Perusahaan merupakan tempat melakukan suatu proses penciptaan barang atau jasa yang kemudian akan didistribusikan kepada para konsumen (untuk memenuhi kebutuhannya) dengan tujuan memperoleh keuntungan. Untuk mendukung proses bisnisnya itu, perusahaan memanfaatkan teknologi sehingga proses diharapkan lebih efisien dan efektif namun mendapatkan hasil yang maksimal. Penerapan teknologi sangat diperlukan sebagai alat bantu agar perusahaan dapat berkembang dan maju.
Sejatinya, perkembangan teknologi informasi (TI) membawa pengaruh terhadap perkembangan perusahaan. Tanpa kita sadari teknologi sudah mempengaruhi sistem kerja dalam perusahaan. Misalnya, jika dulu untuk membuat administrasi dengan menggunakan mesin tik. Lalu, dokumen dikirim melalui kurir atau telegram. Kini, berganti memanfaatkan komputer. Surat menyurat dan dokumen lainnya bisa dikirim secara elektronik (email) karena ada fasilitas internet. Bahkan, sekarang komputer dan internet telah menjadi kebutuhan pokok dalam berusaha. Begitu seterusnya: perkembangan teknologi yang terjadi turut mempengaruhi sistem kerja dalam perusahaan.
Dalam penerapannya, teknologi informasi yang akan dilakukan sebuah perusahaan dapat dikategorikan ke dalam tiga bagian. Pertama, sistem aplikasi TI pada perusahaan yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi yang ada pada perusahaan atau organisasi tersebut. Di antaranya: network management, basis data, sistem operasi dan lain sebagainya. Kedua, sistem aplikasi TI yang akan dipakai dalam segala urusan dasar dari sumber daya perusahaan atau organisasi. Misalnya, sistem atau aplikasi akuntansi dan keuangan, sistem penggajian, serta yang lain sebagainya yang berkaitan pada sumber daya perusahaan. Ketiga, sistem aplikasi TI yang cocok dengan kebutuhan yang spesifik pada perusahaan. Khususnya yang berhubungan pada proses penciptaan produk atau jasa yang akan ditawarkan perusahaan. Misalnya, aplikasi properti, aplikasi akuntansi, aplikasi forwarding, aplikasi pergudangan dan lain sebagainya.
Tentunya, teknologi yang diciptakan memiliki fungsi tertentu untuk setiap kalangan yang menggunakannya. Termasuk bagi perusahaan. Teknologi memiliki fungsi bagi perusahaan, yaitu untuk fungsi operasional. Dengan teknologi memungkinkan struktur organisasi menjadi lebih ramping karena hampir seluruh bagian perusahaan telah menggunakan teknologi dalam perusahaan tersebut.
Selain itu, teknologi juga memiliki fungsi planning dan decision. Dalam hal ini teknologi menjadi landasan knowledge generator dan alasan yang kuat bagi para pemimpin perusahaan untuk mengambil keputusan agar memiliki. Lagi, teknologi memiliki fungsi sebagai media komunikasi (communication) tiap individu perusahaan. Karyawan perusahaan dapat berinteraksi dengan perusahaan lain untuk berkolaborasi, dan sebagainya. Teknologi dalam fungsi communication ini juga dapat dijadikan sebuah media promosi kepada para pelanggan.
Bagi perusahaan, teknologi memegang peran sangat penting dalam mendukung proses bisnis. Teknologi dimanfaatkan untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. Saat ini, umumnya kegiatan operasional perusahaan sudah ditopang teknologi informasi untuk mengurangi cara-cara manual yang bisa mempersulit kinerja karyawannya.
Berbagai aplikasi yang dikembangkan dari teknologi dapat digunakan oleh perusahaan untuk berbagai keperluan. Misalnya, aplikasi sistem akuntansi yang bisa membantu perusahaan dalam menghitung keuangan secara lebih akurat. Karyawan bagian keuangan tinggal memasukkan data-data keuangan, kemudia aplikasi tersebut mengolah data keuangan tersebut hingga menghasilkan laporan yang diinginkan perusahaan. Begitu pula aplikasi-aplikasi lainnya yang diperlukan perusahaan.
Teknologi juga berperan untuk mempermudah menjalankan aktivitas. Tentu saja, dengan mudahnya dalam mengakses teknologi, maka aktivitas pekerjaan yang dilakukan dengan teknologi tersebut pun terasa ringan dan mudah untuk dijalankan. Lagi, dengan memanfaatkan teknologi memungkinkan perusahaan bisa melakukan efisiensi. Karyawan bisa bekerja dengan lebih cepat, sehingga teknologi pun bisa menghemat waktu. Artinya, adopsi teknologi memungkinkan perusahaan bisa lebih efisien dan efektif.
Kebutuhan efisiensi waktu serta biaya yang mengakibatkan tiap pelaku usaha merasa memerlukan penerapan teknologi informasi pada lingkungan kerjanya. Misalnya, penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP merupakan salah satu aplikasi perangkat lunak (software) yang di dalamnya termasuk sistem manajemen di dalam perusahaan.
Secara umum, sistem teknologi yang diadopsi dan diimplementasi suatu perusahaan berperan penting dalam Minimize Risk. Tentunya setiap bisnis mempunyai resiko, terutama pada faktor keuangan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia dalam upaya mengurangi resiko yang sering kali dihadapi pada bisnis, seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan sebagainya. Dengan adanya TI, maka persoalan tersebut dapat ditanggulangi karena TI mampu membantu perusahaan dalam mengurangi resiko yang akan terjadi. Juga, dapat menjadi sarana dalam membantu manajemen pada pengelolaan resiko yang sedang dihadapi.
Selain itu, penerapan teknologi di perusahaan juga berperan penting untuk Reduce Costs. Sebagai katalisator pada perusahaan, TI juga dapat digunakan sebagai pengurangan biaya operasional perusahaan yang pada akhirnya berdampak pada profitabilitas perusahaan. Terdapat empat cara yang ditawarkan TI dalam mengurangi biaya kegiatan operasional, yaitu: eliminasi proses, simplifikasi proses, integrasi proses, dan otomatisasi proses.
Jadi, dengan menerapkan teknologi ada beberapa manfaat atau keuntungan yang diperoleh perusahaan. Antara lain: otomatisasi. Semua sistem yang tadinya bersifat manual pada perusahaan berubah menjadi otomatis sehingga dapat mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya dan lain-lain.
Waktu pengerjaan dapat lebih cepat karena dengan penerapan TI dapat mempersingkat rantai birokrasi. Misal, jika suatu pekerjaan biasanya selesai dalam satu minggu, namun dengan menggunakan teknologi dapat diselesaikan hanya dengan satu hari. Apabila waktu tersebut dikonversikan ke dalam bentuk biaya, maka akan menghasilkan penghematan sekian Rupiah.
Pengambilan keputusan akan menjadi lebih cepat, karena dengan adanya teknologi maka data yang diperlukan akan cepat diperoleh. Sebaliknya, lambat dalam pengambilan keputusan bisa berakibat pada lost opportunity, seperti kehilangan order dan sebagainya.
Penerapan teknologi di perusahaan juga akan menghemat boaya promosi. Sebab, promosi dapat dilakukan secara online. Selain itu para konsumen juga akan dapat melihat profil perusahaan dari mana saja di seluruh dunia. Dan, mudah mengintegrasikan seluruh kantor atau cabang perusahaan tanpa harus mengunjungi cabang secara satu per satu.
Singkatnya, dengan menerapkan teknologi informasi, maka perusahaan akan mampu menghemat biaya dalam semua aspek seperti tenaga kerja, proses, pemasaran, bahkan manajemen. Penerapan TI juga dapat mempercepat perkembangan perusahaan dengan meningkatnya margin pada perusahaan. Dan, tentunya, adopsi TI memungkinkan perusahaan lebih kompetitif dan berpotensi memenangkan persaingan bisnis. (*dari berbagai sumber)
6 alasan terselubung yang menggagalkan rencana proyek
Microsoft 365 Team
Februari 8, 2019
Proyek yang tidak berkualitas pasti boros biaya. Bahkan, organisasi merugi hingga $109 juta untuk setiap $1 miliar dana yang diinvestasikan pada proyek dan program menurut penelitian dari Institut Manajemen Proyek (PMI). Dan semakin besar proyek, semakin besar pula kerugiannya jika sampai gagal. Proyek besar 10 kali lebih rentan gagal, menurut sebuah laporan industri lain, serta dua kali lebih rawan untuk terlambat, melampaui batas anggaran, dan kehilangan esensi jika dibandingkan dengan proyek yang lebih kecil. Proyek kecil dan menengah mungkin tidak terlalu berisiko. Akan tetapi, siapa pun yang pernah mengerjakannya pasti paham bahwa kesalahan tetap dapat terjadi.
Banyak hal yang memang di luar kuasa proyek manajer, tetapi banyak juga yang menjadi tugas mereka.
Berikut adalah enam alasan terselubung mengapa sebuah proyek dapat begitu cepat bermasalah:
- Metode yang tidak dinamis. Di era modern ini, proyek memiliki banyak bagian yang harus berpindah-pindah. Baik Anda bekerja di bidang pemasaran, HR, TI, pabrik, maupun industri lain, kurangnya kesigapan dan fleksibilitas dapat menjadi hal yang fatal bagi proyek. Agile PM, yang terbentuk oleh banyaknya penerapan solusi dan aplikasi perangkat lunak manajemen proyek, telah menjadi tren selama beberapa tahun ini dan “akan menjadi semakin penting untuk saat ini dan di masa mendatang,” menurut PM Times. Menurut PricewaterhouseCoopers, Scrum menjadi kerangka kerja Agile yang paling populer (43 persen) untuk menyelesaikan tugas yang kompleks, diikuti oleh Lean & Test Driven Development (11 persen) dan eXtreme Programming (10 persen). Meskipun organisasi Agile dapat meningkatkan pendapatan 37 persen lebih cepat dan menghasilkan laba 30 persen lebih tinggi daripada perusahaan non-Agile, nyatanya baru kurang dari sepertiga perusahaan di dunia yang sudah menggunakan Agile secara rutin.
- Solusi perangkat lunak yang standar. Memutuskan untuk membeli alat standar dengan fitur yang kurang memadai daripada memilih solusi perangkat lunak yang baik adalah salah satu kesalahan yang sering dilakukan banyak perusahaan. Herannya, beberapa perusahaan (23 persen) justru tidak menggunakan perangkat lunak manajemen proyek sama sekali. Namun, perusahaan berkinerja tinggi (87 persen) paham bahwa peningkatan efisiensi dan peningkatan fungsionalitas yang ditawarkan oleh manajemen proyek (PM) ternyata sangatlah penting. Hanya saja, tidak semua perangkat lunak dibuat setara. Beberapa perusahaan sukses menganggap keandalan, kemudahan integrasi, dan kemudahan penggunaan sebagai pertimbangan utama dalam memilih perangkat lunak manajemen proyek baru. Perangkat lunak yang baik juga harus dapat berfungsi tanpa masalah dengan peralatan universal populer seperti Office, Office 365, Skype, PowerPoint, dan SharePoint, serta menawarkan layanan PM berbasis cloud terkemuka untuk meningkatkan fleksibilitas dan keamanan sekaligus meminimalkan kerumitan teknis.
6 Cara untuk Mengoptimalkan Manajemen Proyek
Solusi manajemen proyek yang terpadu dan efisien dan terpadu dapat membantu memberdayakan tim manajemen proyek serta meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
Dapatkan ebook (dalam bahasa Inggris)- Pengelolaan tim virtual yang tidak efektif. Dengan tim yang bekerja dari jarak jauh, biasanya di seluruh dunia, di zona waktu yang berbeda, serta dalam berbagai budaya dan bahasa, keterampilan komunikasi dan manajemen waktu adalah hal yang benar-benar penting. Agar tetap terhubung dan tertata, semua orang membutuhkan akses ke alat yang memungkinkan para pemangku kepentingan untuk mengelola proyek dari mana saja serta menyampaikan informasi terbaru, percakapan, dan garis waktu proyek dengan cepat melalui situs proyek khusus (seperti yang ditawarkan oleh perangkat lunak PM yang baik).
- Dukungan eksekutif yang lemah. Salah satu faktor terbesar keberhasilan proyek adalah sponsor eksekutif yang benar-benar tertarik dengan proyek, seseorang yang ingin memantaunya dari awal hingga akhir. Sayangnya, tidak sampai dua dari tiga proyek memiliki sponsor yang terlibat secara aktif untuk memberikan arahan yang jelas atau membantu mengatasi masalah. Kekurangan waktu juga sering menjadi masalah. Jadi, sebelum memulai proyek, sponsor dan manajer proyek harus bertemu untuk membahas masalah seperti komitmen waktu, pelaporan, rapat, masalah yang meningkat, dll. Selain itu, perangkat lunak yang membantu PMO (Kantor Manajemen Proyek) atau sponsor Anda untuk mengelola pengaturan PM tanpa bantuan tambahan juga sangat diperlukan.
- Tidak selaras dengan tujuan dan strategi organisasi. Tujuan yang tidak jelas adalah salah satu penyebab utama kegagalan proyek. Terlebih lagi, organisasi melaporkan bahwa rata-rata tiga dari lima proyek mereka tidak selaras dengan strategi bisnis. Sangatlah penting untuk memahami prioritas strategis utama perusahaan serta memeriksa proyek untuk menilai apakah semuanya selaras dengan tujuan strategis perusahaan/departemen. Hal ini akan membantu memprioritaskan proyek dan menyingkirkan proyek yang tidak terlalu penting atau tidak terlalu terkait dengan keseluruhan strategi. Tidak hanya menghemat waktu, tenaga, uang, dan sumber daya yang berharga, hal ini juga membantu meningkatkan efektivitas proyek yang akan menghadirkan dukungan eksekutif yang diperlukan.
- Hambatan komunikasi. PMI menemukan bahwa salah satu penyebab utama kegagalan proyek yang dilaporkan oleh perusahaan adalah komunikasi yang buruk. Untungnya, penelitian terbaru menunjukkan bahwa pembelian perangkat lunak PM yang tepat tampaknya mampu meningkatkan komunikasi tim internal secara signifikan, juga komunikasi dengan klien. Kemampuan untuk berkomunikasi secara real-time dengan anggota tim entah itu di lorong kantor maupun di seluruh dunia menggunakan alat yang dirancang untuk mengirimkan percakapan penting dengan cepat dan aman adalah kunci keberhasilan proyek.
Masalah sederhana hingga rumit, serta semua di antaranya tetap memiliki risiko yang dapat mengganggu proyek. Namun, ada juga solusi yang tersedia untuk setiap risiko ini. Ditambah dengan fakta bahwa organisasi berkinerja rendah menghabiskan sumber daya hampir 12 kali lebih banyak daripada organisasi berkinerja tinggi untuk proyek yang gagal, tak ada lagi yang perlu Anda tunggu untuk melakukan perubahan penting tersebut.
<!–
Related content:
- Top three success strategies for the PMO
- 10 tech tips to run your business more efficiently
–>
Tentang penulis