descending (urutan menurun dari Z ke A).
4. Akhiri dengan OK.

1. Melacak Data dengan Data Filter

Database yang kita miliki dapat dilacak dengan mudah. Data Filter merupakan salah atau fasilitas yang digunakan dalam melacak data ini berdasarkan kirteria/syarat tertentu. Data Filter terbagi menjadi dua yaitu AutoFilter dan Advanced Filter.

Syarat untuk melakukan proses Filter adalah :

Setiap Field/data mempunyai judul

Judul setiap field terletak dalam satu baris

Setiap judul kolom/filed tidak mempunyai nama yang sama

Melacak Data dengan AutoFilter

Langkah yang digunkan untuk pemilihan data dengan Autofilte adalah :

1. Sorot atau blok range judul kolom, misalnya A3:G3.

2. Pilih dan klik menubar Data, Filter.., kemudian pilih AutoFilter.

Pada setiap judaul kolom/field yang dipilih akan terlihat kotak pilihan (combo box).

3. Pilih kriteria yang diinginkan pada setip judul kolom (field), dengan cara klik daftar pilih (combo box) pada judul kolom (field) tersebut.

Apabila akan memilih Jenis Kelamin L, terlebih dahulu klik field Jenis Kelamin, kemudian pilih L, maka akan terlihat seperti berikut :

Untuk memilih dua kriteria pada field Penyakit, misalnya menampilkan/memilih nama penyakit paru-paru dan kanker. Cara yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Klik field Nama Paket, kemdudian pilih Custom. Dilayar akan terlihat kotak dialog Custom AutoFilter.

1. Pilih salah satu oprator relasi petama sesuai dengan kriteria, misalnya Equals (sama dengan).
2. Klik data kriteria pertama, misalnya paru-paru
3. Klik jenis operator And (dan yaitu dua syarat harus terpenuhi) atau Or (atau yaitu salah satu syarat terpenuhi), misalnya Klik Or.
4. Tentukan kembali operator relasi kedua sesuai dengan kriteria, misalnya Equals (sama dengan).
5. Klik data kriteria kedua, misalnya kanker

Kombinasi Tombol apakah yang digunakan untuk berpindah ke sel A1 secara otomatis?

Apa yang dapat dilakukan untuk melebarkan kolom?

Apa fungsi dari tombol panah kanan di keyboard dalam Microsoft Excel?

Jelaskan langkah langkah untuk memulai program Microsoft Excel?