Sistem informasi manajemen menjadi kepentingan bisnis dalam mengelola perusahaan. Apalagi dengan berkembangnya teknologi di masa sekarang. Bisnis Anda tentu memerlukan sistem manajemen yang terintegrasi dengan baik. Secara sederhana, sistem informasi manajemen diterapkan melalui sistem teknologi informasi di dalam suatu bisnis. Di dalam sistemnya tersedia berbagai informasi dan data tentang pelaksanaan tugas dan pekerjaan.
- Penerapan Sistem Informasi Manajemen yang Tepat
Kemudian, sistem informasi manajemen akan mengelola dan menyatukan semua informasi beserta data tersebut, yang nantinya digunakan oleh pihak manajemen untuk mengambil keputusan dalam mencapai tujuan organisasi. Sistem ini mencakup sejumlah hal penting, yakni tujuan perusahaan, pengoperasian, produk dan jasa, serta memperkuat posisi bisnis dalam persaingan di pasar.
Peranan Sistem Informasi Manajemen
Pada dasarnya, sistem informasi manajemen memiliki fungsi utama untuk mengalirkan umpan balik dari posisi paling bawah sampai ke atas. Sistem ini juga menjadi alat pengawasan dan sarana dalam membuat rencana. Semua bidang organisasi dan bisnis perlu menerapkan sistem ini.
Terutama, hal tersebut karena peran penting sistem informasi yang dapat mengoptimalkan operasional bisnis. Berikut peran penting tersebut:
- Mengoptimalkan kegiatan operasional suatu bisnis.
- Mempermudah pengambilan keputusan oleh karyawan sampai manager.
- Meningkatkan kemampuan perusahaan untuk menjadi pemain pasar yang unggul serta kompetitif.
- Membantu semua karyawan untuk membuat keputusan penting.
Ciri-Ciri Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi bisa diterapkan jika ada sebuah organisasi yang menjalankannya. Sementara, nantinya yang mengelola sistemnya adalah orang di dalam organisasi tersebut. Pengelolaan sistem dilakukan dengan menggunakan bantuan teknologi. Ada perbedaan yang menjadi ciri tersendiri dari sistem ini, dan menjadi karakteristik yang berbeda dari sistem lainnya.
Karakteristik tersebut adalah:
- Berorientasi pada data yang sedang terjadi atau sudah terjadi.
- Harus ada perencanaan matang untuk jangka panjang.
- Fokus terhadap data internal organisasi atau perusahaan.
- Bergantung kepada data dan informasi yang diperoleh di dalam organisasi.
- Membantu manajer dalam mengelola kegiatan operasional, mengontrol dan membuat perencanaan.
- Bersifat mengumpulkan dan menyebarkan informasi, tapi tidak menganalisis suatu masalah.
Tujuan Diterapkannya Sistem Informasi Manajemen
Adanya sistem ini akan mempermudah pendekatan dalam organisasi. Dengan begitu, perencanaan bisa dibuat dengan matang sehingga manajemen akan berperan lebih optimal di dalam organisasi.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah:
- Menyediakan informasi untuk merencanakan, mengendalikan, mengevaluasi dan memperbaiki secara berkelanjutan.
- Memberikan informasi yang bermanfaat untuk menghitung harga pokok penjualan, produk, layanan dan semacamnya.
- Sebagai tolak ukur dalam mengambil keputusan.
Pendukung Keberhasilan Sistem Informasi Manajemen
Hal yang membuat sistem ini berhasil adalah cara untuk mengelola dan menerapkannya di semua unit organisasi. Tidak hanya itu saja, ada juga faktor lainnya yang mendukung keberhasilan sistem manajemen ini, yaitu:
1. Integrasi
Setiap unit organisasi harus terhubung dengan melakukan integrasi dari tingkatan paling bawah sampai level teratas. Pastikan bahwa proses integrasinya lancar. Tujuannya agar terhindar dari berbagai macam hal buruk yang mungkin terjadi di dalam organisasi.
2. Cetak Biru Perusahaan
Blue print atau cetak biru perusahaan menjadi panduan dalam membangun suatu bisnis. Ini harus diperhatikan oleh manajemen dan semua unit, sehingga tercipta semangat untuk membangun perusahaan. Semua bagian dalam organisasi juga berperan penting dalam mencapai kesuksesan sistem manajemen.
3. Perubahan Budaya Kerja
Menyesuaikan diri dengan sistem yang baru berarti meninggalkan zona nyaman yang selama ini sudah dikenal. Manajemen perlu untuk terus memperhatikan budaya kerja yang ada, agar dapat mengarahkan pelaksana sistem, supaya mereka mau belajar hal baru sekaligus menyesuaikan diri.
4. Teknologi Informasi
Teknologi informasi terdiri dari berbagai komponen yaitu perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan. Perlu adanya perhatian khusus tentang kapasitas, kemampuan serta kecepatan dalam menampung data oleh teknologi informasi. Tujuannya agar tidak keliru memilih teknologi yang diperlukan untuk perusahaan.
5. Tim yang Kompak
Tidak akan berjalan dengan baik suatu sistem informasi manajemen organisasi, apabila tak ada tim yang solid. Bahkan, harus ada tim profesional yang memahami sistem organisasi. Tim atau individu ini akan ditunjuk untuk mengawasi, mengelola dan memastikan bahwa sistem yang sedang dibangun dapat terus berjalan sesuai dengan rencana.
Jadi, sistem ini baru bisa terwujud dengan tepat jika seluruh pihak yang terkait di dalamnya mampu mengenali permasalahan yang ada, kemudian membuat rencana untuk solusi di kemudian hari.
Maka dari itu, sistem manajemen yang baik sangat diperlukan untuk mengembangkan potensi perusahaan. Tujuannya agar dapat meraih keuntungan sekaligus mengembangkan jaringan bisnis. Jadi, perusahaan tidak akan rugi bahkan sampai tutup. Untuk itulah, Anda bisa mengelola sistem informasi manajemen perusahaan bersama Maxsol. Berbekal pengalaman selama 10 tahun di bidang digital creative solution, Maxsol siap memberikan solusi terbaik untuk bisnis Anda.
Sistem Informasi Manajemen (SIM). Anda pasti pernah mendengarnya. Dalam bayangan mungkin berhubungan dengan perusahaan-perusahaan. besar. Pendapat ini memang tak salah, namun SIM juga tak hanya sering digunakan oleh perusahaan, lembaga pendidikan seperti universitas juga menggunakan SIM. Sebenarnya apakah SIM itu? SIM adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan . Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Dalam teori SIM, komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan computer. Bagaimanapun untuk melakukan koordinasi dalam SIM akan lebih terbantu jika melibatkan computer. Berbagai perusahaan kini memerlukan SIM. Dengan pengelolaan SIM yang tepat, tentunya perusahaan berikut akan berkembang. Namun meskipun telah mengeluarkan biaya yang besar, pengembangan SIM pada suatu perusahaan tidak berhasil. Oleh karena itu diperlukan evaluasi apa sajakah yang dapat menyebabkan kegagalan pada pengembangan SIM tersebut. B. Tujuan Penelitian Tujuan penulis membuat karya tulis ini adalah untuk mengetahui seperti apakah SIM itu sebenarnya dan faktor-faktor apakah saja yang dapat menjadi penyebab gagalnya pengembangan SIM di perusahaan C. Identifikasi Masalah 1) Seperti apakah konsep dari sebuah Sistem Informasi Manajemen? 2) Bagaimanakah tingkat evolusi dari Sistem Informasi Manajemen? 3) Mengapa banyak organisasi/perusahaan yang gagal mengembangkan sistem informasinya? 4) Bagaimanakah perkembangan Sistem Informasi Manajemen di Indonesia saat ini? D. Pembatasan Masalah Karena pembahasan dari Sistem Informasi Manajemen amat luas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini, yaitu: 1) Konsep dari sebuah Sistem Informasi Manajemen. 2) Alasan yang menjadi penyebab gagalnya organisasi/perusahaan mengelola Sistem Informasi Manajemennya sendiri E. Rumusan Masalah 1) Definisi serta konsep dari Sistem Informasi Manajemen. 2) Faktor-faktor penyebab gagalnya perusahaan/organisasi mengembangkan Sistem Informasi Manajemennya sendiri. BAB II METODELOGI PENELITIAN B. Metode Penelitian Metode yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu menjabarkan permasalahan yang berkenaan dengan penelitian. C. Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah melakukan studi kepustakaan. D. Studi Kepustakaan Penulis menggunakan studi kepustakaan yaitu dengan cara membaca buku, serta mencari sumber-sumber di internet yang berkaitan dengan permasalahan. BAB III HASIL PENELITIAN Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Menurut beberapa ahli SIM adalah: Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambialn keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian. Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Dari definisi diatas dapat diuraikan lebih lanjut bahwa: Untuk lebih memahami definisi dari SIM, perhatkan model definisi SIM dibawah ini: Pemroses informasi berada pada sebelah kiri. Ia mencakup komputer dengan database yang berisi data dan infomasi yang berasal data dan informasi yang berasal dari internal dan lingkungan dan juga perpustakaan software. Unsur penting lain yang walaupun tidak nampak pada model tersebut adalah staf spesialis infomasi. Pemroses informasi memberikan informasi dalam tiga bentuk dasar kepada pemakai SIM. Pemakai, yang ditampilkan di tengah dengan diagram organisasi ditempatkan pada tingkat organisasional dan dalam semua area fungsi. Sisi sebelah kanan dari model menunjukkan bagaimana informasi digunakan dalam pemecahan masalah. Tanda panah besar yang menghubungkan ketiga bentuk informasi dengan langkah pemecahan masalah menunjukkan bagaimana pemakai menerapkan output SIM. Informasi tersebut memberi keterangan kepada masalah, bukan kepada keputusan tertentu, dan ia diperuntukkan bagi manajer untuk menentukan bagaimana informasi tersebut akan digunakan. Kegiatan dari manajemen yang merupakan salah satu bagian dari SIM, yaitu: Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas: Berikut ini merupakan karakteristik dari SIM : Kemampuan sebuah Sistem Informasi Manajemen, meliputi : Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer. SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer : Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Sebenarnya secara teori, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM), namun dalam praktek agaknya menjadi suatu kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer, sehingga timbulah sistem informasi berbasis komputer (CBIS). Berikut ini merupakan bagan yang menjelaskan SIM sebagai sub unit suatu sistem Bagan diatas menunjukkan SIM sebagai subsistem Sistem Informasi Berbasis Komputer
Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
B. Faktor-faktor serta Indikator yang Menunjukkan Gagalnya SIM dalam Organisasi/Perusahaan
1. Faktor-faktor yang menyebabkan SIM kurang berkembang dalam organisasi/perusahaan
Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Namun karena beberapa faktor tertentu, terkadang malah perusahaan mengalami kegagalan.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
- Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar
- Kurangnya perencanaan yang memadai
- Kurang personil yang handal
- Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Untuk meraih keberhasilan dalam pengembangan SIM, perlu diperbaikinya system lama, terutama jika disebabkan beberapa hal berikut ini,
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem
yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
- Ketidakberesan sistem yang lama
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang
lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data
semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru
menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang
lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan
informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau
efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan
rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatankesempatan
dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah
2. Indikator Diperlukannya Pengembangan SIM
1. Keluhan pelanggan
2. Pengiriman barang yang sering tertunda
3. Pembayaran gaji yang terlambat
4. Laporan yang tidak tepat waktu
5. Isi laporan yang sering salah
6. Tanggung jawab yang tidak jelas
7. Waktu kerja yang berlebihan
8. Ketidakberesan kas
9. Produktivitas tenaga kerja yang rendah
10. Banyaknya pekerja yang menganggur
11. Kegiatan yang tumpang tindih
12. Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan
13. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
14. Persediaan barang yang terlalu tinggi
15. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien
16. Biaya operasi yang tinggi
17. File-file yang kurang teratur
18. Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
19. Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan
20. Investasi yang tidak efisien
21. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
22. Kapasitas produksi yang menganggur
23. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis
24. DLL.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
BAB IV
KESMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan masalah diatas dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
- Sistem Informasi Manajemen adalah adalah serangkaian sub sistem informasi berbasis komputer yang menyeluruh dan terkoordinasi, sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas, yang kegiatannya meliputi perencanaan, kemudian diimplementasikan, melakukan pengendalian, dan tentunya juga dilakukan pengambilan keputusan.
- SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
- Banyak perusahaan/ organisasi yang gagal karena disebabkan oleh berbagai faktor seperti kurangnya perencanaan, kurangnya personil handal serta perlunya perbaikan pada sistem lama.
- Ada beberapa hal yang dapat dijadikan indikator pengembangan SIM, seperti keluhan pelanggan, pembayaran gaji yang terlambat, dll.
B. Saran
Melihat dari berbagai faktor penyebab gagalnya SIM di perusahaan, penulis menyarankan bahwa untuk memperoleh keberhasilan dalam pengelolaan SIM di perusahaan, sebaiknya dilakukan evaluasi terhadap manajemen perusahaan tersebut, guna mengetahui lebih lanjut faktor manakah yang paling mempengaruhi perkembangan SIM di perusahaan dan kemudian dicari solusi yangpaling tepat. Untuk menanganinya.